Dalam setiap kegiatan yang berhubungan jual beli dan pengiriman barang, tentunya Anda sudah sering mendengar istilah surat serah terima barang. Anda memerlukan bukti tertulis sebagai bentuk pertanggungjawaban. Hal ini yang mendasari perusahaan membutuhkan contoh surat serah terima barang inventaris perusahaan. Surat ini nantinya akan menjadi bukti sah dalam transaksi perpindahan barang, dokumen, uang, atau bahkan inventaris di sebuah perusahaan.
Tentunya dalam perusahaan, contoh surat serah terima barang inventaris perusahaan akan selalu dicari. Surat serah terima barang adalah dokumen yang perusahaan butuhkan dalam setiap kegiatan yang berhubungan dengan perpindahan tangan barang dan juga dalam pembuatannya harus mengikuti format pembuatan surat resmi.
Software Inventory HashMicro dilengkapi dengan berbagai manfaat dan fitur yang dapat mengurus inventaris perusahaan untuk memantau jumlah stok di gudang, Anda dapat melihat skema harga perancangan sistem tersebut di sini. Untuk mengetahui lebih lanjut, simak artikel di bawah ini mengenai contoh surah serah terima barang inventaris perusahaan.
Daftar Isi
Apa Itu Surat Serah Terima Barang Inventaris Perusahaan?
Surat serah terima barang atau berita acara serah terima tentunya banyak perusahaan gunakan dalam aktivitas pengadaan barang, penyerahan inventaris, uang, dan dokumen berharga. Surat ini menjadi dokumen legalitas sekaligus bukti dari transaksi atau kejadian tertentu di perusahaan.
Sehingga, detail isi surat ini tentunya tergantung pada jenis serah terima barang apa yang sedang perusahaan lakukan. Oleh karena itu, isi surat serah terima barang inventaris perusahaan adalah detail inventaris kantor termasuk spesifikasi barang di perusahaan.
Baca juga: Cara Menulis Surat Tanda Terima serta Fungsinya dalam Bisnis Anda
Manfaat Surat Serah Terima Barang
Tentunya contoh surat serah terima barang inventaris kantor ini menjadi bukti tertulis yang sah untuk kegiatan pindah tangan baik berupa barang, dokumen berharga, uang, inventaris, dan juga jabatan. Tentunya terdapat manfaat yang bisa Anda dapatkan dari surat ini yaitu dapat menjadi lampiran dalam laporan stok barang inventaris yang berupa transparansi serta akuntabilitas.
Selain itu, surat serah terima barang ini dapat meminimalkan kemungkinan adanya selisih barang saat diadakannya stock opname. Dapat menghindari risiko kecurangan atas transaksi serah terima barang yang sudah Anda lakukan. Surat serah terima barang ini juga dapat berperan sebagai bukti tertulis yang dapat menjadi penengah jika terjadi perselisihan yang tidak Anda inginkan.
Tentunya dari manfaat surat ini, bahwa contoh surat serah terima barang inventaris kantor biasanya fokus perusahaan gunakan untuk mengantisipasi jika adanya permasalahan yang akan muncul di kemudian hari. Oleh karena itu, perusahaan biasanya akan melakukan surat ini tidak hanya secara lisan namun dengan adanya pembuatan bukti tertulis berupa berita acara atau surat serah terima sesuai format yang perusahaan berlakukan.
Biasanya, setiap perusahaan sudah menyiapkan format dalam pembuatan surat ini karena Anda memerlukan isi yang detail dan rinci serta dapat Anda sahkan dengan tanda tangan pihak yang bersangkutan untuk dapat Anda jadikan sebagai bukti pertanggungjawaban.
Cara Membuat Surat Serah Terima Barang
Dalam suatu perusahaan, tentunya memiliki format surat serah terima barang yang akan perusahaan gunakan. Isinya mengarah pada pernyataan, pengesahan dan juga bisa menjadi dokumentasi pekerjaan yang sudah Anda selesaikan. Terdapat cara membuat surat serah terima barang dengan panduan berikut.
- Menggunakan kepala surat jika yang menerbitkan atau membuat surat ini adalah lembaga resmi. Namun, jika merupakan lembaga non resmi maka dapat Anda ganti dengan judul surat.
- Menggunakan Bahasa Indonesia formal yang sesuai KBBI dan menggunakan frasa yang jelas dan tidak membingungkan.
- Setiap orang atau perusahaan yang terlibat atas serah terima ini harus menyertakan atau menulis secara detail. Mulai dari nama, jenis kelamin, jabatan, alamat, dan informasi lain-lain yang diperlukan.
- Isi dari surat serah terima berisi latar belakang dari serah terima tersebut, waktu pelaksanaan, poin-poin objek yang akan di serah terima, kondisi barang, kuantitas barang, tempat serah terima dan detail lainnya yang Anda perlukan.
- Dapat Anda sahkan dengan tanda tangan setiap pihak yang terlibat dalam aktivitas serah terima tersebut.
- Surat ini menggunakan materai dan juga saksi apabila Anda memerlukannya. Hal ini, tergantung objek yang dipindah tangan serta tergantung kesepakatan pihak penerima dengan yang menyerahkan barang.
- Terakhir, periksa surat sebelum Anda gunakan sesuai fungsinya. Tentunya, Anda harus memastikan tidak ada kesalahan penulisan maupun tata bahasa yang kurang tepat untuk perusahaan gunakan. Surat yang Anda buat tentunya mempengaruhi kredibilitas perusahaan.
Baca juga: Manfaat Aplikasi Stok Gudang dalam Manajemen Inventory
Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris Kantor
Sebenarnya Anda bisa dengan mudah mendapatkan beberapa contoh surat serah terima inventaris barang kantor di internet untuk dijadikan referensi. Hal itu dikarenakan hampir semua perusahaan atau badan usaha memerlukan surat ini.
Sayangnya tidak semua perusahaan atau instansi maupun badan usaha mempersiapkan format khusus dalam pembuatannya. Dengan begitu divisi yang bertanggung jawab, memerlukan referensi surat serah terima seperti berikut ini.
1. Contoh surat serah terima inventaris kantor milik negara
Contoh surat serah terima milik negara yaitu menggunakan kop surat atau kepala surat. Berikut contoh surat tersebut.
2. Contoh surat serah terima barang inventaris kantor (lembaga non resmi)
Dalam penulisan tentunya contoh surat serah terima barang inventaris lembaga non resi sama dengan surat resmi. Hanya saja tidak menggunakan kop surat sehingga Anda dapat menggantinya dengan judul surat. Berikut contoh surat serah terima tersebut.
3. Contoh surat serah terima barang inventaris kantor (perusahaan atau badan usaha swasta)
Contoh surat serah terima barang inventaris perusahaan biasanya perusahaan gunakan untuk acuan laporan keuangan dan pembukuan divisi sarana prasarana. Biasanya surat serah terima perusahaan akan Anda buat lebih detail sebagai bukti tertulis yang sah dari sebuah transaksi. Biasanya isi detail surat tersebut berisi kondisi barang saat akan Anda pindah tangankan atau pernyataan dari penerima untuk lebih memperkuat surat tersebut.
Baca juga: Cara Mudah Mengoptimalkan Manajemen Inventory
Otomatiskan Pembuatan Surat Serah Terima Barang dengan Software Inventory HashMicro
Dengan menggunakan Aplikasi Inventaris, tentunya setiap barang masuk dan keluar akan dilacak dengan baik. Tentunya, Anda juga dapat mengelola barang di gudang agar lebih efisien dan akurat. Perusahaan dapat mengotomatiskan proses stock opname hanya dengan aplikasi ini.
Hal ini akan menghilangkan kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan sebelum produk terjual. Anda juga dapat secara otomatis dalam pembuatan surat serah terima barang hanya dengan fitur yang tersedia dalam Software Inventory.
Fitur Barcode Management dalam software ini, dapat mengelola serta melacak pengiriman serta penerimaan barang di berbagai tempat sehingga memudahkan Anda dalam melacak secara otomatis.
Selain itu, penggunaan Aplikasi Inventaris HashMicro akan mempermudah Anda dalam mengelola dan juga membuat laporan stok barang bagi perusahaan Anda. Dalam pembuatan surat serah terima barang perusahaan akan lebih mudah dengan menggunakan Software Inventory HashMicro.
Kesimpulan
Itulah penjelasan mengenai contoh surat serah terima barang inventaris perusahaan . Seperti yang harus Anda ketahui, surat serah terima harus Anda buat dengan detail, jelas, dan juga terperinci. Dengan begitu, jika Anda mengalami permasalahan dan membutuhkan surat ini sebagai bukti pertanggungjawaban dapat berfungsi secara maksimal. Pastikan setiap aktivitas serah terima dalam bentuk apapun disertai dengan pembuatan surat serah terimanya. Dengan demikian, Anda memiliki bukti sah jika nantinya terjadi masalah.
Software Inventory dari HashMicro dapat melakukan valuasi inventaris di seluruh gudang melalui pelaporan hanya melalui software ini. Aplikasi ini juga dapat mencatat dan mengelola seluruh barang inventaris yang perusahaan miliki secara otomatis. Unduh skema harga untuk mendapatkan gambaran harganya, serta dapatkan demo gratis di sini!
