Setiap bisnis kuliner wajib melakukan stock opname setidaknya setiap periode. Food Waste Index Report 2024 memperkirakan bahwa industri food service menghasilkan 290 juta ton food waste secara global di tahun 2022, dengan rata-rata 36 kg per kapita per tahun. Ini berarti modal yang dipakai untuk membeli bahan tersebut hilang. Karena itu, Anda harus melakukan stock opname cafe dengan benar dan teratur.
Akan tetapi, Anda tidak boleh mengecek persediaan tanpa persiapan apa pun. Format yang terus berubah akan meningkatkan risiko kesalahan manusia dan membuatnya tidak konsisten. Jadi, Anda harus menyusun dan menggunakan template stock opname cafe untuk penggunaan di masa mendatang.
Key Takeaways
Stock opname adalah proses perhitungan stok aktual agar Anda dapat membandingaknnya dengan jumlah yang tercatat dalam sistem.
Anda wajib menghitung jumlah bahan baku, barang sekali pakai, smallware, dan mesin selama stock opname cafe.
Untuk meningkatkan proses stok opname bisnis cafe, rencanakan prosesnya lebih dulu. Lalu, gunakan alat tracking dan aplikasi stok barang. Simpan dokumen dengan rapi dan terapkan FIFO atau FEFO untuk mencegah stok kedaluwarsa
Daftar Isi:
Apa itu Stock Opname Cafe?
Stock opname adalah proses perhitungan stok aktual dalam persediaan Anda agar Anda dapat membandingkannya dengan jumlah yang tercatat dalam sistem. Hal ini biasanya dilaksanakan untuk memastikan keakuratan data. Namun, dalam industri yang berurusan dengan bahan yang cepat kedaluwarsa, stock opname juga mengkonfirmasi ketersediaan stok barang dan mengidentifikasi barang yang akan expired.
Mengapa Stock Opname Bisnis Kuliner Penting?
Pada umumnya, stock opname berfungsi untuk memastikan data sistem akurat. Namun, proses ini memiliki beberapa tujuan terkait pengelolaan coffee shop, seperti:
1. Mendukung proses perencanaan dan pemesanan
Stok opname meningkatkan visibilitas stok barang. Data ini berguna untuk merencanakan pembelian bahan baku dan forecasting pemesanan stok. Lewat procurement planning jangka panjang, Anda dapat menghindari penumpukan stok barang dan kekurangan bahan baku.
2. Menekan waste akibat stok kedaluwarsa
Dengan menghitung persediaan secara fisik, Anda dapat mengidentifikasi produk yang mendekati expired date. Data stock opname membantu Anda memprediksi jumlah barang yang bisnis Anda butuhkan dan mencegah overstocking produk yang cepat rusak. Ini akan menekan risiko stockout dan deadstock.
3. Membantu pematuhan peraturan
Secara hukum, Anda harus memperhatikan food safety. PP No. 28 Tahun 2025 mewajibkan bisnis kuliner untuk memiliki Sertifikat Laik Higiene Sanitasi (SLHS). Stock opname membantu Anda mendapatkan atau memperpanjang sertifikat itu.
Proses ini memastikan bahan baku Anda tersimpan dengan rapi. Pengecekan stok juga membantu Anda mengidentifikasi dan membuang stok yang rusak, sehingga bahan itu tidak mengkontaminasi bahan baku lainnya.
4. Memastikan keuangan usaha cafe sehat
Data hasil stok opname bermanfaat dalam proses perencanaan finansial dan budgeting. Perhitungan stok yang benar memastikan analisis keuangan dan proyeksi keuangan yang tepat. Ini juga meningkatkan keakuratan laporan laba rugi dan neraca keuangan. Jadi, Anda dapat mengurangi kerugian bisnis Anda.
Kategori yang Wajib Anda Catat saat Stock Opname Cafe
Waktu stock opname usaha cafe, ada beberapa komponen yang wajib Anda hitung, yaitu:
| Kategori | Contoh | Frekuensi |
|---|---|---|
| Bahan baku | Biji kopi, chai, gula pasir, gula aren, matcha powder, dan susu | Setiap hari atau minggu |
| Barang sekali pakai | Cup holder, gelas kertas panas, gelas plastik, dan sedotan | Mingguan atau bulanan |
| Smallware | Cangkir kopi, cangkir teh, dan sendok takar | Periodic (setiap kuartal) |
| Mesin | Coffee grinder, coffee roaster, espresso machine, dan mesin es batu | Annual (setiap tahun) |
Cara Melakukan Stock Opname Bisnis Cafe
Stock opname suatu usaha cafe umumnya melibatkan beberapa langkah, yaitu:
- Tentukan tanggal stock opname dan cut-off date: Tetapkan tanggal untuk stock opname cafe. Dengan informasi ini, Anda dapat menentukan kapan harus berhenti menerima transaksi.
- Bentuk tim: Bentuk tim khusus stock opname cafe dan bagikan tugas mereka.
- Prep ruang penyimpanan: Hentikan aktivitas gudang dan atur ruang penyimpanan bisnis cafe Anda. Pastikan semua stok barang berada di rak yang benar dan memiliki label yang jelas.
- Briefing tim: Berikan pengarahan kepada tim mengenai peran mereka, serta alat dan dokumen yang akan mereka gunakan.
- Hitung stok aktual: Tim akan menghitung jumlah aktual stok barang di rak gudang.
- Rekonsiliasi stok cafe: Tim akan membandingkan jumlah riil dengan jumlah di sistem. Apabila ada, cari penyebab selisih stock opname cafe.
- Susun laporan stock opname: Sesudah tim menemukan penyebab perbedaan, mereka akan membuat berita acara stok opname dan laporan stok opname.
- Buat jurnal dan update data: Tim akan mengirim laporan ke tim akuntansi. Lalu, mereka akan menyusun jurnal penyesuaian dan meminta persetujuan dari kepala divisi. Apabila dia setuju, mereka akan mengubah data di sistem ke angka sebenarnya.
Contoh Stock Opname Cafe Excel
Sebagai gambaran, Anda dapat melihat contoh stock opname cafe berikut:
1. Contoh stock opname cafe harian
2. Contoh stock opname cafe bulanan
Template Stock Opname Cafe
Waktu melakukan stok opname untuk pertama kalinya, Anda memerlukan format standar untuk memeriksa persediaan saat ini dan yang akan datang. Berikut template yang dapat Anda gunakan dalam bentuk aslinya atau modifikasi sesuai kebutuhan bisnis Anda:
template stock opname cafe
Namun, jika bisnis Anda terus mengalami salah input dan salah hitung, Anda perlu mempertimbangkan software stok barang sebagai pengganti. Pilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan dan jenis perusahaan Anda.
Masalah Umum Stock Opname Cafe dan Solusinya
Selama proses stock opname berlangsung, tim Anda mungkin menghadapi beberapa masalah. Sebagai persiapan, berikut beberapa masalah umum dengan stok opname dan cara mengatasinya:
1. Human error
Human error adalah masalah umum dalam stock opname manual dan digital. Staf Anda dapat salah menghitung stok atau menghitungnya dua kali. Mereka juga bisa salah menginput data, terutama jika mereka harus memasukkan data secara manual. Untuk menghindari masalah ini:
- Gunakan aplikasi manajemen stok barang,
- Gunakan suatu hal untuk menandakan bahwa barang sudah dihitung,
- Latih karyawan Anda agar mereka dapat menginput data dengan benar,
- Terapkan metode double-checking, dan
- Terapkan sistem RFID atau barcode untuk memudahkan perhitungan dan pelacakan.
2. Selisih stock opname
Terkadang, Anda akan menemukan perbedaan antara data akurat dan sistem. Selisih ini umum terjadi akibat kesalahan manusia atau penyusutan stok. Hal ini menyebabkan laporan keuangan tidak akurat, yang dapat merugikan bisnis Anda. Agar selisih stock opname tidak terjadi:
- Implementasikan software manajemen dengan sistem tracking, dan
- Terapkan FIFO atau FEFO untuk mencegah penumpukan stok kedaluwarsa.
3. Proses memakan waktu yang lama
Stock opname cafe bisa memakan waktu apabila Anda tidak mempersiapkan bisnis lebih dulu. Layout gudang yang berantakan dan label yang kurang jelas akan mempersulit stock count dan mengganggu operasional bisnis. Solusi untuk masalah ini adalah:
- Optimalkan inventory positioning, dan
- Rapikan ruang penyimpanan sebelum stok opname dimulai.
Strategi Meningkatkan Stock Opname Coffee Shop
Guna meningkatkan dan mengoptimalkan stock opname coffee shop, ada beberapa strategi yang dapat Anda terapkan, yaitu:
1. Rencanakan dan persiapkan sebelumnya
Persiapkan bisnis Anda sebelum stock opname. Buat SOP untuk stok opname dan prosedur terkait penanganan aset rusak. Pastikan semua dokumen dan teknologi yang tim Anda perlukan tersedia. Ini memastikan bahwa stock opname cafe selesai dalam jangka waktu yang sudah Anda tetapkan.
2. Pakai RFID atau barcode
Implementasikan sistem RFID atau barcode. Pelabelan yang buruk akan mempersulit proses stock opname cafe. Anda perlu meningkatkan tenaga kerja dan biaya untuk melacak barang dan memperbaiki label yang salah. Dengan digital tracker, Anda dapat melacak stok dengan instan dan mengurangi risiko barang kedaluwarsa di rak.
3. Terapkan FIFO atau FEFO
Gunakan metode manajemen inventaris, terutama untuk bisnis yang memiliki banyak menu. Waktu mengelola bahan baku, terapkan FIFO (First in, First out) atau FEFO (First expired, First out). Metode ini menurunkan jumlah deadstock dan bahan yang expired dalam gudang Anda.
4. Implementasikan record keeping yang ketat
Simpan dokumen keuangan dan dokumentasikan proses stock opname cafe dengan teratur. Bukti transaksi, jurnal penyesuaian, laporan stok opname, dan laporan barang expired mempermudah proses audit dan stock tracking. Ini juga mencegah fraud dan pencurian, sehingga menghemat waktu dan biaya.
5. Gunakan software stok barang
Pakai sistem manajemen stok barang untuk meningkatkan akurasi stok opname. Anda harus memilih aplikasi yang pas dengan bisnis Anda. Pastikan sistem Anda memiliki fitur berikut:
- Real-time monitoring: Aplikasi mencatat dan memantau data secara real-time.
- Barcode / RFID integration: Sistem terintegrasi dengan alat RFID (Radio Frequency Identification) atau barcode. Hal ini memungkinkan asset tracking dari jarak jauh.
- Low-stock notification: Notifikasi untuk memberitahu Anda bahwa jumlah stok berada pada atau di bawah minimum stock level.
- Stock aging analysis: Menganalisis durasi stok barang dalam suatu gudang. Fitur ini penting, terutama untuk pengelolaan bahan baku.
Kesimpulan
Mengingat banyaknya limbah makanan setiap tahun, Anda perlu melakukan stok opname secara teratur. Ini akan mengidentifikasi produk yang mendekati expired date, sehingga Anda dapat menggunakannya sebelum kedaluwarsa. Ini juga membantu Anda merencanakan pemesanan stok dan keuangan bisnis Anda.
Untuk melakukan stock opname, tetapkan tanggal batas dan siapkan ruang simpan Anda. Hitung jumlah aktual stok dan cocokkan dengan data di sistem. Kemudian, catat hasilnya dalam laporan (yang dapat Anda tuliskan dalam template stock opname cafe di atas). Hal ini memastikan keakuratan data dan ketersediaan stok barang bisnis cafe Anda.
Pertanyaan Seputar Contoh Stock Opname Cafe
-
Berapakah frekuensi stock opname yang ideal bagi bisnis cafe?
Frekuensi stock opname bergantung pada SOP bisnis cafe dan komponen yang akan Anda catat. Anda wajib mengecek bahan baku setiap hari atau minggu. Untuk barang sekali pakai, Anda harus menghitung aset Anda setiap minggu atau bulan.
-
Apakah stock opname wajib saat coffee shop tutup?
Tidak; Anda dapat melakukan stok opname di malam, setelah cafe tutup atau di pagi hari, sebelum bisnis buka. Hal yang wajib Anda lakukan selama stock opname adalah melakukannya dengan konsisten dan setelah semua transaksi tercatat.
-
Bagaimana cara menghitung selisih stock opname cafe?
Cara menghitung selisih stock opname cafe adalah dengan mengurangi jumlah stok fisik dan jumlah stok di catatan inventaris. Pertama, hitung angka riil di rak Anda. Lalu, kurangi angka tersebut dengan data sistem. Jika ada perbedaan dalam stock opname bisnis Anda, cari tahu penyebabnya dan sesuaikan jurnal Anda.
-
Stock opname usaha cafe adalah tanggung jawab siapa?
Staf gudang, supervisor, auditor, dan tim akuntansi bertanggung jawab atas stock opname cafe. Staf gudang mencatat jumlah stok di rak dan menangani barang yang usang. Supervisor memantau proses perhitungan, serta mengalokasikan peran dan melatih staf. Auditor memastikan proses stok opname sesuai dengan SOP. Tim akuntansi melakukan rekonsiliasi stok dan memperbarui jurnal bisnis.
