Invoice generator adalah sistem atau perantara untuk membuat invoice penjualan secara otomatis. Penggunaannya membantu dalam mengefisienkan bisnis agar lebih cepat membuat perhitungan penjualan dan memberikan pelanggan invoice tagihan yang profesional dalam format PDF.
Menurut riset APQC, proses invoicing manual biasanya menghasilkan tingkat kesalahan sekitar 2% per tahun, sementara otomatisasi invoice mengurangi risiko ini sampai jadi hanya sebesar 0,8% saja.
Pada artikel ini, Anda akan dapat memahami cara membuat invoice otomatis menggunakan invoice generator dan juga mencobanya dalam tools invoice generator yang sudah kami berikan di sini.
Key Takeaways
Dalam membuat invoice, pastikan nomor tiap invoice unik dan mencerminkan satu transaksi spesifik saja.
Generator invoice gratis sangat membantu bisnis dalam mengefisienkan pembuatan invoice.
Penggunaan invoice generator sudah cukup jika proses bisnis Anda belum kompleks.
Cara Membuat Invoice dengan Generator Gratis
Membuat invoice menggunakan aplikasi generator gratis sangat mudah dan hanya perlu enam langkah saja. Anda bisa mempelajarinya dengan lebih detail di bawah ini:
Isi identitas penerbit invoice: Isinya berupa nama perusahaan, alamat, serta kontak dari perusahaan yang aktif.
Isi data penerima invoice: Isi data pelanggan berupa nama lengkapnya, alamat, serta kontak klien yang aktif.
Jangan lupa untuk mengisi data invoice: Isi dengan nomor invoice yang unik dan tanggal sebagai bukti spesifik suatu transaksi. Contoh nomor invoice misalnya INV/2026/08/002. Berikan juga jatuh tempo pembayaran invoice.
Isi rincian produk: Tulis nama item lengkap dengan quantity (berapa banyak yang dibeli) dan harga satuan barang.
Isi dengan rincian item yang dibeli klien: Pastikan untuk mengisi data transaksi yang berupa jenis dan jumlah barang atau jasa yang dibeli.
Hitung pajak: Tambahkan perhitungan pajak PPN 11% (barang biasa) atau 12% (barang mewah) serta masukkan kurs yang berlaku untuk transaksi. Masukkan juga nama penandatangan invoice.
Tambahkan catatan pembayaran: Isi dengan catatan tambahan untuk memperjelas proses pembayaran. Tambah detail seperti nomor dan nama rekening serta keharusan mencantumkan nomor invoice pada berita transfer bank.
Penggunaan invoice generator dapat menghemat banyak waktu tim penjualan karena tidak perlu repot-repot memasukkan data invoice sekaligus membuat format PDF nya secara manual.
Invoice Manual vs Invoice Otomatis
Invoice otomatis memiliki keunggulan tersendiri karena lebih cepat dibuat. Tetapi, invoice manual juga masih sering dipakai di warung-warung atau bisnis kecil. Untuk melihat perbedaannya, Anda bisa memahami tabel di bawah:
| Dimensi | Invoice Manual | Invoice Otomatis |
|---|---|---|
| Waktu pembuatan invoice | 15-30 menit | 2-5 menit |
| Penomoran | Dilakukan secara manual dan rawan duplikat | Penomoran berurutan secara otomatis oleh generator |
| Kalkulasi pajak | Dihitung sendiri | Otomatis asalkan angkanya sudah diinput dalam sistem |
| Metode bayar di dokumen | Diketik manual | Tinggal pilih dari opsi di generator |
| Proses follow-up tagihan | Melalui chat satu per satu | Melalui chat satu per satu |
| Rekonsiliasi ke laporan | Manual di Excel | Manual menggunakan PDF |
| Cocok untuk | Bisnis kecil yang transaksinya tidak terlalu banyak | Bisnis menengah yang lebih banyak transaksinya |
Kapan Invoice Generator Sudah Cukup Digunakan?
Penggunaan invoice generator gratis sudah cukup jika kebutuhan bisnis Anda sudah terpenuhi. Anda bisa simak penjelasannya lebih detail berikut ini:
Bisnis Anda berupa bisnis kecil hingga menengah: Untuk keperluan bisnis yang transaksinya masih bisa dihitung jari atau baru menengah, invoice otomatis masih cukup digunakan. Kecuali bisnis Anda berupa enterprise, baru gunakan software akuntansi yang memadai untuk otomatisasi penagihan invoice.
Semua transaksi hanya dalam satu mata uang (Rupiah): Jika alur pembayaran bisnis Anda tidak rumit atau tidak memerlukan konversi antar mata uang yang berbeda, maka invoice generator sudah cukup untuk proses penagihan.
Status pajak masih non-PKP: Menurut PMK No. 164 Tahun 2023, jika peredaran bruto usaha mencapai Rp4.8 miliar, barulah terkena PKP (Pengusaha Kena Pajak). Asumsinya, jika masih menggunakan invoice generator, perputaran bisnis Anda berarti masih di bawah ambang batas yang ditetapkan PMK.
Klien tidak memotong PPh 23 dari jasa bisnis: PPh 23 dikenakan atas pada jasa tertentu seperti manajemen atau konsultan yang dibayarkan oleh badan usaha. Jika bisnis Anda tidak termasuk yang dikenakan PPh 23, invoice generator sudah cukup untuk urusan penagihan sederhana tanpa rekonsiliasi dengan bukti potong yang dilaporkan lewat aplikasi e-Bupot dan perlu integrasi tambahan.
Invoice tidak perlu masuk ke laporan keuangan formal: Jika omset bisnis Anda masih di bawah Rp4.8 miliar seperti yang ditetapkan regulasi PMK, maka berarti integrasi dengan pelaporan keuangan belum bersifat formal sepenuhnya. Jadi, untuk bisnis seperti ini, invoice generator gratis saja sudah cukup untuk operasional sehari-hari.
Penggunaan invoice generator memang kembali lagi pada skala bisnis masing-masing. Yang terpenting, pahami seluruh proses penjualan dan penagihan pada bisnis Anda untuk memahami apakah usaha Anda masih perlu invoice generator gratis atau perlu beralih ke sistem yang lebih kompleks dan skalabilitasnya lebih besar seperti software akuntansi.
Kesimpulan
Penggunaan invoice generator menjadi langkah yang tepat untuk mengotomatiskan proses pembuatan invoice untuk keperluan penjualan dan penagihan pada usaha Anda. Invoice generator merupakan perangkat yang praktis dan relatif mudah digunakan.
Agar proses penagihan dapat diotomatisasi dengan lebih efisien lagi, Anda juga bisa menggunakan software akuntansi. Software ini dapat memberikan data real-time mengenai siapa saja pelanggan yang belum membayar tagihan invoice secara akurat.
Pertanyaan Seputar Invoice Generator
Invoice diterbitkan oleh pihak penjual. Pembuatan invoice itu sendiri dilakukan oleh admin invoice yang bertanggung jawab merincikan seluruh transaksi yang dilakukan pelanggan dan menuliskannya dalam invoice.
Font yang direkomendasikan untuk membuat invoice yaitu font yang jelas dan profesional untuk dilihat seperti Arial, Calibri, atau Open Sans.
Tidak karena keduanya merupakan dokumen yang berbeda. Invoice merupakan dokumen yang memberikan rincian pembelian yang diberikan ke pelanggan, sedangkan faktur pajak adalah bukti pungutan PPN sebagai bukti kepatuhan pembayaran pajak usaha pada DJP (Direktorat Jenderal Pajak).
Tergantung besaran nominal dan fungsinya. Berdasarkan UU No. 10 Pasal 3 Tahun 2020, jika invoice menyatakan nominal lebih dari Rp5 juta, maka akan dikenai bea meterai Rp10.000 dalam bentuk e-meterai atau meterai tempel.
