Terbatas Untuk 100 Pendaftar
Surat perintah lembur atau SPL adalah dokumen yang diterbitkan dan digunakan perusahaan untuk meminta karyawan melakukan lembur jika keadaan mendesak dan pekerjaan butuh cepat diselesaikan.
Dokumen SPL ini berfungsi sebagai solusi tengah perusahaan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tetap memperhatikan kesediaan karyawan dalam mengambil lembur. Pada artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian surat perintah lembur, fungsinya, dan juga ketentuannya jika realisasi lembur berbeda dari isi surat.
Key Takeaways
Surat perintah lembur berfungsi sebagai persetujuan antara karyawan dan perusahaan untuk melakukan lembur tambahan.
SPL berfungsi sebagai dokumen untuk merincikan kerja lembur yang dikerjakan oleh karyawan.
Perusahaan tetap wajib membayarkan upah lembur sesuai dengan lama kerja karyawan, meski karyawan selesai lebih cepat atau lama dari yang ditentukan di SPL.
Pengertian Surat Perintah Lembur
Surat perintah lembur adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan untuk penugasan lembur pada karyawan karena karyawan akan bekerja di luar jam normal. Dokumen ini menjadi bukti bahwa delegasi lembur pada karyawan sah dan sudah disetujui kedua belah pihak.
Dokumen SPL atau surat perintah lembur ini berfungsi seperti kontrak bahwa karyawan melakukan lembur karena resmi diminta dan kompensasinya juga ditanggung oleh perusahaan, dan lembur bukan dilakukan atas inisiatif karyawan.
Fungsi dari Surat Perintah Lembur
Surat perintah lembur berfungsi sebagai validasi bahwa karyawan mengambil kerja di luar jam kerja normal atas perintah perusahaan dan mendapatkan kompensasi yang layak. Selain itu, berikut adalah fungsi lainnya dari SPL:
Sebagai instruksi kerja yang jelas: SPL berfungsi memberikan rincian tugas yang harus dikerjakan karyawan secara jelas dalam periode lembur hari itu karena lembur harus disetujui kedua belah pihak.
Bukti kepatuhan perusahaan: Surat perintah lembur menjadi bukti bahwa lembur yang diminta ke karyawan sudah sesuai prosedur hukum dan tunduk pada regulasi ketenagakerjaan di Indonesia.
Menjadi dasar perhitungan upah lembur: SPL berisi penjelasan rinci pekerjaan dan nominal upah yang diberikan karyawan sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan Indonesia. Maka, dokumen ini bisa dipakai untuk menghitung keseluruhan upah lembur karyawan.
Kontrol biaya payroll bagi HR: Bagi divisi HR (Human Resources), surat perintah lembur dapat digunakan untuk mengecek seberapa banyak lembur yang diambil karyawan. Jika lembur tidak membuat pekerjaan bertambah efisien dan malah menguras kas perusahaan untuk payroll, maka tim HR dapat mengajukan strategi lain pada pihak direksi.
Dasar pertanggungjawaban karyawan: Karyawan yang mendapat kewajiban lembur perlu menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan ketentuan yang terdapat pada SPL.
Sebagai perlindungan hak karyawan: SPL berfungsi sebagai pelindung hak karyawan. Lama lembur, nominal upah yang diterima, dan cakupan pekerjaan yang perlu dilakukan tertulis jelas dan dapat digunakan karyawan untuk membela haknya semisal ketentuan tersebut dilanggar.
Menghindari salah paham: Pengelolaan jam kerja dan cakupan pekerjaan dirincikan secara detail sehingga karyawan dan perusahaan tidak salah paham.
Dengan adanya dokumen SPL, lembur dapat dijalankan dengan lebih efisien dan tetap melindungi hak karyawan yang harus bekerja melebihi jam normal.
Identitas Karyawan yang Perlu Dicantumkan
Pada surat perintah lembur, perlu ada perincian data karyawan secara jelas karena Anda akan merujuk pada beberapa orang karyawan spesifik yang diminta lembur. Berikut Anda bisa pelajari apa saja identitas karyawan yang perlu dimasukkan dalam format SPL:
Nama lengkap: Diisikan dengan nama lengkap karyawan yang akan lembur.
Nomor Induk Karyawan: Kode identifikasi yang unik pada setiap karyawan untuk keperluan pendataan, divisi, dan pekerjaan karyawan.
Jabatan yang dipegang: Berisi informasi jabatan yang dipegang oleh karyawan saat diminta lembur.
Departemen dan divisi: Data departemen dan divisi di mana karyawan bekerja dan melakukan pelaporan pekerjaannya.
Lokasi kerja: Diisi dengan data lokasi kerja karyawan, baik di kantor pusat atau cabang perusahaan.
Atasan: Penanggung jawab karyawan tersebut.
Semua data ini penting untuk perhitungan payroll karyawan dan juga memastikan apakah karyawan tersebut menjalankan kewajibannya dengan bertanggung jawab.
Apakah Perlu Ada Persetujuan dari Karyawan?
Dalam penerbitan surat perintah lembur, isinya tidak boleh sepihak hanya disetujui oleh perusahaan, tetapi karyawan juga perlu dimintai persetujuannya. Hal ini sudah diatur oleh PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 28, di mana waktu kerja lembur harus ada perintah dari perusahaan dan persetujuan dari pekerja.
Dokumen SPL tidak boleh bersifat sepihak, misal hanya disetujui oleh perusahaan tanpa meminta konfirmasi lanjutan dari karyawan karena melanggar hukum ketenagakerjaan Indonesia. Sebaliknya, karyawan juga tidak boleh berinisiatif melakukan lembur tanpa persetujuan dari perusahaan karena bisa berpengaruh pada skema pembayaran perusahaan.
Bagaimana Jika Realisasi Lembur Berbeda dari Surat Perintah?
Dalam praktik lembur, pasti akan ada perbedaan pada realisasinya. Misalnya, karyawan diwajibkan lembur selama 3 jam dari pukul 17.00 sampai 20.00, tetapi karyawan menyelesaikan pekerjaannya lebih cepat sehingga hanya memerlukan 2 jam saja.
Jika pekerjaan lebih cepat selesai dari yang tercatat di dokumen SPL, maka pembayaran upah lemburnya mengikuti realisasi lama kerja lemburnya. Sebaliknya, jika karyawan bekerja lebih lama dari SPL, maka perusahaan tetap tidak boleh memotong gaji lembur pekerja hanya karena angka pada surat perintah lebih kecil.
Terakhir, jika pekerja sudah mengisi form lembur tertulis tapi lupa mencatat lembur mereka ke aplikasi absensi, maka perusahaan perlu mengacu pada form lembur tertulis dan membayarkan kewajiban upahnya sesuai dengan isi form.
Contoh Surat Perintah Lembur PDF + Word di Indonesia
Berikut Anda bisa download format surat perintah lembur atau SPL yang dapat Anda pelajari. Template berikut merupakan template umum, jadi bisa Anda sesuaikan lagi dengan prosedur lembur di perusahaan Anda:
Template Surat Perintah Lembur
Kesimpulan
Surat perintah lembur tidak bisa dianggap sebagai formalitas saja, melainkan menjadi bukti pertanggungjawaban perusahaan dalam memenuhi hak lembur karyawan dan juga tanggung jawab karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditentukan saat waktu lembur.
Dokumen SPL ini bersifat mengikat antara perusahaan dan pekerja untuk memastikan pertanggungjawaban dan pemenuhan hak mereka berjalan sesuai prosedur hukum ketenagakerjaan yang berlaku.
Pertanyaan Seputar Surat Perintah Lembur
Tidak boleh karena jika lembur sudah disetujui oleh perusahaan dan karyawan, maka pekerja tersebut berhak mendapatkan pembayaran lembur sesuai regulasi. Jika perusahaan menolak membayar upah lembur, maka akan dikenakan sanksi denda paling sedikit Rp10 juta sampai Rp100 juta menurut UU Cipta Kerja Pasal 187.
Tidak boleh dalam skema kerja umum, karena maksimal lembur hanya diperbolehkan selama 4 jam sehari dan 18 jam seminggu. Batas waktu kerja paling lama yaitu selama 12 jam sehari (8 jam kerja normal ditambah 4 jam lembur).
Pemecatan tidak boleh dilakukan secara sepihak karena kembali lagi pada pembuatan SPL yang menuntut persetujuan juga dari pekerja. Hal ini sudah diatur oleh PP No. 35 Tahun 2021 pasal 28 yang di mana menolak lembur adalah hak normatif karyawan.
