Perusahaan wajib melaporkan kondisi ketenagakerjaan mereka setiap tahunnya. Data dari wajib lapor ini digunakan oleh Kemnaker (Kementerian Ketenagakerjaan) untuk mengawasi dan memastikan karyawan terjamin hak-haknya dan tidak dieksploitasi di perusahaan.
Kewajiban pelaporan ini juga berdampak baik bagi perusahaan karena dengan memenuhi kewajiban ini, bisnis tetap diizinkan untuk beroperasi jika semua syarat pelaporan terpenuhi. Perusahaan dapat terhindar dari denda atau hukuman pidana yang bisa memberatkan operasional.
Sekarang, pelaporan WLKP (Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan) diwajibkan untuk pindah ke sistem online. Permenaker No. 4 Tahun 2019 menjadi dasar hukum transisi dari pelaporan manual menuju sistem digital melalui portal resmi Kemnaker.
Key Takeaways
Pertanggungjawaban wajib lapor ketenagakerjaan di luar perusahaan akan langsung ditangani oleh Kementerian Ketenagakerjaan dalam memantau kondisi tenaga kerja suatu perusahaan.
Dengan adanya kewajiban pelaporan ketenagakerjaan, hak karyawan dapat lebih terjamin karena langsung dinaungi oleh Kemnaker.
Penting untuk mengumpulkan seluruh dokumen legal terlebih dulu dan mengomunikasikan kepesertaan karyawan dalam BPJS, karena ini penting untuk proses pelaporan WLKP.
Memahami Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Indonesia
Wajib lapor ketenagakerjaan adalah kewajiban setiap perusahaan untuk melaporkan kondisi tenaga kerja perusahaan ke pihak Kementerian Ketenagakerjaan. Bentuk usaha apapun baik itu PT (Perseroan Terbatas), CV (Commanditaire Vennootschap), ataupun firma tidak lepas dari kewajiban pelaporan ini.
Tujuan dari pelaporan ketenagakerjaan yaitu untuk menjamin kepatuhan perusahaan terhadap hukum. Dari pelaporan ini, pihak kementerian akan memantau kondisi tenaga kerja dari setiap perusahaan di Indonesia untuk mengembangkan kebijakan ketenagakerjaan. Pengembangan kebijakan ditujukan untuk memperluas lapangan pekerjaan dan juga melindungi hak karyawan di Indonesia.
Kewajiban pelaporan ketenagakerjaan sudah diatur oleh UU No. 7 Tahun 1981. Regulasi ini menyatakan bahwa setelah 30 hari berdiri atau beroperasi kembali, perusahaan wajib melaporkan detail kondisi ketenagakerjaannya. Isi laporannya mencakup identitas perusahaan, hubungan ketenagakerjaan, perlindungan serta kesempatan untuk tenaga kerjanya.
Manfaat dari Wajib Lapor Ketenagakerjaan
Manfaat dari memenuhi kewajiban lapor ketenagakerjaan berdampak bagi perusahaan dan karyawan. Pelajari apa saja manfaatnya bagi perusahaan di bawah ini:
Sebagai bukti kepatuhan perusahaan: Dengan pelaporan status kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan, Kesehatan, dan jaminan sosial lainnya, perusahaan dapat menjamin kepatuhan mereka terhadap hukum yang berlaku sehingga perusahaan tetap dapat beroperasi secara normal.
Terhindar dari sanksi pidana: Jika perusahaan tidak melaporkan dan dianggap tidak menjamin hak yang layak terhadap karyawan, akan ada sanksi tidak lapor WLKP dengan kurungan maksimal 3 bulan atau denda maksimal Rp 1 juta. Pelaporan WLKP (Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan) yang valid memastikan perusahaan terhindar dari pidana ini.
Memudahkan perekrutan tenaga kerja asing: Izin TKA (Tenaga Kerja Asing) memerlukan validitas dokumen WLKP untuk menjamin hak-hak pekerja. Perusahaan yang mampu memberikan laporan WLKP yang sah dipermudah dalam mendapat izin untuk merekrut tenaga kerja asing.
Anda juga bisa pahami manfaatnya dari sisi karyawan. Simak lebih detail di bawah:
Perlindungan hak kerja lebih terjamin: Laporan WLKP yang terperinci memberikan informasi lengkap seputar pemberdayaan tenaga kerja di suatu perusahaan. Tanda-tanda penyimpangan pemberian hak karyawan akan terlihat di sini sehingga bisa menjamin keamanan karyawan selama bekerja di perusahaan.
Mendapatkan jaminan sosial: Karena BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan dimasukkan juga sebagai salah satu komponen laporan WLKP, hak karyawan untuk mendapatkan pemberdayaan kesehatan dan pekerjaan mereka juga lebih terjaga.
Sebagai dasar transparansi hubungan kerja: Potensi eksploitasi karyawan dapat diminimalisir dengan adanya kewajiban pelaporan ini karena Kementerian Ketenagakerjaan akan memberikan dukungan langsung pada karyawan semisal ditemukan adanya penyelewengan hak karyawan di perusahaan.
Data yang Harus Disiapkan dalam Pelaporan WLKP
Dalam pelaporan WLKP secara online, ada jenis-jenis data yang penting untuk dimasukkan ke dalam komponen pelaporan. Anda perlu mengetahuinya karena data-data ini yang memang diperiksa untuk memvalidasi proses ketenagakerjaan di perusahaan Anda.
Data-data di atas bukan hanya sebagai formalitas saja, tetapi berfungsi untuk menjaga reputasi perusahaan Anda dalam memberdayakan karyawan agar operasional perusahaan tetap dapat berjalan lancar.
Nama pengelola akun: Orang yang ditunjuk untuk memegang akun email untuk pelaporan WLKP secara online.
WLKP terakhir: Riwayat laporan WLKP terbaru yang dilaporkan sebelum pembuatan WLKP sekarang.
Identitas perusahaan: Berisikan identitas seperti nama perusahaan, nomor telepon, dan juga alamatnya.
Surat perizinan: Surat seperti SIUP (Surat Izin Perusahaan Dagang) sebagai bukti mutlak bahwa perusahaan boleh menjalankan bisnisnya secara legal di mata hukum.
Nomor Induk Berusaha: Nomor identitas tunggal pelaku usaha yang sekaligus berfungsi sebagai izin usaha.
NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak): Sebagai bukti perusahaan dalam menjalankan kewajiban pajak.
Nomor BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan: Nomor kepesertaan setiap karyawan dalam BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, sebagai bukti bahwa perusahaan memenuhi kewajiban memang menjamin kesejahteraan karyawan.
Akta pendirian: Dokumen notaris yang menjadi dasar bukti berdirinya perusahaan.
Data karyawan: Data lengkap dari karyawan seperti NIK (Nomor Induk Kependudukan), nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir, serta jabatan di perusahaan.
Langkah-Langkah Mapping Data HR ke WLKP Online
Dalam mengumpulkan data-data HR (Human Resources) untuk keperluan pembuatan laporan WLKP online, Anda memerlukan langkah-langkah yang cermat agar prosesnya tidak berantakan dan malah menyulitkan pelaporan. Anda bisa pahami langkahnya berikut:
Kumpulkan dokumen legalitas terlebih dahulu: Bersama dengan tim legal, kumpulkan akta pendirian, NPWP, dan izin usaha. Data ini bertindak sebagai bukti dasar validitas operasional perusahaan dalam wajib lapor ketenagakerjaan online.
Ambil data karyawan dari sistem HR: Melalui software HRM (Human Resources Management), list data karyawan dapat dibuat secara otomatis.
Cek ulang karyawan yang sudah resign: Cek ulang siapa saja karyawan yang sudah resign dan jangan masukkan data karyawan ini ke dalam WLKP online.
Input data tenaga kerja asing: Input data karyawan asing satu per satu karena pekerja asing memiliki pengecualian.
Minta data BPJS dari tim payroll: Kumpulkan data BPJS bersama tim payroll perusahaan dan periksa persenan komponen gaji yang dipotong untuk jaminan pembayaran BPJS.
Perjelas data hubungan kerja: Pastikan status hubungan kerja karyawan. Apakah karyawan merupakan karyawan tetap atau terkontrak beberapa tahun?
Lakukan pengecekan ulang sebelum submit: Cek lagi apakah semua data sudah diisi dengan benar. Kesalahan bisa menyebabkan Anda perlu memasukkan ulang semua data yang ada.
Buat laporannya di website WLKP: Website seperti SIAPkerja menyediakan fitur report generation secara otomatis. Begitu semua data laporan dilampirkan, Anda bisa langsung mengklik “Buat Laporan”.
Kapan Perusahaan Harus Memperbarui Data WLKP Online?
Pelaporan WLKP online bersifat dinamis, yang berarti mengikuti kondisi perusahaan setiap saat. Perusahaan perlu memperbarui data WLKP jika memenuhi kriteria di bawah:
Usaha baru berdiri atau baru aktif beroperasional lagi: Kondisi ini menjadi pengecualian dalam pelaporan WLKP karena perusahaan terhitung baru mulai beroperasi kembali. Laporan yang terhenti karena relokasi kantor juga memenuhi syarat ini.
Saat masa laporan tahunan rutin: Setiap tahun, pasti data karyawan berubah karena akan ada karyawan lama yang resign dan yang baru masuk kerja tiap tahun. Maka itu, penting untuk memperbarui data WLKP berdasarkan keadaan kantor yang dicatat di laporan tahunan HR.
Kesimpulan
Wajib lapor ketenagakerjaan sudah menjadi kewajiban perusahaan setiap tahunnya untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan di Indonesia. Komunikasi antar departemen di perusahaan sangat krusial agar pelaporan ini bisa berjalan dengan lancar karena pengumpulan data BPJS, hubungan kerja, serta data penggajian dan status keaktifan karyawan perlu koordinasi tiap staf divisi yang baik.
Pelaporan WLKP sekarang bisa dilakukan secara online melalui website resmi Kemnaker, yaitu SIAPkerja. Website ini memastikan pelaporan WLKP dapat dilakukan dengan lebih mudah, apalagi jika perusahaan Anda sudah memakai sistem HRM digital.
Dengan software HRM yang terintegrasi dengan fitur BPJS, pengumpulan data untuk keperluan wajib lapor ketenagakerjaan dapat dengan mudah dikumpulkan. Software juga bisa digunakan untuk men generate data-data dalam satu file, yang mempermudah proses pelaporan.
Pertanyaan Seputar Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online
Kelalaian kewajiban pembayaran gaji diatur oleh UU Ketenagakerjaan Pasal 88A Ayat 6. Di sini diatur bahwa perusahaan yang dengan sengaja atau lalai dalam memenuhi kewajiban membayar gaji akan dikenakan denda sesuai persentase tertentu dari upah pekerja.
Meskipun karyawan resign, perusahaan tidak boleh menahan gaji tersebut karena sudah menjadi hak karyawan tersebut atas hasil kerjanya pada bulan terakhirnya bekerja.
Pertama-tama buka situs Kemnaker SIAPkerja. Kemudian daftarkan perusahaan di bagian “Pendaftaran Perusahaan”. Daftarkan pusat dan cabang perusahaan. Lalu, isi form legalitas seperti nomor NIB, akta, dan NPWP usaha. Terakhir, isi status perusahaan Anda seperti status kepemilikan, permodalan, dan negara tempat perusahaan beroperasi.
Jika perusahaan tidak melaporkan WLKP, maka akan dikenai sanksi kurungan maksimal 3 bulan atau denda maksimal Rp 1 juta menurut UU No. 7 Tahun 1981 Pasal 10.
