Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Kanya Anindita
Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Sistem manajemen inventory menjadi bagian yang sangat penting dalam penjualan ritel, grosir, layanan, dan berbagai industri lainnya yang melibatkan pengelolaan stok barang. Sistem ini pada awalnya hanya berfungsi sebagai spreadsheet sederhana untuk melacak persediaan di gudang, namun kini fungsinya menjadi semakin kompleks.

Sebelum mengenal lebih jauh tentang sistem manajemen inventory beserta manfaat  dan fitur-fiturnya, mari kita lebih dahulu mengetahui apa itu manajemen inventory.

Apa Itu Manajemen Inventory?

Manajemen inventory atau manajemen persediaan merupakan proses yang kompleks, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang lebih besar, tetapi sebenarnya dasar-dasarnya sama saja terlepas dari ukuran atau jenis perusahaannya.

Di perusahaan-perusahaan besar, biasanya barang terlebih dahulu ditaruh di area penerimaan gudang dalam bentuk bahan baku atau komponen-komponen, lalu kemudian dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan stok atau rak. Sementara di perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, barang yang diterima dapat langsung ditaruh di tempat penyimpanan stok.

Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Sumber: TechTarget

Barang-barang tersebut kemudian diambil dari area stok dan dipindahkan ke fasilitas produksi di mana bahan-bahan baku dibuat menjadi barang jadi. Selanjutnya, barang jadi dapat dikembalikan lagi ke rak-rak terlebih dahulu atau dikirim langsung ke pelanggan.

Baca juga artikel terkait: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Pengertian Sistem Manajemen Inventory

Sistem manajemen inventory atau sistem manajemen inventaris adalah kombinasi teknologi (perangkat keras dan perangkat lunak) dan proses serta prosedur yang mengawasi pemantauan dan pemeliharaan barang-barang yang disimpan oleh suatu perusahaan. Barang-barang ini bisa merupakan aset perusahaan, bahan baku, atau produk jadi yang siap dikirim ke vendor atau konsumen akhir.

Saat ini, kebanyakan sistem manajemen inventory dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lainnya seperti sistem akuntansi, sistem pembelian, dan bahkan menjadi salah satu bagian dari sistem ERP. Sistem manajemen inventory yang canggih memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan mereka yang disimpan di banyak gudang yang tersebar di beberapa lokasi.

Manfaat Utama Sistem Manajemen Inventory 

Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Sistem Manajemen Inventaris dari HashMicro

Jadi, apa yang membuat banyak perusahaan untuk memilih mengotomatiskan pengelolaan inventarisnya dengan menggunakan sistem manajemen inventory? Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa manajemen inventaris merupakan proses yang kompleks, yang menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan biaya apabila dilakukan secara manual.

Sistem manajemen inventory dapat menyederhanakan proses pengelolaan persediaan yang kompleks, seperti pengecekan inventaris, pemesanan barang dari pemasok, pengambilan dan pengepakan barang, penghitungan nilai inventaris, prediksi kebutuhan inventaris, pelacakan pengiriman pesanan, dan masih banyak lagi.

Berikut ini adalah beberapa manfaat utama sistem manajemen inventory yang juga menjadi alasan bagi banyak perusahaan untuk beralih menggunakan solusi otomatis ini.

Penyimpanan Data Terpusat

Semakin banyak lokasi stok yang harus Anda kelola, semakin sulit Anda mengelola pesanan dan melacak ketersediaan stok yang Anda miliki.

Dengan sistem manajemen inventory yang memadai, Anda akan dapat mengetahui ketersediaan barang dan menemukan lokasinya hanya dalam hitungan detik, bahkan sekalipun barang berada di gudang atau toko yang berbeda. Anda juga dapat memproses pesanan dan melacak kurir pengiriman melalui sistem yang sama.

Stock Control

Stock control (atau inventory control) adalah usaha yang dilakukan oleh perusahaan dalam menyediakan stok barang yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen.

Sistem manajemen inventory memungkinkan Anda untuk mengawasi ketersediaan stok Anda dan memastikannya untuk selalu berada di tingkat yang mencukupi. Sistem akan memberikan notifikasi ketika persediaan Anda sudah menipis sehingga Anda dapat segera melakukan pemesanan ulang.

Peningkatan Efisiensi

Dengan sistem manajemen inventory, berbagai aktivitas kompleks yang termasuk dalam penanganan stok dapat dibuat menjadi lebih sederhana. Laporan inventaris bulanan hingga tahunan dapat dihasilkan dalam hitungan detik. Ini adalah sesuatu yang mustahil jika dilakukan secara manual.

Produktivitas yang Optimal

Karena berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan inventaris telah diotomatiskan, maka karyawan Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas lain yang tidak kalah penting. Mereka tidak perlu lagi terjebak pada satu pekerjaan yang memakan waktu lama seperti pencatatan jumlah stok atau pembuatan laporan dengan spreadsheet.

Penghematan Biaya

Solusi manajemen inventaris menjauhkan perusahaan dari kerugian finansial akibat dari berbagai human error, penyimpanan stok yang berlebihan, pembelian barang yang tidak perlu, kompensasi untuk keterlambatan pengiriman, dan lain-lain. Dengan satu sistem yang terpusat dan terintegrasi, Anda tidak perlu menghamburkan uang untuk membeli sistem tambahan untuk mengelola persediaan Anda.

Selain itu, Anda juga bisa mengurangi biaya yang semestinya Anda gunakan untuk membayar tenaga kerja profesional untuk mengelola inventaris perusahaan. Sebab, sistem ini mampu mengotomatiskan pengelolaan inventaris Anda. Sistem ini dapat dengan mudah diimplementasikan oleh siapa pun sekalipun penggunanya bukan ahli dalam inventaris.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Perangkat lunak manajemen inventaris memastikan seluruh pesanan konsumen terpenuhi dengan baik melalui informasi real time terkait tingkat persediaan Anda. Sistem juga memungkinkan Anda untuk melacak pengiriman pesanan hingga sampai ke tangan konsumen. Sehingga pada akhirnya, sistem ini membantu meningkatkan kepuasan pelanggan pada layanan Anda.

Prakiraan & Perencanaan yang Akurat

Sistem manajemen inventory membantu Anda menjadi lebih proaktif ketika merencanakan dan memprediksi kebutuhan inventaris Anda. Dengan laporan inventaris yang lengkap dan akurat, Anda dapat mengetahui produk yang paling populer, produk yang jarang dipesan oleh konsumen, seberapa banyak barang yang harus Anda sediakan di waktu yang akan datang, pemasok mana yang paling menguntungkan, dan berbagai informasi penting lainnya yang membantu meningkatkan produktivitas bisnis Anda.

Fitur-Fitur Utama dalam Sistem Manajemen Inventory

Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Perlu diingat bahwa tidak semua sistem manajemen inventory memiliki fitur-fitur yang sama. Beberapa di antaranya memungkinkan penggunanya untuk mengelola inventaris di banyak gudang dan sebagian hanya memungkinkan penggunanya untuk mengelola stok barang di satu lokasi.

Terlepas dari penyedianya, berikut ini adalah beberapa fitur utama yang harus ada dalam sistem manajemen inventaris yang baik.

Manajemen Stok

Fitur ini membantu pengguna untuk memantau pergerakan stok dari satu lokasi ke lokasi lain. Ketika barang keluar dari gudang atau toko, maka fitur ini akan secara otomatis mengurangi jumlah stok yang dimiliki (inventory on hand).

Manajemen Procurement

Dengan fitur ini, pengguna dapat mengatur jumlah minimum stok dan menyalakan notifikasi yang akan memberi tahu jika persediaan sudah mencapai tingkat minimum yang sudah ditentukan. Pengguna kemudian dapat langsung melakukan pemesanan ulang secara otomatis ke supplier.

Manajemen Supplier

Fitur ini berfungsi menyimpan seluruh informasi lengkap terkait pemasok. Dengan fitur ini, pengguna dapat dengan mudah menemukan pemasok yang ingin dihubungi dan membandingkan penawaran dari satu pemasok dengan pemasok lainnya.

Barcode Scanning

Ini merupakan salah satu fitur yang paling dibutuhkan oleh banyak perusahaan, terutama yang bergerak di bidang ritel dan grosir. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat barcode secara otomatis sehingga mempercepat proses pelabelan. Sistem manajemen inventaris yang bagus menyediakan integrasi dengan barcode scanner.

Shipment Tracking

Dengan alat pelacakan pengiriman, penjual dapat dengan mudah melacak barang yang dikirim ke pelanggan. Beberapa sistem manajemen inventory bahkan mengizinkan pelanggan untuk mengonfirmasi penerimaan barang secara langsung di tempat melalui aplikasi seluler.

Laporan Inventaris

Software manajemen inventaris yang baik menyediakan alat pelaporan canggih yang menunjukkan data analitik lengkap tentang pergerakan stok, valuasi stok, jumlah stok, inventory turnover, dan masih banyak lagi. Dengan data yang akurat, maka pemangku kepentingan di perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Kesimpulan

Jadi, secara singkat, sistem manajemen inventory adalah sistem yang dirancang untuk membantu bisnis mengotomatiskan pengelolaan inventaris atau persediaan barang mereka, baik itu aset mereka sendiri maupun barang dagangan.

Sistem manajemen inventory tidak hanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar, tetapi juga bisnis kecil dan menengah. Inventory management software berbasis Cloud biasanya menjadi opsi yang paling disukai oleh kalangan UKM, karena harganya yang lebih terjangkau, implementasinya yang lebih mudah, dan fleksibilitasnya yang lebih baik.

HashMicro menyediakan perangkat lunak manajemen inventaris yang terintegrasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap bisnis yang unik. HashMicro juga menyediakan konsultasi gratis bagi Anda yang berencana mengimplementasikan sistem manajemen inventory pada bisnis Anda.

Klik di sini untuk mendapatkan konsultasi gratis dari HashMicro.

 

Dapatkan Free ERP
Hosting Server &
Maintenance
Selama 1 tahun,
GRATIS!    Learn More »

You may like