Terbatas Untuk 100 Pendaftar
Mengajukan cuti tanpa menerima gaji atau unpaid leave dapat menjadi pilihan bagi karyawan yang membutuhkan waktu di luar pekerjaan untuk keperluan tertentu.
Namun, tanpa aturan yang jelas pengajuan cuti ini dapat menimbulkan ketidakjelasan terkait hak karyawan, pembayaran upah, hingga pencatatan administrasi perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami bagaimana unpaid leave diatur dan kapan cuti tersebut dapat diberikan.
Pemahaman ini membantu HR menetapkan kebijakan yang konsisten sekaligus menghindari kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan.
Key Takeaways
Unpaid leave adalah cuti di luar tanggungan perusahaan. Karyawan tetap berstatus pekerja aktif, tetapi upahnya tidak dibayar selama masa cuti berlangsung, mengacu prinsip no work no pay pada Pasal 93 ayat (1) UU Ketenagakerjaan.
Potongan gaji dihitung dari upah sebulan dibagi jumlah hari kerja dalam sebulan, dikalikan jumlah hari unpaid leave
Software HR mengintegrasikan manajemen cuti, absensi, dan payroll dalam satu sistem.
Definisi Unpaid Leave
Unpaid leave adalah salah satu jenis cuti yang diberikan kepada karyawan tanpa pembayaran upah selama periode cuti tetapi status kepegawaiannya tetap aktif dan karyawan memiliki hak untuk kembali bekerja sesuai ketentuan perusahaan.
Istilah ini juga dikenal sebagai cuti di luar tanggungan, cuti tidak berbayar, cuti tanpa gaji, atau leave without pay. Unpaid leave biasanya diberikan berdasarkan alasan dan ketentuan tertentu yang disepakati antara karyawan dan perusahaan.
Apakah Dasar Hukum Unpaid Leave?
Unpaid leave tidak diatur secara khusus sebagai jenis cuti dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Secara lebih rinci, UU ini ada di pasal 93 yang mengatur:
Ayat (1): Upah tidak dibayar apabila pekerja atau buruh tidak melakukan pekerjaan.
Ayat (2): Ketentuan tersebut tidak berlaku dalam kondisi tertentu. Artinya, pengusaha tetap wajib membayar upah meskipun pekerja tidak bekerja, misalnya karena sakit, menjalankan kewajiban negara, melaksanakan ibadah, menggunakan hak istirahat, atau kondisi lain yang disebutkan dalam ayat tersebut.
Dengan demikian, Pasal 93 bukan merupakan dasar hukum khusus untuk unpaid leave. Pelaksanaan cuti tanpa gaji tetap mengacu pada perjanjian kerja bersama serta kesepakatan yang berlaku antara karyawan dan perusahaan.
Perbedaan Unpaid Leave dengan Annual Leave
Unpaid leave dan annual leave sama-sama memberikan waktu bagi karyawan untuk tidak bekerja, tetapi keduanya memiliki ketentuan yang berbeda.
Perbedaan utama terletak pada status pembayaran upah, dasar pemberian cuti, serta hak cuti yang digunakan karyawan. Berikut perbedaannya:
| Aspek | Unpaid Leave | Annual Leave |
|---|---|---|
| Pembayaran upah | Tidak menerima upah selama periode cuti sesuai ketentuan yang disepakati. | Tetap menerima upah selama menggunakan cuti tahunan. |
| Hak cuti | Tidak otomatis menjadi bagian dari kuota cuti tahunan. | Merupakan hak cuti tahunan karyawan. |
| Dasar pemberian | Mengacu pada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, dan kesepakatan yang berlaku. | Diatur dalam ketentuan ketenagakerjaan dan pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. |
| Durasi | Mengikuti kebijakan dan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan. | Paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus. |
Cara Menghitung Potongan Gaji Unpaid Leave
Potongan gaji akibat unpaid leave pada dasarnya dihitung berdasarkan jumlah hari tidak bekerja yang tidak dibayarkan dengan mengikuti metode perhitungan upah yang berlaku di perusahaan. Sebagai gambaran sederhana, perusahaan dapat menggunakan rumus:
Jika gaji bulanan karyawan sebesar Rp10.000.000 dan perusahaan menetapkan nilai upah harian berdasarkan 25 hari kerja, maka:
Apabila karyawan mengambil unpaid leave selama 3 hari, potongan gajinya menjadi:
Dengan demikian, gaji yang dibayarkan setelah potongan unpaid leave adalah Rp8.800.000, sebelum memperhitungkan komponen penghasilan atau potongan lain.
Cara Mengajukan Unpaid Leave
Pengajuan unpaid leave perlu dilakukan secara resmi agar karyawan dan perusahaan memiliki pemahaman yang sama mengenai alasan cuti. Prosedurnya dapat berbeda di setiap perusahaan, tetapi umumnya mengikuti tahapan berikut.
1. Periksa ketentuan unpaid leave perusahaan
Sebelum mengajukan cuti karyawan perlu memeriksa perjanjian kerja atau perjanjian kerja bersama untuk mengetahui apakah unpaid leave tersedia dan apa saja persyaratannya. Ketentuan ini dapat mencakup alasan pengajuan, batas durasi, dokumen pendukung, serta pihak yang berwenang memberikan persetujuan.
2. Ajukan permohonan kepada atasan dan HR
Karyawan kemudian mengajukan unpaid leave melalui prosedur yang ditetapkan perusahaan, seperti formulir cuti atau sistem HR. Cantumkan alasan pengajuan, tanggal mulai dan berakhirnya cuti, serta informasi lain yang diperlukan.
3. Tunggu persetujuan perusahaan
Pengajuan perlu mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum karyawan mulai mengambil unpaid leave. Atasan dan HR dapat mempertimbangkan kebutuhan operasional serta ketentuan perusahaan sebelum memberikan keputusan.
4. Pastikan ketentuan upah dan pencatatan
Setelah disetujui, perusahaan perlu mencatat periode unpaid leave dalam administrasi kepegawaian dan payroll. Hal ini penting agar periode tidak bekerja dan dampaknya terhadap pembayaran upah tercatat secara akurat.
5. Kembali bekerja sesuai periode yang disepakati
Karyawan kembali bekerja setelah periode unpaid leave berakhir sesuai tanggal yang telah disetujui. Jika terdapat perubahan durasi, karyawan sebaiknya mengajukan permohonan kembali sesuai prosedur perusahaan.
Permudah Perhitungan Gaji Saat Unpaid Leave dengan Sistem Terintegrasi
Perhitungan gaji setelah karyawan mengambil unpaid leave membutuhkan data cuti dan absensi yang akurat. Jika masih dilakukan secara manual, HR perlu memeriksa periode cuti lalu menyesuaikannya dengan proses payroll.
Software HR mengintegrasikan manajemen cuti, absensi, dan payroll dalam satu sistem. Data cuti dan kehadiran dapat terhubung dengan perhitungan gaji sehingga HR tidak perlu melakukan rekap secara terpisah. Sistem juga mendukung pengajuan dan persetujuan cuti secara digital.
Beberapa fitur yang dapat membantu pengelolaan unpaid leave antara lain:
Manajemen cuti: Mencatat pengajuan, periode, dan riwayat cuti karyawan secara terpusat sehingga HR lebih mudah memantau unpaid leave yang telah disetujui.
Integrasi absensi dan payroll: Menghubungkan data kehadiran dan cuti dengan proses penggajian sehingga data yang digunakan dalam payroll lebih konsisten.
Approval cuti digital: Memastikan pengajuan unpaid leave telah melalui alur persetujuan sebelum masuk ke proses administrasi dan payroll.
Laporan payroll dan cuti: HR dapat mengakses laporan terkait cuti dan payroll untuk memeriksa data sebelum periode penggajian selesai.
Insight dengan Hashy AI: Hashy AI dapat membantu HR mencari informasi tentang cuti, absensi, dan payroll melalui percakapan serta menandai data yang perlu ditinjau. AI juga dapat membantu memantau input atau approval yang belum lengkap sebelum cut-off payroll.
Dengan alur tersebut, HR dapat mengelola unpaid leave mulai dari pengajuan hingga dampaknya terhadap payroll dalam satu sistem terintegrasi.
Kesimpulan
Unpaid leave dapat menjadi pilihan perusahaan untuk tetap mempertahankan karyawan ketika mereka membutuhkan waktu cukup lama untuk keperluan pribadi.
Namun, manfaat ini hanya bisa dirasakan jika perusahaan memiliki aturan yang jelas. Tanpa kebijakan tertulis, perbedaan pemahaman tentang persetujuan, durasi, dan pembayaran gaji dapat menjadi persoalan yang lebih besar di kemudian hari.
Jika perusahaan ingin menyederhanakan pengelolaan cuti, absensi, dan payroll dalam satu sistem, jadwalkan konsultasi dengan tim expert kami untuk mengetahui solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
FAQ
Tidak. Cuti tahunan, cuti melahirkan, dan cuti karena alasan penting tertentu termasuk cuti berbayar yang diatur undang-undang. Unpaid leave berada di luar kelompok itu, sehingga upah tidak dibayar selama masa cuti. Perbedaan ini penting karena menentukan apakah gaji bulan berjalan terpotong atau tidak.
Nilainya sama dengan upah sehari, yaitu upah sebulan dibagi jumlah hari kerja dalam sebulan. Untuk perusahaan dengan lima hari kerja, pembaginya berbeda dari perusahaan dengan enam hari kerja, sehingga hasil potongan untuk gaji yang sama bisa berbeda.
Kepesertaan tidak otomatis berhenti, tetapi tetap aktif hanya selama iuran dibayarkan.
Paragraf baru...
