Terbatas Untuk 100 Pendaftar
Apakah pembayaran rapel gaji Anda seringkali tidak tepat? Atau proses perhitungannya sering lama? Mungkin itu tandanya Anda perlu mengaudit proses pembayaran rapel gaji di bisnis Anda.
Rapel gaji adalah proses pembayaran selisih gaji dari siklus penggajian sebelumnya. Pembayaran ini terjadi akibat perbedaan antara gaji yang didapat karyawan dan gaji sebenarnya. Hal ini membuat mengetahui cara mengelola rapel gaji penting.
Tanpa pengawasan, rapel gaji tidak akan berjalan dengan lancar. 38% perusahaan melaporkan kerugian tahunan sebesar 1 - 5 juta dolar akibat masalah penggajian (KPMG, 2026). Mau tidak mau, Anda perlu memperhatikan alur kerja rapel gaji dan regulasi yang berlaku agar tidak salah. Karena itu, Anda harus mengetahui aturan hukum yang berhubungan dengan rapel gaji dan cara menghitungnya secara efektif.
Key Takeaways
Rapel gaji adalah pembayaran gaji yang dilakukan untuk melunasi selisih gaji dari periode sebelumnya akibat berbagai alasan.
Untuk menghitung rapel gaji bruto, gunakan rumus [(gaji baru - gaji lama) x jumlah periode terdampak]. Kemudian, kurangi dengan potongan gaji untuk mendapatkan rapel bersih.
Perhatikan perjanjian kerja, kebijakan perusahaan, dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku agar rapel gaji sesuai peraturan.
Pengertian Rapel Gaji dalam Penggajian
Rapel gaji adalah pembayaran gaji yang dilakukan untuk melunasi selisih gaji dari periode sebelumnya. Gaji dirapel artinya ada ketidaksesuaian pada pembayaran awal. Pembayaran semacam itu dapat timbul akibat berbagai situasi, seperti kenaikan gaji, penetapan UMP/UMK, penyesuaian tunjangan karyawan, koreksi komponen tetap, atau kesalahan administratif. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya memberikan rapel gaji kepada karyawan pada periode penggajian terdekat dengan pemrosesan perubahan terkait.
Komponen Wajib dalam Rapel Gaji
Rapel gaji mencakup beberapa komponen wajib, yaitu:
- Gaji pokok sebelum dan sesudah perubahan: Dasar perubahan dari selisih gaji. Anda harus mengetahui gaji pokok sebelum dan sesudah penyesuaian kebijakan.
- Tunjangan: Jika gaji dirapel akibat perubahan jabatan atau penyesuaian tunjangan, tunjangan tetap akan ikut naik secara proporsional. Namun, tunjangan tidak tetap juga bisa meningkat bila basisnya gaji pokok.
- Periode retroaktif: Periode yang terdampak. Jumlah ini dihitung dari tanggal efektif kenaikan gaji pokok, bukan tanggal penerbitannya. Misalnya, SK naik gaji terbit pada bulan Maret, tetapi berlaku sejak 1 Januari. Jadi, jumlahnya 2 bulan.
- Tanggal efektif kebijakan: Tanggal berlakunya kebijakan kenaikan gaji.
- Potongan: Rapel gaji wajib dikenakan iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, serta pajak PPh 21.
- Nominal bersih rapel gaji: Total rapel gaji akhir yang diterima karyawan.
Potongan: Rapel gaji wajib dikenakan iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, serta pajak PPh 21.
Nominal bersih rapel gaji: Total rapel gaji akhir yang diterima karyawan.
Tanggal efektif kebijakan: Tanggal berlakunya kebijakan kenaikan gaji.Potongan: Rapel gaji wajib dikenakan iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, serta pajak PPh 21.
Nominal bersih rapel gaji: Total rapel gaji akhir yang diterima karyawan.
Apa Penyebab Umum Gaji Dirapel?
Rapel gaji timbul akibat beberapa faktor, yaitu:
1. Kenaikan gaji yang berlaku surut
Kenaikan gaji yang retroaktif akan mengubah besaran gaji pokok dan gaji bersih secara tidak langsung. Peningkatan semacam ini adalah hal yang wajib untuk pegawai negeri. Akan tetapi, perusahaan swasta wajib merapel gaji karyawan mereka bila hal itu tertulis di Peraturan Perusahaan (PP) atau perjanjian, seperti Perjanjian Kerja Bersama (PKB)
2. Penyesuaian UMP/UMK
Penyesuaian UMP (Upah Minimum Provinsi) dan UMK (Upah Minimum Kabupaten/Kota) dapat menyebabkan kenaikan gaji berkala bagi perusahaan swasta. PP No. 36 Tahun 2021 menetapkan 1 Januari sebagai hari UMP dan UMK berlaku secara efektif. Karena itu, bisnis harus menyesuaikan struktur dan skala upah agar sesuai atau di atas UMP/UMK.
3. Perubahan jabatan atau status karyawan
Perubahan posisi pekerjaan atau status karyawan dapat mengakibatkan kenaikan gaji secara retroaktif. Promosi ke jabatan yang lebih tinggi atau status karyawan tetap dapat mengubah struktur dan komponen upah. Dari situ, gaji dapat tertunda karena ketidaksesuaian data atau kenaikan gaji yang belum disesuaikan dengan struktur dan skala upah. Jika ini terjadi, HR harus merapel gaji tersebut pada bulan berikutnya.
4. Penyesuaian tunjangan
Tergantung pada perjanjian kerja, pegawai swasta dapat mendapatkan peningkatan tunjangan. Penyesuaian tunjangan yang terlambat mengharuskan HR untuk merapel gaji bulan tersebut secara retroaktif pada siklus penggajian berikutnya.
5. Koreksi kesalahan payroll
Kesalahan data dan perhitungan penggajian akan menyebabkan ketidaksesuaian pada jumlah gaji. Hal ini memaksa perusahaan untuk membayar kekurangan upah kepada karyawan.
6. Putusan atau kesepakatan dengan perusahaan
Perubahan pada keputusan atau perjanjian perusahaan dapat mengakibatkan penyesuaian gaji secara retroaktif. Dalam kasus ini, HR harus menghitung selisih gaji yang akan dibayarkan pada periode penggajian berikutnya.
Anda perlu mengingat bahwa satu kasus rapel gaji dapat melibatkan berbagai penyebab. Misalnya, seorang karyawan bisa saja mendapatkan promosi. Jadi, HR harus memperbarui data jabatan dan tunjangan dalam sistem penggajian.
Bagaimana Cara Menghitung Rapel Gaji dengan Benar?
Untuk menghitung rapel gaji, Anda harus mengumpulkan gaji pokok dan tunjangan tetap terlebih dahulu. Hitung gaji bersih menggunakan kedua komponen tersebut, lalu kalkulasikan rapel gaji bruto menggunakan rumus berikut:
Setelah mendapatkan rapel bruto, Anda harus menghitung rapel gaji bersih dengan rumus:
Contoh Perhitungan Rapel Gaji
Alice baru saja naik jabatan dari store manager menjadi senior store manager. Hal ini membawa perubahan pada gaji, dari Rp 6.500.000 menjadi Rp 10.500.000. Dia juga mendapatkan kenaikan tunjangan, dari Rp 500.000 ke Rp 1.000.000.
Meskipun kenaikan ini seharusnya berlaku sejak 1 Januari, SK kenaikan gaji baru terbit pada bulan Maret. Jadi, HR harus merapel gaji Alice menggunakan rumus:
Rapel kotor = (gaji baru - gaji lama) x jumlah periode terdampak
Rapel kotor = ([Rp 10.500.000 + Rp 1.000.000] - [Rp 6.500.000 + Rp 500.000]) x 2
Rapel kotor = (Rp 11.500.000 - Rp 7.000.000) x 2
Rapel kotor = Rp 4.500.000 x 2
Rapel kotor = Rp 9.000.000
Setelah menghitung rapel kotor, HR harus mengkalkulasikan potongan yang juga dirapel:
Iuran BPJS = JHT + JP + BPJS Kesehatan
Iuran BPJS = (Rp 9.000.000 x 2%) + (Rp 9.000.000 x 1%) + (Rp 9.000.000 x 1%)
Iuran BPJS = Rp 180.000 + Rp 90.000 + Rp 90.000
Iuran BPJS = Rp 360.000
PPh 21 Maret normal = Rp 11.500.000 x 3% = Rp 345.000
PPh 21 Maret dengan rapel = (Rp 11.500.000 + Rp 9.000.000) x 5% = Rp 1.025.000
Dari sana, HR dapat menghitung rapel bersih:
Rapel bersih = rapel kotor - selisih potongan
Rapel bersih = Rp 9.000.000 - Rp 360.000 - (Rp 1.025.000 - Rp 345.000)
Rapel bersih = Rp 7.960.000
Contoh Perhitungan Rapel Gaji Prorata
Sama seperti studi kasus di atas, Alice baru saja naik jabatan ke senior store manager. Dia mendapatkan kenaikan gaji hingga Rp 10.500.000 dan tunjangan sampai Rp 1.000.000. Namun, kenaikan gaji baru berlaku pada 8 Januari. Maka dari itu, HR harus menggunakan rumus berikut:
Rapel Januari = (hari kerja efektif / total hari kerja) x rapel sebulan
Rapel Januari = (18 / 22) x Rp 4.500.000
Rapel Januari = Rp 3.681.818
Rapel kotor = rapel januari + rapel februari
Rapel kotor = Rp 3.681.818 + Rp 4.500.000
Rapel kotor = Rp 8.181.818
Lalu, mereka harus menghitung iuran BPJS dan PPh 21-nya:
Iuran BPJS = rapel kotor x 4%
Iuran BPJS = Rp 8.181.818 x 4% = Rp 327.273
PPh 21 Maret normal = Rp 11.500.000 x 3% = Rp 345.000
PPh 21 Maret dengan rapel = (Rp 11.500.000 + Rp 8.181.818) x 5% = Rp 984.091
Maka dari itu, rapel gaji prorata Alice adalah:
Rapel bersih = rapel kotor - selisih iuran BPJS - selisih PPh 21
Rapel bersih = Rp 8.181.818 - Rp 327.273 - (Rp 984.091 - Rp 345.000)
Rapel bersih = Rp 7.215.545
Aturan Hukum Terkait Rapel Gaji
Meskipun rapel PNS tidak berlaku untuk perusahaan swasta, mereka tetap harus memperhatikan peraturan-peraturan hukum. Berikut beberapa aturan hukum terkait rapel gaji:
- UU No. 13 Tahun 2003: UU ini mewajibkan pengusaha untuk membayar upah yang tidak lebih rendah dari upah minimum. Selisih pembayaran gaji akibat penyesuaian UMP/UMK adalah utang bisnis kepada karyawan.
- PP No. 36 Tahun 2021: UMP (Upah Minimum Provinsi) dan UMK (Upah Minimum Kabupaten/Kota) berlaku sejak 1 Januari. Apabila gaji bulan Januari masih menggunakan upah minimum lama, bisnis wajib merapel gaji di bulan Februari. Selain itu, PP ini juga mewajibkan bisnis untuk menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan jabatan. Maka dari itu, rapel akibat promosi dan mutasi kerja wajib dilakukan.
- PMK No. 168 Tahun 2023: Pengusaha wajib memeriksa status PTKP karyawan sebelum menghitung pajak PPh 21. Kategori PTKP menentukan apakah nominal tarif efektif yang akan berlaku untuk pembayaran rapel gaji karyawan tersebut.
- Perpres No. 82 Tahun 2018 dan Permenaker No. 4 Tahun 2022: Iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan dihitung dari gaji pegawai. Jika UMP/UMK berubah, iuran BPJS ikut berubah.
PMK No. 168 Tahun 2023: Pengusaha wajib memeriksa status PTKP karyawan sebelum menghitung pajak PPh 21. Kategori PTKP menentukan apakah nominal tarif efektif yang akan berlaku untuk pembayaran rapel gaji karyawan tersebut.
Perpres No. 82 Tahun 2018 dan Permenaker No. 4 Tahun 2022: Iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan dihitung dari gaji pegawai. Jika UMP/UMK berubah, iuran BPJS ikut berubah.
Periksa perjanjian kerja, kebijakan perusahaan, dan regulasi ketenagakerjaan yang relevan. Hal ini memastikan bahwa rapel gaji sesuai dengan peraturan.
Masalah Umum saat Merapel Gaji dan Solusinya
Selama merapel gaji, terdapat beberapa masalah umum yang harus Anda waspadai:
1. Kesalahan perhitungan
Kesalahan perhitungan dapat mengakibatkan jumlah rapel gaji yang tidak benar. Anda harus memastikan bahwa komponen gaji lainnya, seperti tunjangan dan potongan terhitung dan tidak keliru. Satu komponen yang tidak tepat dapat memaksa HR untuk memperbaiki kesalahan penggajian untuk kedua kalinya.
Solusi: Validasi data penggajian secara rutin dan otomatiskan proses perhitungan. Deloitte (2025) menemukan bahwa payroll automation dapat mengurangi kesalahan hingga 50%.
2. Proses approval yang lambat
Proses persetujuan yang tidak terstandardisasi dapat menyebabkan perusahaan terlambat dalam membayar rapel gaji. Berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021, perusahaan dapat dikenai sanksi akibat keterlambatan pembayaran upah. Hal ini berkisar dari denda sebesar 5% hingga denda kumulatif dan bunga sebesar suku bunga tertinggi di bank pemerintah.
Solusi: Tata ulang approval workflow. Identifikasi bottleneck dan hapus proses yang memperlambat proses persetujuan rapel gaji.
3. Data tidak sinkron
Selain menyusahkan penyesuaian komponen, data yang tidak sinkron juga mempersulit proses perhitungan rapel gaji. Perbedaan antara sistem payroll dan jurnal keuangan dapat menyebabkan kesalahan perhitungan. Mengingat bahwa tarif pajak PPh 21 tergantung pada kategori PTKP karyawan, data yang tidak sinkron juga dapat menyebabkan salah klasifikasi saat menghitungnya.
Solusi: Hubungkan sistem payroll dengan sistem absensi dan aplikasi data karyawan. Apabila sistem Anda tidak dapat melakukan ini, gantikan dengan sistem modern.
4. Dokumentasi tidak lengkap
Dokumentasi yang tidak lengkap akan mempersulit proses perhitungan rapel gaji dan audit keuangan. Informasi yang kosong terkait proses penggajian sebelumnya dapat menyebabkan salah hitung dalam rapel gaji. Sementara itu, ini juga menghambat proses audit dan mempersulit kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Solusi: Standardisasi aturan penamaan dokumen, lalu simpan semua dokumen dengan rapi. Apabila Anda menggunakan software spesifik, buat backup.
Cara Sistem Payroll Mendukung Pengelolaan Rapel Gaji
Saat menghitung rapel gaji, Anda sebaiknya mempertimbangkan software penggajian. Sistem ini dapat membantu Anda dalam:
Audit trail: Software penggajian menyimpan dokumentasi dan histori perubahan, sehingga mendukung audit trail internal dan eksternal.
Database terpusat: Data terkonsolidasi. Hal ini memastikan bahwa data karyawan yang berpindah antar-cabang data diakses tanpa perlu melakukan impor data.
Effective date di skala upah: Software menyimpan tanggal berlaku UMP/UMK sehingga rapel gaji terhitung secara otomatis.
Konfigurasi approval berjenjang: Sistem mendukung approval berjenjang untuk persetujuan rapel gaji agar risiko kesalahan termitigasi.
Mass update: HR dapat merapel gaji untuk semua karyawan sekaligus.
Pencatatan otomatis: Sistem payroll mencatat data secara otomatis, sehingga menghilangkan kebutuhan akan input dan impor manual.
Perhitungan otomatis: Software penggajian dapat menghitung ulang gaji tanpa perlu membuka file lama. Sistem ini juga mampu menangani penyesuaian pembayaran retrospektif untuk kenaikan gaji yang mulai efektif di tengah bulan.
Rekonsiliasi penggajian: Software payroll mendukung rekonsiliasi rapel dan pembayaran dengan akuntansi. Sistem yang terintegrasi dengan akuntansi memastikan data payroll akurat untuk laporan keuangan.
Namun, Anda perlu ingat bahwa disiplin approval dan kualitas tetap penting. Karena itu, audit dan standardisasi data penggajian Anda. Lalu, tunjuk orang yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujuinya. Ini akan memastikan data payroll Anda tetap bersih dan tersimpan dengan aman.
Kesimpulan
Rapel gaji adalah kewajiban perusahaan terhadap karyawan mereka. Jika ada selisih pembayaran gaji, bisnis wajib membayar selisih tersebut pada periode payroll terdekat. Hal ini juga berlaku bila ada kenaikan gaji internal, promosi, dan koreksi kesalahan penggajian.
Selama merapel gaji, perusahaan harus memperhatikan aturan hukum yang berlaku. Selisih upah akibat penyesuaian UMP/UMK adalah utang perusahaan kepada karyawan. Oleh karena itu, Anda sebaiknya mempertimbangkan menggunakan software payroll. Sistem ini mendukung perhitungan dan rekonsiliasi komponen yang berhubungan dalam rapel gaji.
FAQ
Rapel gaji adalah pembayaran selisih gaji dari periode sebelumnya, sedangkan gaji susulan adalah pembayaran gaji utuh yang tertunda. Selain itu, rapel gaji terjadi karena pengesahan dan penerbitan upah minimum yang terjadi pada dua bulan yang berbeda. Sementara itu, gaji susulan disebabkan oleh keterlambatan pemrosesan data administratif.
Gaji dirapel karena adanya perbedaan antara gaji yang seharusnya diterima pekerja dan jumlah yang sebenarnya mereka terima. Hal ini dapat terjadi akibat berbagai alasan. Contoh umumnya, adalah kenaikan gaji retroaktif. Akan tetapi, penyesuaian tunjangan dan komponen lainnya juga berpengaruh.
HR umumnya membayarkan rapel gaji pada periode penggajian yang paling dekat dengan pemberlakukan kebijakan. Namun, jadwal pembayaran ini dapat ditentukan berdasarkan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan.
Rapel gaji yang salah berisiko merugikan perusahaan secara finansial akibat nominal rapel yang salah atau pembayaran ganda. Selain itu, hal ini dapat memicu masalah akuntansi, seperti perhitungan gaji yang keliru, serta ketidaksesuaian antara penggajian dan jurnal. Akibatnya, perbedaan ini bisa menyulitkan proses penjelasan transaksi saat audit keuangan.
Pertama, validasi perubahan komponen gaji dan identifikasi periode penggajian yang bermasalah. Kemudian, hitunglah selisih antara jumlah upah yang seharusnya dan total yang benar-benar dibayarkan. Sebelum membayarkan gaji, staf payroll perlu meminta persetujuan dari HR. Kemudian, mereka akan merekonsiliasi rapel dengan bantuan divisi akuntansi.
Pengertian Rapel Gaji dalam Penggajian
Rapel gaji adalah pembayaran gaji yang dilakukan untuk melunasi selisih gaji dari periode sebelumnya. Gaji dirapel artinya ada ketidaksesuaian pada pembayaran awal. Pembayaran semacam itu dapat timbul akibat berbagai situasi, seperti kenaikan gaji, penetapan UMP/UMK, penyesuaian tunjangan karyawan, koreksi komponen tetap, atau kesalahan administratif. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya memberikan rapel gaji kepada karyawan pada periode penggajian terdekat dengan pemrosesan perubahan terkait.
Pengertian Rapel Gaji dalam Penggajian
Rapel gaji adalah pembayaran gaji yang dilakukan untuk melunasi selisih gaji dari periode sebelumnya. Gaji dirapel artinya ada ketidaksesuaian pada pembayaran awal. Pembayaran semacam itu dapat timbul akibat berbagai situasi, seperti kenaikan gaji, penetapan UMP/UMK, penyesuaian tunjangan karyawan, koreksi komponen tetap, atau kesalahan administratif. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya memberikan rapel gaji kepada karyawan pada periode penggajian terdekat dengan pemrosesan perubahan terkait.
