Absensi online adalah metode mencatat kehadiran pekerja menggunakan aplikasi atau sistem absensi. Metode digital dapat meningkatkan akurasi absensi dan mengefisiensikan proses kehadiran karyawan. Melalui ini, Anda bisa mengotomatiskan proses pencatatan dan pemrosesan data absensi.
Terdapat beberapa cara untuk melakukan absensi online dari rumah, mulai dari form absensi hingga aplikasi absensi custom. Hal ini berarti jika Anda menginginkan sistem absensi yang efisien, Anda harus menyesuaikan alatnya dengan bisnis Anda. Oleh karena itu, Anda harus mengetahui metode absen online jarak jauh dan cara membuat absen online.
Key Takeaways
Anda dapat membuat absen online dengan spreadsheet, form absensi, WhatsApp, aplikasi absensi mobile, sistem absensi biometrik berbasis cloud, sistem HRIS terintegrasi, dan aplikasi absensi kustom untuk perusahaan.
Saat memilih metode absen online, perhatikan jumlah karyawan, tingkat kontrol data, dan kemampuan integrasi yang Anda inginkan.
Absen WFH memiliki beberapa kekurangan, yaitu koneksi internet, kecurangan absensi, keperluan dukungan admin, masalah privasi, dan disiplin check-in atau check-out.
7 Cara Membuat Absen Online
Absensi online adalah metode pencatatan kehadiran yang menggunakan alat digital. Sistem ini sering digunakan untuk merekam absen WFH atau hybrid. Anda dapat menerapkan beberapa cara untuk membuat absen online jarak jauh, yakni:
| Metode | Alat | Kelebihan | Kekurangan | Cocok Untuk |
|---|---|---|---|---|
| Spreadsheet | Spreadsheet software, contohnya Excel dan Google Spreadsheet. | Fleksibel, dan mudah disiapkan. | Rentan terhadap kesalahan dan kecurangan absensi manual. | Bisnis dengan jumlah karyawan yang sedikit (10 - 20 orang). |
| Form | Survey software, seperti Google Form dan Microsoft Forms. | Gratis dan mudah disiapkan. | Security measures dan fitur verifikasi identitas yang minim. | Bisnis kecil dan UMKM. |
| Platform WhatsApp (menggunakan chat atau polling). | Terdapat notifikasi yang real-time. | Susah audit trail karena chat-nya bisa menumpuk. | Bisnis dengan tenaga kerja hybrid atau deskless. | |
| Aplikasi mobile | Aplikasi absensi mobile dari vendor. | Kehadiran tercatat secara real-time, yang memitigasi risiko salah input. | Jika tidak ada face recognition atau verifikasi GPS, metode ini masih rentan terhadap attendance fraud. | Perusahaan dengan sistem kerja hybrid atau pekerja lapangan. |
| Biometrik cloud | Software absensi biometrik berbasis cloud. | Sistem skalabel dan data dapat diakses secara real-time. | Risiko privasi yang tinggi, dan sistem bergantung pada internet. | Perusahaan dengan sistem kerja hybrid. |
| Sistem HRIS | Sistem HRIS yang terintegrasi dengan absensi. | Dapat dihubungkan dengan sistem absensi dan payroll. | Biaya tinggi untuk implementasi dan pemeliharaan. | Perusahaan yang memerlukan integrasi antara absensi dan penggajian. |
| Aplikasi khusus | Aplikasi absensi custom untuk bisnis Anda. | Dapat disesuaikan dengan perusahaan Anda. | Membutuhkan banyak waktu dan biaya, serta memerlukan maintenance dari IT. | Perusahaan yang menginginkan kontrol data absensi yang ketat. |
Bagaimana Cara Memilih Metode Absen Online yang Tepat?
Saat memilih metode absensi online, Anda perlu mengecek komponen ini dengan bisnis Anda:
1. Perhatikan jumlah karyawan
Sesuaikan metode absen WFH dengan jumlah karyawan Anda. Contohnya:
- Bisnis kecil dan UMKM: Form absensi, spreadsheet, dan WhatsApp.
- Perusahaan menengah: Aplikasi absensi mobile dan sistem absensi biometrik berbasis cloud.
- Perusahaan besar dan enterprise: Sistem HRIS terintegrasi dan aplikasi absensi khusus perusahaan.
2. Tingkat kontrol yang diinginkan
Pertimbangkan tingkat kendali yang Anda inginkan untuk sistem kehadiran Anda. Apabila Anda tidak keberatan dengan validasi identitas atau audit trail yang minim, Anda bisa menggunakan metode absensi yang dasar. Namun, Anda perlu menggunakan aplikasi absensi atau sistem HRIS untuk langkah-langkah keamanan (security measures) tambahan.
3. Kemampuan integrasi
Perusahaan yang menginginkan metode absensi yang terintegrasi sebaiknya memilih software absensi atau HRIS dengan modul attendance. Hal ini akan mengurangi tugas rekap manual karena data absensi langsung terhubung dengan sistem penggajian. Jadi, tim HR Anda dapat fokus pada tugas yang lebih penting, seperti audit dan compliance.
Apa Keterbatasan Absen Online dari Rumah?
Absensi melalui alat digital memiliki beberapa keterbatasan, yaitu:
1. Koneksi internet
WiFi lambat atau lag dapat mencegah atau menunda absensi karyawan. Hal ini karena beberapa metode absensi online memerlukan koneksi internet. Bahkan, ada yang membutuhkannya selama 24/7.
2. Kecurangan absensi
Beberapa metode absensi online memungkinkan praktik titip absen. Karyawan dapat membagikan PIN atau password kepada orang lain agar mereka bisa melakukan absensi sebagai orang tersebut. Dalam kasus tertentu, pekerja dapat mengubah waktu check-in/check-out atau menambah durasi jam kerja secara manual.
3. Keperluan dukungan admin
Absen WFH memerlukan bantuan admin untuk mendiagnosis dan mengatasi masalah. Misalnya, glitch yang mencegah karyawan dari mengakses sistem atau lag yang memperlambat aplikasi absensi. Jika tidak diperbaiki secepatnya, masalah ini dapat menghalangi pekerja dari check-in dan check-out tepat waktu.
4. Privasi
Sistem absensi memiliki risiko privasi tinggi karena mereka menyimpan data kehadiran pekerja. UU No. 27 Tahun 2022 mewajibkan perusahaan untuk menjaga kerahasiaan data karyawan mereka. Sistem ini rentan terhadap serangan siber, seperti data breach, insider threat, malware, dan spoofing. Hal lainnya, apabila Anda menggunakan software dari vendor, Anda tidak bisa sepenuhnya mengontrol penggunaan dan penyimpanan data absensi.
5. Disiplin check-in
Kadang-kadang, karyawan lupa check-in atau check-out. Di lain waktu, mereka mungkin terlambat melakukannya. Harvard Business School (2023) menyatakan bahwa 9.6% dari shift melibatkan seorang pekerja yang terlambat, dengan pekerja paruh waktu yang paling sulit untuk hadir tepat waktu. Tanpa prosedur yang jelas, ini dapat mengacaukan akurasi data dan penggajian karyawan Anda.
Bagaimana Cara Mengatur Absen Online Jarak Jauh?
Saat mengimplementasikan absensi online, Anda harus menetapkan prosedur agar absennya rapi dan teratur. Berikut beberapa peraturan yang harus Anda terapkan:
1. Tentukan batas waktu untuk check-in dan check-out
Tetapkan waktu check-in dan check-out yang standar. Namun, jangan lupa untuk menentukan masa tenggang (grace period) untuk keterlambatan. Ini akan meminimalkan konflik seputar absensi dan membuat tindakan disipliner lebih efisien.
2. Tetapkan prosedur telat dan absen
Tentukan apa yang dicatat sebagai cuti tidak terencana dan cuti terencana. Kemudian, uraikan proses pelaporan ketidakhadiran dan keterlambatan. Hal ini bertujuan untuk menjaga akurasi data absensi dan memastikan gajinya tepat.
3. Putuskan bukti kehadiran untuk koreksi data
Tentukan bukti kehadiran yang berlaku untuk membuktikan kehadiran dan/atau mengoreksi kehadiran. Beberapa bukti yang dapat Anda gunakan adalah waktu login ke website internal perusahaan dan screenshot aplikasi time tracking.
4. Tetapkan approver
Identifikasi orang-orang yang berwenang untuk menyetujui kehadiran atau ketidakhadiran. Mereka harus memeriksa dan memverifikasi alasan ketidakhadiran agar mereka dapat menyetujui atau menolak absensi. Hal ini harus dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan yang sudah Anda tentukan.
Bagaimana Cara Menjaga Keamanan Absen Online?
Selain meminimalkan penyimpanan data, ada beberapa cara untuk menjaga keamanan dalam absensi online jarak jauh:
1. Enkripsi data
Enkripsikan data absensi saat in transit dan at rest. Proses ini memastikan kerahasiaan dan privasi data lintas perangkat. Meskipun begitu, ingatlah akan metode absen WFH yang Anda gunakan. Contohnya, sistem HRIS mungkin memiliki fitur enkripsi yang built-in. Namun, Anda perlu mengaktifkan password protection jika Anda menggunakan spreadsheet.
2. Gunakan multi-factor authentication (MFA)
Aktifkan multi-factor authentication (MFA) untuk verifikasi yang lebih baik. Anda dapat menggunakan beberapa cara untuk menerapkan langkah-langkah keamanan ini. Misalnya, melalui otentikasi teks, otentikasi email, aplikasi otentikasi, dan otentikasi biometrik.
Catatan: Beberapa metode, seperti Google Form dan spreadsheet tidak mendukung multi-factor authentication secara native. Jadi, Anda perlu menggunakan third-party MFA.
3. Aktifkan role-based access control (RBAC)
Implementasikan role-based access control dan konfigurasikan akses berdasarkan posisi pekerjaan. Dengan RBAC, Anda dapat melihat karyawan mana yang melihat atau mengedit sesuatu. Apabila Anda menggunakannya bersama audit trail, ini akan meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan dan akuntabilitas.
4. Update sistem secara teratur
Segera perbarui sistem Anda setelah ada patch atau security update. Software yang sudah usang seringkali memiliki kerentanan, yang dapat dieksploitasi oleh hacker. Selain risiko keamanan, sistem ini juga berisiko downtime operasional dan kehilangan data.
Kapan Perusahaan Perlu Beralih ke Aplikasi Absensi Terintegrasi?
Meskipun absensi melalui Google Form atau spreadsheet adalah opsi yang bagus untuk bisnis kecil, metode ini tidak efektif untuk perusahaan besar atau enterprise. Jika perusahaan Anda memenuhi salah satu kriteria ini, Anda sebaiknya mempertimbangkan aplikasi absensi yang terintegrasi:
- Bisnis memerlukan integrasi absensi dan penggajian: Perusahaan yang menginginkan sistem terintegrasi harus menggunakan software HRIS atau absensi dengan modul penggajian. Ini karena data absensi akan langsung mengalir ke modul payroll tanpa perlu mengimpornya.
- Bisnis menggunakan sistem shift yang kompleks: Absensi pekerja shift harus fleksibel, terutama bagi perusahaan yang menerapkan beberapa sistem shift sekaligus.
- Bisnis dengan karyawan yang sering bertemu dengan klien di luar kantor: Karyawan yang sering meeting dengan klien di lokasinya atau luar kantor perlu menggunakan sistem absensi. Aplikasi modern dengan GPS dan/atau facial recognition mempermudah proses pencatatan dan verifikasi kehadiran tim lapangan, seperti tim sales.
- HR sering menghadapi masalah absensi umum: Metode absensi yang tidak otomatis biasanya memiliki waktu rekap data yang lama. Selain itu, mereka juga rentan terhadap salah input atau kehilangan data.
Untuk rekomendasi yang terstruktur dan mendalam, Anda dapat mengecek aplikasi absensi karyawan terbaik untuk absen WFH dan WFO.
Kesimpulan
Absensi online meningkatkan akurasi pencatatan kehadiran. Jenis absensi ini dapat mengotomatiskan pencatatan dan melacak kehadiran pekerja secara langsung. Di samping itu, beberapa metode kehadiran pun juga memungkinkan integrasi absensi dan penggajian.
Saat memilih metode absensi online, perhatikan jumlah pekerja, skala bisnis, tingkat kontrol, dan kemampuan integrasi-nya. Untuk bisnis kecil, Anda sebaiknya menggunakan form absensi, sheet, atau WhatsApp. Sebaliknya, pakai aplikasi absensi atau software HRIS untuk perusahaan besar atau enterprise. Namun, ingatlah untuk menetapkan beberapa peraturan dan security measures agar absensi online terjaga dan teratur.
Pertanyaan Seputar Cara Membuat Absen Online
Absen online memungkinkan pemantauan absensi secara real-time. Beberapa metode, seperti absensi biometrik dan software attendance dapat mengotomatiskan absensi. Jadi, ini bisa meningkatkan akurasi data absensi. Di samping itu, absensi online dapat membuat kecurangan lebih sulit sehingga cocok untuk absen WFH dan hybrid.
Pertama, buat form absensi dengan Google Form. Kedua, link respons ke sheet untuk mempermudah proses rekap. Apabila semua komponen yang diperlukan sudah ada, click ‘publish’. Lalu, bagikan form absensi lewat link atau QR code.
Batasi akses ke form absensi Anda, misalnya hanya untuk email kerja. Kemudian, bagikan link-nya di grup chat pribadi atau melalui email. Setelah durasi tertentu, tutup attendance form secara manual atau menggunakan fitur yang tersedia.
Kumpulkan data absensi dan verifikasi kebenaran data tersebut. Lalu, hitung jumlah total hadir, sakit, izin, cuti, dan alpha. Sebelum menyerahkannya ke tim payroll, periksa untuk memastikan akurasi. Jika Anda ingin mengotomatiskan proses ini, Anda dapat menggunakan sistem absensi atau HRIS terintegrasi.
Beberapa elemen wajib dalam form absensi online adalah nama, tanggal, email, ID karyawan, dan status absensi. Komponen nama dan ID karyawan bermanfaat sebagai identifier. Sementara itu, email dapat digunakan untuk membatasi kehadiran.
7 Cara Membuat Absen Online
Absensi online adalah metode pencatatan kehadiran yang menggunakan alat digital. Sistem ini sering digunakan untuk merekam absen WFH atau hybrid. Anda dapat menerapkan beberapa cara untuk membuat absen online jarak jauh, yakni:
