Apa itu Sistem ERP dan Kenapa Perusahaan Anda Membutuhkannya?

Apakah operasional tiap divisi di perusahaan Anda sudah terintegrasi dalam satu sistem terpusat?

Apakah Anda sudah yakin laporan operasional perusahaan sudah mencerminkan kondisi sebenarnya?

Jika belum, Anda wajib pelajari lebih lanjut mengenai Sistem ERP.

Sistem ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengoptimalkan operasional berbagai divisi suatu perusahaan, mulai dari procurement, inventori, produksi, sales hingga pencatatan akuntansinya, semua dalam satu platform.

Key Takeaways Sistem ERP dapat mengintegrasikan semua proses operasional dari semua divisi suatu perusahaan. Manfaat utama dari penggunaan sistem ERP termasuk lancarnya komunikasi dan koordinasi antar divisi perusahaan, sistem informasi terpusat, hingga laporan real-time dan akurat. Kebutuhan sistem suatu perusahaan begitu beragam dan ERP dikembangkan secara modular dan custom. Implementasi ERP memerlukan principal dan vendor dengan pengalaman yang solid agar proses adopsi sistemnya berjalan lancar tanpa mengganggu operasional perusahaan.

Sebagian besar masalah umum yang dihadapi banyak perusahaan berawal karena laporan operasional yang masih terpisah antar divisi.

Laporan operasional semacam ini belum secara maksimal menggambarkan seefektif dan seefisien apa perusahaan beroperasi.

Banyak analisa hingga keputusan strategis perusahaan bermula dan didasarkan dari laporan operasional, mulai dari yang terkait perencanaan produksi, pivot produk, penyesuaian model bisnis, hingga langkah-langkah ekspansi bisnis jangka panjang.

Ironisnya, 

Masih banyak perusahaan yang meremehkan keakuratan laporan operasional yang berujung pada mimpi buruk, pengambilan keputusan bisnis yang salah.

Sistem ERP memungkinkan semua divisi bekerja dalam satu platform yang sama, memungkinkan setiap pihak bekerja berbasiskan sumber data yang sama dan mengambil keputusan dengan pertimbangan yang lebih luas.

Sistem ERP merupakan solusi masalah koordinasi dan miskomunikasi antar divisi.

Kalaupun tiap divisi sudah menerapkan digitalisasi dan bekerja dengan software mereka masing-masing namun tanpa integrasi seperti yang ditawarkan sistem ERP maka koordinasi yang efektif antar divisi menjadi tantangan tersendiri.

Tiap divisi akan cenderung bekerja secara terisolasi, di mana data dan informasi sulit diakses pihak yang sedang membutuhkan.

Efektivitas kerja terhambat, membuat tanggapan terhadap perubahan situasi internal dan pasar menjadi lambat.

Implementasi program ERP masuk dalam checklist wajib jika mengharapkan perusahaan beroperasi pada level efisiensi dan efektifitas paling optimal.

Banyak perusahaan yang telah mengandalkan ERP program akhirnya berhasil berkembang menjadi konglomerasi besar.

Manfaat dan Fungsi ERP dalam Operasional Perusahaan

Untuk lebih memahami bagaimana peran ERP secara konkret, sebagai contoh kita bisa lihat proses dasar sebuah perusahaan manufaktur beroperasi.

Sekurangnya ada 5 divisi yang saling berkoordinasi dalam sebuah perusahaan manufaktur:

• Divisi finance atau keuangan,
• Procurement atau pengadaan,
• Inventori, 
• Produksi dan
• Sales.

Kelima divisi ini memiliki tugasnya masing-masing, saling bekerja sama memenuhi kebutuhan pasar akan produk atau jasa yang diproduksi.

Ilustrasi berikut menggambarkan kebutuhan masing-masing divisi.

Daftar berikut menjabarkan kebutuhan dari berbagai divisi

1. Divisi keuangan ingin data finansial dari semua divisi, melacak semua transaksinya dan membuat laporan keuangan secara otomatis.
2. Divisi procurement ingin data real time persediaan bahan baku sehingga bisa melakukan pembelian tepat waktu dan mencegah penundaan produksi.
3. Divisi inventori ingin melacak stok bahan baku dan produk jadi secara akurat, menyimpannya secara benar sehingga tidak menghambat produksi dan distribusi.
4. Divisi produksi ingin merencanakan produksi secara efisien dan akurat sesuai tren permintaan pasar.
5. Divisi sales ingin memahami tren permintaan pasar dan menganalisa data historis penjualan sehingga dapat merencanakan strategi pemasaran seefektif mungkin.

Sekarang, semakin terlihat hubungan dan keterkaitan antar divisi kan?

Jika basis data operasional tidak sinkron, keputusan keliru satu divisi menjadi masalah lanjutan divisi lainnya.

Beberapa contoh masalahnya,

Jika divisi keuangan tidak memiliki data yang akurat tentang biaya produksi, pengeluaran, dan pendapatan, selanjutnya akan mengakibatkan kesalahan dalam alokasi budget, tidak akuratnya laporan keuangan, hingga pengambilan keputusan strategis perusahaan yang buruk.

Jika divisi procurement dan produksi memiliki data persediaan yang berbeda, muncul potensi kurangnya bahan baku produksi, 

Proses produksi terhambat dan jadwal pengiriman ke konsumen pun tertunda.

Kondisi sebaliknya,

Jika data menunjukkan ada lebih banyak bahan baku daripada yang sebenarnya ada, Maka akan berakibat ke overstocking atau pembelian bahan baku yang berlebihan,

Akan terjadi pemborosan biaya penyimpanan yang tidak perlu hingga kerugian bahan baku yang turun kualitas.

Kasus lainnya,

Masalah under produksi mungkin terjadi jika divisi sales memperkirakan permintaan yang tinggi sedangkan divisi produksi tidak mendapat informasi yang sama.

Dan sebaliknya, 

Masalah over produksi atau overstock mungkin terjadi jika divisi produksi memproduksi terlalu banyak berdasarkan data yang tidak akurat.

Lebih lanjut, pemborosan biaya penyimpanan pada divisi inventori jadi konsekuensi beruntun.

Kompleks kan?

Untuk mengatasi berbagai masalah ini, perusahaan dapat mengimplementasikan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang mengintegrasikan semua divisi dalam satu platform yang sama.

Sistem ERP memastikan bahwa semua data diperbarui secara real-time dan dapat diakses oleh semua divisi secara bersamaan. 

Setiap divisi dapat melihat informasi yang sama dan bekerja secara kolaboratif dengan pertimbangan lebih komprehensif.

Terintegrasinya data operasional antar divisi hanya satu diantara banyak fungsi dan manfaat diimplementasikannya sistem ERP.

Lebih dari itu, masih ada sekurangnya 15 fungsi dan manfaat sistem ERP lainnya.

Daftar Industri yang Paling Membutuhkan ERP

Meskipun pertama kali dirancang untuk industri manufaktur, penggunaan sistem ERP kini telah meluas ke berbagai sektor lainnya.

ERP telah berkembang dan memberikan dampak signifikan dalam berbagai industri.

Mulai dari industri bidang distribusi, konstruksi, ritel, grosir, makanan dan minuman, pertambangan, agrikultur, jasa, real estate, kesehatan, pemerintahan, pemerintahan hingga pendidikan.

Sejatinya, tidak peduli industri apa yang digeluti, setiap perusahaan memiliki kesamaan dalam fungsi dasar operasionalnya.

Perusahaan harus me-manage karyawan, pembelian bahan baku dan penjualan produk atau jasanya, lalu bagaimana mendistribusikannya, hingga yang tak kalah penting pencatatan keuangannya. 

Dengan diimplementasikannya sistem ERP, perusahaan dengan mudah mengelola berbagai hal mendasar itu.

Sekali lagi, product ERP tidak dibuat khusus hanya untuk satu industri saja,

Sistem ERP dirancang secara modular, dimana satu modul dirancang melayani kebutuhan per divisi.

Rancangan secara modular ini membuat sistem ERP scalable dan fleksibel menyesuaikan dengan kebutuhan dan pertumbuhan perusahaan Anda.

Sebagai penyedia ERP tools, HashMicro sangat menyadari terkait skalabilitas.

Mungkin kasusnya 100 banding 1, ditemukan perusahaan baru yang seketika berkembang begitu pesat sehingga membutuhkan sistem dengan fitur lengkap sekaligus.

Bahkan untuk perusahaan yang saat ini sudah menjadi konglomerasi, pasti berawal dari perusahaan skala kecil yang kebutuhan sistemnya belum sekompleks itu.

Dengan sistem modul per modulnya, memungkinkan sistem ERP di-develop seiring dengan perkembangan dan kebutuhan tiap divisi perusahaan dalam skala yang sesuai.

Jenis Penerapan dan Implementasi Sistem ERP

Tidak ada perusahaan yang beroperasional dengan cara dan standar 100% sama dengan perusahaan lainnya.

Kalaupun berada di industri yang sama, sangat mungkin ditemukan adanya perbedaan SOP antara satu perusahaan dengan yang lainnya.

Perbedaan standar operasional ini memunculkan tantangan penerapan dan implementasi yang spesifik.

Beruntungnya, selain dirancang secara modular sistem ERP juga memungkinkan dikembangkan secara custom mengikuti kebutuhan khusus tiap divisi perusahaan.

Selain fitur, kustomisasi sistem ERP juga terkait dengan infrastruktur sistem yang fleksibel disesuaikan dengan preferensi perusahaan.

Dari segi kompleksitas sistem yang dibutuhkan, sistem ERP dapat dikategorikan dalam dua jenis ERP diantaranya ERP Enterprise dan ERP SaaS (Software as a Service).

Sedangkan, dari segi bagaimana dan dimana semua data operasional disimpan dan dikelola, terdapat dua jenis cara implementasi sistem ERP diantaranya on-premise dan cloud.

Keduanya memiliki karakteristik, kelebihan dan kekurangan untuk memenuhi preferensi yang berbeda tiap perusahaan.

Menerapkan sistem ERP pada perusahaan yang telah lama beroperasi secara konvensional bukanlah perkara mudah.

Sebagai penyedia sistem ERP dengan pengalaman lebih dari 10 tahun, kami memahami bagaimana krusialnya transisi yang seamless.

Kami telah membantu banyak perusahaan mengadopsi sistem ERP dengan berbagai kompleksitasnya. 

Cari tahu apa kata klien kami dan pelajari bagaimana Sistem ERP Hashmicro menyelesaikan berbagai tantangan operasional perusahaan.

Berbagai project di banyak industri dan level kompleksitas memperkaya pengalaman kami untuk memastikan setiap kebutuhan sistem diterapkan dengan cara terbaik, cara paling efektif dan efisien.

Mulailah dengan demo gratis untuk mendapatkan pengalaman langsung menggunakan sistem ERP Hashmicro dan konsultasikan kebutuhan spesifik perusahaan Anda pada Business Development representative kami.

Percayakan implementasi sistem ERP perusahaan Anda pada Hashmicro.

---

Konten ini merupakan 1 dari 7 konten pembahasan Sistem ERP secara mendalam. 

Pembahasan Berikutnya: Ketahui 15 Manfaat Sistem ERP untuk Perusahaan Anda.

Pertanyaan Seputar Sistem ERP

• Apa itu sistem ERP?

  Sistem ERP adalah perangkat lunak terintegrasi yang dirancang untuk mengelola proses bisnis dan operasi perusahaan secara holistik. Ini mencakup fungsi seperti keuangan, persediaan, produksi, sumber daya manusia, dan lainnya dalam satu platform.

• Apa manfaat utama dari implementasi sistem ERP?

  Implementasi sistem ERP dapat meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan visibilitas proses bisnis, mengurangi biaya, meningkatkan akurasi data, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Selengkapnya di sini!

• Apa tantangan umum dalam implementasi sistem ERP?

  Tantangan umum dalam implementasi sistem ERP meliputi biaya tinggi, waktu yang diperlukan, kesulitan dalam integrasi dengan sistem yang ada, perubahan budaya organisasi, dan kebutuhan pelatihan yang luas. Selengkapnya di sini!

• Apa perbedaan antara sistem ERP cloud dan on-premise?

  Sistem ERP cloud di-host di infrastruktur cloud pihak ketiga dan diakses melalui internet, sementara sistem ERP on-premise di-host di server perusahaan. ERP cloud sering lebih fleksibel, memungkinkan akses dari mana saja, sedangkan on-premise memberi perusahaan lebih banyak kendali atas infrastruktur.

• Apa yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih sistem ERP?

  Sebelum memilih sistem ERP, perlu dipertimbangkan kebutuhan bisnis spesifik, anggaran, skalabilitas, dukungan vendor, serta kemampuan integrasi dengan sistem yang sudah ada. Evaluasi fitur dan kebutuhan bisnis yang jelas adalah langkah penting dalam proses ini. Selengkapnya di sini!