ERP merupakan singkatan dari (Enterprise Resource Planning). ERP adalah sistem komputer yang bertujuan untuk mengintegrasikan seluruh divisi atau sumber daya perusahaan menjadi satu kesatuan. Tujuannya adalah memudahkan perencanaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan menjadi lebih optimal. Penggunaan sistem ERP dirancang untuk mengoptimalkan seluruh manajemen bisnis menjadi lebih efektif dan efisien.
Di era digital saat ini, otomatisasi sangat penting. Ada banyak tugas terkait bisnis yang perlu diselesaikan dengan cepat dan akurat pada waktu yang bersamaan. Karena hal tersebut, enterprise resource planning system ini mampu meningkatkan efektifitas perusahaan serta memberikan pelayanan lebih bagi para konsumen, yang pada akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder). Penggunaan program ERP pada bisnis tentunya akan memudahkan perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh sumber daya perusahaan menjadi satu.
Sistem ERP pada awalnya dirancang untuk digunakan oleh bisnis dan perusahaan besar. Namun, seiring kemajuan teknologi, enterprise resource planning semakin mudah untuk digunakan oleh usaha menengah maupun UMKM. Dalam artikel kali ini, kami akan membahas pengertian sistem ERP dengan lebih detail, lengkap dengan sejarah singkat, jenis, dan fungsinya bagi bisnis Anda.
Daftar Isi
- Pengertian Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
- Sejarah Singkat Sistem ERP
- Industri Apa Saja yang Dapat Menggunakan ERP?
- Manfaat ERP (Enterprise Resource Planning) bagi Perusahaan
- Kapan Sebaiknya Memutuskan untuk Menggunakan Sistem ERP?
- Jenis-Jenis Pengembangan ERP system:
- Modul-Modul Umum yang Ada dalam Sistem ERP
- Faktor-Faktor yang Perlu Anda Pertimbangkan dalam Memilih Sistem ERP
- Kesimpulan
Pengertian Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Saat ini, banyak orang masih bertanya mengenai apa itu sistem ERP. Sistem ERP adalah program komputer untuk mengotomatiskan seluruh pengelolaan bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Software ini mampu membuat bisnis lebih berkembang karena dapat menyinkronkan seluruh manajemen perusahaan secara optimal. Sistem ERP digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis harian mereka, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek, SDM, dan lain-lain. Di tengah banyaknya pilihan sistem ERP, perusahaan dapat memilih sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaannya.
Aplikasi ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama dari berbagai sumber, enterprise resource planning system mencegah duplikasi data dengan memberikan integritas data.
Sistem informasi ini menjadikan perusahaan atau organisasi dapat mengotomatiskan dan mengintegrasikan seluruh proses pada bisnisnya. Sistem ERP dapat memecahkan seluruh masalah yang terjadi pada perusahaan secara otomatis dan terstruktur, berkat adanya integrasi dengan seluruh divisi perusahaan dalam satu sistem terpusat.
Sejarah Singkat Enterprise Resource Planning (ERP) System
Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya di terapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pengembang software membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Di tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.
Masuk ke periode 80-an, MRP di kembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya.
Di tahun-tahun ini, fungsi sistem ERP beralih ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Di tahun inilah banyak perusahaan mulai menggunakan istilah ERP.
Seiring dengan kemunculan permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan segera terjadi, perusahaan-perusahaan di tahun 1990-an bergegas memperbarui sistem mereka yang sudah ada. Banyak juga dari mereka yang memilih untuk benar-benar mengubah sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP.
Kemudian, pada tahun 1998, NetSuite didirikan, dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat di gunakan di seluruh perusahaan dan bisa di operasikan melalui internet. Pada tahun 2000-an, Gartner Group kembali mengembangkan ERP dengan mengeluarkan ERP II.
Sistem ini merupakan Software Enterprise Resource Planning berbasis Cloud keluaran pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet).
Kini sistem ERP SaaS (Software-as-a-Service) semakin di minati oleh berbagai bisnis. Beberapa diantaranya adalah bisnis UKM dikarenakan tingkat mobilitasnya yang tinggi dan harganya yang lebih terjangkau.
Baca juga: Software ERP Terbaik di Tahun 2023
Industri Apa Saja yang Dapat Menggunakan ERP System?
- Jasa & Konsultasi seperti asuransi, teknologi, layanan keuangan, dll
- Pendidikan
- Transportasi
- ERP Retail, Grosir & SuperMarket
- Real Estate
- ERP Konstruksi, Proyek & Pembangunan Infrastruktur
- ERP Makanan & Minuman
- Pariwisata seperti Restoran, Perhotelan atau Penginapan
- Kesehatan seperti Rumah Sakit & Manufaktur Obat-obatan
- ERP Pertambangan
- ERP Perkebunan
- Ekspor – Impor karena membutuhkan IT inventory untuk Kawasan Berikat
- Pemerintahan untuk mengelola pembelian pengadaan barang atau administrasi lainnya
Setiap perusahaan atau organisasi tentunya mengelola karyawan, membeli produk atau jasa, menjual atau mendistribusikan sesuatu, dan mencatat keuangan. Sistem ERP memungkinkan perusahaan dari segala industri untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh fungsi dasar tersebut.
Manfaat ERP (Enterprise Resource Planning) bagi Perusahaan
Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa begitu banyak bisnis dan perusahaan yang mencari solusi ERP? Apa yang mereka butuhkan? Mereka tidak akan mempertimbangkan penerapan sistem ERP jika software ini tidak memiliki keuntungan untuk bisnis mereka. Salah satu keuntungan ERP pada perusahaan adalah mampu menghubungkan berbagai divisi satu sama lain sehingga perusahaan berkembang menjadi lebih pesat.
Menurut data statistik tahun lalu, ada sebanyak 81 persen perusahaan yang telah berhasil mengimplementasikan sistem ERP pada perusahaannya. Berikut ini beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda.
1. Mengoptimalkan efisiensi
Dengan aplikasi ERP berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga bisa disederhanakan dan diotomatiskan. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis dengan erp modul yang ditawarkan.
Manfaat ERP bagi perusahaan dapat mengurangi pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat memantau laporan web traffic harian tanpa harus memintanya dari tim IT, atau tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.
Sistem ERP merupakan penyedia akses data bagi manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan hanya melalui dasbor. Seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.
2. Meningkatkan kolaborasi
Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem yang terpusat, masing-masing departemen dapat mengakses data dari departemen yang lain. Sistem ERP berbasis Cloud dapat memperluas kolaborasi antar-tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet. Manfaat ERP sebagai penunjang kolaborasi antar tim dan divisi menjadi lebih efisien yang membuat perusahaan mampu mengembangkan bisnisnya menjadi lebih mudah.
3. Menghemat biaya profesional
Penerapan sistem ERP pada perusahaan juga membantu dalam menghemat biaya operasional. Karena sebagian besar aktivitas operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik. Manfaat enterprise resource planning sebagai sistem untuk mengotomatiskan proses bisnis tentunya dapat menghemat seluruh biaya operasional perusahaan.
Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat sehingga ini dapat mengurangi lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena fungsi ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.
4. Meningkatkan keamanan data
Dengan dukungan firewall dan pengelolaan akses ke dalam data perusahaan, keamanan data perusahaan jadi lebih terjamin. Seluruh data disimpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung jawab mengelola data perusahaan bisa memberikan hak akses terbatas kepada karyawan.
Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka masing-masing.
Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang di berhentikan dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP juga menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.
5. Membuat prakiraan bisnis yang akurat
Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat prakiraan yang pada akhirnya akan memengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan konsisten. Sistem ERP jadi sarana yang bisa memfasilitasi semua itu.
Laporan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang bisa menyaring ketidak konsistenan pada data. Sistem ini juga memastikan bahwa data yang diperoleh di hasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan bisnis yang akurat akan membantu pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan yang terbaik bagi bisnis mereka.
Sebagai satu dari manfaat enterprise resource planning, perusahaan dapat berkembang nenjadi lebih efektif dan efisien. Hal itu karena mereka mampu memperkirakan bagaimana penerapan bisnis yang lebih akurat dan efektif. Bisnis dapat menjadi lebih berkembang dan maju menggunakan sistem ERP.
Baca juga : Pengertian, Tujuan, Proses dan Fungsi Supply Chain Management
Kapan Sebaiknya Memutuskan untuk Menggunakan ERP System?
Setiap bisnis unik dan memiliki tantangan yang berbeda. Hal itulah yang tentunya membuat bisnis membutuhkan sebuah software bernama ERP. Keuntungan ERP adalah mampu mengotomatiskan seluruh pengelolaan bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Namun, masih ada beberapa perusahaan yang belum menggunakan sistem ERP sebagai langkah maju untuk otomatiskan bisnis.
Oleh karena itu, yang menjadi pertanyaannya sekarang yakni kapan sebaiknya Anda memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP pada perusahaan Anda? Berikut ini merupakan beberapa parameter yang menunjukkan bahwa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan ERP (Software Enterprise Resource Planning) secepatnya.
- Staf Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas yang semestinya sudah tidak dilakukan secara manual
- Tidak adanya akses cepat dan mudah ke data yang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan bisnis
- Adanya kerja sama dengan berbagai vendor atau supplier dari berbagai wilayah
- Bisnis Anda memiliki banyak aplikasi yang berbeda yang sudah diterapkan untuk bisnis Anda selama bertahun-tahun, tetapi semuanya tidak saling terhubung satu sama lain
- Pemilik bisnis kesulitan memonitor tingkat inventaris Anda setiap hari
- Sebagai pemilik usaha, Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi, mencoba meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dan mengintegrasikan berbagai fungsi dalam bisnis Anda
- Karyawan kesulitan berkolaborasi atau berbagi informasi satu sama lain
- Sulit mengakses data dan informasi bisnis penting saat Anda berada di luar kantor
- Anda sering kali terlambat ketika mengatasi masalah; dengan kata lain, Anda tidak dapat bersikap proaktif dalam mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis Anda
Jika sebagian besar poin yang dikemukakan di atas relevan bagi Anda, maka berarti ini saatnya bagi Anda untuk segera mencari vendor ERP yang tepat. Keuntungan ERP yang mampu memudahkan pengelolaan bisnis menjadi lebih efektif dan efisien menjadi dasar mengapa bisnis sekarang perlu software ERP.
Baca juga : 7 Manfaat Sistem Manajemen Inventory untuk Bisnis Anda
Jenis-jenis Pengembangan Sistem ERP
On-Premise ERP System
Ini di sebut juga dengan ERP konvensional atau ERP di tempat. Sistem ERP ini ter-install secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf IT. Jadi, perusahaan mengelola enterprise resource planning system ini secara in-house.
Investasi awal untuk ERP konvensional terbilang tinggi, karena perusahaan perlu membeli perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistemnya. Perusahaan juga harus mempekerjakan staf IT yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara sistem tersebut.
Selain itu, melakukan upgrade pada sistem ini juga memerlukan banyak upaya, karena tim harus melakukan deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang sudah digunakan sebelumnya.
Meskipun membutuhkan banyak biaya dan upaya, solusi ERP konvensional masih banyak di minati karena sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani data-datanya sendiri untuk memastikan keamanan.
Selain itu, sistem ini juga menawarkan kemudahan untuk penyesuaian dan memberikan lebih banyak kontrol atas proses implementasi. Solusi ERP konvensional biasanya lebih populer di kalangan perusahaan berskala besar.
Cloud ERP System
Saat ini, banyak perusahaan yang belum memiliki pemahaman terkait apa itu sistem ERP berbasis cloud. Cloud ERP adalah jenis ERP yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara terpusat melalui koneksi internet. Vendor atau perusahaan ERP bertanggung jawab terhadap kelancaran sistem ini dan mengawasinya melalui backend. Penggunanya hanya memerlukan username dan password untuk dapat mengakses sistem dari browser.
Biaya investasi untuk Cloud ERP jauh lebih rendah berbanding dengan biaya investasi ERP konvensional. Akan tetapi, penggunanya di kenakan biaya overhead (biasanya per bulan) yang harus di bayarkan selama mereka menggunakan sistem tersebut. Enterprise resource planning system ini lebih populer di kalangan bisnis berskala kecil dan menengah. Berikut ini beberapa kelebihan dari Cloud ERP:
Deployment yang lebih cepat
Tidak seperti on-premise ERP, Cloud ERP tidak memerlukan perangkat keras tambahan sehingga perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk pengadaan dan pemasangan infrastruktur IT. Waktu pemasangan ERP berbasis Cloud biasanya hanya membutuhkan 3-6 bulan sementara solusi ERP konvensional membutuhkan setidaknya 1 tahun.
Pembaruan & peningkatan sistem secara berkala
Sistem ERP berbasis Cloud terus di tingkatkan oleh penyedianya dan Anda dapat yakin bahwa selalu menggunakan sistem ERP dengan versi terbaru dan paling mutakhir. Sementara jika Anda menggunakan enterprise resource planning system konvensional, maka update dan upgrade harus di lakukan dengan menghapus penyesuaian yang telah di gunakan sebelumnya. Menggunakan program ERP terbaru tentu harus perusahaan lakukan agar sistem yang mereka gunakan tidak mengalami error dan terus update sesuai perkembangan zaman.
Mobilitas tingkat tinggi
Solusi Cloud ERP memungkinkan Anda untuk mengawasi bisnis Anda di mana saja dan kapan saja. Karena ERP jenis ini berbasis website, maka penggunanya dapat mengakses sistem melalui browser yang di dukung. Anda tidak perlu datang ke kantor untuk melihat berbagai data yang Anda inginkan, sebab Anda bisa mengaksesnya dari telepon seluler atau tablet Anda.
Hybrid ERP System
Sistem ERP hybrid merupakan kombinasi dari on-premise ERP dan Cloud ERP dan solusi ERP. Sistem ERP jenis ini berfungsi sebagai solusi logis bagi banyak perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP konvensional mereka saat ini tanpa harus mengubahnya.
Selain memisahkan fungsi antara ERP konvensional dan berbasis Cloud, Hybrid ERP juga membantu perusahaan untuk mengintegrasikan atau menambahkan fungsi ke sistem ERP yang ada dengan biaya minimum.
Modul-modul Umum yang Ada dalam ERP System
Anda telah memahami apa itu enterprise resource planning system beserta jenis pengembangan dan kegunaannya. Penjelasan modul ERP biasanya tercantum pada buku ERP yang dapat menjadi pemahaman awal perusahaan mengenai sistem ERP. Kini Anda perlu mengetahui modul-modul apa saja yang biasanya ada dalam ERP sistem secara umum.
Accounting (Akuntansi)
Sistem Akuntansi yang terotomatisasi berfungsi mengelola arus kas yang masuk dan keluar dalam suatu perusahaan. Modul ini juga membantu perusahaan menangani berbagai transaksi akuntansi seperti pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, penganggaran, manajemen pajak, dan lain-lain. Anda bisa membuat laporan keuangan perusahaan hanya dengan beberapa klik dengan modul ini.
CRM
ERP modul CRM (Customer Relationship Management) membantu meningkatkan kinerja penjualan melalui layanan pelanggan yang lebih baik dan membangun hubungan yang sehat dengan pelanggan. ERP modul ini juga membantu perusahaan mengelola dan melacak informasi prospek dan pelanggan seperti riwayat komunikasi, panggilan, pertemuan, data transaksi yang mereka lakukan, durasi kontrak, dan lain-lain.
HRM
Modul HRM (Human Resource Management) membantu meningkatkan efisiensi departemen SDM atau HR dalam perusahaan. ERP modul ini membantu mengelola informasi karyawan seperti penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, keterampilan, kehadiran, cuti, dan lain-lain. Manajemen Penggajian merupakan salah satu sub modul penting dalam sistem HRM yang befungsi untuk mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya.
Baca juga: Modul-modul Penting dalam Sistem ERP
Sales (Penjualan)
ERP modul ini berfungsi menangani alur kerja penjualan seperti laporan penjualan, proposal penawaran (RFP & RFQ), sales order, dan faktur. Jika sistem penjualan diintegrasikan dengan Sistem CRM, akuntansi & Inventaris maka dapat dipastikan bahwa Anda bisa mendorong lebih banyak penjualan dengan data yang akurat dari perkiraan penjualan di masa depan.
Perkiraan penjualan sangatlah penting bagi perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan atau retail. Anda tidak mungkin bisa memprediksi berapa banyak jumlah permintaan setiap hari, maka perlu sekali memperkirakan kemungkinan permintaan yang berubah-ubah. Tentunya dengan sistem penjualan yang mumpuni, akan membantu Anda mempersiapkan kemungkinan jumlah stok SKU yang wajib tersedia pada setiap permintaan musiman (seasonal demand).
Inventory (Inventaris)
Modul inventaris berguna untuk melacak dan mengelola stok barang di perusahaan termasuk memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengisian ulang, melakukan forecasting dan membuat laporan inventaris. Sistem ERP yang bagus memungkinkan integrasi modul inventaris dengan barcode atau SKU scanner. Modul inventaris akan lebih efektif jika di integrasikan dengan modul pembelian.
ERP adalah sistem yang memudahkan proses manajemen bisnis secara end-to-end sehingga wajib memiliki modul inventaris. Bagi perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, retail, pergudangan, atau perkantoran tentu membutuhkan modul inventaris untuk otomatiskan seluruh barang inventory. Hal itu tentu akan mengurangi terjadinya kehilangan barang pada gudang.
Purchasing (Pembelian)
Modul ini mengelola proses yang terlibat dalam pengadaan barang. Ini termasuk: daftar supplier, permintaan dan analisis penawaran, Purchase Order, Goods Receipt Notes, dan pembaruan stok. Integrasikan modul inventaris dengan modul purchasing ini untuk optimalkan manajemen pengadaan stok.
Aplikasi purchasing tentunya juga dapat meningkatkan manajemen pembelian perusahaan Anda dengan melakukan pengadaan barang terlebih dahulu tanpa menunggu stok habis. Selain itu, pemesanan akan berjalan secara otomatis saat stok mencapai ambang batas minimum.
Kehadiran aplikasi ini juga dapat menghindari kerugian pemesanan barang yang tidak sesuai dengan rincian karena sudah lengkap dengan dokumen penting saat melakukan transaksi. Hal itulah yang membuat program ERP wajib memiliki modul purchasing untuk memudahkan perusahaan dalam pengadaan barang dan jasa.
Manufacturing (Manufaktur)
Modul ini berfungsi meningkatkan efisiensi dalam proses manufaktur dalam suatu bisnis, seperti; perencanaan produk, material routing, pemantauan produksi harian, dan pembuatan Bill of Materials. Sistem ERP yang baik memungkinkan modul manufaktur untuk di integrasikan dengan barcode atau RFID scanner.
Kelebihan lain dari Sistem Manufaktur yang fleksibel yakni produsen dapat menyesuaikan fitur-fitur yang ada atau bahkah menambahkan berbagai modul yang mereka butuhkan. Misalnya seperti modul pembelian, akuntansi, human resource management, supply chain management, dan lainnya. Dengan begitu, Anda dapat lebih mudah dalam mengukur efektivitas keseluruhan peralatan setiap waktu melalui alat pelaporan secara real-time.
Baca juga: 5 Modul Sistem ERP yang penting bagi Perusahaan Jasa Profesional
Faktor-faktor yang Perlu Anda Pertimbangkan dalam Memilih Sistem ERP
1. Kebutuhan bisnis Anda
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Tantangan yang di hadapi oleh perusahaan Anda bisa jadi berbeda dari perusahaan lain. Enterprise resource planning system yang baik dapat di sesuaikan dengan kebutuhan unik setiap bisnis.
Pastikan Anda paham apa saja tantangan bisnis Anda dan solusi apa yang Anda harapkan dari Sistem ERP pilihan Anda. Jelaskan seluruh kebutuhan Anda secara detail kepada vendor Anda supaya mendapatkan sistem ERP dengan spesifikasi dan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
2. Pengalaman vendor
Cari tahu informasi detail mengenai vendor ERP Anda, termasuk pengalaman mereka dalam menyediakan solusi ERP untuk berbagai bisnis. Siapa saja klien mereka? Apa saja industri mereka? Berapa lama vendor telah beroperasi?
Minta testimonial dari setiap klien mereka. Kalau perlu tanyakan langsung kepada klien mereka mengenai manfaat yang mereka dapatkan semenjak menggunakan sistem ERP (termasuk hubungan mereka dengan vendor dan layanan yang mereka dapatkan dari vendor).
3. Dukungan dari vendor
Ketika Anda berbicara dengan vendor atau developer sistem ERP, Anda tidak boleh lupa menanyakan tentang dukungan apa saja yang mereka berikan. Dukungan merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap tahap proyek, yang terdiri dari; analisis kebutuhan, perencanaan proyek, implementasi, konfigurasi, pelatihan dan pendampingan, hingga pasca implementasi.
Pastikan bahwa Anda bisa menghubungi vendor Anda dengan mudah ketika sistem ERP Anda sedang mengalami masalah atau ketika Anda memiliki pertanyaan mengenai cara kerja sistem.
4. Kemudahan integrasi dan kustomisasi
Enterprise resource planning system yang baik memberikan kemudahan bagi penggunanya untuk mengintegrasi dan mengkostumisasi sistem tersebut sesuai kebutuhan perusahaan. Anda mungkin belum membutuhkan banyak integrasi atau penyesuaian saat ini, tetapi kebutuhan bisnis Anda dapat berubah sewaktu-waktu.
Anda bisa saja ingin menambahkan modul atau justru menguranginya di masa depan. Ketika bisnis Anda semakin besar, maka kebutuhannya menjadi semakin kompleks. Jadi, pastikan bahwa sistem ERP pilihan Anda dapat dengan mudah menyesuaikan skala bisnis Anda.
5. Proses implementasi
Salah satu faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih aplikasi ERP adalah durasi implementasinya. Jumlah kustomisasi sistem biasanya memengaruhi lama waktu implementasi.
Semakin banyak penyesuaiannya, maka semakin lama proses implementasinya. Implementasi ERP berbasis Cloud cenderung lebih cepat dan sederhana di bandingkan dengan implementasi ERP konvensional. Jadi pikirkan dengan baik jenis deployment ERP mana yang lebih bermanfaat bagi perusahaan Anda.
6. Perhitungan anggaran sesuai dengan kebutuhan
Sistem ERP yang menawarkan biaya lebih murah mungkin dapat meminimalkan biaya pengeluaran perusahaan Anda. Namun di sisi lain, perangkat lunak yang harganya relatif murah mungkin membutuhkan proses implementasi yang lebih lama dan hasilnya bisa jadi kurang efektif. Namun, apabila kebutuhan manajemen perusahaan Anda cukup banyak, maka perusahaan Anda juga membutuhkan enterprise resource planning system yang tentunya mumpuni.
Maka dari itu, perhitungan anggaran dan kebutuhan yang cermat merupakan salah satu kunci sukses dalam memilih ERP. Penting untuk Anda memilih ERP software dengan harga yang sebanding juga dengan kualitas yang ada. Jadi, jangan terlalu terburu-buru dalam memilih ERP dan evaluasi performanya dengan seksama yang juga sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Kesimpulan
Sekarang Anda telah mengetahui apa itu sistem ERP, sejarah singkatnya, jenis pengembangannya, modul-modul ERP yang biasanya ada di dalamnya, fungsi ERP, dan faktor-faktor yang perlu Anda pertimbangkan ketika memilihnya. Selanjutnya, Anda hanya perlu mengidentifikasi berbagai tantangan yang Anda hadapi dan solusi yang Anda butuhkan.
Jika Anda masih bingung mengenai modul-modul enterprise resource planning system yang Anda butuhkan, jangan ragu untuk bertanya kepada penyedia solusi ERP yang tepat. HashMicro menyediakan konsultasi gratis bagi Anda yang berencana mengimplementasikan ERP pada bisnis Anda. Dapatkan juga free demo!
