Mengenal Sistem HRIS, Fungsi, Fitur, dan Cara Kerjanya

Sistem HRIS adalah singkatan Human Resource Information System (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia). Perusahaan memanfaatkan HRIS untuk mengelola dan mengotomatiskan berbagai proses inti sumber daya manusia, seperti penggajian, pelacakan waktu, dan administrasi tunjangan karyawan. Lalu, apa itu HRIS sebenarnya?

Dalam dunia bisnis modern, pengelolaan sumber daya manusia yang efektif menjadi kunci untuk mencapai kesuksesan. Banyak perusahaan menghadapi masalah seperti pengelolaan penggajian yang rumit, kesulitan merekrut talenta yang tepat, serta pemantauan kinerja karyawan yang tidak efektif.

Untuk mengatasi masalah-masalah ini, sistem HRIS (Human Resource Information System) hadir sebagai solusi untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia, termasuk rekrutmen, penggajian, dan evaluasi kinerja. Manfaat HRIS sangat beragam, mulai dari efisiensi proses hingga peningkatan kepuasan karyawan.

Berdasarkan survei yang dilakukan oleh TrueList, 47% perusahaan besar menggunakan HR information system untuk membantu proses kerja HR dan meningkatkan operasional perusahaan secara keseluruhan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam tentang pengertian HRIS system, fungsi-fungsi utamanya, serta manfaat yang dapat diperoleh bisnis dengan mengadopsi sistem ini.

Pilih daftar isi

Key Takeaways Sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah alat yang mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai aspek manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Fungsi aplikasi HRIS melibatkan peningkatan fokus tim HR pada tujuan perusahaan, efisiensi administrasi karyawan, dan dukungan terhadap kebutuhan karyawan. Fitur-fitur penting dalam aplikasi HRIS mencakup manajemen rekrutmen, manajemen bakat, manajemen karier, dan screening CV otomatis. Sistem HRIS HashMicro adalah sistem terbaik yang dapat mengotomatisasi tugas-tugas HR, seperti pengelolaan penggajian dan manajemen talenta. Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

Apa Itu Sistem HRIS?

Software HRIS adalah sistem yang membantu bisnis mengelola data karyawan secara efisien dalam satu platform HRIS terpusat. Sistem ini bekerja dengan menyimpan dan mengatur informasi seperti absensi, gaji, kinerja, dan kontrak sehingga memudahkan perusahaan dalam manajemen sumber daya manusia.

HRIS berfungsi sebagai database sentral yang memudahkan kerja HR dengan mengelola data karyawan serta menyebarkan informasi dan kebijakan perusahaan kepada karyawan secara otomatis. Manfaat HRIS ini sangat dirasakan dalam peningkatan efisiensi kerja.

HRIS membantu perusahaan untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas HR, seperti pengelolaan penggajian dan manajemen tenaga kerja. Dalam hal HRM Payroll, sistem HRIS memudahkan penghitungan dan pembayaran gaji karyawan, termasuk pemotongan pajak, tunjangan, dan komponen-komponen lainnya. Human resource integrated system ini juga meningkatkan akurasi dan kecepatan proses penggajian.

Sementara itu, dalam HRM Talent Management, HRIS sistem mengelola rekrutmen, kompensasi, alur kerja, pelatihan, dan layanan self-service karyawan.

Human capital information system atau sistem HR juga membantu perusahaan dalam rekrutmen, evaluasi, dan pengembangan karyawan, serta memastikan perusahaan memiliki talenta yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis dengan talent mapping. Manfaat HRIS dalam hal ini sangat penting untuk keberhasilan perusahaan.

Manfaat dan Fungsi Sistem HRIS bagi Perusahaan

Sistem Human Resource Integrated System (HRIS) hadir sebagai solusi untuk mengelola berbagai aspek SDM dalam perusahaan secara terpadu. Berikut ini adalah beberapa fungsi dan manfaat sistem HRIS yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan kinerja SDM:

1. Manajemen Data Karyawan

Sistem HRIS menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, data kontak, dan lain-lain. Sistem ini mengotomatisasi tugas rutin seperti pemantauan absensi dan pelaporan kinerja.

Hasilnya, efisiensi operasional dan produktivitas meningkat sebesar 15% dan mengurangi biaya HR sebesar 12%.

2. Rekrutmen dan Seleksi

Aplikasi HRIS memfasilitasi proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru. Sistem ini memungkinkan Anda untuk memposting lowongan pekerjaan, mengumpulkan lamaran, menjadwal wawancara, dan mengevaluasi calon karyawan.

3. Penggajian dan Manajemen Kompensasi

Manfaat sistem HRIS lainnya yaitu mengelola perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, dan manajemen kompensasi lainnya. Sistem ini mengotomatiskan proses penggajian dan memastikan akurasi dalam perhitungan gaji karyawan. Selain itu, sistem HRIS juga mengurangi risiko pelanggaran data hingga 50%.

4. Manajemen Kinerja

HRIS membantu dalam penilaian dan manajemen kinerja karyawan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan kinerja, memberikan umpan balik, dan melakukan evaluasi kinerja secara terstruktur.

Dengan akses mudah ke informasi pribadi dan penilaian kinerja, karyawan dapat lebih terlibat dalam pengelolaan aspek-aspek pekerjaan mereka. Aplikasi HRIS juga meningkatkan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan sebesar 25%.

5. Pelatihan dan Pengembangan

Human Resource Integrated System (HRIS) mengatur program pelatihan dan pengembangan karyawan, memfasilitasi pendaftaran, pemantauan kemajuan, dan pelaporan hasil pelatihan. Dengan demikian, HRIS meningkatkan loyalitas karyawan, mengurangi turnover rate, dan membentuk tim yang stabil dan produktif. Karyawan juga menjadi lebih terlibat, mandiri, puas, dan loyal.

6. Manajemen Absensi dan Cuti

Aplikasi absensi karyawan mengelola absensi karyawan, cuti, jadwal kerja, dan izin lainnya secara efisien. Karyawan dapat mengajukan cuti dan absensi langsung melalui sistem, sementara HR dapat memantau dan melacak kehadiran karyawan dengan mudah. Semua data karyawan juga tersimpan dalam satu sistem terpusat yang dapat diakses dari mana saja.

7. Pengambilan Keputusan

Manfaat HRIS yang tak kalah penting yaitu menyediakan data dan laporan yang diperlukan untuk analisis SDM. Sistem ini dapat menghasilkan laporan terkait demografi karyawan, biaya SDM, kinerja, dan statistik lainnya untuk membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

Fitur-fitur Sistem HRIS

Aplikasi HRIS tidak hanya membantu mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien, tetapi juga menyediakan fitur komprehensif yang dapat mendukung berbagai aspek manajemen HRD. Berikut adalah fitur-fitur utama yang tersedia dalam sistem HRIS:

1. Sistem rekrutmen

Untuk mempermudah proses rekrutmen, sistem HRIS menyediakan berbagai alat otomatis yang membantu dalam seleksi dan penilaian kandidat. Berikut beberapa fitur unggulan dalam sistem rekrutmen:

• Screening CV yang membantu dalam menyeleksi dan menilai CV secara otomatis.
• Survey atau tes untuk membuat beberapa pertanyaan melalui sistem bagi calon karyawan.
• Penjadwalan interview otomatis untuk mengatur jadwal wawancara kerja dengan calon karyawan.

2. Sistem manajemen karyawan

Manajemen karyawan menjadi lebih terstruktur dan efisien dengan fitur-fitur yang ditawarkan aplikasi HRIS. Beberapa fitur ini berfungsi untuk memastikan akurasi data dan kemudahan pengelolaan:

• Absensi face recognition yang dilengkapi dengan integrasi GPS untuk mengurangi kecurangan pegawai.
• Payroll otomatis untuk generate payslip per karyawan berdasarkan data yang telah diinput.
• Sistem rostering yang dapat membantu dalam penjadwalan jam kerja karyawan.

3. Sistem career management

Sistem HRIS juga memiliki fitur untuk manajemen karier yang membantu mengembangkan dan memantau jalur karir karyawan. Fitur-fitur ini memastikan bahwa setiap karyawan memiliki kesempatan untuk berkembang sesuai dengan potensi mereka.

• Mengumpulkan dan menganalisis data kinerja karyawan seperti evaluasi kinerja dari  KPI, target pencapaian, dan umpan balik dari rekan kerja atau atasan.
• Employee disciplinary yang membantu HR memberikan surat peringatan secara real-time kepada karyawan yang telah melanggar peraturan perusahaan.
• Orientation request yang memudahkan proses on & off-boarding untuk karyawan baru.

Cara Kerja Sistem HRIS untuk Membantu HR

Software HRIS adalah solusi untuk membantu departemen HR dalam mengelola dan meningkatkan performa karyawan dengan lebih efisien. Software ini secara otomatis menangani sejumlah tugas yang biasanya dilakukan oleh tim sumber daya manusia.

Sebagai central database, HRIS menyediakan akses terpusat untuk semua informasi karyawan, memudahkan kolaborasi antara manajer HRD dan staf. Selain itu, software HR juga membantu perusahaan mematuhi peraturan perpajakan dan hukum ketenagakerjaan.

Dengan human capital information system, tim HR dapat mengurangi pekerjaan administratif yang memakan waktu dan fokus pada pengembangan karyawan serta perencanaan SDM yang lebih efektif. Salah satu software yang bisa mendukung efisiensi ini adalah Sunfish HRIS.

Berikut 5 cara Sistem Human Resources Information System membantu dengan pekerjaan administratif:

1. Otomatisasi Proses yang Repetitif: Aplikasi HRIS dapat mengautomasi tugas seperti onboarding, offboarding, review tahunan, dan proses lainnya yang berulang, mengurangi kesalahan dan membebaskan waktu staf untuk tugas yang lebih kritikal.
2. Data Karyawan yang Terpusat: Aplikasi HRIS menyimpan data karyawan dalam database yang terpusat, membuatnya mudah diakses dan mengurangi redundansi, sehingga karyawan dapat melakukan tugas administratif sederhana sendiri dan membebaskan waktu profesional HR untuk aspek yang lebih penting.
3. Simplifikasi Tugas Administratif: Program HRIS dapat menyederhanakan tugas seperti mengedit kontrak kerja, manajemen kehadiran, mengelola klaim biaya, dan melacak pemeriksaan medis, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.
4. Mengurangi Tugas Administratif Manual: Sistem HRIS dapat mengautomasi tugas seperti pengelolaan gaji, yang biasanya dilakukan secara manual oleh tim HR, menghemat waktu dan meningkatkan kinerja perusahaan.
5. Meningkatkan Akurasi Data dan Mengurangi Kesalahan: Program HRIS dapat membantu mengurangi kesalahan manusia selama tugas administratif, memastikan akurasi dan kepatuhan dengan hukum yang berlaku.

Perbedaan Sistem HRM, HCM, dan HRIS

Anda mungkin sering mendengar atau membaca istilah ini saling bergantian sehingga Anda bertanya-tanya apa perbedaan esensial antara Human Resource Management (HRM), Human Capital Management (HCM), dan Human Resource Information Systems (HRIS)?

Berikut adalah perbedaan antara program HRIS, HRM, dan HCM:

Kriteria‎	HRM	HRIS	HCM
Fungsi utama                 ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎	Mengotomatiskan proses dan manajemen siklus hidup karyawan, termasuk penggajian dan manajemen waktu.	Mengelola sumber daya manusia, kebijakan, dan prosedur perusahaan.	Mengelola seluruh aspek manajemen sumber daya manusia dari rekrutmen hingga pensiun, termasuk pengembangan karyawan.
Sistem                      ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎	Terintegrasi dengan ERP atau modul/aplikasi lainnya, memberikan solusi yang lebih komprehensif.	Berdiri sendiri, sering digunakan sebagai solusi terpisah.	Terintegrasi dengan modul lain dalam sistem ERP, sering kali sebagai bagian dari sistem manajemen bisnis yang lebih luas.
Fitur inti	Fitur dan kemampuan HRIS, penggajian, manajemen waktu dan upah.	Rekrutmen, kompensasi, alur kerja (workflow), training, layanan self-service, database karyawan.	Manajemen talenta, perencanaan penggantian, pengembangan karir, pengelolaan kinerja, dan analitik SDM.
Penggunaan ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎	Cocok untuk bisnis berkembang yang membutuhkan sistem yang bisa berkembang atau dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis yang berubah-ubah.	Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah yang tidak membutuhkan fitur atau sistem yang kompleks.	Cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan manajemen SDM yang kompleks dan beragam serta membutuhkan integrasi yang luas.
Tantangan utama             ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎	Memerlukan waktu dan upaya yang signifikan untuk mengintegrasikan semua fungsi HR dan modul lain yang terkait.	Kebutuhan spesifik mungkin memerlukan modifikasi yang tidak selalu tersedia dalam sistem standar.	Memerlukan investasi awal yang besar dan waktu implementasi yang panjang, serta membutuhkan manajemen perubahan yang efektif.

Pada intinya, aplikasi HRIS, HCM, ataupun HRM adalah sebuah solusi yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Dengan menggabungkan kedua pendekatan ini untuk mencapai efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan Anda.

Dengan menggunakan HRM untuk mengembangkan karyawan dan mengadopsi program HRIS untuk mengotomatisasi tugas-tugas administratif, perusahaan Anda dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke upaya pengembangan bisnis yang strategis.

Cara Memilih Aplikasi HRIS yang Tepat untuk Perusahaan Anda

Dalam memilih sistem HRIS yang sesuai untuk bisnis Anda, ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda dalam memilih aplikasi HRIS yang tepat:

1. Memahami kebutuhan bisnis Anda: Pertimbangkan jumlah karyawan, struktur organisasi, proses bisnis yang ada, dan kebijakan perusahaan. Dengan memahami kebutuhan bisnis secara mendalam, Anda dapat memilih aplikasi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
2. Identifikasi fitur dan fungsionalitas: Beberapa fitur yang umum termasuk manajemen data karyawan, manajemen absensi, proses rekrutmen, evaluasi kinerja, penjadwalan, pelaporan, dan analisis. Pastikan sistem HRIS yang dipilih memiliki fitur-fitur yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda.
3. Evaluasi keamanan data: Keamanan data karyawan dan informasi perusahaan sangat penting dalam pemilihan aplikasi HRIS. Pastikan vendor HRIS Indonesia menawarkan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan akses berbasis peran. Hal ini akan membantu melindungi informasi sensitif perusahaan dari ancaman keamanan.
4. Kemampuan kustomisasi dan integrasi: Pastikan aplikasi HRIS dapat dikustomisasi untuk mencocokkan proses dan kebijakan internal perusahaan. Selain itu, pertimbangkan kemampuan integrasi aplikasi HRIS dengan aplikasi atau modul lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem akuntansi atau manajemen proyek.
5. Ketersediaan dukungan dan pelatihan: Pastikan penyedia sistem HRIS menawarkan pelatihan yang komprehensif untuk membantu pengguna memahami fitur-fitur sistem dengan baik dan meningkatkan adopsi oleh pengguna.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih software HR yang tepat untuk bisnis Anda, yang akan membantu meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Software HashMicro sebagai Solusi Sistem HRIS Terpercaya

HashMicro HRIS system adalah aplikasi perangkat lunak sistem informasi sumber daya manusia yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek dari sumber daya manusia mereka dengan lebih efisien.

Bagi Anda yang tertarik dengan sistem HashMicro, Anda bisa memanfaatkan akses demo gratis yang mereka sediakan. Penawaran ini dapat menjadi kesempatan Anda untuk eksplorasi bagaimana sistem mereka bekerja tanpa perlu membuat komitmen di awal.

Sebagai perusahaan principal, HashMicro memiliki sistem yang terstandardisasi. Ini berarti sistem-sistem yang mereka tawarkan mematuhi standar industri yang ketat dan telah diuji untuk keandalan serta keefisienannya.

Fitur-fitur yang ditawarkan oleh aplikasi HRIS HashMicro meliputi pengelolaan data karyawan, seperti data pribadi, kontak, pendidikan, dan pengalaman kerja. Aplikasi ini juga menyediakan fasilitas untuk mengelola data gaji, seperti pembayaran gaji, potongan, dan tunjangan.

HR Information System ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh proses HR dalam satu platform, sehingga memudahkan pengelolaan data dan mendukung aliran informasi yang lebih mulus antar departemen perusahaan.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai bagaimana HashMicro HRIS dapat mengelola operasional perusahaan Anda secara efisien, klik gambar di bawah ini untuk melihat skema harganya.

Kesimpulan

Sistem HRIS adalah solusi penting dalam mengelola sumber daya manusia di era bisnis modern. Dengan menyediakan berbagai fitur penting, seperti manajemen data karyawan, penggajian, manajemen bakat, dan evaluasi kinerja, aplikasi HRIS membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan fokus pada tujuan bisnis inti.

HashMicro HRIS hadir sebagai solusi perangkat lunak yang dapat membantu perusahaan untuk mengelola SDM dengan lebih efisien. Solusi ini dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan diintegrasikan dengan sistem lain, seperti software akuntansi, manajemen proyek, atau modul lain yang diperlukan oleh tim HR.

Lihat sendiri bagaimana HashMicro HRIS dapat memaksimalkan performa bisnis Anda dan coba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Aplikasi HRIS

• Apa saja jenis pekerjaan divisi HR di perusahaan?

  Jenis pekerjaan yang ada di divisi HR perusahaan meliputi:
  1. Kegiatan rekrutmen dan seleksi karyawan.
  2. Manajemen kompensasi dan tunjangan.
  3. Pengembangan potensi sumber daya manusia.
  4. Pengelolaan perkembangan dan perubahan organisasi.
  5. Evaluasi dan penilaian kinerja karyawan.

• Apa fungsi dari HR?

  Ada lima fungsi utama dari HR. Beberapa di antaranya adalah rekrutmen tenaga kerja, pengawasan dan pengelolaan kinerja karyawan, pengembangan sumber daya manusia, pemberian kompensasi dan tunjangan bagi karyawan, serta perencanaan karier. Baca selengkapnya di sini!

• Apa manfaat sistem HRIS bagi karyawan?

  Manfaat sistem HRIS bagi karyawan meliputi pengelolaan hubungan antar karyawan dengan efektif, perekrutan dan retensi karyawan berprestasi, administrasi kompensasi dan manfaat karyawan, serta penerapan tindakan berbasis keselamatan dan kesehatan.

• Mengapa HR penting dalam perusahaan?

  HR mengupayakan karyawan agar bekerja di perusahaan menjadi pengalaman terbaik. Selain itu, peran HR juga penting dalam menyesuaikan talenta yang bekerja dengan kebutuhan perusahaan saat ini dan kedepannya. Baca selengkapnya di sini!

• Apakah HRIS wajib diterapkan di semua jenis perusahaan?

  HRIS sangat esensial bagi berbagai jenis perusahaan karena mempermudah pertukaran informasi yang mendukung kinerja perusahaan. Sistem HRIS tidak hanya bermanfaat bagi divisi HR, tetapi juga memberikan manfaat bagi karyawan dalam berbagai aspek. Baca selengkapnya di sini!