Sistem HRIS: Fungsi, Fitur, dan Cara Kerjanya

Sistem HRIS adalah singkatan Human Resource Information System (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia). Perusahaan memanfaatkan HRIS untuk mengelola dan mengotomatiskan berbagai proses inti sumber daya manusia, seperti penggajian, pelacakan waktu, dan administrasi tunjangan karyawan.

Dalam dunia bisnis modern, pengelolaan sumber daya manusia yang efektif menjadi kunci untuk mencapai kesuksesan. Banyak perusahaan menghadapi masalah seperti pengelolaan penggajian yang rumit, kesulitan merekrut talenta yang tepat, serta pemantauan kinerja karyawan yang tidak efektif.

Untuk mengatasi masalah-masalah ini, sistem HRIS (Human Resource Information System) hadir sebagai solusi untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia, termasuk rekrutmen, penggajian, dan evaluasi kinerja.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam tentang apa itu HRIS, fungsi-fungsi utama HRIS system, serta manfaat yang dapat diperoleh bisnis dengan mengadopsi sistem ini.

Key Takeaways Sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah alat yang mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai aspek manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Fungsi aplikasi HRIS melibatkan peningkatan fokus tim HRD pada tujuan perusahaan, efisiensi administrasi karyawan, dan dukungan terhadap kebutuhan karyawan. Fitur-fitur penting dalam aplikasi HRIS mencakup manajemen rekrutmen, manajemen bakat, manajemen karier, dan screening CV otomatis. Sistem HRIS HashMicro adalah sistem terbaik yang dapat mengotomatisasi tugas-tugas HR, seperti pengelolaan penggajian dan manajemen talenta. Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

Apa Itu HRIS?

Menurut Khera & Gulati (2012), HRIS adalah sistem perangkat lunak yang memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menganalisis data terkait karyawan.

Berdasarkan survei yang dilakukan oleh TrueList, 47% perusahaan besar menggunakan HR information system untuk membantu proses kerja HRD dan meningkatkan operasional perusahaan secara keseluruhan.

HRIS membantu perusahaan untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas HRD, seperti pengelolaan penggajian dan manajemen tenaga kerja. Dalam hal HRM Payroll, sistem HRIS memudahkan penghitungan dan pembayaran gaji karyawan, termasuk pemotongan pajak, tunjangan, dan komponen-komponen lainnya.

Sementara itu, dalam HRM Talent Management, HRIS sistem mengelola rekrutmen, kompensasi, alur kerja, pelatihan, dan layanan self-service karyawan. Human capital information system atau sistem HR juga membantu perusahaan dalam rekrutmen, evaluasi, dan pengembangan karyawan, serta memastikan perusahaan memiliki talenta yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis dengan talent mapping.

Fitur-fitur Sistem HRIS

Aplikasi HRIS  sebagai salah satu modul ERP tidak hanya membantu mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien, tetapi juga menyediakan fitur komprehensif yang dapat mendukung berbagai aspek manajemen HRD. Berikut adalah fitur-fitur utama yang tersedia dalam sistem HRIS:

• Screening CV yang membantu dalam menyeleksi dan menilai CV secara otomatis.
• Survey atau tes untuk membuat beberapa pertanyaan melalui sistem bagi calon karyawan.
• Penjadwalan interview otomatis untuk mengatur jadwal wawancara kerja dengan calon karyawan.
• Absensi face recognition yang dilengkapi dengan integrasi GPS untuk mengurangi kecurangan pegawai.
• Payroll otomatis di HRIS system untuk generate payslip per karyawan berdasarkan data yang telah diinput.
• Sistem rostering yang dapat membantu dalam penjadwalan jam kerja karyawan.
• Mengumpulkan dan menganalisis data kinerja karyawan seperti evaluasi kinerja dari  KPI, target pencapaian, dan umpan balik dari rekan kerja atau atasan.
• Employee disciplinary yang membantu HRD memberikan surat peringatan secara real-time kepada karyawan yang telah melanggar peraturan perusahaan.
• Orientation request yang memudahkan proses on & off-boarding untuk karyawan baru.

Manfaat dan Fungsi HRIS bagi Perusahaan

Menggunakan HRIS membantu bisnis dalam mengelola data karyawan dengan lebih efisien dan akurat, menghemat waktu dan biaya operasional. Sistem HRIS bekerja dengan mengintegrasikan berbagai fungsi HR seperti payroll, absensi, dan pengelolaan kinerja ke dalam satu platform yang mudah diakses.

HRIS hadir sebagai solusi untuk mengelola berbagai aspek SDM dalam perusahaan secara terpadu. Berikut ini adalah beberapa manfaat dan fungsi HRIS yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan kinerja SDM:

1. Manajemen Data Karyawan

Sistem HRIS menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, data kontak, dan lain-lain. Sistem ini mengotomatisasi tugas rutin seperti pemantauan absensi dan pelaporan kinerja.

Hasilnya, efisiensi operasional dan produktivitas meningkat sebesar 15% dan mengurangi biaya HR sebesar 12%.

2. Rekrutmen dan Seleksi

Aplikasi HRIS memfasilitasi proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru. Sistem HRIS memungkinkan Anda untuk memposting lowongan pekerjaan, mengumpulkan lamaran, menjadwal wawancara, dan mengevaluasi calon karyawan.

3. Penggajian dan Manajemen Kompensasi

Fungsi HRIS yang ketiga yaitu mengelola perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, dan manajemen kompensasi lainnya. HRIS system mengotomatiskan proses penggajian dan memastikan akurasi dalam perhitungan gaji karyawan. Selain itu, sistem HRIS juga mengurangi risiko pelanggaran data hingga 50%.

4. Manajemen Kinerja

Sistem HRIS membantu dalam penilaian dan manajemen kinerja karyawan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan kinerja, memberikan umpan balik, dan melakukan evaluasi kinerja secara terstruktur.

Dengan akses mudah ke informasi pribadi dan penilaian kinerja, karyawan dapat lebih terlibat dalam pengelolaan aspek-aspek pekerjaan mereka. Aplikasi HRIS juga meningkatkan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan sebesar 25%.

5. Pelatihan dan Pengembangan

Fungsi HRIS juga terdapat untuk mengatur program pelatihan dan pengembangan karyawan, memfasilitasi pendaftaran, pemantauan kemajuan, dan pelaporan hasil pelatihan. Dengan demikian, sistem HRIS meningkatkan loyalitas karyawan, mengurangi turnover rate, dan membentuk tim yang stabil dan produktif. Karyawan juga menjadi lebih terlibat, mandiri, puas, dan loyal.

6. Manajemen Absensi dan Cuti

Aplikasi absensi karyawan mengelola absensi karyawan, cuti, jadwal kerja, dan izin lainnya secara efisien. Karyawan dapat mengajukan cuti dan absensi langsung melalui sistem, sementara HRD dapat memantau dan melacak kehadiran karyawan dengan mudah. Semua data karyawan juga tersimpan dalam satu sistem terpusat yang dapat diakses dari mana saja.

7. Pengambilan Keputusan

Fungsi HRIS selanjutnya adalah menyediakan data dan laporan yang diperlukan untuk analisis SDM. Sistem ini dapat menghasilkan laporan terkait demografi karyawan, biaya SDM, kinerja, dan statistik lainnya untuk membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

Cara Kerja Sistem HRIS untuk Membantu HR

Software HRIS adalah solusi untuk membantu HRD dalam mengelola dan meningkatkan performa karyawan dengan lebih efisien. Sebagai central database, software HR ini menyediakan akses terpusat untuk semua informasi karyawan, memudahkan kolaborasi antara manajer HRD dan staf.

Dengan human capital information system, tim HRD dapat mengurangi pekerjaan administratif yang memakan waktu dan fokus pada pengembangan karyawan serta perencanaan SDM yang lebih efektif. Salah satu software yang bisa mendukung efisiensi ini adalah Sunfish HRIS.

Berikut 5 cara Sistem Human Resources Information System membantu dengan pekerjaan administratif:

1. Otomatisasi Proses yang Repetitif: Aplikasi HRIS dapat mengautomasi tugas seperti onboarding, offboarding, review tahunan, dan proses lainnya yang berulang, mengurangi kesalahan dan membebaskan waktu staf untuk tugas yang lebih kritikal.
2. Data Karyawan yang Terpusat: Aplikasi HRIS menyimpan data karyawan dalam database yang terpusat, membuatnya mudah diakses dan mengurangi redundansi, sehingga karyawan dapat melakukan tugas administratif sederhana sendiri dan membebaskan waktu profesional HR untuk aspek yang lebih penting.
3. Simplifikasi Tugas Administratif: Sistem HRIS dapat menyederhanakan tugas seperti mengedit kontrak kerja, manajemen kehadiran, mengelola klaim biaya, dan melacak pemeriksaan medis, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.
4. Mengurangi Tugas Administratif Manual: Sistem HR dapat mengautomasi tugas seperti pengelolaan gaji, yang biasanya dilakukan secara manual oleh tim HR, menghemat waktu dan meningkatkan kinerja perusahaan.
5. Meningkatkan Akurasi Data dan Mengurangi Kesalahan: HRIS system dapat membantu mengurangi kesalahan manusia selama tugas administratif, memastikan akurasi dan kepatuhan dengan hukum yang berlaku.

Perbedaan Sistem HRM, HCM, dan HRIS

Anda mungkin sering mendengar atau membaca istilah ini saling bergantian, sehingga Anda bertanya-tanya apa perbedaan esensial antara Human Resource Management (HRM), Human Capital Management (HCM), dan Human Resource Information Systems (HRIS)? 

Berikut adalah perbedaan antara program HRIS, HRM, dan HCM:

1. Fungsi Utama

• HRM: Mengotomatiskan proses dan manajemen siklus hidup karyawan, termasuk penggajian dan manajemen waktu.
• HRIS: Mengelola sumber daya manusia, kebijakan, dan prosedur perusahaan.
• HCM: Mengelola seluruh aspek manajemen sumber daya manusia dari rekrutmen hingga pensiun, termasuk pengembangan karyawan.

2. Sistem

• HRM: Terintegrasi dengan ERP atau modul/aplikasi lainnya, memberikan solusi yang lebih komprehensif.
• HRIS: Berdiri sendiri, sering digunakan sebagai solusi terpisah.
• HCM: Terintegrasi dengan modul lain dalam sistem ERP, sering kali sebagai bagian dari sistem manajemen bisnis yang lebih luas.

3. Fitur Inti

• HRM: Fitur dan kemampuan HRIS, penggajian, manajemen waktu dan upah.
• HRIS: Rekrutmen, kompensasi, alur kerja (workflow), training, layanan self-service, database karyawan.
• HCM: Manajemen talenta, perencanaan penggantian, pengembangan karir, pengelolaan kinerja, dan analitik SDM.

4. Penggunaan

• HRM: Cocok untuk bisnis berkembang yang membutuhkan sistem yang bisa berkembang atau dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis yang berubah-ubah.
• HRIS: Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah yang tidak membutuhkan fitur atau sistem yang kompleks.
• HCM: Cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan manajemen SDM yang kompleks dan beragam serta membutuhkan integrasi yang luas.

5. Tantangan Utama

• HRM: Memerlukan waktu dan upaya yang signifikan untuk mengintegrasikan semua fungsi HR dan modul lain yang terkait.
• HRIS: Kebutuhan spesifik mungkin memerlukan modifikasi yang tidak selalu tersedia dalam sistem standar.
• HCM: Memerlukan investasi awal yang besar dan waktu implementasi yang panjang, serta membutuhkan manajemen perubahan yang efektif.

Pada intinya, aplikasi HRIS, HCM, ataupun HRM adalah sebuah solusi yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Dengan menggabungkan kedua pendekatan ini untuk mencapai efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan Anda.

Dengan menggunakan HRM untuk mengembangkan karyawan dan mengadopsi program HRIS untuk mengotomatisasi tugas-tugas administratif, perusahaan Anda dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke upaya pengembangan bisnis yang strategis.

Mengetahui perbedaan HRIS vs HRMS vs HCM akan sangat berguna untuk memutuskan sistem apa yang akan Anda implementasi di perusahaan Anda.

Cara Memilih Aplikasi HRIS yang Tepat untuk Perusahaan Anda

Dalam memilih sistem HRIS yang sesuai untuk bisnis Anda, ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda dalam memilih aplikasi HRIS yang tepat:

1. Memahami kebutuhan bisnis Anda: Pertimbangkan jumlah karyawan, struktur organisasi, proses bisnis yang ada, dan kebijakan perusahaan. Dengan memahami kebutuhan bisnis secara mendalam, Anda dapat memilih aplikasi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
2. Identifikasi fitur dan fungsionalitas: Beberapa fitur yang umum termasuk manajemen data karyawan, manajemen absensi, proses rekrutmen, evaluasi kinerja, penjadwalan, pelaporan, dan analisis. Pastikan sistem HR yang dipilih memiliki fitur-fitur yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda.
   
3. Evaluasi keamanan data: Keamanan data karyawan dan informasi perusahaan sangat penting dalam pemilihan aplikasi HRIS. Pastikan vendor HRIS Indonesia menawarkan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan akses berbasis peran. Hal ini akan membantu melindungi informasi sensitif perusahaan dari ancaman keamanan.
4. Kemampuan kustomisasi dan integrasi: Pastikan aplikasi HRIS dapat dikustomisasi untuk mencocokkan proses dan kebijakan internal perusahaan. Selain itu, penting untuk mempertimbangkan kemampuan integrasi aplikasi HRIS dengan aplikasi atau modul lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem akuntansi atau manajemen proyek.
5. Ketersediaan dukungan dan pelatihan: Pilih penyedia HRIS yang menawarkan pelatihan menyeluruh agar pengguna dapat memahami semua fitur sistem dengan baik. Dukungan ini akan sangat membantu dalam mempercepat adopsi sistem oleh pengguna di perusahaan Anda.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih software HR yang tepat untuk bisnis Anda, yang akan membantu meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Software HashMicro sebagai Solusi Sistem HRIS Terpercaya

HashMicro HRIS system adalah aplikasi perangkat lunak sistem informasi sumber daya manusia yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek dari sumber daya manusia mereka dengan lebih efisien.

Sebagai perusahaan principal, HashMicro memiliki sistem yang terstandardisasi. Ini berarti sistem-sistem yang mereka tawarkan mematuhi standar industri yang ketat dan telah diuji untuk keandalan serta keefisienannya. Anda bisa mencoba demo gratis HashMicro untuk merasakan sendiri fitur canggih HRIS yang mereka sediakan. 

• Kustomisasi yang lebih luas: HashMicro HRM menawarkan fleksibilitas dan kustomisasi yang lebih luas daripada HRIS Talenta. Perusahaan dapat menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis dan proses HR mereka. Hal ini memungkinkan adaptasi yang lebih baik terhadap perubahan dalam organisasi serta pengoptimalan sistem sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
• Modul yang komprehensif: Sistem ini memiliki modul komprehensif dalam mengelola sumber daya manusia. Selain modul dasar seperti manajemen karyawan, penggajian, dan manajemen absensi, HashMicro HRM juga menyediakan modul seperti manajemen pelatihan, kinerja, hingga pengembangan karir. Keberagaman modul memungkinkan perusahaan mengelola aspek HR yang lebih holistik dan terintegrasi.
• Skalabilitas yang tinggi: Software HRM tersebut juga berkemampuan skalabilitas yang tinggi, sehingga dapat dengan mudah mengakomodasi pertumbuhan perusahaan. Sistem HRIS dapat menangani beban kerja yang semakin besar seiring dengan perkembangan organisasi. 
• Integrasi yang mudah: Perangkat lunak dari HashMicro dapat terintegrasi dengan sistem lain yang perusahaan gunakan, seperti sistem keuangan, sistem manajemen kinerja, atau sistem lainnya. Integrasi yang lancar memungkinkan transfer data yang mudah antara berbagai sistem, sehingga meningkatkan efisiensi dan keakuratan informasi HR yang dikelola.
• Dukungan pelanggan yang responsif: Perusahaan software satu ini juga terkenal dengan layanan pelanggan yang responsif dan berkualitas tinggi. Tim dukungan teknis mereka siap membantu perusahaan dalam mengatasi masalah atau pertanyaan terkait penggunaan HashMicro HRM. 

Kesimpulan

Sistem HRIS adalah solusi penting dalam mengelola sumber daya manusia di era bisnis modern. Dengan menyediakan berbagai fitur penting, seperti manajemen data karyawan, penggajian, manajemen bakat, dan evaluasi kinerja, aplikasi HRIS membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan fokus pada tujuan bisnis inti.

HashMicro HRIS hadir sebagai solusi perangkat lunak yang dapat membantu perusahaan untuk mengelola SDM dengan lebih efisien. Solusi ini dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan diintegrasikan dengan sistem lain, seperti software akuntansi, manajemen proyek, atau modul lain yang diperlukan oleh tim HR.

Lihat sendiri bagaimana HashMicro HRIS dapat memaksimalkan performa bisnis Anda dan coba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Aplikasi HRIS

• Apa saja jenis pekerjaan divisi HR di perusahaan?

  Jenis pekerjaan yang ada di divisi HR perusahaan meliputi:
  1. Kegiatan rekrutmen dan seleksi karyawan.
  2. Manajemen kompensasi dan tunjangan.
  3. Pengembangan potensi sumber daya manusia.
  4. Pengelolaan perkembangan dan perubahan organisasi.
  5. Evaluasi dan penilaian kinerja karyawan.

• Apa fungsi dari HR?

  Ada lima fungsi HR di perusahaan. Beberapa di antaranya adalah rekrutmen tenaga kerja, pengawasan dan pengelolaan kinerja karyawan, pengembangan sumber daya manusia, pemberian kompensasi dan tunjangan bagi karyawan, serta perencanaan karier.

• Mengapa HR penting dalam perusahaan?

  HR mengupayakan karyawan agar bekerja di perusahaan menjadi pengalaman terbaik. Selain itu, peran HR juga penting dalam menyesuaikan talenta yang bekerja dengan kebutuhan perusahaan saat ini dan kedepannya. Baca selengkapnya di sini!

• Apakah HRIS wajib diterapkan di semua jenis perusahaan?

  HRIS sangat esensial bagi berbagai jenis perusahaan karena mempermudah pertukaran informasi yang mendukung kinerja perusahaan. Sistem HRIS tidak hanya bermanfaat bagi divisi HR, tetapi juga memberikan manfaat bagi karyawan dalam berbagai aspek. Baca selengkapnya di sini!

• Bagaimana HRIS membantu proses rekrutmen?

  HRIS membantu mempermudah proses rekrutmen dengan mengotomatiskan setiap tahap, mulai dari penerimaan aplikasi hingga onboarding. Sistem ini memungkinkan penyaringan kandidat secara cepat, pengelolaan jadwal wawancara, serta komunikasi yang lebih efisien dengan calon karyawan.

  Dengan HRIS, perusahaan dapat mempercepat rekrutmen, mengurangi human error, dan mendapatkan kandidat terbaik dengan lebih mudah.

• Apa saja yang termasuk komponen HRIS?

  Komponen utama HRIS system mencakup manajemen data karyawan, penggajian, absensi, evaluasi kinerja, pengelolaan tunjangan, serta rekrutmen. Selain itu, HRIS juga dilengkapi dengan fitur self-service bagi karyawan, yang memungkinkan mereka mengakses informasi pribadi, mengajukan cuti, dan mengelola dokumen secara mandiri.

  Semua komponen ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia.

• Bagaimana HRIS menghemat uang?

  HRIS system menghemat uang dengan mengurangi ketergantungan pada proses manual, yang sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas seperti penggajian, absensi, dan administrasi karyawan, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional dan tenaga kerja.

  Selain itu, HRIS memberikan data yang akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif, sehingga membantu perusahaan menghindari biaya-biaya yang tidak perlu.