Jurnal umum akuntansi adalah jurnal dasar dalam satu periode akuntansi. Jurnal ini berfungsi sebagai dasar dari seluruh pencatatan transaksi sebelum masuk ke buku besar, jurnal khusus, sampai ke jurnal penutup dan pembalik. Memahami jurnal ini berguna karena sebagai dasar validasi transaksi yang dilakukan di kantor Anda.
Fungsi dari jurnal umum yakni memuat ringkasan mengenai tanggal transaksi serta jenisnya, kredit, debit, dan juga nomor referensi untuk validasi bukti transaksi yang dicatat. Karenanya, jurnal ini dapat difungsikan sebagai alat indikator kesehatan kas perusahaan.
Berdasarkan studi oleh APQC, perusahaan dengan proses pencatatan akuntansi yang tertib mampu menuju penutupan buku dalam 10 hari saja. Maka dari itu, jurnal umum dibutuhkan agar catatan akuntansi perusahaan rapi dan mudah ditinjau ulang.
Key Takeaways
Jurnal umum akuntansi adalah langkah awal dalam pencatatan transaksi kantor Anda. Jurnal ini memberikan informasi mengenai transaksi yang sudah terjadi.
Jurnal umum merupakan fondasi dari pembuatan buku besar. Jurnal ini digunakan untuk pengelompokkan akun lebih lanjut di buku besar.
Penting untuk mengumpulkan bukti bayar seperti kuitansi karena tanpa ini, informasi jurnal umum tidak bisa disahkan.
Memahami Jurnal Umum Akuntansi
Jurnal umum adalah tempat catatan akuntansi yang mencatat seluruh jenis transaksi perusahaan secara kronologis. Pencatatan transaksi di jurnal ini sudah mencakup akun kredit, debit, dan juga keterangan akun yang terpengaruh. Jurnal ini berfungsi sebagai record awal tiap transaksi sebelum akunnya dipecah ke beberapa kategori di buku besar.
Umumnya, jurnal umum memuat:
Tanggal transaksi
Keterangan transaksi
Nama akun yang terpengaruh
Nomor referensi
Jumlah debit
Jumlah kredit
Format jurnal ini dapat dikembangkan dengan nomor dokumen, informasi lokasi cabang, dan juga informasi lainnya menyesuaikan dengan operasional dan flow persetujuan yang berlaku di perusahaan.
Fungsi Jurnal Umum
Jurnal umum akuntansi berfungsi sebagai catatan awal tiap transaksi yang dilakukan perusahaan. Sebenarnya masih ada lagi fungsi-fungsinya dalam menjamin kelancaran proses kerja dan kepatuhan perusahaan, fungsi jurnal umum antara lain:
1. Sebagai record transaksi
Jurnal umum mencatat transaksi sah perusahaan, sehingga bukti ini bisa dilampirkan saat musim audit perusahaan. Ini menjamin kepatuhan pada UU No. 7 Tahun 2021 Pasal 28 Ayat 3 yang mewajibkan pembukuan harus diselenggarakan dengan itikad baik dan mencerminkan keadaan atau kegiatan usaha yang sebenarnya dan sebagai bukti seberapa sehat keuangan perusahaan.
2. Menjamin validitas transaksi
Jurnal ini memberikan informasi mengenai transaksi yang sudah terjadi untuk kebutuhan perusahaan, sehingga jika ada transaksi yang diambil hanya untuk kepentingan individu bisa ditindaklanjuti oleh tim keuangan dan HR (Human Resources).
3. Alat analisis pembelian
Pembelian perusahaan melibatkan proses pengurangan kredit dan penambahan debit. Misalnya, jika sebuah kantor memasang AC, ini masuk ke akun pembelian yang mengurangi kas kredit dan menambah debit. Pencatatan ini dapat dijadikan referensi untuk mengecek apakah pembelian kebutuhan yang dilakukan sudah cukup efisien.
4. Sebagai panduan pembuatan buku besar
Sebelum dibagi-bagi ke berbagai kategori dalam buku besar, tiap akun dicatat terlebih dulu secara general di jurnal umum. Catatan ini memberi petunjuk tentang akun dan nominal yang perlu dipindahkan ke buku besar.
5. Menjaga keseimbangan debit dan kredit
Penerapan sistem pembukuan berpasangan mengharuskan jumlah debit dan kredit yang sama. Keseimbangan tersebut membantu perusahaan mendeteksi pencatatan yang belum lengkap.
Perbedaan Jurnal Umum dengan Buku Besar
Banyak orang menganggap bahwa jurnal umum dan buku besar itu dokumen yang sama dalam proses akuntansi, padahal keduanya berbeda. Kedua dokumen ini sering dianggap mirip karena sama-sama mencatat transaksi dengan kolom debit dan kredit dengan nominal tertulis yang mirip.
Bedanya, jurnal umum mengelompokkan rekam jejak awal semua transaksi berdasarkan urutan waktu atau secara kronologis, sedangkan buku besar mengelompokkan transaksi berdasarkan akunnya seperti kas, piutang, dan persediaan. Anda bisa pahami perbedaannya lebih jelas di bawah ini:
| Kategori | Jurnal Umum | Buku Besar |
|---|---|---|
| Dasar penyusunan | Urutan tanggal | Jenis akun |
| Fungsi pencatatan | Akun debit, kredit, nominal, tanggal, dan keterangan | Rincian mutasi debit dan kredit secara berpasangan dan saldo masing-masing akun |
| Waktu pencatatan | Sebelum transaksi dipindah ke buku besar | Setelah semua transaksi dicatat di jurnal umum |
| Tujuan | Dokumentasi dan analisis transaksi yang sudah dilakukan | Memantau pergerakan saldo setiap akun |
| Bentuk umum | Jurnal yang lengkap dengan kolom tanggal, nomor referensi, debit, dan kredit | Berbentuk rekening akun |
| Hasil akhir | Catatan transaksi berdasarkan urutan waktu | Saldo akun yang akan digunakan dalam penyusunan neraca saldo |
| Pemeriksaan | Memastikan transaksi yang dicatat seimbang jumlah debit dan kreditnya | Memastikan saldo seluruh akun dapat dilacak |
Penting untuk mengetahui fungsi dan perbedaan dari kedua jurnal ini, karena kedua dokumen ini yang akan menentukan kesehatan neraca keuangan di perusahaan Anda.
Langkah Membuat Jurnal Umum
Membuat jurnal umum memerlukan langkah yang sistematis agar pencatatannya benar. Pelajari langkah-langkahnya di bawah ini:
Periksa semua bukti transaksi: Pastikan transaksi didukung oleh dokumen yang sah, seperti bukti bayar bank, faktur penjualan, kuitansi, nota, maupun rekening koran.
Identifikasi transaksi yang sudah dilakukan: Pahami kebutuhan apa yang hendak dipenuhi dari transaksi yang dilakukan, sehingga transaksi lebih mudah divalidasi.
Tentukan akun yang terpengaruh: Agar tidak salah catat, tentukan dulu akun yang terpengaruh. Akun-akun itu antara lain kas, piutang, persediaan, modal, debit, dan kredit.
Tentukan definisi yang jelas mengenai kenaikan dan penurunan akun: Dari identifikasi pengaruh akun, dengan menggunakan patokan kesehatan akun dari jumlah kenaikan dan penurunan saldonya, Anda perlu mengidentifikasi dengan jelas kenaikan dan penurunan akunnya.
Tetapkan nominal kredit dan debit: Masukkan jumlah nominal transaksi yang sesuai ke setiap akun dan ingat bahwa kredit dan debit harus sama jumlahnya.
Catat dalam format jurnal yang pasti: Gunakanlah format jurnal umum yang benar dalam mencatat semua data transaksi.
Tambahkan referensi dan keterangan transaksi: Nomor referensi dan informasi tujuan transaksi berguna agar tidak menimbulkan kebingungan saat pemindahan data ke buku besar. Sebaiknya juga dilengkapi dengan identitas pembuat jika perusahaan Anda memegang transaksi dalam jumlah besar.
Periksa dan pindahkan ke buku besar: Terakhir, lakukan pemeriksaan secara mendetail. Anda bisa cek kesesuaian tanggal transaksi dengan bukti bayar, ketepatan nama dan kode akun, serta apakah debit dan kreditnya sudah seimbang.
Berikutnya Anda dapat mempelajari format jurnal umum. Format jurnal umum berisikan kolom-kolom yang harus diisi mengenai pembayaran dan juga detail tanggal transaksi.
Tips Membuat Jurnal Umum
Dalam pembuatan jurnal umum akuntansi, masih sering terjadi kesalahan dalam pembuatannya dikarenakan kurangnya pemahaman mengenai cara pencatatan transaksi yang benar atau bukti pendukung transaksi yang kurang lengkap. Berikut penjabaran lebih lengkapnya di bawah:
1. Buat jurnal reklasifikasi
Jurnal reklasifikasi berfungsi sebagai jurnal untuk mengklasifikasikan ulang tiap transaksi sesuai dengan akunnya. Misalnya jika ada transaksi dicatat ke akun yang tidak sesuai jenisnya, jurnal reklasifikasi ini berfungsi sebagai koreksi.
2. Posisi debit-kredit ditulis terbalik
Ini masalah yang cukup fatal dan sering terjadi karena terkadang konsep debit dan kredit bisa membingungkan. Misalnya pembayaran yang dilakukan pelanggan dicatat sebagai kredit padahal harusnya masuk sebagai pertambahan debit kas.
Anda harus mendebitkan akun yang sebelumnya salah dikredit, dan juga mengkreditkan akun yang salah didebit. Setelah entri jurnal yang salah dibatalkan, buat entri jurnal baru yang benar sesuai transaksi seharusnya.
3. Baca baik-baik nominal transaksi yang tertulis
Nominal transaksi yang banyak atau serupa bisa membingungkan. Oleh karena itu, Anda perlu membacanya dengan teliti agar tidak salah catat nominal jurnal umum. Kesalahan dalam mencatat nominal biasanya karena angkanya serupa, misalnya pencatatan transaksi sebesar “Rp72.000” dicatat sebagai “Rp27.000” atau kurang 0.
4. Simpan bukti transaksi di tempat aman
Penyimpanan bukti transaksi yang rapi akan mempermudah dalam pembuatan jurnal umum. Selain itu, ini juga meminimalisir salah catat tanggal transaksi sehingga jurnal umum dapat dipercaya kredibilitasnya.
5. Buat definisi kategori transaksi yang jelas
Definisikan kategori transaksi dengan jelas seperti membuat kategori “Pembelian Bahan Baku” atau “Pengadaan Aset” dan dimasukkan ke regulasi perusahaan agar setiap transaksi mudah untuk diverifikasi. Seringkali, transaksi sering tercampur pendataannya dengan kebutuhan pribadi karyawan yang tidak ada sangkut pautnya dengan operasional perusahaan.
6. Cek dan catat tanggal transaksi rutin yang berlaku
Selalu cek dan verifikasi tanggal transaksi rutin kantor untuk menghindari pencatatan ganda di kemudian hari.
Transaksi ganda akan memengaruhi hasil akhir dari catatan keuangan perusahaan, tetapi sebenarnya cukup mudah ketahuan dari proses rekonsiliasi akuntansi rutin yang dilakukan perusahaan, karena pastinya perusahaan memiliki pola transaksi yang sama setiap periodenya.
Dengan memahami tips-tips dalam pencatatan jurnal umum, Anda akan lebih siap dalam membuatnya. Selanjutnya, Anda juga bisa lihat contoh format jurnal umum untuk mendapat gambaran apa saja yang perlu dimasukkan dalam pembuatan jurnal ini.
Contoh Jurnal Umum untuk Keperluan Akuntansi
Jurnal umum terdiri dari banyak komponen penyusun karena berperan sebagai bukti sah awal dalam sebelum dilanjutkan ke proses pembuatan buku besar dan neraca saldo. Anda bisa pahami dan download contoh format jurnal umum Excel dengan konteks akuntansi di Indonesia di bawah ini:
Template Jurnal Umum Akuntansi Konteks Indonesia
Kesimpulan
Jurnal umum tidak bisa dianggap sebagai formalitas saja, karena perannya besar dalam peninjauan ulang kondisi keuangan perusahaan. Jadikan jurnal ini sebagai tolok ukur perhitungan saldo untuk manajemen kas perusahaan yang lebih matang lagi.
Dalam pembuatan jurnal umum akuntansi, Anda tidak perlu terburu-buru dalam membuatnya. Disarankan di kantor Anda untuk mengambil periode pengumpulan dan pencatatan data yang cukup agar seluruh transaksi bisa dicatat dengan rapi dan benar.
Pertanyaan Seputar Jurnal Umum Akuntansi
Kelima akun utama dalam akuntansi yaitu aset (sumber daya perusahaan), liabilitas (kewajiban perusahaan pada pihak lain), ekuitas (hak pemilik atas aset setelah dikurangi dengan liabilitas), pendapatan (pendapatan ekonomi dari aktivitas perusahaan), dan beban (pengorbanan ekonomi untuk meningkatkan keuntungan).
Ada empat standar akuntansi yang diakui di Indonesia yaitu SAK Indonesia, SAK Indonesia untuk Entitas Privat, SAK Entitas Mikro, Kecil, dan Menengah (EMKM), dan SAK Syariah.
Jurnal umum mencatat transaksi secara general, baik transaksi besar sampai ke transaksi yang tidak terlalu krusial. Sedangkan, jurnal khusus hanya mencatat transaksi yang rutin dan memang penting bagi perusahaan.
