Cara Membuat Form Lembur Karyawan Excel dan Contohnya

Form lembur karyawan adalah dokumen yang perlu diisi karyawan untuk menyetujui lembur dan perusahaan dapat memvalidasi kegiatan lembur. Form ini berpengaruh pada perhitungan payroll pekerja yang bersangkutan di akhir periode.

Dalam artikel ini, Anda akan dapat mempelajari pengertian form lembur karyawan, fungsi, serta cara membuatnya untuk kebutuhan kerja di luar jam normal perusahaan Anda.

Key Takeaways

Form lembur karyawan berfungsi sebagai penengah antara perusahaan dan karyawan dalam memvalidasi pelaksanaan lembur dan kompensasi yang diterima karyawan.

Identitas karyawan dan atasan krusial karena ini merupakan bukti langsung bahwa lembur memang disetujui kedua belah pihak.

Pengumpulan seluruh form lembur karyawan wajib dilakukan agar pendataan tidak tercecer dan perhitungan upah lembur dapat dilakukan untuk karyawan yang memang melakukan lembur.

Pengertian dari Form Lembur Karyawan

Form lembur karyawan adalah dokumen yang digunakan perusahaan untuk mencatat dan merekap kegiatan lembur yang dilakukan karyawan. Form ini diisi oleh karyawan yang bersangkutan dan disetujui dan ditandatangani atasan.

Formulir lembur karyawan bertindak sebagai perantara bahwa karyawan menyetujui bekerja di luar jam normal untuk memenuhi kebutuhan mendesak perusahaan. Form ini nantinya akan direkap dan dijadikan sumber perhitungan upah lembur karyawan pada masa cut-off payroll perusahaan.

Fungsi Utama dari Form Lembur Karyawan

Form lembur karyawan memiliki beberapa fungsi penting dalam menjamin kegiatan lembur dapat diverifikasi. Selain itu, ada fungsi lainnya juga yang tidak kalah penting dalam manajemen lembur karyawan di perusahaan, di antaranya:

Bukti kesepakatan tertulis karyawan dengan perusahaan: Form ini berfungsi sebagai bukti tertulis persetujuan antara karyawan dengan perusahaan untuk melakukan lembur dengan kompensasi yang adil.
Dasar pembayaran upah lembur yang adil: Form lembur ini dijadikan dasar perhitungan upah lembur yang adil untuk karyawan.
Jaminan pertanggungjawaban kerja: Dengan mengisi menandatangani data pada form ini, karyawan terikat dalam kewajiban untuk menyelesaikan lembur sesuai dengan cakupan kerja yang diminta.
Melindungi pekerjaan perusahaan dan kesejahteraan karyawan: Jika perusahaan memerlukan tenaga tambahan karena sedang high season, form ini berfungsi untuk meminta karyawan bekerja di luar jam normal, dengan tetap memperhatikan kesejahteraan karyawan melalui rekap data ini untuk payroll lembur.
Dokumen pendukung untuk audit: Dalam proses audit, formulir lembur menjadi salah satu syarat yang ditinjau auditor untuk mengecek apakah perusahaan sudah mematuhi peraturan ketenagakerjaan dalam menjalankan lembur.
Sebagai sumber rekap data untuk penggajian: Seluruh form lembur dari semua karyawan dikumpulkan dan direkap untuk menentukan penggajian lembur sesuai dengan frekuensi lembur yang dilakukan tiap karyawan.

Semua fungsi formulir lembur karyawan menjamin bahwa lembur menguntungkan kedua belah pihak secara adil, yaitu perusahaan sebagai pemberi kerja dan karyawan sebagai pekerja yang menghasilkan output.

Komponen dalam Formulir Lembur Karyawan

Pada form lembur karyawan, terdapat beberapa komponen yang wajib disertakan dan diisi oleh pekerja untuk memvalidasi lembur mereka dengan efisien. Anda bisa pelajari apa saja komponen pentingnya di bawah ini:

Identitas karyawan: Berisi nama lengkap, Nomor Induk Karyawan, divisi karyawan, jabatan, dan kontak.
Identitas atasan atau pihak yang menyetujui: Berisi nama lengkap, nomor induk, divisi atasan, jabatan, dan kontak. Di sini, pihak ini berfungsi sebagai pihak yang menyetujui pelaksanaan lembur.
Tanggal dan waktu lembur: Detail tanggal dan waktu atau jam lembur dilakukan.
Lama durasi jam lembur: Durasi lembur dalam satu hari kerja, misalnya 2 jam.
Lokasi dan alasan lembur: Lokasi kantor tempat karyawan melakukan lembur dan alasan tertentu, misal menyelesaikan target produksi high season.
Total biaya lembur: Total upah yang perlu dibayarkan perusahaan untuk acuan payroll.
Tanda tangan persetujuan kedua belah pihak: Merupakan kolom tanda tangan yang terdiri dari dua kolom, yaitu kolom karyawan dan pihak yang menyetujui sebagai bukti mengikat bahwa lembur sudah disetujui kedua belah pihak.

Basis Pengupahan yang Digunakan untuk Membayar Lembur

Dalam pembayaran upah lembur, regulasinya sudah diatur oleh hukum Indonesia agar pembayaran nominalnya adil dan sesuai dengan beban kerja karyawan. Anda perlu memahaminya karena ini berkaitan langsung dengan kepatuhan ketenagakerjaan perusahaan di mata hukum.

Pahami apa saja hukum yang menjadi basis pengupahan lembur di bawah ini:

1. Upah dibayar bulanan, bukan harian

Perhitungan upah lembur karyawan didasarkan pada upah bulanan karyawan, bukan upah harian. Hal ini sudah ditegaskan dalam PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 32 Ayat 1.

2. Rumus dasar upah

Perhitungan upah lembur menggunakan rumus berikut:

Untuk memperoleh nilai upah per jam, angka upah sebulan dibagi 173 karena angka ini didasarkan dari rata-rata jam kerja karyawan dalam satu bulan pada sistem kerja 40 jam per minggu (40 jam × 52 minggu ÷ 12 bulan= 173 jam).

3. Komponen upah yang dihitung

Komponen upah yang dimasukkan dalam perhitungan gaji lembur ada dua cara, yaitu jika dihitung menurut gaji pokok dan tunjangan tetap tiap pekerja, maka upah lembur memiliki nilai sebesar 100% dari nilai tersebut.

Sedangkan, jika struktur gaji terdiri dari gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap dan ternyata gabungan upah pokok serta tunjangan tetap tersebut kurang dari 75% dari total penghasilan, maka dasar perhitungannya dinaikkan menjadi 75% dari total penghasilan.

4. Ketentuan pekerja harian

Bagaimana ketentuan pengupahan lembur berlaku bagi pekerja harian? Pengupahan didasarkan dari perhitungan rata-rata penghasilan selama 12 bulan terakhir dan upahnya tetap menggunakan sistem per bulan.

5. Ketentuan lembur untuk karyawan kontrak

Jika seorang karyawan berstatus sebagai pekerja kontrak atau PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu), maka upah lembur dihitung berdasarkan upah yang tercantum pada kontrak kerja.

Memahami semua ketentuan pengupahan lembur di atas sangat penting untuk menjamin kesejahteraan karyawan Anda walaupun bekerja melebihi jam normal dan juga memastikan perusahaan tetap patuh pada hukum ketenagakerjaan yang berlaku.

Cara Membuat Form Lembur Karyawan

Penyusunan format untuk formulir lembur karyawan memerlukan langkah berikut agar data karyawan yang lembur bisa divalidasi dan digunakan perusahaan sebagai bukti perhitungan payroll. Anda bisa pelajari cara membuat form lembur di bawah ini:

Buat kop surat: Pertama, buat kepala surat yang terdiri dari nama perusahaan serta logonya, alamat kantor, nomor telepon, dan website perusahaan (jika ada).
Cantumkan judul formulir: Di bawah kop surat, cantumkan judul formulir misalnya “Form Pengajuan Lembur”.
Sertakan tanggal formulir diajukan: Sertakan tanggal formulir di hari lembur diajukan.
Isi identitas karyawan dan divisi: Bagian ini berisi nama lengkap karyawan, nomor ID karyawan, kontak yang bisa dihubungi, dan departemen serta divisinya.
Cantumkan lokasi dan pelaksanaan waktu lembur: Pada bagian ini, lokasi dan pelaksanaan waktu lembur perlu dicantumkan untuk memvalidasi di mana dan jam berapa lembur dilakukan.
Tuliskan alasan lembur dan rincian tugas: Berisi perincian lembur dan tujuannya.
Cantumkan durasi lembur: Merupakan lama lembur yang dihitung dari berapa jam karyawan akan melakukan lembur.
Sediakan kolom tanda tangan: Bagian ini nantinya ditandatangani kedua pihak, yaitu karyawan dan pihak yang menyetujui lembur.

Membuat form lembur karyawan menggunakan format yang benar sangat penting agar lembur tiap karyawan dapat divalidasi dengan akurat.

Bagaimana Merekap Lembur Bulanan Karyawan?

Rekap lembur bulanan karyawan yang diambil datanya dari form lembur karyawan berguna untuk menghitung payroll bulanan karyawan. Simak cara merekapnya berikut ini:

1. Kumpulkan seluruh form lembur dalam satu periode

Pertama-tama, kumpulkan seluruh form lembur dari semua karyawan yang pernah melakukan lembur dalam satu periode.

2. Verifikasi data lembur dengan absensi

Pastikan untuk memverifikasi data lembur dengan kehadiran karyawan di hari mereka melakukan lembur. Hal ini penting karena lembur merupakan tambahan jam kerja, bukan berarti karyawan yang absen bisa melakukan lembur dan mengklaimnya sebagai “tambahan kerja”.

3. Susun tabel rekap dengan kolom jelas

Buat tabel rekap yang memuat nama karyawan, nomor ID, departemen, tanggal pelaksanaan lembur, dan durasi lembur secara jelas dalam kolom yang terstruktur.

4. Hitung gaji lembur sesuai rumus

Hitung upah lembur menggunakan rumus yang tepat agar perhitungan lembur menjadi efisien dan akurat untuk pengupahan lembur karyawan.

5. Akumulasikan total jam dan upah lembur per karyawan

Jumlahkan seluruh jam lembur karyawan dan nilai upahnya selama satu bulan penuh. Gunakan perhitungan seperti berikut, hari kerja biasa menggunakan skema 1,5x upah sejam dan meningkat jadi 2x untuk jam-jam berikutnya.

Lalu setelah itu, hitung berapa hari karyawan melakukan lembur. Akumulasikan jumlahnya secara detail.

6. Satukan hasil rekap dalam slip gaji bulanan

Sertakan total nominal upah lembur dalam slip gaji agar bisa dikaji lagi oleh karyawan saat hari pembayaran gaji.

Contoh Template Form Lembur Karyawan Excel

Berikut template form lembur karyawan Excel yang bisa Anda download dan pelajari:Template Form Lembur Karyawan

Template Form Lembur Karyawan

Download Excel

Kesimpulan

Form lembur karyawan tidak bisa dianggap sebagai formalitas saja, karena form ini berfungsi sebagai validasi dan evaluasi pelaksanaan lembur karyawan di mata perusahaan. Selain itu, form ini penting untuk pengupahan lembur tiap karyawan.

Formulir lembur berfungsi sebagai penjamin kepatuhan perusahaan di mata hukum menurut regulasi ketenagakerjaan Indonesia. Selain itu, penggajian juga dapat dilakukan dengan akurat bagi karyawan lembur sehingga mereka merasa dihargai dan kesejahteraannya tetap terjaga.

Pertanyaan Seputar Form Lembur Karyawan

Nominal upah lembur per jam dihitung dengan rumus 1/173 × upah sebulan. Upah sebulan yang dimaksud ialah gaji pokok ditambah tunjangan tetap, jika ada komponen tunjangan tidak tetap, maka besarannya sebesar 75% dari total penghasilan.

Lembur baru sah jika ada perintah tertulis dari atasan dan persetujuan tertulis juga dari karyawan. Langkahnya, pertama-tama karyawan mengisi form lembur dan surat perintah lembur, lalu ditandatangani oleh kedua pihak dan karyawan dapat melakukan cuti setelahnya.

Jenis lembur dibagi menjadi dua, yaitu lembur pada hari kerja biasa (karyawan bekerja melebihi jam normal) dan lembur pada hari istirahat mingguan atau libur nasional (karyawan mengambil kerja saat hari libur).

Maksimal lembur pada satu hari ditetapkan sampai 4 jam saja dan 18 jam dalam seminggu.