Terbatas Untuk 100 Pendaftar
Flowchart penggajian adalah diagram visual untuk memberikan gambaran besar mengenai langkah-langkah prosedur payroll atau penggajian di perusahaan. Bagan ini digunakan sebagai panduan payroll yang benar agar prosesnya berjalan dengan efektif dan minim kesalahan.
Pada artikel ini, Anda akan mempelajari komponen-komponen dari payroll dan langkah payroll sebagai dasar untuk membuat flowchart penggajian yang mencerminkan keadaan perusahaan.
Key Takeaways
Flowchart penggajian berfungsi untuk memperjelas apa saja yang dibutuhkan dalam proses penggajian di kantor.
Penggunaan bagan penggajian membantu tim payroll untuk melihat perhitungan potongan pajak yang diambil dari komponen gaji karyawan.
Rekonsiliasi payroll penting dilakukan untuk memastikan gaji yang dibayarkan sesuai dengan hasil hitungan.
Apa Itu Flowchart Penggajian
Flowchart penggajian adalah diagram alur yang menggambarkan seluruh proses pembayaran gaji karyawan secara visual. Flowchart ini menggambarkan proses penggajian dari tahap pengumpulan data sampai penerimaan gaji.
Bagan penggajian digunakan untuk memberikan panduan pada seluruh divisi payroll mengenai prosedur dan langkah penggajian karena periode cut-off dan penggajian memerlukan tata cara kompleks dan panjang.
Manfaat Menggunakan Flowchart Penggajian yang Jelas
Flowchart penggajian berfungsi sebagai panduan tim payroll dalam melaksanakan prosedur penggajian dalam lingkup perusahaan. Selain itu, masih ada manfaat lainnya dari pembuatan bagan payroll yang jelas, yakni sebagai berikut:
Memahami proses payroll lebih baik: Flowchart berfungsi sebagai informasi penting untuk memahami seluk beluk proses payroll di perusahaan dengan baik.
Mengidentifikasi kesalahan dalam penggajian: Jika ada proses yang salah atau terlewat dalam penggajian, misalnya belum membuat daftar gaji, maka dengan memahami flowchart, tim akan mengetahui ada proses yang belum dilakukan.
Memastikan kepatuhan hukum: Flowchart gaji membantu memverifikasi bahwa setiap tahap penggajian sudah dilakukan dengan benar sesuai dengan regulasi yang ditetapkan hukum Indonesia, misalnya tim payroll sudah memotong komponen pajak dari gaji karyawan sesuai dengan hukum PPh 21.
Meningkatkan efisiensi operasional: Dengan menggunakan flowchart gaji, perusahaan dapat melihat mana saja proses payroll yang tidak terlalu diperlukan dan menandai langkah-langkah yang penting untuk efisiensi proses penggajian.
Menjamin pengawasan dan akuntabilitas: Manajer dapat memantau kinerja tim payroll dan keuangan dalam menyiapkan semua data yang diperlukan untuk penggajian karyawan.
Singkatnya, fungsi dari flowchart penggajian yaitu untuk efisiensi alur penggajian di kantor agar tidak tumpang tindih dan penggajian dapat dilakukan secara efektif dan minim kesalahan.
Komponen Penggajian dan Posisinya dalam Flowchart Gaji
Sebuah flowchart penggajian pada dasarnya menggambarkan seluruh komponen utama penggajian yang perlu dikumpulkan atau ditinjau. Dokumen tersebut ialah data karyawan, catatan akuntansi perusahaan, divisi yang terlibat, dan cakupan gaji.
Untuk memahaminya dengan lebih jelas, Anda bisa baca pada penjelasan berikut ini:
1. Komponen penghasilan
Menurut PP No. 36 Tahun 2021, penghasilan karyawan dihitung dari gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, upah lembur, dan bonus serta insentif lainnya. Anda dapat memahaminya lebih lanjut pada tabel berikut:
| Komponen | Sifat | Posisi dalam Flowchart |
|---|---|---|
| Upah pokok | Tetap | Kotak input dari data master karyawan |
| Tunjangan tetap | Tetap | Ikut menjadi dasar iuran jaminan sosial |
| Tunjangan tidak tetap | Variabel | Tergantung kehadiran atau kinerja dan dihitung setiap periode |
| Upah lembur | Variabel | Bersumber dari data lembur yang sudah disetujui |
| Bonus, insentif, dan THR | Tidak rutin | Digambar sebagai cabang terpisah, bukan bagian dari alur bulanan |
2. Komponen potongan
Merupakan potongan yang disematkan pada gaji pokok karyawan. Potongan-potongan ini berfungsi sebagai jaminan sosial, kesejahteraan, dan kesehatan karyawan yang komponennya dipotong dari persenan gaji karyawan.
Potongan jaminan meliputi BPJS Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun, Jaminan Kecelakaan Kerja, dan Jaminan Kematian.
| Program | Total Iuran | Ditanggung pemberi kerja | Dipotong dari upah pekerja | Dasar Hukum |
|---|---|---|---|---|
| JHT | 5.7% dari upah pokok | 3.7% | 2% | PP No. 46 Tahun 2015 Pasal 16 Ayat 1 |
| JP | 3% dari upah per bulan | 2% | 1% | PP No. 45 Tahun 2015 Pasal 28 Ayat 2 dan 3 |
| JKK | 0.24% sampai 1.74% dari upah sebulan | Seluruhnya | Tidak ada | PP No. 44 Tahun 2015 Pasal 16 Ayat 1 |
| JKM | 0.3% dari upah sebulan | Seluruhnya | Tidak ada | PP No. 44 Tahun 2015 Pasal 16 Ayat 1 dan 2 |
3. Dokumen dan bukti untuk penghitungan gaji
Dokumen dan bukti meliputi semua data yang bisa digunakan untuk kalkulasi gaji karyawan berdasarkan kontribusi, jumlah kehadiran, serta komponen lain yang mengikuti. Untuk memahaminya, Anda bisa lihat list dokumen yang diperlukan di bawah ini:
Jam hadir karyawan: Bukti jam hadir karyawan, memastikan kehadiran mereka sah dan dapat dibayarkan gajinya pada hari itu.
Regulasi jam kerja: Peraturan jam kerja yang jelas dari perusahaan, umumnya di Indonesia menggunakan format 9-5.
Daftar gaji dan rekapnya: Berisi informasi penghasilan bruto karyawan dan potongan PPh 21 (Pajak Penghasilan) yang menyertai). Rekapnya berisi ringkasan gaji tiap departemen berdasarkan daftar gaji.
Surat pernyataan gaji: Dokumen resmi yang menjelaskan besaran penghasilan tiap karyawan.
Slip gaji: Dokumen informasi rincian gaji dan potongan upah yang menyertai.
Bukti kas keluar: Berisi perintah pemindahan uang dari akuntansi perusahaan untuk keperluan pembayaran gaji.
4. Catatan akuntansi terkait
Catatan pokok yang harus dianggap sebagai bagian dari penggajian karena dokumen akuntansi berisi rekap pembayaran gaji. Dokumen-dokumennya yaitu:
Jurnal umum: Mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke setiap departemen.
Kartu penghasilan karyawan: Mencatat penghasilan dan potongan setiap karyawan dan datanya dijadikan sebagai dasar perhitungan PPh 21.
Semua komponen di atas memegang peranan penting dalam menjamin proses penggajian yang sesuai dan mengacu pada flowchart payroll dengan benar. Kaitan antar komponen dapat dilihat secara jelas.
Jika dibaca dan dipahami, sebenarnya komponen penghasilan menjadi dasar bagi komponen potongan jaminan, lalu dari sini akan terlihat seberapa besar penghasilan bruto sebelum dipotong jaminan dan setelah dihitung, maka hasil gaji neto didapatkan sebagai hasil akhir yang dibayarkan ke karyawan.
Baik komponen penghasilan dan potongan akan divalidasi oleh dokumen pendukung. Dokumen seperti rekap daftar gaji, dan regulasi jam kerja menjadi panduan untuk melihat apakah perhitungan gaji dan potongannya sudah didasarkan pada dokumen-dokumen ini.
Tahapan Proses Penggajian dalam Flowchart
Flowchart penggajian merupakan gambaran detail mengenai bagaimana langkah-langkah yang harus dilakukan dalam proses penggajian di perusahaan. Untuk memahaminya, Anda bisa mempelajari urutan prosedur payroll di kantor:
Pengumpulan data gaji dan kehadiran: Fase pengumpulan data gaji pokok, tunjangan, lembur, serta rekap kehadiran harian karyawan sebagai dasar penghitungan gaji.
Perhitungan gaji kotor: Departemen payroll menghitung total pendapatan karyawan sebelum dikurangi komponen pemotong jaminan.
Koreksi pajak dan potongan yang berlaku: Komponen pajak seperti PPh 21 dan potongan BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) dimasukkan ke dalam gaji pokok, lalu perhitungan gaji dikoreksi sesuai dengan persenan potongan yang berlaku.
Pembuatan daftar dan slip gaji: Divisi payroll menyiapkan slip dan daftar gaji seluruh karyawan, lalu ditandatangani oleh manajer HR (Human Resources) yang berwenang.
Verifikasi oleh divisi keuangan: Tim keuangan meninjau kembali seluruh perhitungan gaji dan pajak untuk memastikan kalkulasi payroll yang akurat.
Pembuatan cek gaji: Setelah diverifikasi, tim keuangan menandatangani daftar gaji dari setiap departemen dan membuatkan cek tunai sejumlah total gaji.
Transfer gaji ke rekening karyawan dan pemberian slip: Setelah semua proses verifikasi dilakukan, selanjutnya tim keuangan akan mentransfer gaji ke seluruh rekening karyawan dan juga mengirimkan slip gaji bersamaan dengan transfer ini.
Gaji diterima karyawan: Karyawan dapat mengambil gaji melalui bank dan mendapatkan slip gaji untuk mengecek ulang seluruh gaji yang diberikan, apakah nominal yang seharusnya diterima sudah benar dengan nominal yang ditransfer.
Apa yang Harus Dilakukan Setelah Periode Payroll Selesai?
Setelah periode payroll selesai, departemen HR bersama-sama dengan tim payroll perlu merapikan semua dokumen administrasi HR yang berkaitan dengan pembayaran gaji. Apa saja yang perlu diperhatikan tim untuk penyelesaian administrasi? Anda bisa memahaminya di bawah ini:
Melakukan rekonsiliasi payroll: Setelah gaji dibayarkan, tim HR perlu melakukan rekonsiliasi jumlah gaji yang dibayarkan dengan hasil perhitungan payroll untuk memastikan nominal yang dibayarkan sudah sesuai dengan perhitungan di awal.
Menyimpan bukti pembayaran: Bukti transfer perlu disimpan karena data ini sewaktu-waktu akan digunakan untuk audit internal.
Melaporkan potongan pajak ke instansi pemerintahan: Untuk menjamin kepatuhan perusahaan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan jaminan BPJS, tim HR perlu melaporkan hasil potongan pajak ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP) melalui portal resmi DJP.
Mencatat pembukuan keuangan: HR bekerja sama dengan tim finance kantor untuk mencatat semua transaksi penggajian berikut dengan potongan dan pengaruhnya terhadap laporan keuangan.
Memahami langkah-langkah ini penting untuk pembuatan flowchart penggajian di perusahaan Anda. Di luar dari langkah di atas, Anda juga bisa menambahkan tahapan lainnya tergantung bagaimana proses payroll di perusahaan Anda dilakukan.
Contoh Flowchart Penggajian di Indonesia
Anda bisa download dan mempelajari contoh flowchart penggajian yang sudah disesuaikan dengan konteks prosedur penggajian di Indonesia di bawah ini:
Template Flowchart Penggajian
Kesimpulan
Flowchart penggajian bukan sekadar formalitas untuk kepentingan penggajian saja, tetapi harus dianggap sebagai proses yang perlu dipahami dalam alur penggajian, karena flowchart ini berfungsi sebagai panduan bagaimana seharusnya proses penggajian di perusahaan dilaksanakan agar prosesnya efisien dan patuh pada hukum yang berlaku.
Untuk pembuatan flowchart dapat dilakukan menggunakan modul payroll pada aplikasi software HRM (Human Resources Management) dan juga aplikasi pembuat gambar gratis.
Pertanyaan Seputar Flowchart Penggajian
Tidak sama. Sebenarnya flowchart itu merupakan salah satu bagian dari SOP (standar operasional) penggajian. SOP penggajian berbentuk dokumen tertulis yang berisi peraturan, dasar hukum, penanggung jawab, dan pengendalian kualitas kerja, sedangkan flowchart berfungsi memberi gambaran langkah-langkah payroll secara detail.
Simbol-simbol yang biasa digunakan dalam flowchart penggajian untuk merepresentasikan informasi yakni: Kapsul/terminator: Menandai awal dan akhir proses penggajian Kotak/process: Menunjukkan aktivitas spesifik, misalnya “potong pajak” Persegi panjang bergelombang/document: Mewakili dokumen seperti slip gaji Belah ketupat/decision: Menandai titik diambilnya keputusan, misal apakah ada yang salah dalam perhitungan gaji Anak panah/arrow: Menjelaskan arah kegiatan setelah satu langkah kerja diselesaikan Panah/connector: Penghubung antar simbol
Sebenarnya istilah resminya hanya ada satu, yaitu upah, seperti yang sudah disebut dalam UU Pengupahan. Upah atau gaji berarti pembayaran yang diberikan pada karyawan atas jasanya pada perusahaan.
Sistem penggajian manual mencakup pendataan karyawan dan komponen gajinya satu per satu menggunakan Excel. Proses ini memakan waktu lama dan rentan salah catat. Sedangkan, sistem payroll terkomputerisasi seperti software payroll HRM mengotomatiskan semua perhitungan ini, asalkan data karyawan dan gaji serta potongan pajaknya sudah tersedia di master data.
