Compassionate Leave: Pengertian, Aturan, dan Cara Mengajukannya

Compassionate leave adalah cuti berbayar yang diberikan perusahaan kepada karyawan ketika mereka mengalami duka atau kehilangan anggota keluarga. Di Indonesia, hak ini diatur secara eksplisit dalam Pasal 93 ayat 4 Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, artinya bukan kebijakan sukarela, melainkan kewajiban hukum bagi setiap perusahaan.

Meski begitu, banyak perusahaan belum mengaturnya secara tertulis. Menurut laporan Gallup State of the Global Workplace 2023, karyawan yang merasa didukung perusahaan di saat-saat sulit memiliki tingkat keterlibatan kerja yang jauh lebih tinggi dibanding mereka yang tidak mendapat dukungan serupa.

Di Indonesia, praktik ini kerap ditangani secara ad hoc, disetujui atau ditolak berdasarkan kebijakan masing-masing manajer tanpa standar yang jelas. Artikel ini membahas pengertian compassionate leave, aturan durasi sesuai undang-undang, cara pengajuannya, dan bagaimana perusahaan bisa mengelolanya secara konsisten.

Apa Itu Compassionate Leave?

Compassionate leave adalah cuti berbayar yang diberikan perusahaan kepada karyawan ketika mereka kehilangan anggota keluarga. Di Indonesia, istilah ini juga dikenal sebagai cuti duka atau cuti berkabung, dan tidak memotong saldo cuti tahunan karyawan.

Penting untuk memahami perbedaan antara compassionate leave dengan jenis cuti lainnya agar tidak terjadi kesalahan pencatatan yang berujung pada pemotongan hak cuti karyawan.

Aturan Compassionate Leave Menurut Undang-Undang di Indonesia

Di Indonesia, compassionate leave bukan kebijakan sukarela perusahaan. Pasal 93 ayat 4 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mewajibkan pengusaha tetap membayar upah karyawan yang tidak masuk kerja karena anggota keluarganya meninggal dunia. Durasinya sudah ditentukan secara spesifik berdasarkan jenis hubungan keluarga.

1. Suami atau istri meninggal dunia: 2 hari, upah dibayar penuh.
2. Orang tua atau mertua meninggal dunia: 2 hari, upah dibayar penuh.
3. Anak atau menantu meninggal dunia: 2 hari, upah dibayar penuh.
4. Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia: 1 hari, upah dibayar penuh.

Compassionate leave adalah hak terpisah yang tidak mengurangi saldo cuti tahunan karyawan. Cuti tahunan diatur dalam Pasal 79 sebagai hak istirahat berkala, sementara cuti karena kedukaan diatur dalam Pasal 93 sebagai kondisi di mana karyawan tetap berhak atas upah meski tidak bekerja. 

Keduanya berdiri sendiri, sehingga perusahaan yang memotong cuti tahunan untuk keperluan ini secara prinsip mengambil hak yang seharusnya tetap utuh.

Bagaimana Jika Perusahaan Ingin Memberi Lebih dari Ketentuan Minimum?

Ketentuan dalam undang-undang adalah batas minimum, bukan batas maksimum. Perusahaan boleh memberikan durasi yang lebih panjang atau memperluas cakupan hubungan keluarga yang diakui, misalnya untuk saudara kandung atau kakek/nenek yang tidak disebutkan secara eksplisit dalam pasal tersebut. 

Cara Mengajukan dan Mengelola Compassionate Leave

Karena kedukaan tidak bisa direncanakan, proses pengajuan compassionate leave umumnya lebih longgar dibanding cuti tahunan. Karyawan biasanya diperbolehkan memberi kabar terlebih dahulu melalui telepon atau pesan kepada atasan langsung, lalu melengkapi pengajuan formal setelah kondisi memungkinkan. Berikut alur pengajuan yang umum diterapkan:

1. Memberi kabar secepatnya kepada atasan langsung. Cukup sampaikan hubungan keluarga yang berduka dan perkiraan lama ketidakhadiran, tanpa perlu menunggu dokumen lengkap.
2. Mengisi formulir pengajuan cuti. Cantumkan jenis cuti sebagai cuti duka atau cuti khusus, bukan cuti tahunan, agar pencatatannya tidak tertukar.
3. Melampirkan dokumen pendukung. Umumnya berupa surat keterangan kematian atau surat dari kelurahan, dan boleh menyusul setelah karyawan kembali bekerja.
4. Menerima persetujuan dari atasan dan HR. Persetujuan bersifat administratif karena haknya sudah dijamin undang-undang, bukan penilaian layak atau tidak layak.

Dari sisi perusahaan, pengelolaan yang rapi mencegah sengketa di kemudian hari. HR perlu memastikan kebijakan tertulis memuat siapa yang berwenang menyetujui, batas waktu pelaporan yang wajar, dan dokumen apa saja yang diminta. 

Yang paling penting, pencatatannya harus terpisah dari saldo cuti tahunan agar hak karyawan tetap utuh, serta terhubung ke perhitungan gaji supaya status berbayar tidak perlu disesuaikan secara manual setiap kali ada pengajuan.

Peran Sistem HR dalam Mengelola Compassionate Leave

Masalah terbesar dalam pengelolaan compassionate leave bukan pada kebijakannya, melainkan pada pencatatannya. Ketika cuti khusus masih dicatat manual lewat spreadsheet atau pesan singkat, saldo cuti tahunan karyawan sering ikut terpotong tanpa disadari. 

HR juga tidak punya jejak persetujuan yang bisa ditelusuri saat terjadi sengketa, misalnya ketika karyawan mengklaim izinnya sudah disetujui atasan tetapi tidak pernah tercatat di sistem. Di sinilah sistem HR berperan menjaga akurasi data cuti sekaligus melindungi hak karyawan.

1. Pemisahan kuota per jenis cuti. Sistem memisahkan saldo cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti khusus dalam kantong yang berbeda. Pengajuan compassionate leave otomatis masuk ke kategori cuti khusus sesuai Pasal 93 ayat 4, sehingga hak cuti tahunan karyawan tetap utuh.

2. Alur persetujuan yang tercatat. Setiap pengajuan, persetujuan atasan, hingga unggahan dokumen pendukung tersimpan dengan cap waktu. HR bisa menelusuri riwayat lengkapnya kapan saja tanpa perlu mencari arsip percakapan atau formulir kertas.

3. Integrasi ke payroll. Status upah penuh selama compassionate leave langsung terbaca oleh perhitungan gaji, sehingga tidak ada potongan yang keliru dan HR tidak perlu melakukan penyesuaian manual di akhir periode.

Ketiga fungsi ini tersedia dalam aplikasi cuti karyawan yang terhubung langsung dengan modul absensi dan penggajian.

Kesimpulan

Compassionate leave adalah hak yang dijamin undang-undang, bukan kebijakan sukarela yang bisa diberikan atau ditahan sesuai kebijaksanaan atasan. Pasal 93 ayat 4 UU No. 13 Tahun 2003 sudah menetapkan durasi dan status upahnya secara jelas, sehingga perusahaan hanya perlu memastikan pelaksanaannya konsisten.

Yang membedakan satu perusahaan dengan lainnya bukan sekadar memberikan cutinya, melainkan bagaimana kebijakan itu ditulis, disosialisasikan, dan dicatat. Pencatatan yang rapi memastikan hak cuti tahunan karyawan tidak terpotong dan HR punya jejak yang bisa ditelusuri saat dibutuhkan.

Jika perusahaan Anda ingin mengelola compassionate leave dan jenis cuti lainnya secara lebih terstruktur, HashMicro siap membantu. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda secara gratis bersama tim kami dan temukan solusi yang paling sesuai dengan skala serta kebijakan internal Anda.

FAQ