Contoh Biaya Administrasi dan Cara Menghitungnya

Untuk menghitung biaya operasional dengan tepat perusahaan perlu mengetahui pos pengeluaran yang termasuk biaya administrasi. Namun, apa saja yang masuk ke dalam biaya ini dan bagaimana cara menghitungnya?

Biaya administrasi adalah pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan dan operasional administratif perusahaan seperti alat tulis kantor hingga jasa profesional. 

Meskipun nilainya terlihat kecil namun akumulasi biaya tersebut dapat mempengaruhi efisiensi dan perencanaan anggaran perusahaan. Artikel ini akan membahas apa itu biaya administrasi dan cara menghitungnya. 

Penjelasan Biaya Administrasi 

Biaya administrasi adalah pengeluaran perusahaan untuk mendukung kegiatan pengelolaan dan operasional administratif. Contohnya meliputi alat tulis kantor, biaya komunikasi, perlengkapan kantor, hingga jasa profesional.

Meskipun umumnya bukan biaya produksi secara langsung, namun biaya administrasi ini tetap perlu dicatat dan dikendalikan. Pengelolaan yang tepat membantu perusahaan memantau anggaran dan menjaga efisiensi operasional.

Perbedaan Biaya Administrasi, Biaya Operasional dan HPP

Ketiga jenis biaya ini memiliki fungsi dan pencatatan yang berbeda. Memahami perbedaannya membantu perusahaan mengelompokkan pengeluaran secara tepat. Berikut perbedaan dari tiga biaya berikut:

Jenis-Jenis Biaya Administrasi Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki komposisi biaya administrasi yang berbeda sesuai skala bisnis dan kebutuhan operasional. Secara umum biaya ini dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis berikut.

1. Biaya personalia administrasi

Biaya personalia administrasi mencakup pengeluaran untuk karyawan yang mendukung fungsi non-produksi. Contohnya adalah gaji staff finance dan direksi. Komponen lainnya meliputi tunjangan, BPJS, dan PPh 21.

Biaya personalia biasanya menjadi komponen terbesar dari total biaya administrasi. 

2. Biaya operasional kantor

Biaya operasional kantor merupakan pengeluaran untuk menunjang aktivitas administratif sehari-hari. Contohnya meliputi sewa gedung atau kantor dan pemeliharaan fasilitas.

Besarnya biaya ini dipengaruhi oleh jumlah karyawan serta kebutuhan dan penggunaan fasilitas kantor.

3. Biaya teknologi & sistem informasi

Biaya teknologi dan sistem informasi digunakan untuk mendukung pekerjaan administratif melalui perangkat dan sistem digital. Contohnya meliputi lisensi ERP, accounting, HRIS, cloud atau server. 

Biaya ini perlu diperhitungkan secara berkala karena dapat mencakup langganan software dan pemeliharaan infrastruktur.

4. Biaya hukum, kepatuhan & profesional

Biaya hukum dan profesional berkaitan dengan kebutuhan perusahaan untuk memenuhi kewajiban hukum serta standar kepatuhan. Contohnya adalah jasa konsultan, notaris, dan audit eksternal. 

Pencatatan yang terpisah membantu perusahaan memantau pengeluaran ini dan menyusun anggaran dengan lebih terukur.

Cara Menghitung Biaya Administrasi (Rumus & Langkah)

Perhitungan biaya administrasi perlu dilakukan secara terstruktur agar perusahaan dapat mengetahui total pengeluaran dan melihat porsinya terhadap pendapatan. Setelah seluruh komponen biaya teridentifikasi, perusahaan dapat menghitung total biaya administrasi dengan rumus berikut.

1. Rumus biaya administrasi:

2. Langkah menghitung biaya administrasi

Berikut empat langkah yang dapat digunakan perusahaan untuk menghitung biaya administrasi:

• Identifikasi semua akun G&A: Kumpulkan seluruh akun General & Administrative (G&A) seperti gaji staff administrasi, sewa kantor, utilitas, software, hingga jasa profesional.

• Pisahkan dari COGS dan biaya penjualan: Pastikan biaya yang berkaitan langsung dengan produksi masuk ke COGS. Sementara biaya untuk aktivitas penjualan dicatat sebagai biaya penjualan agar perhitungan biaya administrasi tetap akurat.

• Jumlahkan per periode: Total seluruh biaya administrasi berdasarkan periode yang dipilih. Misalnya bulanan, kuartalan, atau tahunan.

• Hitung rasio terhadap pendapatan: Rasio ini membantu perusahaan melihat seberapa besar biaya administrasi terhadap pendapatan yang diperoleh.

3. Contoh perhitungan biaya administrasi

Berikut ilustrasi contoh perhitungan, misalnya sebuah perusahaan mencatat biaya administrasi selama satu bulan sebagai berikut:

Maka:

Total Biaya Administrasi = Rp50 juta + Rp20 juta + Rp10 juta + Rp5 juta = Rp85 juta

Selanjutnya, rasio biaya administrasi terhadap pendapatan adalah:

(Rp85 juta ÷ Rp500 juta) × 100% = 17%

Artinya, biaya admin perusahaan pada periode tersebut setara dengan 17% dari total pendapatan.

Cara Efisien Mengelola Biaya Administrasi dengan Software Akuntansi

Pencatatan biaya administrasi secara manual dapat membuat perusahaan kesulitan memantau pengeluaran yang tersebar di berbagai akun. Software akuntansi membantu menyatukan data tersebut sehingga tim finance dapat mencatat, memantau, dan menganalisis biaya dengan lebih terstruktur.

Dengan sistem yang dilengkapi AI, proses pengelolaan biaya juga dapat dibuat lebih praktis tanpa mengurangi kontrol perusahaan. Beberapa fitur yang dapat mendukungnya meliputi:

• Otomatisasi pencatatan transaksi
  Sistem membantu mencatat dan mengelompokkan transaksi secara otomatis sehingga tim finance tidak perlu memasukkan data secara berulang.

• AI untuk membaca dan memproses dokumen
  Teknologi AI dapat membantu mengekstrak informasi dari dokumen transaksi seperti invoice. Data tersebut kemudian dapat diproses ke dalam sistem sehingga mengurangi pekerjaan administratif dan risiko kesalahan input.

• Rekonsiliasi bank otomatis
  Sistem mencocokkan transaksi pada rekening bank dengan catatan keuangan perusahaan. Tim finance dapat lebih mudah menemukan transaksi yang belum tercatat atau memiliki perbedaan.

• Analisis biaya dan laporan keuangan
  Data biaya administrasi dapat disajikan dalam laporan yang lebih terstruktur. Manajemen dapat melihat perubahan pengeluaran dan membandingkannya dengan anggaran untuk mendukung pengambilan keputusan.

• AI Assistant untuk insight keuangan
  Fitur AI pada sistem HashMicro dapat membantu pengguna memperoleh informasi dari data keuangan dengan lebih cepat. Hal ini memudahkan tim dalam menemukan pola pengeluaran dan mendapatkan insight tanpa harus memeriksa data secara manual satu per satu.

Dengan mengintegrasikan pencatatan, rekonsiliasi, pelaporan, dan AI dalam satu sistem, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan administratif sekaligus memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap biaya.

Kesimpulan 

Biaya administrasi perlu dikelola dengan baik karena pengeluaran yang tersebar dapat memengaruhi efisiensi dan anggaran perusahaan. Dengan mengelompokkan biaya perusahaan dapat melihat penggunaan anggaran secara lebih jelas.

Penggunaan software akuntansi juga membantu mempercepat pencatatan dan analisis biaya. Dengan dukungan otomatisasi dan AI, tim finance dapat mengurangi pekerjaan manual serta memperoleh informasi keuangan dengan lebih cepat.

Ingin mengelola biaya administrasi secara lebih terstruktur? Jadwalkan konsultasi dengan tim HashMicro untuk melihat solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

FAQ