Surat Pengajuan Pada Inventaris Barang Kantor Perusahaan Anda

Surat pengajuan adalah salah satu dokumen wajib yang ada dalam sistem kerja sebuah perusahaan. Surat ini memegang kendali penting untuk menjaga stabilitas stok yang dapat berimbas kepada alur kerja produksi.

Sayangnya, alur pengajuan surat inventaris kantor sering menghadapi kendala. Atasan yang tidak ada di tempat, proses cetak surat yang memakan waktu dan biaya, serta kendala tidak efisien lainnya.

Ketidakefisienan inilah yang mengantarkan HashMicro sebagai penyedia ERP terbaik di Asia Tenggara, menyelesaikan masalah tersebut. Di dunia serba digital dan cepat ini, penggunaan software tidak bisa Anda hindari sebagai seorang pebisnis tangguh.

Penyederhanaan dan percepatan alur surat bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Software Inventory. Secara lebih lanjut, artikel ini akan menyediakan informasi mengenai surat pengajuan dan alurnya yang tidak efisien. Simak hingga akhir.

Key Takeaways Surat pengajuan barang inventory kantor adalah surat yang bertujuan untuk memohon pengadaan stok bahan atau barang di gudang. Fungsi pengajuan surat barang inventaris kantor adalah sebagai bukti tertulis atas kebutuhan inventaris kepada pihak yang lebih berwenang dalam menyediakan barang tersebut. Sering kali, proses pembuatan dan alur pengajuan surat mengalami banyak kendala yang mengakibatkan ketidakefektivan alur kerja. Guna menangani kendala ini, peran software inventory penting untuk menjembatani komunikasi pihak warehouse dengan pihak lainnya. Ingin mencobanya? Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

Daftar Isi:

Pilih daftar isi

Pengertian dan Fungsi Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor

Setiap perusahaan memiliki peraturan atau kebijakan yang berbeda-beda. Namun, untuk kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, semua perusahaan menerapkan surat permohonan resmi, termasuk surat pengajuan inventaris kantor.

Hal ini berhubungan dengan tanggung jawab dari divisi perlengkapan atau inventaris. Oleh karena itu, ketika mengajukan permohonan pengadaan barang, harus ada surat resminya, bukan secara lisan saja.

Pengajuan barang pada inventaris dapat perusahaan lakukan dengan membuat surat pengajuan barang inventaris kantor. Biasanya, surat ini tertuju untuk kepala bagian sarana dan prasarana.

Surat ini merupakan surat internal instansi atau perusahaan. Bentuknya menyerupai lembaran dokumen yang berisi permintaan atau permohonan kepada pihak terkait untuk mengadakan barang di gudang. 

Baca juga: 5 Tips Mengontrol Pengadaan Barang Menjadi Lebih Baik

Syarat dalam Pembuatan Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor 

Fungsi pengajuan surat barang inventaris kantor adalah sebagai bukti tertulis atas kebutuhan inventaris kepada pihak yang berwenang dalam menyediakan barang tersebut. Selain itu, dokumen ini juga menjadi bahan pertanggungjawaban dari divisi yang melayangkan surat tersebut.

Pengajuan barang inventaris menjadi hal yang penting dalam sebuah perusahaan. Hal ini berhubungan dengan kelancaran operasional perusahaan. Surat pengajuan barang inventaris kantor memiliki struktur yang sistematis.

Oleh karena itu, ada beberapa syarat dalam penulisannya. Berikut adalah penjelasannya secara lebih lanjut. 

Mencantumkan identitas 

Pada saat mengirim atau menyampaikan surat untuk pengajuan, Anda harus mencantumkan identitas divisi yang diperlukan. Meski pengajuan bersifat internal, identitas pengirim maupun penerima juga harus tetap Anda sertakan agar suratnya tepat sasaran dan mudah diidentifikasi isinya. 

Tata letak yang tepat 

Karena surat ini tergolong surat resmi, maka tata letaknya penting untuk Anda perhatikan. Pengaturan dari tata letak tersebut meliputi kop surat, identitas, salam pembuka, isi, dan penutup. Namun, ada pula beberapa perusahaan yang menyiapkan format tersendiri sesuai keperluan.

Format ini menjadi penting agar sistem perusahaan juga dapat mendeteksi pengajuan Anda. Sistem nyatanya memang memudahkan proses bisnis Anda. Jika Anda belum menggunakan sistem inventory dan ingin memulainya, cobalah untuk mengetahui skema harganya dengan klik banner berikut ini.

Format penulisan yang benar 

Anda harus memastikan bahwa surat pengajuan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hindari frasa yang membingungkan dan berputar-putar. Penulisan surat ini harus singkat dan jelas agar tujuan surat tersebut mudah dipahami.

Tujuan jelas dan dapat dipertanggung jawabkan 

Tujuan dari pembuatan surat pengajuan barang inventaris kantor harus tertulis dengan jelas. Sertakan alasan mengapa barang tersebut dibutuhkan pengadaannya.

Alasan harus masuk akal dan dapat Anda pertanggungjawabkan. Hal ini terjadi karena pengadaan inventaris berhubungan dengan pengeluaran anggaran belanja perusahaan yang krusial. 

Mencantumkan batas waktu 

Surat pengajuan perusahaan wajib mencantumkan tanggal batas waktu balasan agar tidak terjadi understock di gudang yang merugikan perusahaan dan meminimalkan kemungkinan surat terabaikan.

Baca juga: Pengertian Aplikasi Inventory dan Kelebihannya untuk …

Cara Membuat Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor

Meski beberapa perusahaan sudah menyiapkan template untuk mengajukan surat pengajuan barang kepada pihak inventaris kantor, Anda tetap perlu memahami cara pembuatannya. Berikut susunan lengkapnya:

1. Kop surat: Kop atau kepala surat ada pada bagian atas dengan format rata tengah. Kepala surat biasanya hanya digunakan oleh lembaga resmi. Jika bukan, bisa diganti dengan judul surat. 
2. Waktu pembuatan: Anda bisa mencantumkan pada bagian atas setelah kop surat atau pada bagian bawah usai penutup. Selain itu, pada waktu pembuatan surat, sertakan juga waktu atau batas akhir untuk dapat merespon surat tersebut. 
3. Nomor surat dan lampiran: Anda tulis pada atas lampiran atau bawah lampiran jika ada. Namun, jika tidak terdapat berkas tambahan, maka tidak perlu mencantumkan lampiran. 
4. Salam pembuka: Berisi pendahuluan surat.
5. Identitas pengirim dan penerima surat: Umumnya ada di bagian atas sebelum salam pembuka.
6. Isi: Biasanya terdiri dari 1-2 paragraf yang menjelaskan tujuan dibuatnya surat. Anda harus bisa memberikan penjelasan kepada perusahaan secara rinci tanpa bertele-tele
7. Tanda tangan dan nama terang: Hal ini menjadi bukti validitas surat. 

Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor 

Setelah memahami struktur penulisan surat pengajuan, kini Anda bisa melihat contoh surat yang baik dan benar. Anda dapat memperoleh gambaran jelas yang akan meminimalkan kesalahan penulisan. Berikut contohnya.

Berdasarkan surat di atas, Anda ketahui bahwa setiap perusahaan memiliki persyaratannya sendiri, terlebih menyangkut pengajuan barang inventaris yang memerlukan kesesuaian data arsip dengan fakta pada lapangan.

Otomatiskan Pembuatan Surat Pengajuan Barang dengan Software Inventory

Penggunaan software inventory akan memudahkan perusahaan dalam melakukan stock opname. Dengan aplikasi inventory, Anda dapat mengontrol jumlah inventaris perusahaan secara otomatis sehingga akan lebih efektif dan efisien.

Software inventory dari HashMicro akan menyediakan kemudahan dalam mengelola, melacak, serta mencatat ketersediaan barang yang ada. Otomasi menggunakan software HashMicro adalah business hack dari 1.750+ pengusaha sukses di Asia Tenggara. Kini, giliran Anda untuk membuktikannya.

Kesimpulan 

Pengajuan barang inventaris perusahaan lakukan dengan kegiatan surat menyurat. Namun, barang yang termasuk inventaris perlu didata menggunakan software inventory yang akan memudahkan perusahaan dan staff gudang untuk mengontrol inventaris.

Anda perlu menggunakan software terpercaya yang terbukti menolong alur kerja perusahaan terkemuka. HashMicro dengan modul inventory management-nya menawarkan demo gratis kepada Anda. Segera jadwalkan demo gratis HashMicro sekarang!