Uang transport adalah uang yang digunakan untuk meringankan beban biaya karyawan yang dikeluarkan untuk mobilitas karyawan menuju tempat kerja atau keperluan dinas bisnis lainnya.
Pembayaran uang transportasi pada karyawan kembali lagi pada kebijakan masing-masing perusahaan, tetapi penting untuk diatur secara tegas nominal dan periode pembayarannya.
Pada artikel ini, Anda dapat mempelajari pengertian dari uang transport karyawan, ketentuan pajaknya, serta skenario pembayaran biaya transport yang berbeda-beda tergantung moda transportasi yang digunakan karyawan.
Key Takeaways
Dasar dari perhitungan pemberian uang transport dihitung dari banyaknya keperluan transportasi karyawan untuk mendukung proses bisnis perusahaan.
Uang transportasi tidak termasuk dalam komponen gaji pokok, melainkan merupakan tambahan komponen yang terpisah.
Jika diberikan tunai, perhitungan tunjangan transport akan dihitung sebagai obyek pajak menurut kebijakan PPh 21.
Pengertian dari Uang Transport Karyawan
Uang transport karyawan adalah sejumlah uang yang diberikan perusahaan untuk menanggung biaya perjalanan karyawan dari lokasinya menuju tempat kerja atau untuk perjalanan bisnis perusahaan. Dasar dari perhitungan pemberian tunjangan ini yaitu seberapa banyak karyawan melakukan perjalanan dan yang memang untuk keperluan bisnis, seperti pergi bekerja atau trip untuk menemui klien.
Sifat pemberian tunjangan transport sebenarnya tidak wajib dan kembali ke kesepakatan perusahaan masing-masing. Tetapi, jika sudah tercantum dalam kontrak kerja, maka perusahaan wajib membayarkannya pada karyawan. Jadi, pemberian uang transport karyawan kembali lagi pada kebijakan perusahaan masing-masing.
Hukum yang mendasari pembayaran uang transport merupakan Surat Edaran Menteri No. SE-07 Tahun 1990, yang mengelompokkan tunjangan transport sebagai tunjangan tidak tetap.
Fungsi Uang Transport Karyawan
Uang transport memiliki fungsi meringankan biaya transportasi karyawan. Selain berfungsi sebagai penyokong biaya transport karyawan, uang transportasi karyawan juga berfungsi untuk berikut:
Meringankan biaya harian karyawan: Membantu meringankan beban biaya karyawan seperti biaya bensin, bus, kereta, atau moda transportasi karyawan lainnya.
Mendorong kedisiplinan karyawan: Uang transport berfungsi seperti insentif untuk memotivasi karyawan agar lebih disiplin dalam hadir bekerja.
Sebagai daya tarik rekrutmen kantor: Daya tarik perusahaan yang mampu memberikan tunjangan bagi karyawan akan berkembang dan reputasinya baik di mata calon karyawan, sehingga menambah potensi calon karyawan melamar di perusahaan.
Membantu perusahaan membangun hubungan baik dengan karyawan: Karyawan akan merasa percaya bahwa perusahaan memperhatikan kesejahteraan mereka dengan memberikan tunjangan transport sehari-hari.
Singkatnya, tunjangan transport berperan dalam menjaga stabilitas karyawan di kantor dan juga mempertahankan tingkat retensi tenaga kerja perusahaan karena fungsinya yang mirip dengan bonus atau kompensasi karyawan lainnya.
Apakah Uang Transport Termasuk dalam Komponen Gaji Pokok?
Komponen uang transportasi sekilas terlihat seperti komponen gaji pokok. Padahal jika mengacu pada PP No. 36 Tahun 2021, uang transport termasuk dalam tambahan tunjangan dan tidak terikat sama sekali dengan gaji tetap karena digolongkan sebagai tunjangan tidak tetap.
Secara struktural, tunjangan transportasi dihitung sebagai komponen terpisah. Uang ini diberikan pada pekerja perusahaan untuk membantu biaya transportasi yang dikeluarkan oleh karyawan, jadi sebenarnya fungsi tunjangan transportasi mirip seperti fasilitas yang diberikan oleh perusahaan.
Ketentuan Pajak Uang Transport
Perlakuan pajak pada uang transport berbeda-beda tergantung jenis uang transportnya, apakah berupa tunai atau fasilitas yang diberikan kantor.
Dasar hukum dari ketentuan pajak tunjangan transportasi mengacu pada UU No. 7 Tahun 2021 dan kategorisasi ketentuannya diatur dalam PP No. 55 Tahun 2022 mengenai perlakuan pajak natura dan uang saku karyawan. Untuk mengetahuinya, Anda bisa mempelajarinya di bawah ini:
1. Uang transport berbentuk tunai
Uang transport berupa tunai, baik dihitung dari jumlah kehadiran maupun dengan sistem flat bulanan, otomatis masuk pada komponen penghasilan bruto karyawan dan dikenakan PPh 21 (Pajak Penghasilan) seperti komponen gaji pokok.
Karena pemotongan PPh 21 bulanan menggunakan sistem Tarif Efektif Rata-rata (TER), jadi semakin besar pemberian uang transportasi, maka potongan PPh 21 nya juga semakin besar.
2. Bentuk fasilitas (natura)
Jika naturanya berbentuk sarana antar jemput seperti bus yang disediakan untuk karyawan, maka tidak dikenakan objek apapun terlepas berapapun nilainya.
Tetapi, jika bentuknya berupa fasilitas yang diberikan pada karyawan seperti mobil kantor untuk keperluan dinas, maka juga tidak dikenakan pajak, asalkan memenuhi syarat seperti penghasilan bruto karyawan tidak melebihi Rp100 juta dan juga tidak memegang saham perusahaan tersebut.
3. Uang saku perjalanan dinas
Jika biaya dinas ditanggung oleh perusahaan langsung, seperti biaya tiket kereta, pesawat, atau lainnya, maka tidak dipotong dari penghasilan bruto karyawan. Pengecualian jika bentuknya juga merupakan uang tunai, maka mengikuti sistem PPh 21.
Memahami hal ini penting karena jika berbeda bentuk fasilitas yang diberikan, maka berbeda juga perlakuan pajaknya terhadap tunjangan transportasi karyawan yang diberikan.
Rumus Perhitungan Uang Transport Karyawan
Penggunaan rumus untuk menghitung uang transportasi karyawan sangat penting untuk memastikan perhitungan biaya yang adil dan sesuai dengan kebutuhan karyawan dan jumlah kas perusahaan.
Sebenarnya tidak ada rumus bakunya karena tiap perusahaan memiliki perhitungan yang berbeda tergantung kompleksitas proses bisnis. Berikut rumus-rumus dasarnya yang bisa Anda pelajari sesuai kebutuhan:
1. Metode berdasarkan kehadiran harian
Digunakan untuk menghitung transportasi karyawan per mereka hadir bekerja. Jika mereka tidak hadir bekerja, maka tidak akan dimasukkan ke dalam hitungan biaya transportasi.
2. Metode flat bulanan
Nominal penggantian biaya transportasi tetap sama setiap bulannya, asalkan total maksimal kehadiran karyawan masih terpenuhi sesuai regulasi perusahaan.
3. Metode berdasarkan jabatan
Semakin tinggi jabatan yang dipegang karyawan, maka penggantian uang transport akan semakin besar karena logikanya, jika karyawan memegang jabatan yang lebih tinggi, kebutuhan mobilitasnya juga semakin sering dan banyak.
4. Metode reimbursement
Perusahaan tidak langsung mengganti uang transport, melainkan menggantikannya ketika karyawan sudah melampirkan bukti yang jelas dalam bentuk struk tol, bensin, ataupun parkir.
Cara Menghitung Uang Transport Karyawan
Perlu langkah-langkah yang tepat untuk menghitung alokasi uang transport karyawan Anda. Tata cara perhitungannya harus menurut hukum yang berlaku. Berikut cara menghitung uang transportasi:
Tentukan kebijakan tunjangan transportasi: Sebelum menghitung, perusahaan perlu menetapkan bagaimana sistem penggantian uang transportasi karyawan yang akan diterapkan. Apakah memakai sistem flat bulanan atau berdasarkan tiap kehadiran.
Identifikasi faktor-faktor penentu perhitungan: Kumpulkan data yang memengaruhi nilai biaya transportasi, seperti jarak tempuh karyawan dan moda transportasi yang digunakan.
Hitung biaya transportasi karyawan per hari: Tetapkan penggantian tarif transportasi berdasarkan tarif umumnya, misal jumlah tarif bus atau biaya parkir umum.
Hitung jumlah kehadiran karyawan: Hitung seberapa banyak kehadiran karyawan dalam satu periode (misal dalam 20 hari efektif kerja dalam sebulan).
Kalikan tarif harian dengan jumlah hadir: Tarif harian dikalikan dengan jumlah kehadiran karyawan pada satu periode untuk mendapat angka yang tepat.
Sesuaikan dengan ketentuan pajak: Pajak seperti PPh 21 mengatur mengenai penghasilan bruto karyawan. Masukkan hasil perhitungan transport ke komponen ini untuk pemotongan pajaknya.
Perbandingan Skenario Transportasi yang Berbeda
Manajemen penggantian biaya transportasi perlu pembagian kategori yang jelas agar pembayarannya akurat dan mencerminkan kebutuhan mobilitas karyawan yang sebenarnya untuk keperluan perusahaan. Pelajari tabel di bawah ini untuk memahaminya:
| Aspek | Tunjangan tetap bulanan | Harian berbasis kehadiran | Reimbursement berbukti | Fasilitas antar-jemput | Kendaraan dinas |
|---|---|---|---|---|---|
| Bentuk | Uang tunai | Uang tunai | Penggantian biaya | Natura (jasa) | Natura (barang) |
| Klasifikasi | Tunjangan tetap | Tunjangan tidak tetap | Non-upah | Bukan upah | Bukan upah |
| Dasar hukum | SE-07/MEN/1990 Angka 1 huruf b | SE-07/MEN/1990 Angka 1 huruf c | PP 36/2021 Pasal 8 ayat (2) huruf c | PP 36/2021 Pasal 12 + Penjelasan | PP 36/2021 Pasal 12 + Penjelasan |
| Masuk dasar pesangon? | Ya | Tidak | Tidak | Tidak | Tidak |
| Masuk dasar lembur? | Tidak langsung | Tidak | Tidak | Tidak | Tidak |
| Perhitungan untuk UMP/UMK? | Ya | Tidak (Pasal 23 ayat (2) | Tidak | Tidak | Tidak |
| PPh 21 | Kena | Kena | Tergantung pada kejelasan dokumen | Dikecualikan (PMK 66/2023 Pasal 6 ayat (2) huruf c) | Dikecualikan bersyarat |
| Turun saat karyawan absen? | Tidak | Ya | Ya | Tidak berlaku | Tidak berlaku |
| Beban admin | Rendah | Sedang (butuh data absensi) | Tinggi (verifikasi bukti) | Rendah | Rendah |
Tips Mencegah Kecurangan Klaim Transport
Meskipun perhitungan sudah dilakukan dengan akurat, akan ada saja celah yang bisa dimanfaatkan karyawan yang tidak bertanggung jawab untuk mencurangi uang tambahan melalui reimburse uang transport perusahaan.
Anda perlu memulainya dengan memahami bentuk-bentuk kecurangan yang bisa dilakukan karyawan terlebih dulu di bawah ini:
Mark-up biaya transportasi: Karyawan mengklaim besaran uang yang digunakan untuk transportasi lebih besar dari nominal sebenarnya.
Struk atau nota palsu: Karyawan mengedit invoice digital sendiri dengan aplikasi edit gambar atau menuliskan nota sendiri.
Klaim ganda transportasi yang digunakan: Memakai ulang foto struk lama untuk periode reimbursement yang berbeda agar mendapat ganti uang transport dua kali.
Penyalahgunaan kategori pengeluaran: Bensin untuk keperluan pribadi dilaporkan untuk penggunaan dinas kantor.
Setelah itu, Anda bisa mempelajari strategi pencegahan masalah penipuan uang transport berikut ini:
Buat kebijakan klaim yang jelas dan tertulis: Susun aturan tertulis secara tegas bagi semua karyawan di perusahaan seperti pengajuan, batas waktu penyerahan bukti transaksi, dan konsekuensi bagi pelaku kecurangan.
Tentukan batas maksimal biaya transportasi yang bisa diklaim: Susun tabel batas maksimal nominal biaya yang bisa diklaim perusahaan per jabatan dan tentukan moda transportasi yang dianggap sah untuk digantikan biayanya. Hindari kategori transportasi yang ambigu seperti “lain-lain”.
Wajibkan pemberian bukti transaksi yang valid: Tolak kuitansi kosong atau nota tanpa stempel sah. Ini dilakukan agar karyawan tidak bisa memalsukan dokumen reimburse untuk mendapatkan uang tambahan.
Edukasi karyawan secara berkala mengenai konsekuensinya: Adakan sosialisasi mengenai regulasi penggantian biaya transport di kantor dan tegaskan konsekuensi yang berlaku jika karyawan melanggar peraturan.
Gunakan sistem reimbursement digital yang terintegrasi: Untuk memastikan perhitungan yang benar, gunakan software HRM untuk menghitung dan memvalidasi data transaksi transport secara real-time dan akurat.
Terapkan approval dengan hierarki jelas: Klaim di atas nominal tertentu wajib mengajukan persetujuan pada atasan langsung, kepala divisi, lalu ke tim finance perusahaan. Approval berlapis ini memaksa karyawan untuk menyertakan bukti transport yang valid agar uang pengganti bisa dicairkan.
Lakukan verifikasi acak dan audit berkala: Ambil sebagian sampel nota klaim karyawan dan cek langsung ke merchant untuk memastikan kebenaran transaksi. Lakukan juga audit transportasi berkala secara bulanan atau per kuartal. Ini memastikan agar karyawan tidak berani berbuat curang karena pengecekan dilakukan secara acak.
Kesimpulan
Pembayaran uang transportasi karyawan hendaknya harus dikelola dengan teliti agar tidak ada kelebihan atau kurang bayar. Perlu diingat bahwa uang transport merupakan komponen yang berbeda dari gaji pokok, sehingga Anda perlu memisahkannya dalam perhitungannya.
Tentukan juga moda transportasi apa yang bisa dianggap sah untuk digantikan biayanya. Ini mencegah karyawan Anda melakukan reimburse untuk transportasi keperluan pribadi.
Pertanyaan Seputar Uang Transport Karyawan
Nominal uang transport tidak ada batasan bakunya secara hukum, melainkan lebih ke kesepakatan antara perusahaan dengan karyawan. Yang perlu diingat, jika uang transport dituangkan dalam kontrak kerja, maka perusahaan wajib membayarkannya.
Permenaker No. 6 Tahun 2020 menyatakan bahwa untuk peserta magang, uang transport ini masuk ke dalam komponen uang saku. Tidak ada ketentuan baku mengenai besaran nominalnya, tetapi wajib dibayarkan pada peserta magang.
Upah Minimum Kabupaten tidak memasukkan tunjangan makan dan transportasi tidak tetap, karena UMK adalah gaji pokok, sedangkan tunjangan makan dan transport merupakan komponen tambahan yang berbeda.
Tidak ada hitungan berapa persen alokasi yang baku dalam pemberian uang transportasi untuk karyawan karena tidak ada dasar hukumnya.
