Sistem Inventory gudang adalah suatu proses pengelolaan barang dalam gudang dengan tujuan melaporkan jumlah barang yang tersimpan di dalamnya. Umumnya, pengelolaan ini masih menggunakan cara yang manual. Berkembangnya zaman membuat pengelolaan inventaris gudang dapat terjadi menjadi lebih modern dan terdigitalisasi.
Hal itulah yang menyebabkan munculnya sistem inventory barang secara digital. Sistem inventory gudang adalah sistem dengan dukungan teknologi canggih untuk mengelola aktivitas logistik yang berkaitan dengan persediaan barang di gudang.
Cukup dengan mengoperasikan Software Inventory, Anda mampu menyusun barang berdasarkan spesifikasi yang diinginkan. Sistem inventory barang menawarkan manajemen inventaris yang ringkas dan cekatan untuk mengontrol estimasi stok di gudang dengan waktu singkat. Artikel ini menguraikan jenis-jenis, manfaat, proses, dan teknik manajemen inventaris secara mendetail.
Selain itu, Kami juga akan mengajak Anda untuk mengetahui kinerja serta fitur-fitur sistem inventory gudang yang dapat membantu Anda mengoptimalkan pengaturan stok barang. Ketahui juga skema perhitungan harga pada software inventory agar Anda mendapat gambaran mengenai pengeluaran yang sesuai dengan budget perusahaan.
Daftar Isi
Definisi Inventory
Secara umum, inventory atau inventaris adalah seluruh barang, produk, ataupun bahan baku yang perusahaan miliki dan kemudian akan dijual untuk memperoleh keuangan. Inventaris tidak hanya berupa barang produksi hasil akhir, namun juga berupa bahan baku dan barang setengah jadi yang terdapat di gudang.
Barang-barang tersebut tergolong sebagai inventaris karena merupakan cikal bakal dari hasil akhir produksi yang nantinya akan perusahaan jual. Berbeda dengan inventaris pada perusahaan jasa, mereka memiliki inventaris dalam bentuk layanan atau langkah-langkah yang berkaitan dalam penyaluran jasa kepada konsumen.
Sehingga, inventaris tersebut sifatnya tidak berwujud, contohnya seperti aplikasi, perangkat lunak, dan sistem yang akurat.
Apa itu Sistem Inventory Barang?
Sistem inventory barang adalah pengelolaan data atau barang inventaris yang terdapat dalam suatu gudang. Sistem inventory menjadi satu kegiatan penting bagi perusahaan untuk melaporkan jumlah data atau barang yang tersimpan pada gudang.
Barang-barang tersebut perusahaan simpan dengan tujuan tertentu. Tujuan ini biasanya bergantung pada skala perusahaan dan kebijakan dari manajemen. Misalnya, pada perusahaan berskala kecil barang tersebut perusahaan simpan dan langsung perusahaan jual kembali.
Namun, pada sebuah perusahaan berskala besar, ada barang yang tersimpan untuk produksi, ada barang yang akan perusahaan jual kembali, atau bahkan barang suku cadang untuk mesin produksi.
Tujuan tersebut nantinya akan menentukan sistem penyimpanan mana yang tepat untuk perusahaan gunakan. Hal itu juga tidak terlepas pada peran Software Inventory yang membantu memudahkan perusahaan untuk mengelola gudang dan operasional bisnis.
Jenis-jenis Inventory
Pada bidang industri perdagangan, inventory atau inventaris adalah persediaan barang-barang atau sumber daya perusahaan yang disimpan lengkap beserta detail informasi, baik untuk keperluan produksi maupun penjualan.
Perusahaan akan menyimpan barang-barang tersebut di gudang atau ruang penyimpanan khusus. Kemudian, admin inventaris akan mencatat seluruh stok barang secara rinci agar penyusunannya lebih tertata. Dalam melakukan pengelolaannya, seorang admin inventaris membutuhkan sistem inventory gudang.
Baca Juga: Inilah Alasan Mengapa Perusahaan Anda Perlu Menggunakan Sistem Manajemen Inventaris
Terdapat beberapa jenis inventaris yang Anda butuhkan untuk menunjang kelancaran produktivitas dan pemasaran. Setiap perusahaan memiliki persediaannya tersendiri, tergantung pada produk apa yang Anda jual. Berikut ini penjelasan mengenai jenis-jenis inventaris:
1. Barang jadi / barang untuk dijual (finished good)
Seperti namanya, barang jadi adalah jenis inventory yang sudah selesai dan siap untuk Anda pasarkan kepada supplier atau langsung menuju konsumen. Barang ini dapat Anda sebut juga sebagai produk akhir. Umumnya, setelah melewati proses produksi dan quality control, barang jadi akan disimpan terlebih dahulu untuk menunggu jadwal distribusi.
2. Bahan baku / mentah (raw materials)
Bahan baku adalah persediaan berupa barang-barang yang akan Anda gunakan untuk menghasilkan produk jadi. Biasanya, bahan baku bisa Anda dapatkan dari pemasok. Oleh sebab itu, tidak heran jika seringkali perusahaan melakukan kerja sama dengan beberapa vendor terkait dalam rangka mencukupi kebutuhan produksi.
3. Persediaan barang dalam proses (work in process)
Jenis inventory ketiga ini berbeda dengan bahan baku atau barang jadi. Jika bahan baku perlu Anda olah dan barang jadi tinggal Anda simpan, barang dalam proses masih membutuhkan tahapan lanjutan yang belum selesai. Ada dua kemungkinan yang terjadi, yaitu barang memang baru melalui setengah proses atau bisa juga barang tersebut belum memasuki tahap quality control.
4. Barang MRO
Barang MRO adalah persediaan pemeliharaan (maintenance), perbaikan (repair), dan operasi (operating). Selaras dengan singkatannya, fungsi barang ini adalah untuk memelihara serta melakukan perbaikan atas peralatan dan mesin dalam mendukung proses produksi.
5. Stok pengaman
Safety stock atau stok pengaman adalah persediaan tambahan untuk mengantisipasi kemungkinan lonjakan permintaan pasar atau kekurangan persediaan di gudang. Adanya stok pengaman sangat penting agar perusahaan selalu siap menghadapi berbagai situasi yang tidak pasti. Termasuk pula untuk menghindari kekurangan persediaan atau out of stock.
Manfaat Sistem Inventory Gudang
Manajemen inventory dalam perusahaan perlu Anda lakukan agar seluruh jenis barang persediaan terkoordinir dengan baik. Karena berkaitan langsung dengan manufaktur dan pemasaran, manajemen inventory akan lebih optimal jika Anda menggunakan aplikasi inventaris barang. Lalu, apa saja manfaat yang akan Anda peroleh dari implementasi sistem inventory gudang?
1. Menghindari kekurangan bahan (out of stock) dengan sistem inventory gudang
Kekurangan produk atau out of stock adalah hal yang sudah pasti akan merugikan perusahaan. Pendapatan yang seharusnya bertambah melalui kegiatan penjualan, justru gagal Anda peroleh karena persediaan produk tidak ada. Dengan begitu, Anda telah kehilangan kesempatan emas untuk memperbanyak pemasukan dan keuntungan.
Tentu Anda tidak menginginkan kejadian seperti ini dalam bisnis Anda. Namun, bagaimana cara menghindarinya? Sistem inventory adalah jawaban paling tepat. Rancangan teknologi dalam sistem membantu Anda untuk selalu memantau jumlah persediaan barang. Maka, kekurangan stok mampu Anda minimalisir agar penjualan tetap berjalan lancar.
2. Sistem inventory gudang meningkatkan pemasaran
Salah satu yang menarik minat pelanggan untuk menjalin interaksi adalah kelengkapan barang yang Anda sediakan. Calon pelanggan akan memberikan kesan baik karena bisnis Anda mampu menyuplai stok produk setiap saat. Selain itu, calon pelanggan menganggap bahwa perusahaan Anda selalu memperhatikan setiap kebutuhan mereka.
Kepuasan pelanggan pun terealisasikan dengan mudah menggunakan sistem inventory. Akibatnya, reputasi sekaligus grafik profitabilitas perusahaan Anda semakin meningkat.
3. Peningkatan pelayanan dengan sistem inventory gudang
Ketika melayani permintaan pelanggan, Anda perlu memperhatikan tiga poin, yaitu ketepatan, kecepatan, dan kepercayaan. Dengan aplikasi inventaris berbasis cloud, Anda dapat melakukan ketiganya dalam satu waktu.
Integrasi Software Inventory mampu menghubungkan data persediaan stok barang di gudang dengan penjualan. Pesanan pelanggan pun akan masuk secara otomatis sehingga memudahkan Anda dalam memberikan respons atas permintaan tersebut.
4. Sistem inventory gudang mengontrol persediaan & ambil keputusan
Berbekal desain teknologi AI, sistem inventory gudang memungkinkan Anda untuk selalu mengontrol persediaan dengan proses stock-in dan stock-out yang lebih terorganisir. Kegiatan distribusi stok dari satu lokasi ke lokasi yang lain dapat Anda atur berdasarkan fleksibilitas masing-masing pesanan.
Manajemen inventory kinerja sistem menyimpan seluruh data-data ketersediaan barang, mulai dari jumlah barang yang tersisa dan jumlah yang perlu Anda pesan kembali lengkap dengan biaya pengeluaran. Data-data ini jelas akan mempermudah perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat.
Baca Juga: Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Tips Mudah Mengelola Inventory Barang dengan Sistem Inventory Gudang
Ketika Anda sudah mengetahui mengenai berbagai aspek mengenai inventory, Anda juga harus memahami bagaimana cara mengelola inventory secara baik dan benar. Hal ini berguna bagi Anda agar perusahaan dapat menjalankan segala aktivitas operasional dengan efektif dan efisien.
Kendatipun, Anda tetap harus menggunakan Software Inventory untuk perusahaan Anda. Inilah tips-tips mudah yang bisa Anda lakukan dalam mengelola inventory barang, yaitu:
- Menata tempat penyimpanan gudang dengan efektif dan efisien dengan cara memisahkan jenis barang sesuai kategori, lalu berikan label khusus untuk tiap barang dan atau kategori
- Buatlah sistem pencatatan yang rapi, Anda juga harus menentukan bagaimana spesifikasi pencatatannya, apakah berdasarkan waktu datang dan atau jumlah stok yang tersedia
- Kenali kebutuhan perusahaan Anda, jika skala usaha Anda terhitung cukup besar Anda perlu pertimbangkan untuk menggunakan Sistem Inventory khusus untuk pencatatan barang. Penggunaan software inventory menjadi hal wajib setiap perusahaan jika ingin mengoptimalkan seluruh manajemen inventorynya.
- Sesuaikan budget yang perusahaan miliki, apakah Anda memilih untuk menyerahkan pencatatan barang pada staf khusus secara manual atau menggunakan teknologi, Anda tetap harus menghitung keuntungan dan kerugiannya
- Anda perlu disiplin dalam melakukan pencatatannya, agar Anda tidak kesulitan untuk memantau dan mengontrol persediaan barang di gudang Anda. Sehingga, Anda terhindar dari adanya kesalahan-kesalahan yang menjadi akar masalah perusahaan.
Proses Manajemen Sistem Inventory Gudang
Untuk memasok serta menyimpan persediaan barang di gudang, ada manajemen inventaris yang harus Anda kelola dengan baik. Aktivitas ini melibatkan pelacakan dan pengendalian stok secara komprehensif mulai dari suplai barang hingga pengiriman barang kepada konsumen. Secara komprehensif, proses manajemen inventory terdiri dari lima tahap, meliputi:
1. Pembelian
Proses pembelian Anda lakukan dengan membeli semua daftar bahan baku atau mentah yang perusahaan butuhkan. Pembelian ditujukan agar proses manufaktur di lantai pabrik dapat berjalan.
Bisa juga bahan-bahan tersebut langsung Anda jual kembali tanpa melalui tahap perakitan terlebih dulu. Paling penting, sistem inventory gudang mampu mencatat stok barang habis yang perlu Anda beli kembali.
2. Produksi
Bahan mentah yang telah Anda beli selanjutnya akan masuk tahap produksi atau penyusunan. Dari proses produksi akan didapat produk atau barang baru yang berbeda dengan bahan baku.
Dalam proses ini, hasil produksi akan masuk tahap quality control untuk memastikan mutu barang sudah sesuai standar. Namun, tidak semua perusahaan membutuhkan tahap produksi. Salah satu contohnya adalah pada bisnis grosir.
3. Stok penyimpanan
Proses ketiga ini dapat Anda lakukan untuk dua bahan, yaitu bahan mentah dan bahan jadi yang telah melalui proses manufaktur. Setelah memasok bahan mentah, Anda perlu menyimpannya terlebih dahulu untuk menunggu jadwal produksi. Sama halnya dengan barang jadi dan setengah jadi yang perlu Anda simpan sebelum Anda jual kepada konsumen.
4. Penjualan
Baik barang jadi maupun setengah jadi selanjutnya akan Anda jual kepada target pembeli. Anda bisa langsung menjualnya kepada konsumen atau ke pihak supplier. Sistem penjualan dilakukan dengan konsumen membayar atas barang yang telah dipesan kepada perusahaan Anda. Dengan sistem inventory gudang, barang-barang penjualan pada bisnis Anda akan mencukupi permintaan pelanggan.
5. Pelaporan
Adanya tahap penjualan menandakan bahwa stok produk akan tergantikan dengan pendapatan yang telah perusahaan Anda terima. Keseluruhan proses perlu Anda laporkan agar perusahaan dapat mengetahui total produksi, penjualan, dan penghasilan barang. Dari pelaporan ini nantinya akan terlihat berapa jumlah keuntungan yang Anda peroleh.
Baca Juga: Supplier adalah Pemasok Bahan Baku, Apa Pentingnya Bagi Bisnis?
Apa Saja Teknik dalam Sistem Inventory Gudang?
Bagi perusahaan dagang, ada teknik-teknik tertentu untuk melakukan manajemen inventory stok. Terlepas dari seberapa besar skala usaha Anda, teknik manajemen inventaris dan implementasi sistem inventory gudang adalah strategi jitu agar Anda sukses menata persediaan barang. Berikut ini teknik yang dapat Anda pertimbangkan:
1. Analisis inventory ABC
Dalam manajemen inventory, analisis inventory ABC adalah teknik menggolongkan atau mengklasifikasikan barang ke berbagai tingkatan dari yang tertinggi hingga terendah. Tujuan analisis ini, yaitu mengidentifikasi persediaan untuk memperoleh keuntungan dari nilai investasi yang tinggi.
Misalnya, kelas A akan terisi oleh barang-barang dalam jumlah unit kisaran 60-80% dari biaya persediaan barang, kelas B untuk unit kisaran 30-50% dari biaya persediaan, dan C untuk unit kisaran di bawahnya.
2. Dropshipping
Pengiriman drop atau dropshipping adalah salah satu cara yang paling digemari karena tekniknya lebih mudah untuk membangun bisnis online. Bisnis yang mengandalkan teknik ini biasanya melakukan outsourcing atau mengalihdayakan seluruh apek manajemen stok. Oleh karena itu, teknik dropshipping menghilangkan biaya pengelolaan, seperti pembelian dan penyimpanan barang.
3. Pengiriman massal (bulk shipments)
Pengiriman massal berarti bahwa barang-barang diangkut dalam jumlah besar. Bisnis yang menggunakan teknik ini berasumsi bahwa pengiriman massal dapat menekan anggaran karena harganya lebih murah. Namun, Anda perlu memastikan bahwa barang tersebut memiliki umur simpan yang layak dan penjualannya akan selalu laku. Jika tidak, tentu perusahaan Anda akan rugi.
4. Backorder
Bahan baku atau jenis-jenis inventory lainnya dapat dipesan di awal, yaitu sebelum produk tersedia. Bisa juga dipesan ketika produksi barang belum terlaksana sehingga konsumen membutuhkan beberapa waktu sampai barang siap perusahaan kirim.
Pemesanan teknik backorder dapat memengaruhi kontrol persediaan barang di gudang. Meskipun demikian, Anda tetap dapat mengatasi perubahan inventaris hanya dengan sistem inventory gudang.
5. Konsinyasi
Teknik konsinyasi adalah manajemen inventory yang Anda lakukan dengan memberikan barang-barang produksi pabrik kepada para pengecer. Namun, pengecer tidak membayar di muka atas barang tersebut. Pihaknya akan membayar barang ketika barang telah terjual. Teknik ini cukup berisiko sehingga Anda perlu melakukan kontrak dengan pengecer.
Baca Juga: Dropshipping: Cara Sukses Memulai Bisnis Bagi Pemula
Mengapa Perusahaan Memerlukan Sistem Inventory Gudang yang Baik?
Sistem inventory gudang adalah solusi jitu untuk manajemen inventaris pada perusahaan dagang. Setelah memahami jenis-jenis, manfaat, proses, dan teknik, Anda akan lebih menyadari bahwa ketersediaan barang harus tertata secara sistematis. Hal ini penting mengingat banyaknya barang dengan kategori yang berbeda satu sama lain.
Lantas, mengapa pengelolaan gudang harus menggunakan sistem inventory gudang? Kembali mempertegas, manajemen inventory tidak cukup hanya sekadar pengaturan stok saja. Lebih dari itu, penerapan program stok gudang mampu meng-cover segala aspek yang berkaitan dengan persediaan barang.
Bahkan peran sistem inventory gudang akan sangat memengaruhi penghasilan pada bisnis Anda. Apa buktinya? Ketika Anda tidak dapat memantau jumlah persediaan dan ternyata stok produk telah habis, itu artinya perusahaan tidak bisa melakukan penjualan.
Jika terus-menerus mengalami kondisi seperti ini, tentu Anda akan kehilangan pelanggan potensial sehingga berimbas pada kerugian finansial yang menghambat perkembangan bisnis.
Metode Inventory Manajemen yang Dapat Anda Pilih
Setelah Anda mengetahui betapa pentingnya Sistem Inventory bagi perusahaan Anda, Anda juga perlu mengetahui metode apa yang tepat untuk mengelola inventory manajemen perusahaan.
Jangan sampai Anda salah menggunakan metode-metodenya, Anda perlu teliti agar tidak terjadi kesalahan fatal dalam perusahaan Anda. Maka dari itu, metode inventory manajemen yang dapat Anda pilih meliputi:
Just-In-Time Management (JIT)
Metode manajemen Sistem Inventory ini berasal dari Jepang sejak tahun 1960-an hingga 1970-an. Dengan menggunakan metode ini, Anda dapat memungkinkan perusahaan menghemat biaya operasional dan mengurangi pemborosan.
Caranya hanya dengan menyimpan persediaan barang yang perusahaan perlukan untuk keperluan produksi maupun penjualan produk. Tujuan adanya metode ini adalah untuk mengurangi biaya stokes, asuransi, serta biaya likuidasi maupun penggunaan persediaan secara berlebihan.
Namun, metode ini memiliki risiko yaitu ketika permintaan melonjak, Anda mungkin tidak memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan tersebut.
Material Requirement Planning (MRP)
Metode manajemen Sistem Inventory ini sangat bergantung pada prediksi penjualan perusahaan Anda. Dengan kata lain, produsen memiliki kewajiban mencatat penjualan yang akurat guna perencanaan kebutuhan inventaris yang lebih akurat.
Selain itu, untuk mengkomunikasikan kebutuhannya dengan supplier bahan diperlukan ketepatan waktu. Anda harus pandai-pandai dalam memperkirakan penjualan secara lebih akurat dan merencanakan akuisisi persediaan. Dengan begitu, Anda akan mampu memenuhi kebutuhan dan pesanan konsumen.
Economic Order Quantity (EOQ)
Metode manajemen Sistem Inventory ini menggunakan cara menghitung jumlah unit yang harus perusahaan tambahkan ke persediaannya. Hasil perhitungan tentu harus sesuai dengan tiap gelombang pemesanan untuk mengurangi biaya persediaan, Anda juga sambil mengasumsikan permintaan konsumen terus menerus.
Metode EOQ ini berfungsi untuk memastikan bahwa jumlah persediaan yang terpesan sesuai batch yang tepat. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu membuat pesanan terlalu sering dan tidak ada kelebihan persediaan yang ada di gudang. Keuntungannya Anda dapat menghemat total biaya persediaan.
Days Sales of Inventory (DSI)
Metode manajemen Sistem Inventory ini adalah metode penghitungan rasio keuangan dengan hasil waktu rata-rata per hari yang perusahaan perlukan untuk mengubah inventarisnya. Tujuan dari penerapan metode ini adalah untuk menunjukkan likuiditas persediaan.
Hasil perhitungan tersebut menunjukkan berapa lama persediaan perusahaan mampu bertahan. Umumnya, perusahaan lebih menyukai hasil DSI yang lebih rendah karena menunjukkan durasi yang lebih pendek untuk mengosongkan inventaris perusahaan.
Fitur Sistem Inventory Gudang HashMicro
Sebagai penyedia layanan ERP untuk mendukung pertumbuhan berbagai sektor bisnis, HashMicro merancang sistem inventory gudang dengan kompetensi canggih yang mampu menyederhanakan manajemen inventaris. 350+ Perusahaan berskala nasional telah membuktikan keunggulan software kami. Oleh sebab itu, Anda dapat memercayakan pengelolaan stok gudang kepada aplikasi inventory barang dari HashMicro.
Sistem inventory gudang didukung oleh fitur-fitur utama yang dapat memaksimalkan manajemen inventory. Ketersediaan produk Anda aman, penjualan pun lancar. Inilah fitur-fitur software inventory barang HashMicro lengkap dengan penjelasannya!
-
Barcode management sistem inventory gudang
Fitur Barcode Management pada sistem inventory gudang memungkinkan Anda untuk mengelola sekaligus melacak pengiriman dan penerimaan barang. Meskipun di berbagai tempat yang berbeda, sistem inventory gudang tetap dapat melakukannya secara akurat dan cepat.
-
Lot and serial number tracking
Sistem inventory gudang melalui fitur Lot & Serial Number Tracking memiliki kapabilitas dalam melacak nomor seri dan lot. Otomatisasi kinerjanya mempermudah Anda untuk melakukan pelacakan stok dengan beragam spesifikasi di gudang.
-
Stock request management
Dengan Stock Request Management dalam Software Inventaris dari HashMicro, Anda mampu mengelola permintaan pelanggan dari seluruh cabang toko. Proses approval yang otomatis memperlancar pesanan agar bisnis Anda dapat mempertahankan retensi pelanggan.
-
Inventory forecasting
Kehadiran sistem inventory gudang HashMicro menepis kesulitan dalam memperkirakan estimasi jumlah stok yang harus Anda sediakan. Fitur ini menghadirkan data prediksi penjualan di periode waktu mendatang berdasarkan analisis penjualan di bulan atau tahun sebelumnya.
-
Inventory valuation
Program stok gudang HashMicro menawarkan fisibilitas perhitungan valuasi inventaris di seluruh gudang setiap akhir periode pelaporan. Aktivitas ini dapat Anda lakukan dalam hitungan detik sehingga Anda memiliki waktu lebih untuk menyelesaikan tugas lain.
-
Stock aging analysis sistem inventory gudang
Analisis usia stock dalam sistem inventory gudang mampu menghasilkan data yang akurat. Maka, Anda dapat menghindari kemungkinan penimbunan stok karena produk lama terjual lebih dulu. Tingkatkan stok untuk fast-moving & slow-moving agar berjalan maksimalkan.
Baca Juga: 7 Strategi Inventory Control untuk Meningkatkan Efisiensi
Kesimpulan
Banyaknya barang-barang yang menumpuk di gudang akan menghambat perkembangan bisnis dan sistem inventory gudang. Agar perusahaan Anda tidak mengalami kejadian tersebut, manajemen inventory perlu Anda realisasikan melalui penerapan sistem inventory gudang yang berkualitas. Software Inventory dari HashMicro menyediakan kemudahan dalam mengelola, melacak, serta mencatat ketersediaan barang.
Optimalkan kontrol inventaris dengan notifikasi otomatis jika stok mulai habis. Akurasikan jumlah yang tersedia di gudang dengan catatan yang sinkron dengan data yang Anda simpan. Baik internal transfer, stock-in, dan stock-out terpantau secara real-time. Jadwalkan demo gratis software ERP sekarang juga!
