Contoh Laporan Stok Barang Gudang, Cara Membuat dan Download Template Excel atau Google Sheets Siap Pakai

Banyak perusahaan yang mengalami kendala dalam membuat laporan stok barang di gudang, mungkin salah satunya adalah perusahaan Anda. Permasalahan utama yang terjadi adalah ketidakakuratan data barang dan perbedaan antara stok fisik dan data dalam sistem.

Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk selalu membuat laporan stok barang gudang sebaik mungkin. Pasalnya, dengan persediaan barang yang sesuai, pelaku usaha dapat menjamin ketersediaan produk saat adanya permintaan konsumen. 

Laporan stok barang gudang yang baik tersusun dalam periode waktu tertentu secara sistematis dan terperinci. Laporan stok barang gudang yang baik juga dapat menyertakan laporan stock opname Excel agar perhitungan fisik di dalam laporan lebih akurat.

Apa itu Stock Opname atau Stok Barang Gudang?

Stock opname merupakan istilah menghitung kembali persediaan barang-barang fisik yang terdapat pada gudang sebelum perusahaan pasarkan. Dalam penghitungan stock opname, karyawan gudang melakukan pencocokan jumlah fisik dengan catatan pembukuan atau data stock.

Stock opname penting untuk meminimalisir kekeliruan, seperti kekurangan atau kelebihan barang. Perhitungan stock opname memiliki banyak proses, salah satunya adalah perhitungan jumlah barang dagang.

Proses perhitungan ini perusahaan lakukan secara langsung bersamaan dengan penataan barang. Di sisi lain, perhitungan stock opname juga dapat membantu memperkirakan produk-produk apa saja yang sering keluar masuk gudang atau high demand, sehingga karyawan dapat mengatur barang gudang sesuai dengan class-based storage.

Dalam satu tahun, stock opname perlu perusahaan lakukan minimal sekali sebagai bentuk tanggung jawab terhadap barang gudang. Ada beberapa  jenis stock opname berdasarkan waktunya.

Yang pertama, ada pengecekan harian pada barang dagangan dengan tingkat ketahanan rendah dan berjangka waktu pendek. Selanjutnya, terdapat stock opname periodik per kuartal, per semester, atau per tahun.

Karyawan gudang juga melakukan pada saat-saat tertentu, misalnya saat hari belanja nasional. Pengecekan pada event tertentu perusahaan sebut dengan stock opname event.

Fungsi dan Manfaat Laporan Stok Barang Gudang

Dalam menyimpan barang, gudang harus memiliki strategi tertentu yang membuat operasional gudang berjalan tanpa hambatan, salah satu strategi tersebut adalah menggunakan laporan stok barang gudang.

Berikut penjelasan lengkap mengenai fungsi dan manfaat apa saja yang perusahaan dapatkan dengan menggunakan laporan stok barang gudang:

Data stok barang selalu update dan sinkron

Laporan stok barang gudang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang jumlah barang yang tersedia di gudang pada suatu waktu tertentu.

Setiap kali ada barang keluar atau masuk gudang akan langsung tercatat di laporan stok gudang, sehingga memungkinkan karyawan gudang untuk memantau persediaan barang setiap kali diperlukan. 

Meminimalkan kemungkinan kehilangan barang

Menggunakan laporan stok barang memberikan manfaat bagi perusahaan dalam meminimalkan kemungkinan kehilangan barang.

Perusahaan dapat memantau persediaan barang secara teratur menggunakan laporan stok barang gudang dan memastikan bahwa jumlah barang yang tercatat sesuai dengan jumlah barang yang ada di gudang.

Memiliki acuan order bahan terkait produksi

Laporan stok barang gudang menjadi acuan dalam melakukan order bahan untuk kebutuhan produksi. Dengan informasi yang tercatat dalam laporan stok barang gudang, perusahaan dapat mengetahui jumlah stok bahan yang tersedia di gudang.

Hal ini dapat membantu perusahaan dalam meminimalkan risiko kekurangan bahan sekaligus memastikan kelancaran produksi barang. 

Mempercepat pengambilan keputusan terkait supply barang

Laporan stok barang gudang dapat membantu dalam mempercepat pengambilan keputusan terkait dengan persediaan barang.

Dengan memiliki laporan yang menyajikan informasi yang jelas dan terkini tentang jumlah stok barang yang tersedia, perusahaan dapat dengan cepat mengevaluasi ketersediaan barang dan membuat keputusan yang tepat terkait dengan pengadaan dan distribusi barang.

Dalam laporan stok barang gudang, perusahaan dapat melihat informasi seperti jumlah barang yang tersedia, tingkat persediaan yang rendah, atau barang yang hampir habis.

Dengan memperoleh informasi ini secara jelas, perusahaan dapat mengidentifikasi situasi ketika persediaan barang mulai menipis dan mengambil tindakan, seperti memesan lebih banyak barang atau mengatur produksi lebih lanjut.

Mempermudah perhitungan kas usaha

Laporan stok barang gudang juga dapat mempermudah perhitungan kas usaha perusahaan. Sebab, di dalam laporan tersebut, terdapat informasi tentang jumlah barang yang tersedia di gudang, nilai persediaan, dan biaya akuisisi barang tersebut.

Dengan memiliki informasi ini, perusahaan dapat melakukan perhitungan yang akurat terkait nilai persediaan yang dimiliki.

Selain itu, laporan stok barang gudang juga dapat memberikan informasi tentang biaya akuisisi barang yang telah dibeli.

Dengan mengetahui biaya ini, perusahaan dapat menghitung dengan lebih tepat laba atau rugi yang terkait dengan penjualan barang. Hal ini membantu dalam perhitungan kas usaha perusahaan dan memastikan bahwa perhitungan keuangan dilakukan dengan akurat.

Sebagai indikator perkembangan usaha

Laporan stok barang gudang dapat berfungsi sebagai indikator perkembangan bisnis perusahaan. Dalam laporan tersebut, terdapat informasi tentang jumlah barang yang tersedia di gudang pada periode tertentu.

Dengan memantau perubahan stok barang dari waktu ke waktu, perusahaan dapat melihat tren perkembangan persediaan dan mendapatkan pemahaman tentang aktivitas usaha. Ketika persediaan barang mengalami peningkatan, hal ini dapat menunjukkan adanya pertumbuhan dalam usaha perusahaan.

Peningkatan stok barang dapat mengindikasikan peningkatan produksi atau tingkat permintaan yang lebih tinggi dari pelanggan. Sebaliknya, jika stok barang mengalami penurunan, hal ini dapat mengindikasikan penurunan aktivitas usaha atau tingkat permintaan yang menurun.

Baca Juga: Contoh Laporan Barang Masuk dan Keluar

Penerapan dan Tahapan Membuat Laporan Stok Barang Gudang

Penerapan dan tahapan membuat contoh laporan stok barang gudang melibatkan serangkaian proses yang panjang. Proses ini telah tersusun sedemikian rupa untuk memastikan keakuratan dan kebermanfaatan dari laporan yang Anda hasilkan. Berikut penjelasan mengenai tahapan-tahapan tersebut:

Review staff dan organisasi gudang

Review staff dan organisasi gudang adalah proses evaluasi yang melibatkan peninjauan terhadap karyawan dan struktur organisasi yang terlibat dalam pengelolaan gudang. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki tim yang kompeten dan struktur yang efisien dalam menjalankan operasi gudang.

Pada tahap ini, perusahaan akan mengevaluasi kualifikasi dan keterampilan staff gudang. Review  mencakup penilaian terhadap kemampuan mereka dalam melakukan tugas-tugas yang terkait dengan penyimpanan, pemeliharaan, pengelolaan persediaan, dan pemindahan barang di gudang.

Selain itu, perusahaan juga akan mengevaluasi apakah staf gudang memiliki pemahaman yang cukup tentang kebijakan keamanan dan prosedur operasional yang berlaku.

Selain review staff, perusahaan juga akan melihat struktur organisasi gudang. Ini meliputi peninjauan terhadap tanggung jawab dan tugas masing-masing anggota staff gudang, serta koordinasi dan komunikasi antara departemen atau unit yang terkait dengan gudang.

Tujuan dari peninjauan ini adalah untuk memastikan bahwa struktur organisasi mendukung efisiensi operasional, koordinasi yang baik, dan pemisahan tugas yang jelas.

Audit atau membuat SOP gudang

Audit atau membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) gudang adalah langkah-langkah yang dilakukan untuk memastikan bahwa operasional gudang dilakukan dengan efisien dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Selain itu, audit gudang melibatkan pemeriksaan menyeluruh terhadap proses dan kegiatan yang terjadi di gudang. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku, serta untuk mengidentifikasi kelemahan, risiko, atau pelanggaran yang mungkin terjadi.

Audit ini dapat dilakukan oleh pihak internal maupun eksternal yang memiliki keahlian dalam bidang pengelolaan gudang.

Sementara itu, pembuatan SOP gudang melibatkan penulisan dokumen yang menjelaskan langkah-langkah dan prosedur yang harus diikuti dalam setiap aspek operasional gudang. SOP ini mencakup proses penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, pemeliharaan inventaris, dan pengiriman barang.

Di sisi lain, tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk memastikan konsistensi, keselamatan, dan efisiensi dalam setiap aktivitas gudang, serta memberikan panduan yang jelas bagi staff yang terlibat.

Dengan melakukan audit dan membuat SOP gudang, perusahaan dapat meningkatkan kontrol dan manajemen operasional gudang. 

Membuat format laporan inventory barang

Format laporan inventory barang merupakan tata cara penyajian informasi mengenai persediaan barang yang perusahaan miliki. Berikut adalah contoh format laporan inventory barang yang dapat Anda gunakan:

1. Judul Laporan: Laporan Inventory Barang
   Laporan ini menyajikan informasi mengenai stok barang yang dimiliki oleh perusahaan pada periode tertentu.
2. Informasi Perusahaan:

• Nama Perusahaan: Nama lengkap perusahaan
• Alamat: Alamat lengkap perusahaan
• Kontak: Informasi kontak perusahaan

3. Tanggal Laporan: Tanggal penyiapan laporan yang mencakup informasi tentang stok barang per tanggal tertentu.

4. Informasi Barang:

• Kode Barang: Kode unik untuk mengidentifikasi setiap barang secara individu.
• Nama Barang: Nama lengkap atau deskripsi barang.
• Kategori Barang: Kategori atau jenis barang (optional).
• Jumlah Barang: Jumlah unit atau jumlah dalam satuan yang relevan.
• Harga Satuan: Harga per unit barang.
• Total Nilai: Jumlah total nilai barang (jumlah barang dikalikan dengan harga satuan).

5. Total Jumlah Barang: Total keseluruhan jumlah barang yang tercatat dalam laporan. Jumlah ini mencerminkan jumlah seluruh barang yang tercatat dalam laporan inventory.

6. Total Nilai Keseluruhan: Total nilai keseluruhan dari seluruh barang yang tercatat dalam laporan. Nilai ini dapat Anda peroleh dengan mengalikan jumlah barang dengan harga satuan untuk setiap barang, dan menjumlahkan nilai-nilai tersebut.

7. Tanda Tangan dan Nama Penyusun Laporan: Tanda tangan dan nama lengkap dari penanggung jawab penyusunan laporan. Tanda tangan ini menunjukkan bahwa laporan telah tersusun dan terverifikasi oleh pihak yang berwenang.

Format laporan inventory barang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan perusahaan. Tujuannya adalah menyajikan informasi tentang stok barang dengan jelas dan terstruktur.

Dengan menggunakan format laporan yang baik, perusahaan dapat memantau persediaan barang dengan lebih efektif dan mengambil keputusan yang tepat terkait manajemen persediaan.

Review tata letak barang di gudang

Review tata letak barang di gudang adalah proses evaluasi yang bertujuan untuk meninjau pengaturan dan penempatan barang di dalam gudang. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tata letak yang digunakan efisien, mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan barang, dan mendukung kelancaran operasional gudang.

Dalam proses ini, beberapa aspek penting dievaluasi. Pertama, kategori dan grup barang dievaluasi untuk mengelompokkan barang berdasarkan jenis, ukuran, atau karakteristik. Tujuannya adalah agar pengelompokan tersebut logis sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan barang.

Selanjutnya, aksesibilitas menjadi perhatian penting. Oleh karena itu, barang yang digunakan secara rutin ditempatkan di area yang terjangkau dan dekat dengan pintu gudang. Di sisi lain, barang yang jarang digunakan ditempatkan di area yang lebih terpencil.

Penggunaan ruang juga dievaluasi untuk memastikan pemanfaatan ruang yang efisien. Area yang tidak perusahaan manfaatkan secara maksimal dan perusahaan identifikasi untuk mengoptimalkan penggunaan ruang.

Pengecekan dan Input Data

Pengecekan dan input data merupakan proses penting dalam tahapan membuat laporan stok barang gudang. Pada tahap ini, karyawan melakukan pemeriksaan terhadap kondisi fisik barang yang masuk atau keluar dari gudang, serta melakukan input data terkait barang tersebut ke dalam laporan stok barang.

Informasi yang biasanya perusahaan masukkan meliputi kode barang, nama barang, jumlah, keterangan khusus (jika ada), serta tanggal penerimaan atau pengiriman barang. Input data ini penting untuk memantau pergerakan stok barang, memperbaharui informasi inventaris, dan memudahkan pemantauan persediaan.

Download Laporan Stok Barang Gudang Format Excel dan Google Sheets

Pembuatan contoh laporan stok barang gudang biasanya menggunakan format Excel maupun Spreadsheet. Fitur Excel dan Spreadsheet, seperti pembuatan kolom dan perhitungan otomatis sangat membantu dalam proses membuat laporan stok barang gudang. 

Akan tetapi, perusahaan perlu memiliki template yang sesuai agar proses memasukkan data menjadi lebih mudah. Untuk itu, berikut contoh laporan stok barang gudang dengan format Excel dan Spreadsheet yang dapat Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan gudang Anda.

Contoh Laporan Stok Barang Gudang (Excel) melalui link di bawah ini:

[DOWNLOAD DI SINI]

Contoh Laporan Stok Barang Gudang (Google Sheets) melalui link di bawah ini:

[DOWNLOAD DI SINI]

Membuat Contoh Laporan Stok Barang Gudang Lebih Mudah dengan Warehouse Management System Hashmicro

Warehouse Management System (WMS) Hashmicro adalah sebuah solusi perangkat lunak yang mempermudah proses pembuatan laporan barang gudang. Terlebih, WMS Hashmicro merupakan software inventory gudang terbaik yang menyediakan berbagai fitur pengelolaan stok barang dengan lebih efisien dan akurat.

Dengan menggunakan WMS Hashmicro, pengguna dapat dengan mudah mencatat masuk dan keluarnya barang di gudang. Sistem ini memungkinkan pengguna untuk menginput data secara langsung ke dalam sistem, sehingga laporan stok barang dapat terupdate secara real-time.

Selain itu, WMS Hashmicro juga memiliki fitur pelacakan stok yang memungkinkan pengguna untuk melacak pergerakan barang dari penerimaan hingga pengiriman. Selain kemudahan dalam mencatat dan melacak stok barang, WMS Hashmicro juga memiliki fitur pelaporan yang komprehensif.

Pengguna dapat dengan mudah menghasilkan laporan stok barang gudang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Laporan-laporan ini dapat Anda sesuaikan dengan berbagai parameter seperti tanggal, kategori barang, atau lokasi gudang. Dengan demikian, pengguna dapat memperoleh informasi yang relevan dan terperinci mengenai persediaan barang di gudang.

Selain itu, WMS Hashmicro juga dapat menghasilkan laporan analitik yang membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Laporan-laporan ini memberikan informasi mengenai tren permintaan barang, rotasi stok, atau kecepatan perputaran barang.

Maka dari itu, hal ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan perencanaan yang lebih efektif, mengoptimalkan persediaan, dan mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi operasional. Dengan menggunakan Warehouse Management System Hashmicro, perusahaan dapat mempermudah proses pembuatan laporan barang gudang.

Dengan fitur-fitur yang lengkap dan kemampuan untuk melacak, melaporkan, dan menganalisis stok barang dengan mudah, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat dan terkini.

Kesimpulan

Laporan stok barang gudang memiliki peran yang penting dalam pengelolaan persediaan perusahaan. Dengan laporan tersebut, perusahaan dapat memantau stok barang secara akurat, menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan, mengurangi risiko kehilangan atau pencurian barang, serta meningkatkan efisiensi operasional gudang. 

Selain itu, laporan stok barang gudang memberikan informasi yang relevan dan terkini mengenai persediaan barang, hingga membantu dalam meningkatkan kinerja dan efektivitas perusahaan.

Pada era digital ini, Anda dapat mengotomatiskan pembuatan laporan stok barang gudang menggunakan Warehouse Management System dari HashMicro. Apabila Anda tertarik mencobanya, Anda dapat mengakses demo gratis di sini.