Mengenal Sistem Payroll, Manfaat, dan Cara Kerjanya

Secara umum, sistem payroll adalah sistem administrasi yang mengelola pembayaran gaji dalam suatu perusahaan. Administrasi dalam sistem payroll tidak hanya mencakup jumlah gaji yang harus diterima oleh karyawan di perusahaan Anda.

Sedangkan yang dimaksud dengan payroll adalah proses pembayaran gaji oleh pemberi kerja kepada karyawan sesuai dengan periode yang telah ditentukan. Sistem payroll bisa membantu mengotomatiskan perhitungan dan proses pembayaran gaji yang dilakukan oleh HRD dengan mudah dan cepat.

Sistem payroll manual, meskipun memiliki sejarah panjang dalam pengelolaan gaji karyawan, sering kali menghadapi sejumlah permasalahan yang dapat mengganggu efisiensi operasional perusahaan. Salah satu permasalahan yang sering terjadi adalah kesalahan perhitungan gaji. 

Proses manual memerlukan perhitungan yang cermat dan dapat rentan terhadap kesalahan manusia, seperti salah memasukkan data atau melakukan perhitungan matematika yang salah. Selain itu, dalam payroll manual, manajemen pajak dan regulasi seringkali menjadi sumber masalah.

Pentingnya penggunaan sistem payroll modern sangat jelas dalam menangani berbagai permasalahan yang muncul dalam payroll manual. 

Sistem payroll otomatis meminimalkan risiko kesalahan perhitungan gaji, menghilangkan kebutuhan akan perhitungan manual yang rumit, dan secara konsisten memproses gaji karyawan sesuai dengan peraturan dan perpajakan yang berlaku.

Key Takeaways Penggunaan sistem payroll otomatis sangat penting dalam menangani permasalahan dengan cara meminimalkan risiko kesalahan perhitungan gaji dan memproses gaji karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Manfaat sistem payroll meliputi laporan gaji yang jelas, penghematan waktu, perhitungan gaji yang akurat, pembuatan formulir pajak, penyimpanan data otomatis, kemampuan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, self-service, dan pembuatan laporan sesuai kebutuhan. Faktor-faktor seperti kehadiran, uang lembur, bonus, dan potongan utang atau denda dapat memengaruhi gaji karyawan, dan sistem payroll membantu menghitungnya secara otomatis. HashMicro merupakan pilihan ideal untuk memudahkan sistem payroll perusahaan dengan berbagai fitur canggih, seperti manajemen payslip harian dan per jam, template profesional untuk kontrak dan payslip, manajemen lembur terintegrasi, serta manajemen jadwal kerja yang dinamis. Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

Pengertian Sistem Payroll

Seperti yang kita ketahui, seorang karyawan bekerja dengan memberikan jasa, tenaga, dan waktunya sehingga perusahaan pun akan memberikan hak karyawan dalam bentuk upah atau gaji sesuai dengan kesepakatan kontrak di awal.

Umumnya, karyawan akan mendapatkan gaji setiap bulan berupa gaji bersih setelah ada penyesuaian pajak dan pemotongan lainnya. Ada pula beberapa faktor lain yang dapat mempengaruhi jumlah gaji, misalnya cuti, tunjangan, kehadiran, dan lain-lain.

Pengelolaan gaji sepenuhnya merupakan tanggung jawab dari departemen Human Resource Development (HRD) atau personalia yang ada di dalam suatu perusahaan. Untuk mengatur gaji, Anda tentu tidak bisa bekerja secara manual. Sebab, berbagai kesalahan perhitungan atau human error sangat mungkin terjadi. Maka, di sinilah Anda membutuhkan sistem payroll yang dapat bekerja otomatis.

Komponen Payroll

Administrasi yang dilakukan melalui sistem payroll mencakup perhitungan berbagai komponen dalam proses pembayaran dan manfaat yang berhak diterima oleh karyawan di perusahaan Anda. Berikut adalah komponen gaji karyawan yang dapat dihitung otomatis melalui sistem ini:

1. Gaji pokok: Komponen utama yang berbeda-beda untuk setiap karyawan berdasarkan jabatan dan tanggung jawab. Sistem payroll yang otomatis mempermudah perhitungan gaji bersih berdasarkan gaji pokok.
2. Tunjangan: Komponen tetap yang termasuk tunjangan hari raya, absensi, dan transport. Sistem payroll memastikan perhitungan tunjangan dilakukan dengan mudah.
3. Pajak penghasilan: Sistem payroll mempermudah perhitungan dan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21) sesuai peraturan pemerintah melalui Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2016, memastikan kewajiban pajak terpenuhi dengan tenang.
4. Potongan Jaminan Sosial dan Kesehatan: Sistem ini memudahkan pemotongan otomatis untuk iuran BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan asuransi kesehatan swasta, memastikan karyawan menerima manfaat yang berhak mereka dapatkan.

Seiring pertumbuhan bisnis dan peningkatan jumlah karyawan, mengelola administrasi secara manual akan semakin sulit. Oleh karena itu, sistem payroll memberikan keuntungan dengan mempermudah pembayaran gaji tanpa harus pergi ke bank setiap bulan.

Manfaat Sistem Payroll 

Secara garis besar, manfaat sistem payroll adalah memudahkan perhitungan gaji. Namun lebih dari itu, sistem payroll memiliki manfaat-manfaat mendetail terkait pengelolaan gaji.

Manfaat ini memiliki peran krusial bagi Anda sebagai bagian dari tim HR yang langsung menangani hal tersebut serta karyawan sebagai penerima gaji. Lalu, apa saja manfaat dari sistem payroll?

1. Sistem payroll dapat mengetahui laporan gaji setiap bulannya

Bagi karyawan, manfaat pertama ini sangat penting. Gaji yang mereka terima harus berupa rincian laporan secara jelas dari gaji bulanan. Di dalam payroll, karyawan dapat melihat gambaran terkait persentase potongan pajak, BPJS, dan cuti, serta gaji bersih yang tercatat setiap bulannya.

Rincian laporan gaji terwujud dalam bentuk slip gaji. Melalui sistem pembayaran payroll, karyawan dapat dengan mudah mengetahui substansi yang ada di dalamnya. Sistem tersebut juga akan membantu perusahaan dalam mengirimkan slip gaji langsung kepada email masing-masing karyawan.

2. Hemat waktu dengan menggunakan sistem payroll

Manfaat kedua berkaitan dengan kinerja Anda sebagai tim HR. Dengan jumlah karyawan yang cukup banyak dan angka yang tidak sedikit, pengelolaan gaji akan sangat membutuhkan waktu yang lama.

Dalam hal ini, manfaat dari sistem atau software payroll adalah membantu Anda dalam menghemat waktu untuk mengakomodir pemberian gaji.

Mungkin Anda bertanya, bagaimana bisa sistem payroll dapat menghemat waktu kinerja? Sistem payroll adalah sistem yang bekerja secara otomatis dalam membuat laporan gaji karyawan.

Setiap perubahan, pasti langsung akan tercatat. Misalnya, jika ada karyawan yang absen selama satu hari, sistem akan secara otomatis menghitung jumlah total gaji dengan pengurangan absen tersebut. Maka, Anda tidak perlu lagi menghitungnya secara manual.

3. Dapat menghitung potongan dan jumlah gaji

 

Sama halnya dengan contoh perhitungan gaji berdasarkan absen pada poin kedua di atas. Di dalam kesepakatan dengan perusahaan, karyawan akan mendapat informasi mengenai gaji kotor dan gaji bersih.

Gaji bersih sendiri merupakan total yang akan karyawan dapatkan sesuai dengan potongan gaji berupa asuransi, BPJS, pajak, dan sebagainya.

Sistem payroll akan melakukan perhitungan dari gaji kotor yang kemudian dipotong dengan beberapa keperluan tersebut.

Caranya, pertama Anda akan memasukkan data potongan gaji, kemudian sistem akan secara otomatis menjumlah total yang hasilnya akan menjadi gaji bersih. Bahkan pada beberapa contoh sistem payroll tertentu, sistem mampu menginput penggantian biaya reimbursement karyawan, pengobatan di luar BPJS, atau pengeluaran lainnya.

4. Membuat formulir pajak

Selain berperan dalam perhitungan gaji, Anda dapat menggunakan sistem payroll dalam membuat formulir pajak untuk menunjang keperluan perusahaan dan karyawan. Anda bisa mengirim atau mencetak formulir tersebut kepada pihak yang memiliki kepentingan terhadap hal itu. Sangat mudah jika Anda mengandalkan sistem payroll.

Selain membantu proses kinerja secara otomatis, Anda juga dapat menekan biaya menjadi lebih hemat. Maka, Anda dan tim HR dapat lebih fokus dalam melakukan beberapa tugas lainnya. Berbeda jika Anda melakukan secara manual yang tentu prosesnya akan sangat memakan waktu.

5. Data dapat tersimpan secara otomatis

Sebagai karyawan, Anda pasti selalu berhubungan dengan data-data operasional perusahaan. Data ini perlu Anda simpan dengan memastikan tingkat keamanan yang ketat. Ketika Anda berhadapan dengan dokumen cetak, tentu Anda memerlukan ruang penyimpanan tersendiri. Tidak hanya tempat, tapi juga waktu dan pasti kinerja Anda akan terasa lebih sulit.

Untuk menghindari hal-hal tersebut, Anda sangat membutuhkan sistem yang dapat menyimpan data secara otomatis. Dalam hal ini, sistem payroll adalah solusinya. Selain berfungsi untuk menyimpan data, Anda juga dapat mengelola data-data tersebut. Maka, kewajiban untuk membayar kompensasi karyawan bisa Anda lakukan dengan mudah.

6. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

 

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan operasional bisnis dan penggajian yang berbeda-beda. Kondisi itu terjadi karena ada faktor-faktor pengaruh yang juga berbeda antar perusahaan. Namun, apapun kebutuhannya, sistem payroll dapat menjawab segala tantangan dalam manajemen gaji karyawan.

Anda dapat memilih sistem payroll berdasarkan keperluan perusahaan. Jika perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah banyak, tentu Anda juga memerlukan fitur-fitur pendukung yang sesuai. Bahkan pada perusahaan skala besar, Anda akan membutuhkan sistem yang terintegrasi dengan beberapa aspek lainnya.

7. Self-service

Manfaat berikutnya adalah self-service. Sistem payroll tidak hanya memberikan kemudahan pengelolaan bagi tim HR. Namun, sistem ini juga dapat memberikan akses informasi kepada karyawan. Informasi mengenai potongan, jumlah total gaji, waktu kerja, bonus, dan lain-lain dapat dilihat secara langsung.

Di dalamnya pun tersedia fitur pengajuan berbagai hal yang bisa karyawan lakukan. Secara otomatis, karyawan tidak harus membuat surat permohonan terlebih dahulu. Baik HR dan karyawan, keduanya sama-sama bisa mendapatkan akses karena sistem berbasis cloud. Dengan memanfaatkan hal tersebut, sistem akan mampu meng-update setiap perubahan yang terjadi.

8. Pembuatan laporan sesuai kebutuhan

Semakin banyak transaksi, tentu akan semakin kompleks pula laporan yang perlu Anda buat. Jelas Anda tidak bisa lagi bertumpu pada pengerjaan manual.

Sistem payroll yang bekerja otomatis akan membantu perusahaan dalam mencatat semua transaksi dalam bentuk laporan. Bersama pihak akuntan, Anda dapat menyusun laporan transaksi dengan mudah. Tentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Cara Kerja Sistem Payroll

Sistem payroll terdiri dari tiga tahapan utama: Pra-penggajian, Penggajian, dan Pasca-penggajian. Berikut penjelasan lengkap mengenai masing-masing tahapan tersebut:

1. Proses Pra-penggajian

Pada tahap ini, HR mengumpulkan data yang diperlukan untuk proses penggajian. Data tersebut mencakup informasi mengenai gaji pokok dan tunjangan yang berhak diterima oleh setiap karyawan, data kehadiran selama sebulan terakhir termasuk jumlah hari kerja, cuti, dan lembur yang dilakukan oleh karyawan.

HR juga memeriksa keabsahan data yang telah dikumpulkan untuk memastikan tidak ada kesalahan atau data yang terlewat. Semua data karyawan diverifikasi untuk memastikan akurasinya. Proses ini dapat dipercepat dengan menggunakan sistem HRIS (Human Resource Information System) yang terintegrasi, memungkinkan otomatisasi pengumpulan dan validasi data.

2. Proses Penggajian

Selanjutnya, data yang sudah tervalidasi tersebut akan dimasukkan ke sistem payroll untuk memulai proses penggajian. Data yang sudah diverifikasi dimasukkan ke dalam sistem payroll untuk mulai menghitung gaji.

Sistem payroll secara otomatis menghitung semua komponen gaji, termasuk gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, dan potongan jaminan sosial dan kesehatan. Setelah semua komponen dihitung, sistem akan menghasilkan nilai gaji bersih yang akan diterima oleh karyawan.

Kemudian, setelah memastikan bahwa semua data sudah benar, gaji karyawan terkirim langsung ke rekening bank masing-masing karyawan.

3. Proses Pasca-penggajian

Tahap terakhir melibatkan beberapa aktivitas administratif penting. Nominal pajak penghasilan (PPh 21) karyawan dihitung dan didokumentasikan. HR mengirimkan laporan PPh 21 yang telah dihitung ke Direktorat Jenderal Pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Tim HR bekerja sama dengan tim keuangan untuk mencatat semua transaksi penggajian, memastikan catatan keuangan perusahaan selalu akurat. Setiap karyawan menerima slip gaji yang merinci komponen gaji dan potongan, memberikan transparansi dan bukti pembayaran.

Pilihan Ideal untuk Memudahkan Sistem Payroll Perusahaan Anda

HashMicro memberikan solusi software payroll terbaik terkemuka yang mengatasi berbagai permasalahan dalam penggajian dengan fitur-fitur canggih, seperti:

Daily Worker, Hourly Worker Payslip Management

Software payroll dari HashMicro juga memiliki kemampuan mengelola payslip karyawan harian dan per jam dengan presisi tinggi. Ini memudahkan perhitungan gaji yang sesuai dengan waktu kerja sebenarnya, sehingga mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji.

Built-in Professional Templates for Contract & Payslip

Untuk memudahkan proses administrasi, HashMicro menyediakan beragam template profesional untuk kontrak kerja dan payslip. 

Anda dapat memilih dari berbagai opsi template yang disesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan Anda, sehingga meningkatkan tampilan dan profesionalisme dokumen-dokumen tersebut.

Complete Overtime Management Linked with Attendance and Payroll

HashMicro memastikan bahwa sistem payrollnyamenyertakan manajemen lembur yang lengkap dan terintegrasi dengan kehadiran dan penggajian. 

Ini memungkinkan perusahaan untuk dengan tepat menghitung dan memproses lembur karyawan, mencegah potensi kelalaian, dan memastikan bahwa karyawan dibayar sesuai dengan kerja tambahan yang mereka lakukan.

Roster & Dynamic Employee Working Schedule Management

HashMicro menawarkan sistem payroll yang canggih dengan fitur Roster dan Dynamic Employee Working Schedule Management. 

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah mengelola jadwal kerja karyawan yang berubah-ubah. 

Dengan alat ini, Anda dapat menyusun jadwal yang efisien, memantau perubahan jadwal, dan menghindari masalah jadwal yang seringkali terjadi dalam penggajian manual.

Dengan semua kemudahan yang diberikan Anda pasti berpikir harga yang ditawarkan HashMicro tergolong fantastis, tapi untuk membuktikan sendiri, Anda bisa mengklik gambar di bawah untuk melihat skema harga menarik yang ditawarkan HashMicro sekarang juga!

Faktor Pengaruh Gaji Karyawan pada Sistem Payroll 

 

Di dalam dunia kerja, Anda pasti mengenal gaji bersih dan gaji kotor. Sekilas perbedaannya sudah dibahas sebelumnya. Gaji kotor adalah upah yang perusahaan berikan kepada karyawan tanpa adanya penambahan atau pengurangan nominal.

Dalam penerapannya, gaji kotor akan mengalami perubahan hingga akhirnya terbentuklah gaji bersih. Jumlah akhir yang akan karyawan terima tidak akan sama dengan gaji kotor. Sebab, ada empat hal yang akan mempengaruhi perubahan tersebut. Berikut adalah faktor-faktornya:

1. Kehadiran

Ketika karyawan sudah terikat dengan kontrak kerja, maka ia perlu memenuhi semua syarat dan ketentuan yang berlaku. Salah satunya adalah kehadiran. Aspek ini memiliki pengaruh terhadap jumlah gaji yang akan karyawan dapatkan selama satu bulan.

Jika Anda absen atau mangkir dengan tidak memberitahukan alasan dan bukti, tentu tim HR akan memotong gaji karyawan tersebut. Tanpa dilakukan manual pun, sistem payroll akan secara otomatis memotong jumlah gaji.

2. Uang lembur

Berbeda dengan pengaruh kehadiran, faktor kedua berkaitan dengan jatah lembur masing-masing karyawan. Jika karyawan rajin memenuhi jatah lembur yang ada, sistem payroll akan menambahkan atau meningkatkan gaji pada periode tertentu.

Semakin sering karyawan lembur, tentu penambahan gaji pun terakumulasi. Besaran tambahan per lemburnya bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.

3. Bonus sesuai target

Biasanya, perusahaan akan memberikan tugas atau project dengan target tertentu. Jika Anda dapat menyelesaikan dan memenuhi target tersebut, Anda akan mendapatkan bonus yang nantinya juga tercatat di dalam sistem payroll. Bonus tersebut akan karyawan dapatkan bersama dengan gaji bulanan.

4. Potongan utang atau denda

Baik utang atau denda akan secara langsung mengurangi gaji karyawan. Misalnya, jika Anda melakukan kesalahan yang berdampak pada ruginya perusahaan, Anda bukan hanya mendapat teguran saja melainkan juga pemotongan gaji. Kondisi seperti ini akan terlebih dahulu masuk pada sistem payroll sehingga sistem akan menjumlahkan gaji dengan adanya pengurangan tersebut.

Kesimpulan

Sistem payroll adalah suatu sistem yang berfungsi untuk mengatur dan mengelola perhitungan gaji karyawan. Seperti pada pembahasan artikel ini, aspek penggajian menjadi sesuatu yang krusial bagi perusahaan. Sebab, adanya gaji akan menentukan kontinuitas kinerja karyawan.

Sudah menjadi kewajiban bahwa perusahaan harus membayarkan gaji sesuai dengan kesepakatan. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor pembentuk gaji, Anda perlu mengelola penggajian dengan teliti. Tentu dalam hal ini, sistem HR dari HashMicro dapat mengoptimalkan proses pembayaran gaji yang Anda lakukan.

Sistem yang terpusat ini juga akan membantu Anda untuk mengurangi terjadinya human error sehingga hasilnya lebih akurat. Dapatkan demo gratis software HR HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Sistem Payroll

• Berapa persen dari keuntungan perusahaan untuk penggajian karyawan?

  Keuntungan yang diperoleh perusahaan dari penggajian karyawan bergantung pada omset dan kebutuhan operasional perusahaan Anda. Menurut para ahli, tingkat yang paling ideal adalah antara 15% hingga 20% dari total omset. Selain itu, terdapat juga rekomendasi biaya ideal untuk tenaga kerja atau labor cost, yang seharusnya tidak kurang dari 30%.

• Dokumen apa saja yang digunakan untuk sistem payroll?

  Dokumen yang digunakan dalam sistem payroll di perusahaan melibatkan daftar kehadiran, daftar pembayaran gaji dan upah, rangkuman daftar gaji dan upah, surat pernyataan gaji dan upah, serta bukti pembayaran tunai (bon permintaan uang).

• Mengapa HRD harus menangani sistem payroll?

  Payroll karyawan menjadi salah satu tanggung jawab krusial dar iHRD karena berperan sebagai pilar utama kelancaran operasional suatu perusahaan. Dengan memanfaatkan sistem payroll, perusahaan dapat mengimplementasikan otomatisasi pada sistem pembayaran karyawan, yang pada gilirannya memberikan berbagai keuntungan penting untuk mendukung kesuksesan bisnis.

  Baca selengkapnya di sini!

• Mengapa harus menggunakan sistem payroll?

  Sistem payroll tidak hanya berguna untuk proses pembayaran gaji, melainkan juga dapat berperan dalam menghitung jumlah pajak yang perusahaan dan karyawan harus bayarkan. Penggunaan perangkat lunak penggajian mempermudah penghitungan pajak, bahkan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam proses perhitungan tersebut.

  Baca selengkapnya di sini!

• Apa saja yang termasuk jenis sistem payroll?

  Beberapa jenis sistem payroll yang umum digunakan oleh perusahaan di Indonesia meliputi payroll service, cloud payroll, dan payroll hosted.