4 Contoh Surat Tanda Terima Barang Lengkap beserta Template

Banyak pengusaha yang masih bingung cara membuat surat tanda terima barang dengan benar. Padahal, surat ini penting dalam proses serah terima barang. Jika Anda tidak memiliki surat bukti, Anda tidak aman sebagai penjual maupun penerima. Oleh karena itu, Anda perlu memahami surat penerimaan barang dan format umum yang dapat Anda gunakan dalam bisnis Anda.

Apa itu Tanda Terima Barang?

Surat tanda terima barang (STTB) adalah dokumen yang membuktikan penerimaan barang. Dalam proses serah terima, Anda melampirkan surat ini bersama surat pesanan barang sebagai bukti kalau Anda telah menerima produk. Untuk membuat surat penerimaan yang benar, dokumen ini harus menyertakan informasi-informasi penting seperti:

• Identitas lengkap, seperti nama, alamat, nomor kontak, dan alamat email pihak pengirim dan penerima.
• Nomor referensi surat jalan atau invoice, untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan status barang Anda.
• Rincian barang yang diterima, seperti nama, jenis, jumlah, kondisi saat pengiriman, dan nomor seri produk.
• Tanda tangan dan nama terang, sebagai bukti kalau kedua belah pihak menyetujui isi dokumen dan pemasok sudah mengirim barang.
• Tanggal dan waktu, untuk menentukan masa garansi barang.

Fungsi Surat Penerimaan

Secara umum, surat bukti ini memiliki tiga fungsi dalam proses bisnis, yaitu:

1. Sebagai kontrol internal perusahaan

Surat tanda terima membantu Anda memastikan kalau proses serah terima barang berjalan sesuai prosedur. Dengan menyediakan rincian barang, Anda dapat mencegah kesalahan dalam proses pengiriman. Selain itu, surat ini juga membantu Anda mengaudit dan mencatat inventaris bisnis Anda. 

2. Menjadi arsip keluar-masuk barang

Dokumen ini memiliki fungsi sebagai catatan resmi bagi bisnis Anda. Jika ada masalah antara Anda dan pihak lain, Anda dapat melacak transaksi tersebut menggunakan arsip surat. Hal ini membuat proses pengiriman barang lebih jelas. 

3. Melindungi bisnis

Surat penerimaan melindungi bisnis Anda secara hukum. Dalam dokumen ini, Anda akan menemukan informasi-informasi penting, seperti tanda tangan dan tanggal. Informasi ini membuktikan kalau kedua belah pihak setuju dengan isi kontrak. Jika bisnis Anda terlibat dalam sengketa, Anda hanya perlu menunjukkan surat ini.

Jenis Surat Penerimaan Barang

Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa jenis surat yang bisa Anda gunakan. Untuk memilih, Anda perlu melihat kebutuhan dan prosedur perusahaan Anda: 

Jenis Tanda Terima Barang	Penjelasan
Tanda terima barang standar	Mencatat penerimaan barang sehari-hari. Surat ini memuat informasi penting, seperti nama, tanggal, deskripsi barang, jumlah barang yang diterima, nomor referensi, dan tanda tangan.
Tanda terima barang parsial	Mencatat barang yang sudah diterima, sambil menunggu sisa pesanan. Dalam surat ini, Anda mencantumkan jumlah barang yang belum dikirim.
Tanda terima barang yang dikembalikan	Mencatat barang yang tidak sesuai, rusak, cacat, atau dikembalikan ke pemasok. Dalam dokumen ini, Anda menulis detail barang yang dikembalikan dan alasan Anda mengembalikannya.
Tanda terima barang berjangka panjang	Mencatat barang yang diterima secara bertahap atau sesuai jadwal, untuk memastikan semua barang diterima hingga pesanan lengkap.
Terima barang elektronik	Mencatat penerimaan barang secara digital, sehingga memudahkan penyimpanan dan pelacakan data.

Contoh Surat Tanda Terima Barang

Sebelum Anda membuat surat terima barang, Anda perlu mengetahui format penulisan yang benar terlebih dahulu. Berikut cara menulis surat penerimaan barang, beserta contoh lengkapnya:

1. Contoh surat tanda terima barang

Surat tanda terima barang adalah bukti tertulis kalau barang sudah diserahterimakan dengan baik. Anda akan membuat dokumen ini jika Anda yang menyerahkan barang dalam proses serah terima. Mirip dengan surat jalan pengiriman barang, surat ini memuat beberapa informasi penting seperti:

• Identitas pengirim barang
• Nomor resmi bukti penyerahan
• Rincian barang
• Tanggal pengiriman
• Tujuan pemberian barang
• Nama dan tanda tangan kedua pihak

Contoh Surat:

Template ini cocok digunakan sebagai solusi awal untuk kebutuhan administrasi harian. Akan tetapi, jika Anda ingin proses yang lebih cepat, data yang lebih akurat, dan pengelolaan yang tidak lagi bergantung pada input manual, sistem digital dapat menjadi solusi yang lebih efektif untuk mendukung operasional bisnis.

2. Contoh surat tanda terima dokumen

Surat tanda terima dokumen adalah dokumen tertulis yang mencatat proses serah terima dokumen, baik dalam bentuk surat penting atau barang. Saat membuat surat ini, Anda harus mencantumkan informasi-informasi berikut:

• • Identitas pengirim dokumen
  • Nomor resmi bukti penyerahan dokumen
  • Rincian dokumen
  • Tanggal pengiriman
  • Tujuan pemberian dokumen
  • Nama dan tanda tangan kedua belah pihak

Contoh Surat:

3. Contoh surat tanda terima uang

Surat tanda terima uang adalah dokumen resmi yang mencatat penerimaan pembayaran tunai antara dua pihak. Anda bisa menggunakan surat ini sebagai bukti transaksi, baik dalam bentuk kertas maupun digital. Beberapa informasi yang perlu Anda sertakan dalam dokumen ini adalah: 

• Identitas pengirim dan penerima
• Nominal uang yang akan Anda serahkan
• Tanggal pengiriman
• Tujuan penyerahan uang tersebut
• Nama dan tanda tangan kedua belah pihak

Contoh Surat:

4. Contoh surat tanda terima lengkap

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas, Anda bisa melihat contoh berikut:

Aturan yang Perlu Anda Ingat saat Membuat Surat Terima

Setelah Anda mengetahui jenis dan format surat tanda terima barang, Anda perlu memahami peraturan yang terkait dengannya:

1. PSAK

Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) 72 mewajibkan bisnis untuk menganalisis transaksi mereka saat mengakui pendapatan. Anda bisa menggunakan surat permintaan untuk membuktikan kalau proses serah terima telah terjadi, sehingga dokumen itu dapat digunakan dalam pengakuan pendapatan. Oleh karena itu, pastikan Anda menulis semua informasi penting dalam surat tersebut. 

2. Sertifikasi atau standar barang

Dalam beberapa industri, produk harus memenuhi standar tertentu. Misalnya, produk kosmetik harus memenuhi standar yang ditetapkan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). Sebaliknya, produk elektronik harus mematuhi standar SNI dan K3L. Untuk alasan ini, cantumkan informasi kalau produk Anda sudah memenuhi standar. 

3. Peraturan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki peraturan tersendiri mengenai prosedur pengiriman dan penerimaan barang. Oleh karena itu, pastikan surat penerimaan sudah sesuai dengan ketentuan bisnis Anda. Jika tidak, segera revisi dan beri tahu pihak lain tentang perubahan itu. 

4. Ketentuan kontrak

Saat membuat kontrak pembelian, Anda dan pihak lain akan menetapkan beberapa syarat. Sebelum Anda membuat surat tanda terima barang, baca kembali kontrak tersebut. Pastikan kalau surat dan proses terima barang memenuhi syarat yang telah ditentukan.

Sederhanakan Laporan Serah Terima dengan Sistem ERP

Dalam bisnis, proses serah terima manual sering bermasalah. Metode ini rentan terhadap human error, dan data yang tidak selaras. Untuk mengatasi masalah ini, Anda bisa menggunakan sistem ERP dengan fitur-fitur seperti:

• Aplikasi mobile, untuk mengakses laporan penerimaan di mana saja kapan saja
• Business Intelligence (BI), untuk membantu Anda menganalisis pola serah terima barang, uang, dan dokumen.
• Integrasi Aplikasi Instant Messaging, untuk memudahkan komunikasi dengan pihak lain dan mempercepat konfirmasi serah terima.
• Manajemen dokumen, untuk mengotomatisasi penyimpanan dokumen serah terima.
• Tingkat akses, untuk mengatur karyawan mana yang dapat mengakses data penting, berdasarkan peran mereka.

Salah satu software yang dapat Anda gunakan untuk mengelola laporan serah terima adalah HMX ERP berbasis AI dari HashMicro. Software ini dapat mengotomatiskan dan mendigitalisasi alur kerja serah terima ke satu platform terpusat.

Kesimpulan

Proses serah terima barang tidak akan berjalan dengan baik jika Anda tidak memiliki surat tanda terima barang. Surat ini memastikan kalau proses dilaksanakan sesuai ketentuan kontrak pembelian. Dengan demikian, Anda dapat melindungi bisnis Anda secara legal.

Pertanyaan Seputar Tanda Terima

Siapa yang membuat surat tanda terima barang?

Surat terima barang biasanya dibuat oleh pihak penerima barang sebagai bukti kalau mereka telah menerima barang sesuai pesanan. Penerima barang bisa berupa karyawan gudang, tim procurement, atau pihak yang berwenang.

Bagaimana cara membuat surat penerimaan?

Untuk membuat surat penerimaan barang, tuliskan judul surat, informasi pengirim dan penerima, detail barang, serta tanggal dan waktu pengiriman. Sertakan pernyataan kalau barang telah diterima dan sesuai dengan pesanan, dan sisakan ruang untuk tanda tangan dan nama terang kedua belah pihak.

Bagaimana cara mempersiapkan proses serah terima barang?

Pertama, Anda perlu menyiapkan dokumen, seperti surat terima barang dan purchase order (PO). Setelah itu, Anda harus mengecek dan mencocokkan produk dengan permintaan. Jika sudah, Anda tinggal menentukan kapan dan di mana serah terima akan dilakukan. Jangan lupa untuk berkoordinasi dengan pihak lain.