BerandaMost ViewedAccountingCara Penulisan Tanda Terima yang Benar serta Fungsinya dalam Bisnis!

Cara Penulisan Tanda Terima yang Benar serta Fungsinya dalam Bisnis!

Dalam kegiatan jual beli dan transaksi pengiriman barang, Anda pastinya sudah sering mendengar istilah surat tanda terima. Menurut KBBI, tanda terima merupakan surat bukti yang bertujuan untuk menginformasikan pihak satu telah menyerahkan dan pihak yang lain telah menerima. Maka, surat ini merupakan dokumen yang sangat penting yang harus diserahkan ketika terjadinya proses penyerahan barang.

Umumnya, surat ini berisi detail transaksi secara keseluruhan. Hal ini meliputi nama barang atau jasa yang perusahaan jual, jumlah barang atau jasa, serta kepada siapa barang atau jasa tersebut dikirim. Maka dari itu, sangat penting bagi Anda terutama para pemilik bisnis untuk mengetahui fungsi serta cara penulisan surat yang baik dan benar.

Baca juga: 5 Software ERP Terbaik di Surabaya

Daftar Isi

    • Fungsi Tanda Terima
    • Format Penulisan Tanda Terima dan Contohnya
    • Kesimpulan
    • Fungsi Tanda Terima

      Tanda terima

      Seperti yang kita ketahui, setiap aktivitas bisnis tentunya tidak lepas dari kegiatan dokumentasi. Sehingga, surat ini merupakan surat penting yang dapat Anda jadikan sebagai bukti dalam suatu kegiatan transaksi. Secara umum, surat bukti ini memiliki dua fungsi utama dalam aktivitas bisnis, yaitu sebagai berikut:

      1. Sebagai dokumentasi atau kontrol internal perusahaan

      Suatu bisnis tentunya memiliki aktivitas operasional yang cukup kompleks, sehingga butuh dokumentasi atau pengarsipan dalam setiap aktivitas transaksinya. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, perusahaan tentunya akan lebih mudah dalam melakukan kontrol atau evaluasi atas karyawan mereka. Dengan begitu, perusahaan juga dapat melihat apakah karyawan menjalankan tanggung jawab untuk menyerahkan dokumen atau barang dengan baik.

      Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk menghindari kesalahan pengiriman yang mungkin akan muncul nantinya. Seperti barang tertukar, pengiriman salah alamat, atau bahkan kehilangan barang. Maka, guna menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan tersebut, surat ini juga harus menginformasikan secara lengkap mengenai dengan detail keterangan barang, nama penerima, dan waktu serta tanggal penyerahan atau penerimaan barang.

      2. Menjadi arsip keluar-masuk barang serta dokumen perusahaan

      Selain itu, surat bukti ini juga dapat menjadi arsip penting bagi perusahaan saat terjadi perselisihan antara pengantar dan penerima barang. Hal ini tentunya sangat lumrah terjadi akibat adanya kesalahpahaman dari kedua belah pihak. Untuk menghindari hal tersebut, setiap transaksi harus memiliki catatan yang dapat perusahaan pertanggung jawabkan kedepannya. 

      Dengan begitu, Anda hanya perlu melacak arsip keluar atau masuknya barang untuk membuktikan kebenarannya. Jadi, surat ini merupakan dokumen penting bagi perusahaan yang menunjukkan bahwa perusahaan telah menyerahkan barang yang pelanggan beli. 

      Baca juga: 4 Fungsi Surat Keterangan Penghasilan yang Mungkin Akan Berguna bagi Anda!

       

      Format Penulisan Tanda Terima dan Contohnya

      Sebelum Anda membuat surat tanda penerimaan uang tunai maupun non-tunai, dokumen, atau barang penting lainnya, Anda perlu mengetahui format penulisan surat yang baik dan benar. Sebab, format surat dalam setiap bisnis atau perusahaan umumnya berbeda sesuai dengan jenis atau bidang usaha yang sedang berjalan. Berikut merupakan cara penulisan serta contoh dari beberapa jenis surat tanda terima:

      1. Bukti Terima Barang

      Beberapa informasi yang perlu Anda cantumkan dalam membuat tanda terima barang:

      • Identitas pengiriman barang berupa nama, alamat, nomor telepon, dan email kantor pengirim barang 
      • Nomor resmi bukti penyerahan barang yang umumnya dikeluarkan oleh perusahaan pengirim
      • Tanggal pengiriman secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan
      • Detail atau keterangan barang yang dikirim secara rinci
      • Tujuan pemberian barang
      • Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima

      Contoh tanda terima barang:contoh tanda terima barang

      2. Surat Terima Dokumen

      Tidak jauh berbeda dengan sebelumnya, bukti telah menerima dokumen memuat beberapa komponen informasi seperti:

      • Nama, alamat, telepon, dan email kantor pengiriman dokumen 
      • Nomor resmi bukti penyerahan dokumen yang umumnya dikeluarkan oleh perusahaan pengirim)
      • Tanggal pengiriman secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan
      • Detail atau keterangan barang yang dikirim secara rinci
      • Tujuan pemberian barang
      • Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima

      Contoh dari bukti terima dokumen:

      Contoh Tanda Terima Dokumen

      3. Tanda Terima Uang

      Selain menggunakan kuitansi yang biasa Anda temukan pada toko-toko, Anda dapat membuat sendiri bukti surat sesuai kebutuhan. Beberapa informasi yang perlu Anda cantumkan dalam bukti dari penerimaan uang adalah: 

      • Informasi pengirim dan penerima berupa nama, alamat, telepon, dan email kantor 
      • Tanggal penyerahan secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun 
      • Nominal uang yang akan Anda serahkan
      • Tujuan penyerahan uang tersebut
      • Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima

      Contoh tanda terima uang:

      Contoh Tanda Teirma Uang

       

    • Baca juga: 3 Tips Memilih IT Inventory System Terbaik!

      Kesimpulan

      Proses serah terima barang tentu tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya surat tanda terima barang. Surat ini akan menjadi bukti bahwa barang telah sepenuhnya penjual serahkan dan diterima oleh pembeli. Surat dengan jenis ini merupakan hal penting yang dapat menjadi bukti transaksi untuk mencegah adanya masalah antara penjual dan pembeli kedepannya. 

      Untuk itu, sebagai pemilik bisnis, Anda juga perlu melengkapi segala dokumen transaksi agar proses penyusunan laporan keuangan juga dapat berjalan dengan baik. Berbicara mengenai laporan keuangan, HashMicro menyediakan solusi terbaik untuk mengotomatiskan pengelolaan keuangan perusahaan. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir akan adanya human-error atau pembuatan laporan keuangan secara manual yang memakan waktu lama dalam melakukan proses akuntansi perusahaan. 

      merger adalah

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Vania Marsha Kristiani
Vania Marsha Kristiani
A Junior Content Writer at HashMicro who Interested in Digital and Growth. Also a life-time learner who always strive to learn and grow.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA