Dalam kegiatan jual beli dan transaksi pengiriman barang, Anda pastinya sudah sering mendengar istilah surat tanda terima. Menurut KBBI, tanda terima merupakan surat bukti yang bertujuan untuk menginformasikan pihak satu telah menyerahkan dan pihak yang lain telah menerima. Maka, surat ini merupakan dokumen yang sangat penting yang harus diserahkan ketika terjadinya proses penyerahan barang.
Umumnya, surat ini berisi detail transaksi secara keseluruhan. Hal ini meliputi nama barang atau jasa yang perusahaan jual, jumlah barang atau jasa, serta kepada siapa barang atau jasa tersebut dikirim. Maka dari itu, sangat penting bagi Anda terutama para pemilik bisnis untuk mengetahui fungsi serta cara penulisan surat yang baik dan benar. Lebih lanjut lagi, kemudahan mengurus surat tanda terima ini dapat Anda atur dengan menggunakan sistem. Sistem Akuntansi dapat menjadi pilihan sistem untuk Anda. Sistem ini tak hanya memberikan kemudahan dalam hal surat tanda terima, namun juga kegiatan lain dalam aktivitas akuntansi.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Fungsi Tanda Terima
Seperti yang kita ketahui, setiap aktivitas bisnis tentunya tidak lepas dari kegiatan dokumentasi. Sehingga, surat ini merupakan surat penting yang dapat Anda jadikan sebagai bukti dalam suatu kegiatan transaksi. Secara umum, surat bukti ini memiliki dua fungsi utama dalam aktivitas bisnis, yaitu sebagai berikut:
1. Sebagai dokumentasi atau kontrol internal perusahaan
Suatu bisnis tentunya memiliki aktivitas operasional yang cukup kompleks, sehingga butuh dokumentasi atau pengarsipan dalam setiap aktivitas transaksinya. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, perusahaan tentunya akan lebih mudah dalam melakukan kontrol atau evaluasi atas karyawan mereka. Dengan begitu, perusahaan juga dapat melihat apakah karyawan menjalankan tanggung jawab untuk menyerahkan dokumen atau barang dengan baik.
Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk menghindari kesalahan pengiriman yang mungkin akan muncul nantinya. Seperti barang tertukar, pengiriman salah alamat, atau bahkan kehilangan barang. Maka, guna menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan tersebut, surat ini juga harus menginformasikan secara lengkap mengenai dengan detail keterangan barang, nama penerima, dan waktu serta tanggal penyerahan atau penerimaan barang.
2. Menjadi arsip keluar-masuk barang serta dokumen perusahaan
Selain itu, surat bukti ini juga dapat menjadi arsip penting bagi perusahaan saat terjadi perselisihan antara pengantar dan penerima barang. Hal ini tentunya sangat lumrah terjadi akibat adanya kesalahpahaman dari kedua belah pihak. Untuk menghindari hal tersebut, setiap transaksi harus memiliki catatan yang dapat perusahaan pertanggung jawabkan kedepannya.
Dengan begitu, Anda hanya perlu melacak arsip keluar atau masuknya barang untuk membuktikan kebenarannya. Jadi, surat ini merupakan dokumen penting bagi perusahaan yang menunjukkan bahwa perusahaan telah menyerahkan barang yang pelanggan beli.
Baca juga: 4 Fungsi Surat Keterangan Penghasilan yang Mungkin Akan Berguna bagi Anda!
Format Penulisan Tanda Terima dan Contohnya
Sebelum Anda membuat surat tanda penerimaan uang tunai maupun non-tunai, dokumen, atau barang penting lainnya, Anda perlu mengetahui format penulisan surat yang baik dan benar. Sebab, format surat dalam setiap bisnis atau perusahaan umumnya berbeda sesuai dengan jenis atau bidang usaha yang sedang berjalan. Berikut merupakan cara penulisan serta contoh dari beberapa jenis surat tanda terima:
1. Bukti terima barang
Beberapa informasi yang perlu Anda cantumkan dalam membuat tanda terima barang:
-
-
- Identitas pengiriman barang berupa nama, alamat, nomor telepon, dan email kantor pengirim barang
- Nomor resmi bukti penyerahan barang yang umumnya dikeluarkan oleh perusahaan pengirim
- Tanggal pengiriman secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan
- Detail atau keterangan barang yang dikirim secara rinci
- Tujuan pemberian barang
- Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima
-
Contoh tanda terima barang:
2. Surat terima dokumen
Tidak jauh berbeda dengan sebelumnya, bukti telah menerima dokumen memuat beberapa komponen informasi seperti:
-
-
- Nama, alamat, telepon, dan email kantor pengiriman dokumen
- Nomor resmi bukti penyerahan dokumen yang umumnya dikeluarkan oleh perusahaan pengirim)
- Tanggal pengiriman secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan
- Detail atau keterangan barang yang dikirim secara rinci
- Tujuan pemberian barang
- Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima
-
Contoh dari bukti terima dokumen:
3. Tanda terima uang
Selain menggunakan kuitansi yang biasa Anda temukan pada toko-toko, Anda dapat membuat sendiri bukti surat sesuai kebutuhan. Beberapa informasi yang perlu Anda cantumkan dalam bukti dari penerimaan uang adalah:
-
-
- Informasi pengirim dan penerima berupa nama, alamat, telepon, dan email kantor
- Tanggal penyerahan secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun
- Nominal uang yang akan Anda serahkan
- Tujuan penyerahan uang tersebut
- Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima
-
Contoh tanda terima uang:
Perbedaan Tanda Terima dengan Invoice
Invoice adalah dokumen, yang dikirim oleh penjual ke pelanggan, yang meminta pembayaran untuk produk atau layanan. Mirip dengan tagihan, invoice mencantumkan barang atau jasa apa yang disediakan, berapa biayanya, dan bentuk pembayaran apa yang diterima penjual. Invoice biasanya dikeluarkan kepada pelanggan setelah mereka menerima barang atau jasa mereka, tetapi sebelum pembayaran telah diterima.
Untuk alasan ini, invoice sangat umum di antara perusahaan yang menjual dalam jumlah besar, seperti produsen atau grosir, dan di antara pekerja lepas yang menyediakan layanan daripada barang, seperti penulis atau desainer grafis. Berikut merupakan beberapa perbedaan signifikan antara invoice dan tanda terima:
Invoice:
- Digunakan untuk meminta pembayaran dari customer
- Dikirim sebelum pembayaran dilakukan
- Berfungsi sebagai pernyataan jumlah yang harus dibayar ke seller
Tanda terima:
- Digunakan sebagai bukti pembayaran
- Dikirim setelah pembayaran dilakukan
- Berfungsi sebagai bukti pembelian dan jumlah yang diterima
Selain itu, invoice harus mencakup rincian produk dan layanan, sedangkan tanda terima pembayaran hanya perlu menunjukkan jumlah yang dibayarkan dan saldo yang harus dibayar.
Kesimpulan
Proses serah terima barang tentu tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya surat tanda terima barang. Surat ini akan menjadi bukti bahwa barang telah sepenuhnya penjual serahkan dan diterima oleh pembeli. Surat dengan jenis ini merupakan hal penting yang dapat menjadi bukti transaksi untuk mencegah adanya masalah antara penjual dan pembeli kedepannya. Untuk itu, sebagai pemilik bisnis, Anda juga perlu melengkapi segala dokumen transaksi agar proses penyusunan laporan keuangan juga dapat berjalan dengan baik.
Berbicara mengenai laporan keuangan, HashMicro menyediakan Software Akuntansi sebagai solusi terbaik untuk mengotomatiskan pengelolaan keuangan perusahaan. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir akan adanya human-error atau pembuatan laporan keuangan secara manual yang memakan waktu lama dalam melakukan proses akuntansi perusahaan. Bila tertarik Anda dapat mengunduh skema harga Software Akuntansi dari HashMicro agar mengetahui estimasi biaya yang akan dikeluarkan. Coba demo gratis dan rasakan manfaatnya terhadap bisnis Anda.
