Masalah Utama dalam Manajemen Stok Barang dan Cara Mengatasinya

Pernahkah Anda merasa frustrasi ketika stok barang di perusahaan Anda seringkali menjadi masalah yang sulit diatasi?

Barang yang terlalu banyak bisa mengikis keuntungan dan menghabiskan ruang penyimpanan yang berharga, sementara barang yang terlalu sedikit bisa menyebabkan hilangnya pelanggan dan penjualan.

Masalah ini seringkali timbul karena ketidakmampuan perusahaan dalam merencanakan dengan baik, memantau stok secara efisien, atau mungkin bahkan kurangnya pemahaman tentang bagaimana mengelola stok barang dengan benar.

Mungkin saatnya bagi perusahaan Anda untuk mempertimbangkan solusi yang lebih cerdas dalam mengelola stok barang, seperti sistem manajemen stok yang canggih atau pelatihan untuk meningkatkan pemahaman tentang manajemen stok.

Semoga melalui artikel ini Anda dapat menemukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Key Takeaways 

• Sistem manajemen stok adalah program komputer yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan  dalam mengelola dan mengawasi persediaan barang.
• Manajemen stok barang dapat menghadapi berbagai masalah yang dapat mempengaruhi efisiensi, biaya, dan kelancaran operasional bisnis.
• Sistem manajemen stok barang dapat menyelesaikan beragam masalah, seperti mengetahui mana stok lama dan yang baru, menganalisis barang yang masuk dan keluar.

Perhitungan stok barang yang tidak akurat

Menjaga supaya jumlah barang yang tercatat sesuai dengan jumlah barang yang di gudang adalah tantangan terberat dalam manajemen stok barang. Umumnya, masalah ini terjadi karena kesalahan manusia atau human error.

Di saat menemui ketidakcocokan antara jumlah barang di data dengan yang sebenarnya di gudang, mereka umumnya mengabaikannya karena pelanggan yang sudah tak sabar menunggu atau kesibukan lainnya.

Perhitungan stok barang yang tidak akurat dapat menyebabkan kehilangan pendapatan, biaya tambahan, pelayanan pelanggan yang buruk, ketidakefisienan operasional, dan risiko kesalahan pajak dan akuntansi.

Dengan demikian, menjaga perhitungan stok barang yang akurat adalah kunci untuk menghindari dampak negatif ini.

Pengaturan tata letak gudang yang tidak efisien

Setiap industri punya cara sendiri dalam mengatur tata letak barang di gudangnya. Belum tentu tata letak gudang yang cocok untuk bisnis retail bisa terpakai pada gudang bisnis manufaktur atau rental.

ata letak gudang yang tidak sesuai dengan jenis industrinya kerap berakibat terhambatnya lalu lintas barang yang masuk dan keluar gudang.

Ujung-ujungnya, pelayanan pelanggan pun akan terganggu. Namun ada satu hal yang umum adalah meningkatkan efisiensi manajemen stok barang. Biasanya, barang yang paling banyak dicari oleh pelanggan diletakkan di tempat yang mudah diakses sehingga mudah untuk diambil dan dikirim ke pelanggan.

Lokasi stok barang yang tidak tertata

Cara Anda meletakkan dan menyusun barang di gudang haruslah dibuat seefisien mungkin. Peletakan barang yang tak sesuai dengan tempatnya bukan hanya membuat gudang terlihat semrawut, namun juga menurunkan kualitas layanan pelanggan karena pencarian barang di gudang menjadi lebih lama.

Masalah lokasi barang umumnya akan bertambah parah seiring waktu berjalan dan terjadi pembiaran. Saat barang-barang baru terus bertambah dan ketersediaan tempat semakin menipis, maka masalah pun akan semakin bertumpuk.

Cara yang umum untuk menangani masalah ini adalah dengan menata ulang gudang Anda. Sama seperti sebelumnya, memastikan barang yang sedang populer mudah untuk diakses adalah cara yang paling tepat untuk mengatasi problem ini.

Baca Juga: Manfaat Aplikasi Stok Gudang dalam Manajemen Inventory

Naik turunnya permintaan barang

Ada banyak sekali faktor yang mengakibatkan masalah ini terjadi. Beberapa waktu lalu kita menyaksikan munculnya masalah finansial secara global yang mengakibatkan turunnya daya beli masyarakat. Akibatnya persediaan barang yang ada di gudang pun tak terjual dan membuat banyak perusahaan merugi.

Hal ini memang sulit untuk diprediksi, namun bukan berarti sama sekali tak bisa dihindari. Salah satu cara mengantisipasinya adalah dengan membuat perhitungan re-order point yang tepat. Dengan ini, kerugian pun bisa diminimalisir dan anda bisa mengganti kerugian tersebut di lain hari.

Sistem manajemen stok adalah solusi yang Anda perlukan untuk mengatasi pemsalahan ini.  Jadi, jangan ragu untuk mempertimbangkan mengadopsi sistem yang meningkatkan produktivitas perusahaan Anda. Dalam kesempatan ini, Anda bisa mendapatkan penawaran harga untuk sistem pembelian Anda dengan meng-klik skema harga di bawah ini!

Kontrol kualitas stok barang yang rendah

Dalam beberapa kasus, staf yang menjalankan quality control ikut terlibat dalam proses pengambilan barang di gudang, mengemas barang, sampai dengan pengiriman. Akibatnya, akan sulit menemukan kesalahan.

Untuk mengatasinya, pisahkan staf yang tugasnya mengontrol kualitas dengan staf yang menjalankan pekerjaan lainnya di gudang. Dengan demikian kualitas barang di gudang, kualitas pengepakan dan barang yang akan dikirim bisa tetap terjaga.

Lima Tips Menyelesaikan Masalah Dengan Sistem Manajemen Stok Barang

Berikut adalah beberapa tips untuk menyelesaikan masalah pada manajemen stok barang:

1. Pisahkan stok lama dan baru

Memisahkan stok lama dengan yang baru berguna untuk menghindari barang berujung kadaluarsa. Dengan mengetahui mana stok lama dan yang baru, Anda bisa mengeluarkan barang yang lama untuk dijual terlebih dahulu.

Jika dilakukan secara manual, proses memilah mana yang masuk kategori stok lama dan mana yang baru tentunya akan makan waktu.

Disinilah peran manajemen inventaris yang menghadirkan fitur FIFO (First-In-First-Out) dan pelacakan tanggal kedaluwarsa membantu perusahaan mengelola stok dengan lebih efisien. 

Dengan FIFO, barang yang pertama masuk akan menjadi yang pertama keluar, mengurangi risiko stok usang. Sementara pelacakan tanggal kedaluwarsa memungkinkan perusahaan untuk memantau barang yang mendekati tanggal kedaluwarsa, mengurangi risiko kerugian karena barang yang kadaluarsa.

2. Pisahkan barang yang laku dan yang tak laku

Tips kelola stok barang yang kedua yakni pisahkan antara barang yang laku dan yang tidak. Dengan memisahkan kedua jenis barang ini, Anda akan membantu penjualan. Karena barang yang laku lebih cepat habis dan pergerakannya lebih cepat dibandingkan barang yang tak laku, Anda perlu mengatur supaya barang yang cepat laku lebih mudah dikeluarkan dari gudang.

Disinilah peran software manajemen inventaris dapat membantu menganalisis barang-barang yang masuk ke dalam kategori slow-moving (bergerak lambat), fast-moving (bergerak cepat), dan non-moving (tidak bergerak). 

Ini memungkinkan perusahaan Anda untuk memprioritaskan penjualan barang, mengoptimalkan persediaan, dan menghindari penumpukan barang yang tidak terjual.

Artikel lainnya: 5 Cara Efektif Menangani Produk yang Tidak Laku

3. Catat dengan akurat

Data merupakan suatu hal yang esensial dalam manajemen gudang. Setiap barang yang keluar masuk gudang harus dicatat dan diupdate secara berkala. Inilah tips kelola stok barang yang ketiga. Jangan sampai barang yang keluar dari gudang tidak terdokumentasi dan membuat Anda rugi.

Anda dapat memanfaatkan software manajemen inventaris untuk membantu pencatatan otomatis, yang berarti bahwa data stok, transaksi masuk-keluar barang, dan pembaruan inventaris dilakukan secara otomatis. Ini mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan akurasi, dan mempercepat proses pencatatan inventaris.

4. Buat forecast

Setelah data barang yang keluar masuk gudang berhasil dicatat, tips kelola stok barang berikutnya yang harus Anda jalankan adalah membuat forecast persediaan stok barang yang dibutuhkan dalam periode tersebut.

Langkah yang keempat ini akan sulit jika Anda menjual produk dengan banyak jenis. Selain itu, penentuan jumlah per barang juga akan menjadi penentuan yang menjadikan pembuatan forecast terasa sulit.

Maka dari itu banyak pebisnis retail yang menggunakan sistem inventaris yang terintegrasi untuk memudahkan mereka membuat forecast persediaan stok barang. Software inventaris mampu membuat forecast persediaan barang secara otomatis dan berbasis data historis penjualan, sehingga data stok barang yang dibutuhkan sangat akurat.

5. Berikan barcode

Ini dia cara kelola barang di gudang yang sedang naik daun di kalangan pebisnis retail di Indonesia. Memberikan barcode kepada setiap barang tak hanya memudahkan Anda untuk mencatat barang yang keluar masuk gudang, namun juga mempercepat proses stock opname yang Anda lakukan secara periodik.

Cukup banyak sistem inventaris di Indonesia yang sudah terintegrasi dengan sistem barcode di Indonesia. Penggunaannya pun cukup mudah. Anda tinggal arahkan barcode scanner ke arah barcode yang tertera di barang dan informasi yang Anda inginkan pun akan tersedia.

Baca juga: Tips Kelola Stok Barang dengan Mudah

Kesimpulan

Kesalahan akibat manusia, atau human error memang sering kali tak dapat terelakkan. Misalkan, pada kesalahan seperti kualitas kontrol yang rendah tentu dapat diminimalisir jika Anda menggunakan Software Manajemen Inventaris HashMicro yang dapat mencegah penimbunan barang, dan memastikan barang lama terjual lebih dahulu. Anda dapat mengunduh skema perhitungan manajemen inventaris terlebih dahulu untuk mengetahui gambaran biaya yang harus Anda keluarkan. Daftar sekarang dan dapatkan demo gratisnya!