5 Masalah yang Kerap Muncul di Manajemen Stok Barang dan Cara Mengatasinya

Dias Marendra
stok barang

Operasional gudang adalah hal terpenting yang seharusnya menjadi perhatian utama para pelaku bisnis di Indonesia dan belahan dunia lainnya. Sayangnya, masih ada perusahaan yang belum menganggap bahwa manajemen stok barang adalah hal penting. Akibatnya, muncul berbagai masalah seperti turunnya kualitas layanan pelanggan dan berimbas pada profit perusahaan.

Jika anda mengalami dua masalah tersebut, bisa jadi anda mengalami masalah dalam hal pengelolaan stok barang anda. Selain itu, ada banyak masalah lainnya yang sering menghantui pengelolaan gudang perusahaan anda. Namun pada pembahasan kali ini, kita akan mengulik lima masalah yang paling sering muncul di manajemen pergudangan anda.

Akurasi yang rendah

Menjaga supaya jumlah barang yang dicatat sesuai dengan jumlah barang yang di gudang adalah tantangan terberat dalam manajemen stok barang. Umumnya, masalah ini terjadi karena kesalahan manusia atau human error.

Staf yang melakukan kesalahan ini biasanya bukan dikarenakan kurangnya pelatihan. Di saat menemui ketidakcocokan antara jumlah barang di data dengan yang sebenarnya di gudang, mereka umumnya mengabaikannya karena pelanggan yang sudah tak sabar menunggu atau kesibukan lainnya.

Namun di saat pembiaran ini berlangsung terus menerus, dalam beberapa bulan anda akan melihat gap data yang cukup signifikan. Hal ini tentu saja berbahaya dan sangat merugikan perusahaan. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk meningkatkan akurasi manajemen stok barang. Berikut beberapa di antaranya:

  • Jalankan pelatihan intensif untuk para staf gudang. Dengan demikian, meski bisnis anda sedang sibuk-sibuknya melayani pelanggan, akurasi data akan tetap terjaga.
  • Berikan pelatihan kepada setiap staf di perusahaan anda tentang bagaimana sistem gudang anda bekerja. Dengan demikian, setiap pekerja bisa saling bertukar informasi saat terjadi masalah
  • Gunakan software inventory management¬†yang mudah digunakan oleh siapa saja. Umumnya software ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan anda sehingga memudahkan anda dalam mengelola data inventory.
  • Perpendek jeda waktu antar pelaksanaan stock opname. Umumnya kesalahan pencatatan bukan diakibatkan barang tersebut hilang atau dicuri, namun salah peletakan. Dengan ini angka kesalahan bisa ditekan seminimal mungkin.

Tata letak gudang yang tidak efisien

Setiap industri punya cara sendiri dalam mengatur tata letak barang di gudangnya. Belum tentu tata letak gudang yang cocok untuk bisnis retail bisa digunakan di gudang bisnis manufaktur atau rental.

Tata letak gudang yang tidak sesuai dengan jenis industrinya kerap berakibat terhambatnya lalu lintas barang yang masuk dan keluar gudang. Ujung-ujungnya, pelayanan pelanggan pun akan terganggu.

Namun ada satu hal yang umum dilakukan untuk meningkatkan efisiensi manajemen stok barang. Biasanya, barang yang paling banyak dicari oleh pelanggan diletakkan di tempat yang mudah diakses sehingga mudah untuk diambil dan dikirim ke pelanggan.

Lokasi barang

Cara anda meletakkan dan menyusun barang di gudang haruslah dibuat seefisien mungkin. Peletakan barang yang tak sesuai dengan tempatnya bukan hanya membuat gudang terlihat semrawut, namun juga menurunkan kualitas layanan pelanggan karena pencarian barang di gudang menjadi lebih lama.

Masalah lokasi barang umumnya akan bertambah parah seiring waktu berjalan dan terjadi pembiaran. Saat barang-barang baru terus bertambah dan ketersediaan tempat semakin menipis, maka masalah pun akan semakin bertumpuk.

Cara yang umum ditempuh untuk menangani masalah ini adalah dengan menata ulang gudang anda. Sama seperti sebelumnya, memastikan barang yang sedang populer mudah untuk diakses adalah cara yang paling tepat untuk mengatasi problem ini.

Naik turunnya permintaan barang

Ada banyak sekali faktor yang mengakibatkan masalah ini terjadi. Beberapa waktu lalu kita menyaksikan munculnya masalah finansial secara global yang mengakibatkan turunnya daya beli masyarakat. Akibatnya persediaan barang yang ada di gudang pun tak terjual dan membuat banyak perusahaan merugi.

Hal ini memang sulit untuk diprediksi, namun bukan berarti sama sekali tak bisa dihindari. Salah satu cara mengantisipasinya adalah dengan membuat perhitungan re-order point yang tepat. Dengan ini, kerugian pun bisa diminimalisir dan anda bisa mengganti kerugian tersebut di lain hari.

Kontrol kualitas yang rendah

Dalam beberapa kasus, staf yang menjalankan quality control ikut terlibat dalam proses pengambilan barang di gudang, mengemas barang, sampai dengan pengiriman. Akibatnya, kesalahan akan sulit ditemukan.

Untuk mengatasinya, pisahkan staf yang tugasnya mengontrol kualitas dengan staf yang menjalankan pekerjaan lainnya di gudang. Dengan demikian kualitas barang di gudang, kualitas pengepakan dan barang yang akan dikirim bisa tetap terjaga.

 

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

latest articles