Selisih stock opname terjadi ketika jumlah barang secara fisik tidak sesuai dengan catatan persediaan perusahaan. Masalah ini dapat muncul karena kesalahan input, transaksi yang belum tercatat, penggunaan satuan yang keliru, barang rusak, kehilangan, atau penempatan stok yang tidak sesuai lokasi.
Perusahaan perlu menelusuri penyebab selisih sebelum melakukan penyesuaian stok. Jika tim langsung mengubah jumlah persediaan tanpa investigasi, masalah yang sama dapat terulang dan mengurangi keandalan laporan inventaris. Artikel ini membahas penyebab, dampak, serta cara mengatasi selisih stock opname secara sistematis.
Key Takeaways
Kegiatan pengelolaan logistik seringkali menghadapi permasalahan dalam mengatasi selisih stock opname di gudang yang diakibatkan karena human error pada saat menghitung stok fisik jumlah persediaan.
Terdapat beberapa cara untuk mengatasi selisih stock opname seperti membuat denah gudang penyimpanan, melakukan penyesuaian stok barang, dan melakukan perhitungan secara rutin.
Untuk mengoptimalkan stock opname gudang Anda, dapat digunakan bantuan teknologi seperti sistem manajemen warehouse yang mampu mengelola secara otomatis dengan bantuan fitur seperti manajemen pesanan, pengecekan ketersedian stok barang dan lainnya.
Apa Itu Selisih Stock Opname?
Selisih stock opname adalah perbedaan antara jumlah stok fisik di gudang dengan jumlah yang tercatat dalam sistem atau kartu persediaan. Selisih tersebut dapat berupa kekurangan maupun kelebihan stok.
Kekurangan stok terjadi ketika jumlah fisik lebih sedikit daripada catatan sistem. Sebaliknya, kelebihan stok terjadi ketika tim menemukan barang yang belum masuk ke dalam catatan persediaan.
Kondisi tersebut tidak selalu berarti barang hilang. Transaksi yang terlambat masuk, kesalahan satuan, retur yang belum tercatat, atau barang yang tersimpan di lokasi berbeda juga dapat menimbulkan selisih.
Karena itu, perusahaan perlu memperlakukan stock opname sebagai proses rekonsiliasi, bukan sekadar kegiatan menghitung barang.
Penyebab Selisih Stock Opname di Gudang
1. Kesalahan input dan administrasi
Kesalahan administrasi dapat terjadi saat tim memasukkan jumlah barang, memilih SKU, mencatat nomor batch, atau menentukan satuan produk.
Sebagai contoh, petugas dapat mencatat satu karton sebagai satu unit meskipun satu karton berisi beberapa barang. Kesalahan juga dapat muncul ketika tim belum mencatat retur pelanggan, barang rusak, atau hasil repacking.
Masalah tersebut akan terus terbawa dalam laporan apabila perusahaan tidak memeriksa dokumen dan master data produk.
2. Penerimaan dan pengeluaran barang tidak tercatat dengan benar
Selisih dapat muncul ketika jumlah barang yang diterima berbeda dari dokumen pembelian, tetapi petugas tetap mencatat jumlah sesuai pesanan. Hal serupa dapat terjadi jika barang keluar dari gudang sebelum tim menyelesaikan dokumen pengeluaran.
Perpindahan barang antarrak, antargudang, atau antarcabang juga harus masuk ke dalam catatan persediaan. Tanpa pencatatan yang konsisten, sistem masih menunjukkan lokasi dan jumlah lama.
3. Perbedaan waktu pencatatan
Transaksi yang berlangsung selama proses penghitungan dapat membuat hasil stock opname tidak konsisten. Tim mungkin menghitung barang sebelum transaksi keluar, sedangkan sistem sudah mengurangi jumlahnya.
Masalah ini sering terjadi ketika perusahaan tidak menentukan waktu cut-off. Oleh sebab itu, tim perlu menghentikan sementara transaksi atau mencatat seluruh pergerakan yang berlangsung selama penghitungan.
4. Barang hilang, rusak, atau kedaluwarsa
Penyusutan persediaan atau shrinkage dapat berasal dari kehilangan, kerusakan, barang kedaluwarsa, kebocoran, atau pembuangan yang tidak memiliki dokumen pendukung.
Jika tim tidak mencatat perubahan kondisi tersebut, sistem tetap menganggap barang tersedia dan layak digunakan. Saat stock opname berlangsung, jumlah fisik akhirnya berbeda dari laporan.
5. Penataan gudang yang tidak konsisten
Barang yang tersimpan di rak, area sementara, atau lokasi yang salah dapat terlewat ketika tim melakukan penghitungan. Produk dengan kemasan atau nama yang mirip juga berisiko tertukar.
Gudang yang tidak menggunakan kode lokasi akan menyulitkan tim untuk memastikan bahwa seluruh barang sudah terhitung. Kondisi ini semakin kompleks pada gudang besar dengan banyak SKU, batch, atau area penyimpanan.
Dampak Selisih Stok bagi Perusahaan
Laporan persediaan menjadi tidak akurat
Nilai persediaan memengaruhi harga pokok penjualan, laba, dan posisi aset dalam laporan keuangan. Selisih stok yang tidak terselesaikan dapat membuat laporan tersebut tidak mencerminkan kondisi sebenarnya.
Meningkatkan risiko stockout
Sistem dapat menunjukkan barang masih tersedia, padahal stok fisiknya sudah habis. Tim penjualan kemudian menerima pesanan yang tidak dapat dipenuhi sehingga perusahaan berisiko mengalami pembatalan dan keterlambatan pengiriman.
Menyebabkan overstock
Sistem juga dapat menunjukkan jumlah yang lebih sedikit daripada kondisi fisik. Tim pembelian kemudian memesan barang yang sebenarnya masih tersedia sehingga kapasitas gudang dan modal kerja terbebani.
Menyulitkan audit dan penelusuran transaksi
Perusahaan akan kesulitan menjelaskan perbedaan persediaan jika tidak memiliki dokumen penerimaan, pengeluaran, pemindahan, retur, dan penyesuaian yang lengkap. Semakin lama selisih dibiarkan, semakin sulit tim menemukan sumber masalahnya.
5 Cara Mengatasi Selisih Stock Opname
1. Hentikan sementara transaksi dan lakukan recount
Tetapkan cut-off sebelum melakukan pemeriksaan ulang. Selama periode tersebut, hentikan sementara penerimaan, pengeluaran, pemindahan, repacking, serta retur barang pada area yang sedang dihitung.
Apabila operasional tidak memungkinkan penghentian transaksi, tim harus mencatat setiap pergerakan secara terpisah. Catatan tersebut menjadi dasar penyesuaian waktu ketika tim membandingkan jumlah fisik dengan sistem.
Setelah menetapkan cut-off, lakukan recount menggunakan petugas yang berbeda dari penghitung pertama. Petugas kedua sebaiknya tidak melihat jumlah pada sistem agar hasil penghitungan tidak terpengaruh angka sebelumnya. Metode ini dikenal sebagai blind count.
Tim perlu menghitung ulang berdasarkan SKU, lokasi, lot, batch, atau nomor seri sesuai karakteristik barang. Jangan langsung menyimpulkan adanya kehilangan sebelum recount selesai.
2. Telusuri seluruh dokumen pergerakan barang
Bandingkan hasil penghitungan dengan seluruh dokumen yang memengaruhi persediaan, seperti:
- Bukti penerimaan barang
- Surat jalan dan dokumen pengeluaran
- Dokumen transfer antarlokasi atau antargudang
- Retur pembelian dan retur penjualan
- Catatan barang rusak atau kedaluwarsa
- Dokumen repacking dan konversi satuan
- Bukti pemakaian barang internal
- Hasil stock opname sebelumnya
Periksa tanggal transaksi dan waktu pencatatannya. Dokumen yang sudah diproses secara fisik tetapi belum masuk ke sistem sering menjadi penyebab utama selisih.
Tim juga perlu memeriksa transaksi yang dibatalkan, dicatat dua kali, atau masuk ke gudang yang salah. Dengan cara ini, perusahaan dapat menemukan sumber perbedaan tanpa membuat penyesuaian yang tidak perlu.
3. Validasi SKU, satuan, dan master data produk
Pastikan setiap barang menggunakan kode SKU yang benar dan tidak memiliki duplikasi. Produk dengan nama atau kemasan serupa harus mempunyai identitas yang mudah dibedakan.
Periksa pula satuan dasar dan konversinya. Kesalahan antara unit, pak, karton, kilogram, meter, atau satuan lainnya dapat menghasilkan perbedaan besar meskipun barang fisiknya sebenarnya lengkap.
Jika perusahaan menggunakan beberapa satuan atau multi-UoM, pastikan sistem menerapkan faktor konversi yang sama pada transaksi pembelian, penyimpanan, penjualan, dan penghitungan.
Tim juga perlu memeriksa informasi lokasi, kategori, batch, serta status barang. Jangan menggabungkan barang layak jual dengan barang rusak, karantina, kedaluwarsa, atau menunggu retur.
4. Periksa seluruh lokasi dan potensi shrinkage
Telusuri semua lokasi yang mungkin menyimpan barang, termasuk rak utama, staging area, area penerimaan, area pengiriman, ruang retur, lokasi karantina, serta tempat penyimpanan sementara.
Gunakan peta gudang dan kode lokasi agar tim dapat menandai area yang sudah diperiksa. Pemeriksaan berdasarkan zona membantu mencegah penghitungan ganda maupun lokasi yang terlewat.
Jika barang tetap tidak ditemukan, periksa kemungkinan shrinkage. Cocokkan catatan barang rusak, kedaluwarsa, terbuang, atau hilang dengan dokumen dan persetujuan yang berlaku.
Perusahaan sebaiknya mencari akar penyebab shrinkage, misalnya prosedur akses gudang yang lemah, penanganan barang yang tidak tepat, atau proses pelaporan kerusakan yang tidak konsisten. Hindari menyimpulkan kesalahan individu tanpa bukti transaksi dan pemeriksaan yang memadai.
5. Lakukan rekonsiliasi dan stock adjustment melalui persetujuan
Setelah investigasi selesai, buat laporan rekonsiliasi yang memuat:
- Jumlah stok menurut sistem
- Jumlah stok fisik
- Besar selisih
- Nilai selisih
- Hasil penelusuran dokumen
- Penyebab selisih
- Tindakan koreksi
- Pihak yang memeriksa dan menyetujui
Gunakan hasil rekonsiliasi tersebut sebagai dasar stock adjustment. Penyesuaian hanya boleh dilakukan setelah pihak berwenang memeriksa bukti dan menyetujui hasil investigasi.
Perusahaan juga perlu membuat berita acara stock opname. Dokumen ini mencatat waktu pelaksanaan, area yang dihitung, anggota tim, metode penghitungan, hasil akhir, dan keputusan atas selisih.
Simpan riwayat penyesuaian agar auditor atau manajemen dapat mengetahui siapa yang membuat perubahan, kapan perubahan dilakukan, dan alasan di balik penyesuaian tersebut.
Baca juga: Manfaat Warehouse Management System bagi Perusahaan
Cara Mencegah Selisih Stock Opname Terulang
Siapkan dokumen sebelum penghitungan
Pastikan tim sudah menyelesaikan dokumen penerimaan, pengeluaran, transfer, retur, dan barang rusak sebelum stock opname dimulai. Pisahkan transaksi yang belum selesai agar tidak bercampur dengan saldo yang akan diperiksa.
Susun jadwal dan cut-off yang jelas
Pilih periode dengan aktivitas gudang yang relatif rendah. Informasikan waktu cut-off kepada tim gudang, pembelian, penjualan, produksi, dan keuangan agar tidak ada transaksi yang berjalan tanpa pencatatan.
Bagi gudang berdasarkan zona
Buat pembagian area berdasarkan lorong, rak, bin, atau kategori produk. Berikan tanggung jawab yang jelas kepada setiap tim dan gunakan daftar kontrol untuk menandai area yang sudah selesai dihitung.
Gunakan blind count
Jangan menampilkan angka sistem kepada penghitung pertama. Blind count mendorong petugas mencatat kondisi fisik secara objektif dan membantu menemukan perbedaan yang selama ini tertutup oleh kebiasaan menyesuaikan angka.
Terapkan cycle counting
Perusahaan tidak harus menunggu stock opname tahunan untuk memeriksa seluruh persediaan. Cycle counting memungkinkan tim menghitung kelompok barang secara bergantian berdasarkan jadwal.
Barang dengan nilai tinggi, pergerakan cepat, atau riwayat selisih dapat memperoleh frekuensi pemeriksaan yang lebih tinggi.
Gunakan barcode atau QR code
Barcode dan QR code membantu tim mengenali SKU, lokasi, batch, dan satuan barang secara konsisten. Pemindaian juga dapat mengurangi kesalahan pengetikan, tetapi perusahaan tetap perlu menjaga kualitas label dan master data.
Audit lokasi penyimpanan secara berkala
Periksa apakah setiap barang berada di lokasi yang sesuai. Bersihkan lokasi sementara setelah penerimaan, picking, atau retur selesai agar tidak ada stok yang tertinggal di luar rak resminya.
Mengatasi Selisih Stock Opname dengan Warehouse Management System
Pertanyaan Seputar mengatasi selisih stock opname
Pencatatan Stock Opname dilakukan secara Manual: Kesalahan pencatatan yang mengakibatkan selisih jumlah stok barang merupakan kendala yang umum terjadi. Selain itu, riwayat data stock opname bisa saja hilang dan tidak ada backup data, karena dilakukan secara manual.
Membuat perencanaan pada stok barang yang akan dicatat dapat mempermudah dan mempercepat proses stock opname. Metode stock opname tersebut memiliki keuntungan seperti akurasi pencatatan, karena proses dilakukan secara bertahap dan berkala.
Perusahaan kesulitan mencari nilai HPP sehingga pembuatan laporan keuangan akan terhambat. Stock opname berguna agar perusahaan dapat mengetahui jumlah persediaan barang di perusahaan.
Proses stock opname juga tidak dilakukan oleh karyawan biasa. Namun stock opname menjadi tanggung jawab petugas audit dari manajemen. Bukan dari personal pencatat persediaan internal dalam perusahaan.
Stock opname dimulai dengan menghitung jumlah barang secara fisik, memeriksa kualitas barang, pencatatan, hingga penataan ulang agar memduahkan saat sewaktu-waktu dibutuhkan. Hal ini dilakukan untuk memastikan barang-barang yang ada di tempat penyimpanan masih berkualitas baik.
