Atasi Negative Inventory dengan Tips Berikut!

Dalam melaksanakan kegiatan bisnis, perusahaan membutuhkan berbagai barang atau inventory untuk melancarkan seluruh aktivitasnya. Bila salah satu aktivitas bisnis tidak berjalan dengan lancar, maka perusahaan tersebut kemungkinan sedang  mengalami kondisi bernama negative inventory.

Apabila terjadi kondisi negative inventory, perusahaan dapat mengalami berbagai kerugian dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya. Jika perusahaan tidak menemukan solusi dan melakukan penanggulangan terhadap kondisi ini, maka perusahaan kemungkinan akan mengalami kebangkrutan.

Untuk membantu dalam mengurangi kemungkinan terjadinya negative inventory, maka perusahaan dapat menggunakan software inventory untuk mempermudah manajemen produk-produk mereka. Artikel ini akan membahas mengenai negative inventory dan bagaimana cara-cara untuk mencegahnya.

Apa itu Negative Inventory?

Negative inventory adalah istilah dimana jumlah atau kuantitas suatu inventaris berada di bawah angka nol. Istilah ini bukan berarti barang berbentuk fisik milik perusahaan berjumlah kurang dari nol. Kondisi ini menandakan bahwa perusahaan tidak mampu menjalankan manajemen terhadap berbagai inventory yang mereka miliki dengan baik.

Jika tidak mendapat penanganan secepatnya, perusahaan kemungkinan akan menghadapi banyak masalah di berbagai bidang. Perusahaan bisa mengalami kesulitan dalam membuat perencanaan pembelian atau produksi barang. Selain itu, perusahaan juga dapat menemukan kesalahan dalam menghitung profit dan loss.

4 Faktor Penyebab Terjadinya Negative Inventory

Pencatatan inventory memerlukan ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan dalam kegiatan ini. Namun, bila aktivitas ini masih menggunakan tenaga manusia untuk melakukan pencatatan, maka tidak menutup kemungkinan bahwa akan terjadi kesalahan yang dapat menyebabkan negative inventory. Berikut merupakan faktor-faktor terjadinya inventaris negatif.

Alokasi waktu yang tidak tepat

Pertama, negative inventory dapat terjadi apabila perusahaan tidak dapat membagi-bagi waktu untuk melaksanakan manajemen inventory dengan baik. Dalam mengelola jumlah inventaris, terdapat banyak aktivitas pembelian yang dapat mempengaruhi kuantitas inventaris yang terdapat dalam gudang.

Misalkan, terdapat seorang pelanggan yang hendak membeli suatu produk dari perusahaan tertentu. Pada saat itu, produk tersebut masih sedang tahap produksi sehingga belum ada wujud fisiknya sehingga perusahaan menetapkan adanya backorder untuk produk tersebut. Di saat perusahaan membuat sales order terhadap produk itu, maka terjadilah kondisi negative inventory.

Proses produksi

Kedua, kelancaran dan ketelitian dalam melaksanakan proses produksi juga dapat memberikan pengaruh terhadap terjadinya negative inventory. Keseluruhan proses produksi yang dilaksanakan perusahaan, mulai dari pemantauan, pertimbangan seputar pembongkaran, produk sampingan, dan statistik produksi, harus memiliki informasi yang lengkap.

Jumlah atau kuantitas produk yang dihasilkan dari keseluruhan proses tersebut harus sesuai dengan hasil akhir kegiatan produksi. Apabila terjadi duplikasi terhadap pesanan produk atau terjadi kesalahan dalam pencatatan hasil produksi, maka perusahaan mengalami kondisi negative inventory.

Inventaris tersebar di beberapa lokasi sekaligus

Ketiga, negative inventory juga dapat terjadi apabila suatu jenis inventaris yang sama memiliki tempat pengelolaan atau gudang yang berbeda. Selain itu, faktor banyaknya jumlah toko yang tersebar di beberapa lokasi  juga dapat menyebabkan terjadinya kondisi inventaris negatif pada perusahaan.

Apabila hasil pencatatan terhadap penjualan produk terkirim ke cabang toko atau gudang yang salah, hal ini dapat menyebabkan terjadinya negative inventory. Selain itu, kesalahan pengiriman hasil pencatatan ini juga dapat menyebabkan munculnya kebingungan terkait jumlah barang yang hilang di satu gudang dan kelebihan jumlah barang di gudang lainnya.

Salah menginput data inventaris

Terakhir, kesalahan perusahaan dalam memasukkan data terkait setiap jenis inventaris juga dapat menyebabkan terjadinya inventaris negatif. Hal ini dapat terjadi karena ketidaktelitian dari karyawan yang memiliki tugas untuk melakukan input data sehingga terjadi kesalahan dalam pemasukan data, seperti kesalahan menginput data ke cabang toko yang salah.

Cara Mencegah Terjadinya Negative Inventory

Inventoris negatif tentunya dapat membawa dampak negatif dalam jangka pendek dan jangka panjang apabila tidak mendapatkan penanganan secepatnya. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya pembuatan laporan keuangan yang tidak akurat, kehabisan stok barang, dan ketidakpuasan pelanggan. Agar dapat mencegah terjadinya inventaris negatif,  perusahaan perlu melakukan beberapa kegiatan.

Perusahaan dapat menetapkan batas atau limit terkait jumlah inventaris yang dapat disimpan dalam satu gudang. Dengan adanya batas ini, perusahaan dapat mengetahui dan mendapat peringatan apabila stok inventaris semakin rendah sehingga mereka dapat menanggulanginya dengan cara memesan stok tambahan sebelum kehabisan.

Selain itu, perusahaan juga dapat mencegah terjadinya negative inventory dengan cara memberikan pelatihan kepada para karyawan. Perusahaan perlu memastikan bahwa para karyawan sudah paham secara penuh terhadap pekerjaan-pekerjaan yang harus mereka jalani dalam pengelolaan inventori. 

Baca juga: 11 Aplikasi Stok Barang Sederhana Terbaik di Indonesia 2023

Bagaimana Software Manajemen Inventaris Dapat Membantu Mencegah Negative Inventory?

Agar dapat menghindari terjadinya kondisi negative inventory, perusahaan harus menghadirkan sebuah solusi untuk mengatasi kondisi ini. Salah satu hal yang dapat perusahaan terapkan adalah dengan menggunakan Software Inventaris dari HashMicro. Berikut merupakan beberapa manfaat perangkat lunak ini pada manajemen inventaris:

Barcode management 

Fitur pertama yang terdapat pada perangkat lunak manajemen inventaris adalah penerapan barcode management. Melalui fitur barcode management, perusahaan dapat melakukan pengelolaan dan pelacakan pengiriman serta penerimaan barang di berbagai tempat secara tepat dan akurat. 

Lot and serial number tracking

Kemudian, terdapat fitur kedua dalam perangkat lunak manajemen inventaris, yaitu lot and serial number tracking. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat  menghasilkan nomor seri dan lot secara otomatis. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan perusahaan yang untuk melacak barang kiriman mereka dengan mudah.

Stock request management

Fitur ketiga yang terdapat dalam perangkat lunak manajemen inventaris adalah stock request management. Manfaat dari fitur ini bagi perusahaan adalah kemudahan dalam mengelola permintaan stok dari seluruh cabang toko atau gudang melalui pemrosesan persetujuan secara otomatis.

Inventory forecasting

Lalu, terdapat fitur keempat dalam software inventory management, yaitu inventory forecasting. Fitur ini dapat mengurangi kemungkinan terjadinya negative inventory melalui penerapan estimasi jumlah stok barang yang harus perusahaan sediakan dalam periode atau jangka waktu yang telah ditentukan.

Inventory valuation

Berikutnya, dalam perangkat lunak manajemen inventaris, terdapat fitur inventory valuation. Fungsi fitur ini bagi perusahaan yang menggunakannya adalah untuk mengimplementasikan valuasi inventaris di seluruh gudang setiap akhir periode pelaporan. Pembuatan valuasi tersebut hanya memerlukan waktu singkat saja sehingga dapat mengefisiensikan waktu kerja perusahaan.

Stock aging analysis

Terakhir, fitur utama yang terdapat pada perangkat lunak manajemen inventaris adalah stock aging analysis. Fitur ini memungkinkan perusahaan yang menggunakannya untuk melakukan analisis usia stok guna menentukan tingkat stoknya untuk fast-moving dan juga slow-moving stock.

Kesimpulan

Negative inventory adalah sebuah kondisi dimana ketersediaan stok atau inventaris barang pada sebuah gudang berada di bawah angka nol. Terdapat beberapa hal yang menyebabkan inventaris negatif, seperti alokasi waktu yang kurang efisien dan kesalahan dalam penginputan data. Untuk menyelesaikan masalah ini, perusahaan dapat menggunakan software inventory management yang memiliki fitur unggul seperti inventory forecasting.

Agar dapat terhindar dari kondisi inventaris negatif, Anda dapat menggunakan Inventory Management dari HashMicro. Aplikasi ini dapat memudahkan dan mengefektifkan kegiatan manajemen inventaris di seluruh gudang milik perusahaan Anda. Daftarkan perusahaan Anda dan dapatkan demo gratis beserta keuntungan-keuntungan lainnya sekarang juga!