Industri E-commerce di Asia Tenggara diperkirakan akan mencapai $193 miliar AS pada tahun 2028. Sebuah laporan Forrester memprediksi bahwa sales ritel online global akan tumbuh menjadi $6.8 triliun AS atau Rp1.145 kuintiliun pada tahun yang sama. Untuk memanfaatkan peluang ini, Anda harus meningkatkan bisnis Anda. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan sistem stock reservation dalam manajemen inventaris Anda.
Key Takeaways
Stock reservation adalah proses penyimpanan aset untuk pesanan tertentu, sehingga transaksi lain tidak bisa menggunakannya.
Berdasarkan tahap dimana itu terjadi, stock reservation dibagi menjadi soft reservation dan hard reservation. Berdasarkan spesifikasi penguncian stok, ada warehouse level dan batch level reservation.
Sistem reservasi stok membantu Anda mengelola gudang Anda dan meningkatkan produktivitas staf Anda.
Daftar Isi:
Apa itu Stock Reservation?
Stock reservation adalah proses alokasi aset untuk pesanan tertentu, sehingga aset tidak bisa digunakan oleh transaksi lain. Ketika seorang pelanggan melakukan reservasi, sistem akan ‘mengunci’ unit item untuk mencegah pelanggan lain dari membelinya. Melalui itu, stok Anda berpindah tangan tanpa meninggalkan gudang.
Secara teknis, Anda masih memiliki stok tersebut. Namun, sistem mencatatnya sebagai milik orang lain. Ini memastikan bahwa bisnis Anda dapat memenuhi pesanan.
Apa Saja Jenis Stock Reservation?
Tidak semua sistem reservasi stok itu sama. Berdasarkan berbagai faktor, Anda dapat membagikannya menjadi beberapa kategori:
1. Soft Reservation vs. Hard Reservation
| Aspek | Soft Reservation | Hard Reservation |
|---|---|---|
| Tingkat komitmen | Rendah | Tinggi |
| Kapan | Setelah pelanggan menekan ikon ‘Add to Cart’ atau ‘Draft Quote’, di awal siklus penjualan | Setelah pelanggan membuat sebuah komitmen, seperti melakukan pembayaran atau mengkonfirmasi sales order (SO) |
| Efek pada Inventaris | Mengurangi sementara stok Available to Promise (ATP) | Mengurangi stok Available to Promise (ATP) secara permanen |
| Contoh | Pelanggan Anda memilih kursi saat membeli tiket di website Anda | Pelanggan Anda memilih opsi Buy Online, Pick-Up In-Store (BOPIS) ketika membeli sebuah barang |
2. Warehouse Level vs. Batch Level
| Aspek | Warehouse Level | Batch Level |
|---|---|---|
| Spesifikasi | Hanya mengunci jumlah stok dengan umum | Mengunci jumlah stok dengan lokasi atau batch produksi yang sudah ditentukan |
| Fleksibilitas | Tinggi. Jika ada unit yang rusak, staf Anda bisa mengambil unit yang lain | Rendah. Jika unit item rusak, Anda harus mencari substitusi |
| Cocok untuk | Industri yang menjual produk non-perishable, seperti pakaian dan barang elektronik | Industri sensitif, seperti Industri Farmasi atau F2B |
Cara Kerja Reservasi Stok?
Sebelum stok Anda sampai ke pelanggan, aset Anda akan melewati beberapa tahap. Berikut adalah alur kerja dari sebuah stock reservation:
1. Request
Pertama, pelanggan atau anggota staf Anda akan memulai proses permintaan. Mereka akan mengirim dokumen request dengan data SKU dan kuantitas yang diminta, lalu sistem akan menerimanya dan memulai tahap berikut.
2. Availability Check
Sistem akan mengecek stok Available to Promise (ATP). Jika jumlah stok (stock on-hand – reserved stock) melebihi stok yang diminta, maka request diterima. Namun, jika tidak, sistem akan mengeluarkan peringatan out of stock atau menawarkan opsi backorder.
3. Locking/Allocation
Setelah permintaan divalidasi, sistem akan membuat catatan reservasi. Jumlah stok Available to Promise (ATP) akan berkurang, meskipun jumlah stok yang tersedia (stock on-hand) tetap sama. Jika ada pelanggan lain yang mencoba membeli unit yang sama, sistem akan menolak permintaan mereka.
4. Fulfillment
Setelah permintaan diterima dan diproses, status reservasi akan berubah menjadi picked. Staf Anda akan memindahkan unit item dari rak penyimpanan ke area pengemasan untuk dikirim ke lokasi tujuan.
5. Completion/Release
Pada tahap terakhir, sistem akan mengurangi jumlah stok yang tersedia (stock on-hand) dan stok terpesan (reserved stock) jika surat jalan telah diterbitkan. Namun, jika pelanggan atau staf Anda membatalkan pesanan, jumlah stok Available to Promise (ATP) akan kembali ke kondisi awal.
Cara Implementasi Reservasi Stok
Untuk membangun sebuah sistem reservasi stok, Anda perlu merencanakannya dengan matang. Berikut beberapa langkah untuk mengimplementasikan sistem tersebut, dengan beberapa tips untuk mengoptimalkannya:
1. Audit data
Cek validitas data Anda terlebih dahulu. Jika jumlah stok yang tersedia dan data sistem berbeda, Anda harus memperbaikinya. Ingat kalau sistem tidak bisa memesan unit yang belum terdaftar, jadi Anda harus melakukan stock opname secara menyeluruh.
Tips: manfaatkan kesempatan ini untuk menentukan prioritas unit item Anda. Gunakan metode ABC untuk menentukan produk mana yang perlu diawasi.
2. Buat Business Rules
Tetapkan peraturan mengenai reservasi untuk memudahkan proses. Anda harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas:
- Kapan stok ‘dikunci’? Apakah saat ‘Add to Cart’ atau ‘Checkout’?
- Berapa lama stok boleh ditahan tanpa dibayar? Apakah ada Auto-Expiry?
- Siapa yang berhak mendapatkan stok jika persediaan menipis? Apakah itu berdasarkan waktu masuk pesanan atau status pelanggan?
Tips: sesuaikan business rules dengan produk Anda. Peraturan yang cocok untuk barang bergerak cepat mungkin terlalu berisiko untuk barang mewah.
3. Integrasi Sales Channels
Hubungkan semua sales channels ke satu sumber kebenaran (single source of truth). Staf Anda akan memiliki waktu yang lebih mudah jika sistem memperbarui dirinya secara otomatis setelah setiap reservasi.
Tips: pastikan kalau semua pihak yang berwenang dapat mengaksesnya.
4. Latih karyawan Anda
Latih staf gudang Anda untuk hanya mengambil barang secara fisik jika tertulis di dokumen picking list hasil sistem. Mereka dapat merusak logistik sistem reservasi dengan mengambil unit secara sembarangan.
Tips: minta masukan dari staf Anda, lalu gunakan feedback itu untuk meningkatkan training di masa mendatang.
Penerapan Stock Reservation per Industri
Setiap industri memiliki cara masing-masing dalam menggunakan sistem reservasi. Sebagai gambaran, berikut tiga jenis industri dan bagaimana mereka menyesuaikan sistem dengan kebutuhan mereka:
1. B2B
Dalam model B2B, stock reservation bersifat jangka panjang. Pelanggan sering kali membuat blanket order untuk satu tahun, tetapi meminta pengiriman secara bertahap setiap bulan. Untuk memastikan ketersediaan barang, bisnis harus melakukan hard reservation berdasarkan jadwal pengiriman.
2. E-Commerce
Dalam industri ritel, reservasi stok biasanya terjadi dalam bentuk soft reservation. Sistem akan menahan barang sambil menunggu pembayaran. Jika checkout gagal, stok akan kembali ke status Available to Promise (ATP). Ini memastikan ketersediaan barang, terutama saat flash sale.
3. Manufaktur
Ketika sebuah perusahaan menerbitkan work order, sistem harus mengalokasikan komponen secara otomatis. Selain itu, sistem juga harus segera mengubah status barang menjadi reserved for production saat unit itu dipindahkan ke lantai produksi (shop floor). Hal ini mencegah bahan baku tersebut digunakan oleh aset lain atau dijual sebagai spare parts.
Efek Reservasi pada Efisiensi Gudang
Selain meningkatkan cash flow, stock reservation juga membantu bisnis Anda mengatur inventaris. Untuk memperjelas, berikut beberapa cara sistem reservasi membuat manajemen gudang Anda lebih efisien:
1. Meningkatkan manajemen gudang
Sistem reservasi membantu Anda mengelola gudang Anda. Dengan informasi tentang pergerakan inventaris, Anda dapat menyusun layout gudang yang melancarkan proses pemenuhan pesanan. Hal ini memastikan bahwa Anda memenuhi pesanan dengan tepat waktu dan dalam kondisi baik.
2. Mengoptimasi alur kerja staf
Sistem reservasi membantu karyawan Anda memilih rute terbaik untuk mengambil barang. Contohnya, jika ada reservasi untuk 50 unit, sistem akan mengarahkan staf Anda ke bulk storage. Sebaliknya, jika reservasinya kecil, sistem akan mengarahkan staf Anda ke pick face. Ini menghemat waktu dan tenaga kerja.
Masalah Umum dalam Reservasi Stok
Sistem Anda akan menghadapi berbagai tantangan jika Anda tidak mengelolanya dengan benar. Oleh karena itu, Anda perlu mengetahui masalah stock reservation umum untuk mengurangi risikonya sejak dini:
1. Data yang tidak sinkron
Kesalahan pencatatan akan merugikan bisnis Anda. Contohnya, pelanggan Anda membatalkan pesanan, tetapi sistem masih mencatat unit yang mereka pilih sebagai reserved. Akibatnya, barang menumpuk di gudang karena Anda berasumsi bahwa semua stok terpesan. Solusi terbaik untuk masalah ini adalah melakukan audit secara rutin.
2. Fragmentasi stok
Reservasi yang kaku dapat menyebabkan masalah. Misalnya, Anda menjual Produk A di dua marketplace, Marketplace A dan Marketplace B. Jika Produk A hanya laku di Marketplace A, maka Anda akan rugi karena stok lainnya terkunci di Marketplace B. Untuk mencegah ini, Anda bisa menyimpan buffer stock atau menggunakan Order Management System (OMS).
3. Keterlambatan sinkronisasi
Proses sinkronisasi yang lambat bisa mengakibatkan satu unit terjual di dua sales channels yang berbeda. Jika sistem Anda membutuhkan waktu lama untuk memperbarui status stok, pelanggan lain bisa membeli unit item yang sama di channel yang berbeda. Oleh karena itu, gunakan sistem reservasi yang terpusat dan real-time.
4. Over-reservation
Over-reservation bisa merugikan cash flow bisnis Anda. Jika tim Anda menerima lebih banyak reservasi daripada jumlah stok yang tersedia untuk ‘jaga-jaga’, pelanggan yang siap membayar tidak akan mendapatkan barang mereka. Sebagai solusi, terapkan Auto-Expiry yang membatalkan reservasi secara otomatis jika tidak ada pembayaran dalam jangka waktu tertentu.
Setelah Implementasi Stock Reservation, Apa?
Setelah menerapkan sistem reservasi stok, Anda harus terus-menerus memperbaruinya. Berikut beberapa strategi yang bisa Anda implementasikan:
1. Dynamic Inventory Allocation
Teknologi ini membantu sistem Anda memilih fulfillment center terbaik. Jika ada gudang yang kosong, sistem akan memesan unit item di gudang terdekat atau mengarahkan pelanggan ke toko fisik. Selain itu, Sistem juga bisa menentukan jumlah persediaan untuk setiap gudang berdasarkan data sebelumnya.
2. Integrasi AI
Sistem yang terintegrasi dengan AI memungkinkan Anda untuk membuat reservasi prediktif. Anda dapat mengalokasikan stok berdasarkan data historis, tanpa menunggu pesanan. Meskipun strategi ini berisiko, Anda bisa meningkatkan penjualan jika Anda mengelolanya dengan baik.
3. Integrasi dengan POS Toko Fisik
Integrasi online dan offline sales channels membantu Anda memastikan ketersediaan stok. Dengan notifikasi reservasi secara real-time, Anda dapat mencegah konflik antar pelanggan online dan toko fisik. Pelanggan online Anda tidak akan kecewa saat mengambil barang mereka karena barang tersebut tidak diambil pelanggan lain.
3. Time-Based Release Management
Pelepasan reservasi otomatis memastikan inventory turnover ratio tinggi. Dengan membatalkan reservasi yang tidak dibayar, Anda memastikan ketersediaan barang untuk pelanggan yang siap membayar. Selain itu, Anda juga mencegah penumpukan unit item yang tidak terpakai.
Kesimpulan
Stock reservation adalah strategi bisnis untuk memenuhi pesanan pelanggan. Dengan mengalokasikan barang terlebih dahulu, Anda dapat memberikan pengalaman (Customer Experience) yang positif bagi pelanggan Anda.
Namun, efektivitas sistem ini bergantung sepenuhnya pada diri Anda. Pastikan Anda memelihara data dan memperbaharui business rule secara berkala. Jika tidak, persediaan yang kurang jelas akan membuat pelanggan kecewa dan bisnis rugi.
Pertanyaan Seputar Stock Reservation
-
Apa perbedaan antara stock reservation dan backorder?
stock reservation mengalokasikan barang yang ada secara fisik untuk pesanan tertentu. Sebaliknya, backorder menerima pesanan untuk unit item yang saat ini tidak tersedia, dengan janji pengiriman setelah unit tersedia kembali.
-
Berapa lama durasi soft reservation sebaiknya diterapkan?
Durasi reservasi ideal tergantung pada jenis bisnis Anda. Jika bisnis Anda E-commerce, biasanya 15-30 menit. Namun, jika bisnis Anda B2B dengan proses persetujuan yang panjang, waktu reservasi bisa mencapai 3-7 hari.
-
Apakah stock reservation mengurangi nilai total aset inventaris?
Tidak. Barang yang direservasi masih milik perusahaan sampai barang itu dikirim. Namun, unit itu tidak akan dihitung dalam stok Available to Promise (ATP).
