Pentingnya Laporan Stock Opname Beserta Cara Menyusunnya

Laporan stock opname menjadi informasi yang cukup penting bagi seorang pebisnis untuk mengetahui secara detail mengenai jumlah barang yang tersedia di gudang Anda. Ini menjadi strategi yang bisa Anda lakukan karena ketersediaan barang sangat mempengaruhi kelancaran kegiatan jual beli bisnis Anda. Melalui laporan stock opname, Anda juga bisa mengetahui kondisi dan kualitas dari produk Anda di gudang secara real. 

Untuk memaksimalkan pembuatan laporan stock opname, Anda bisa menggunakan Software Inventory dari HashMicro. Pemanfaatan software inventory pada bagian ini untuk mengetahui tingkat persediaan, memantau proses stock transfer, mengestimasi kebutuhan inventaris, dan mengefektifkan stok di setiap lokasi. Dengan segala laporan yang Anda dapatkan dari Software Inventory HashMicro, Anda bisa dengan mudah membuat laporan. Apabila Anda belum berlangganan software inventory manapun dan ingin mencoba dari HashMicro, Anda bisa mengunduh skema perhitungan harga di sini. Lalu, untuk mengetahui lebih jelas mengenai laporan stock opname berikut ulasannya!

Langkah-Langkah Membuat Laporan Stock Opname

Agar mendapatkan laporan dengan hasil yang maksimal, Anda butuh beberapa langkah persiapan untuk mendapatkan informasi yang akurat. Hal ini yang membuat Anda membutuhkan Software Inventory untuk informasi yang otomatis. Berikut langkah-langkah yang harus Anda siapkan untuk membuat laporan:

Menghentikan pergerakan barang

Sebelum menerapkan pembuatannya, Anda perlu mendapatkan data langsung di lapangan. Lalu, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan menghentikan pergerakan barang untuk sementara. Tujuan pemberhentian ini untuk memastikan bahwa tidak ada barang yang sedang berproduksi atau beroperasi sehingga seluruh barang dapat tercatat dengan baik. Sebelum memberhentikan pergerakan barang, Anda perlu memberitahukan ke pihak-pihak penyuplai dan pelanggan untuk tidak melakukan transaksi apapun dalam waktu yang ditentukan.

Pembagian lokasi

Banyaknya gudang yang Anda miliki membuat proses pencatatan stock opname harus dilakukan oleh beberapa orang. Hal ini bertujuan untuk membagi beberapa orang ke lokasi gudang dan jenis barang yang berbeda-beda. Proses pencatatan stock opname cukup memakan waktu, maka dari itu Anda bisa mengelompokkan setiap barang berdasarkan kategorinya. Setelah itu, Anda bisa menyesuaikannya berdasarkan kode batang. Langkah yang satu ini tidak hanya mempercepat tetapi juga berguna untuk mengakuratkan jumlah barang yang ada di gudang. 

Persiapkan dokumen

Langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan ketika ingin mencatat stock opname adalah mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan nantinya. Macam-macam dokumen yang biasanya Anda butuhkan ketika mempersiapkan pencatatan stock opname adalah:

• Kartu dari barang yang memberikan keterangan secara rinci mengenai pergerakan barang.
• Tanda masuknya barang yang juga berisi informasi mengenai pemasok dan harga awal dari barang tersebut.
• Tanda keluarnya barang yang berisi tentang tanggal, kuantitas, biaya, dan tujuan dari barang tersebut Anda jual.
• Kartu yang berisi count tag yang berisi informasi mengenai nama, tipe, lokasi, space yang kosong untuk barang, jenis satuan hitung yang digunakan untuk barang, serta bukti dari petugas yang bertanggung jawab baik itu petugas gudang, non gudang, dan auditor).
• Terakhir, perlengkapan yang Anda gunakan untuk perhitungan seperti kartu kuning, alat tulis, dan kalkulator.

Perhitungan Stock Opname

Untuk membuat laporan stock opname, Anda membutuhkan data perhitungan stock opname. Kegiatan stock take ini berisi pengelompokkan setiap barang, memperhitungkan kuantitas dari barang tersebut, dan menyajikan data berbentuk tabel sehingga mudah untuk Anda baca. Berikut tahapan untuk menghitung stock opname:

• Memeriksa kembali apakah seluruh persediaan barang sudah tercatat lengkap di program. 
• Menyalin persediaan dari program lalu Anda bisa cetak untuk menjadi pedoman bagi accounting di bagian tim stock opname.
• Memberikan hasil catatan yang berisi stock opname pada setiap lembar persediaan untuk dimasukan ke Ms. Excel.

Membandingkan hasil

Kemudian, langkah yang harus Anda lakukan sebelum membuat laporan stock opname adalah membandingkan hasil. Langkah yang satu ini membantu Anda mengecek apakah catatan data stock opname sesuai dengan data persediaan secara real time. Selain mempermudah Anda, membandingkan hasil persediaan membantu Anda menindaklanjuti apabila ada perbedaan terhadap data dengan jumlah barang yang tersedia. 

Membuat laporan stock opname

Terakhir, setelah mendapatkan informasi mengenai stock opname di gudang, Anda bisa segera menerima hasilnya. Hal ini karena pekerja yang bertugas membuat laporan akan langsung menyelesaikan pekerjaannya dan nantinya laporan stock opname akan mereka berikan ke pihak manajemen terkait.

Mengapa Perlu Membuat Laporan Stock Opname?

Adanya pembuatan laporan stock opname tidak hanya memberikan informasi mengenai banyaknya jumlah barang yang Anda miliki. Tidak juga sekedar informasi mengenai kelebihan dan kekurangan barang. Namun, adanya laporan stock opname membantu Anda untuk mengontrol jumlah barang yang ada baik bahan baku maupun barang jadi yang siap Anda jual. Dengan begitu, Anda bisa lebih cepat dan akurat dalam melakukan kegiatan stok barang dan tidak ada lagi selisih barang di gudang. Apabila ditemukan selisih barang maka akan berpengaruh pada jurnal penyesuaian. Oleh sebab itu, Anda perlu menerapkan pembuatannya pada bisnis Anda.

Contoh Laporan Stock Opname

Setelah mengetahui lebih lanjut mengenai laporan stock opname, pada bagian ini akan dijelaskan mengenai contoh membuatnya. Ada beberapa tahapan untuk membuatnya. Berikut contoh cara membuatnya:

1. Anda bisa menggunakan Ms. Excel di perangkat Anda atau menggunakan spreadsheet secara online untuk membuat format laporan seperti nama perusahaan, jenis laporan, dan periode laporan.
2. Anda bisa menambahkan informasi mengenai hasil dari data stock opname, contohnya seperti nama produk, kode barang, harga satuan, dan sebagainya.
3. Setelah kedua tahapan diatas selesai, Anda bisa memasukan secara manual ke format yang sudah Anda buat. 

Kesimpulan

Laporan stock opname merupakan kegiatan membuat sebuah laporan yang berisikan mengenai jumlah barang yang tersedia di gudang dan mencocokannya dengan data stok barang yang sudah tersedia di dalam sistem. Stock opname sangat beragam mulai dari bahan baku, produk yang akan perusahaan beli, produk setengah jadi, dan produk yang siap untuk perusahaan jual. 

Sebelum membuat laporan Anda membutuhkan data stok gudang secara real-time. Akan membutuhkan waktu yang lama apabila Anda melakukan pengecekan barang secara manual. Maka dari itu, Anda perlu mengaplikasikan Software Inventaris dari HashMicro untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau proses stock transfer, mengestimasi kebutuhan inventaris, dan mengefektifkan pengelolaan stok di setiap. Dengan Sistem Inventory yang baik, Anda bisa membuat laporan stock opname dengan cepat, tepat, dan sedikit peluang terjadinya kesalahan. Jadwalkan demo gratis sekarang!