Dalam era bisnis yang modern, adopsi software payroll terbaik menjadi suatu keharusan untuk mengoptimalkan proses penggajian tetapi juga membawa sejumlah manfaat, mulai dari penghematan waktu hingga mengurangi risiko kesalahan manusiawi dalam perhitungan gaji hingga pemotongan pajak.
Jika perusahaan Anda memiliki ratusan hingga ribuan karyawan dan masih mengelola penggajian secara manual, maka akhir bulan adalah “neraka” bagi divisi HR. Bagaimana tidak? Ketika semua perhitungan yang harus dikerjakan dengan teliti tersebut dikerjakan secara manual, maka human error akan sering terjadi.
Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan perhitungan, keterlambatan pembayaran gaji, masalah pajak, dan segudang masalah HR lainnya. Di sinilah diperlukan adanya peran automatisasi proses penggajian dengan software khusus yang lebih efisien, cepat, dan mampu meminimalisir risiko kesalahan.
Selain itu, software tersebut dapat membantu dalam mematuhi peraturan perpajakan dan ketentuan hukum ketenagakerjaan, mengurangi risiko pelanggaran yang dapat merugikan perusahaan. Dengan kata lain, software payroll tidak hanya menciptakan efisiensi operasional, tetapi juga menjadi perlindungan terhadap potensi risiko kepatuhan yang dapat muncul dalam proses penggajian manual.
Teruslah membaca artikel ini hingga akhir untuk mendapatkan informasi mengenai pentingnya penggunaan software payroll, beserta rekomendasinya yang lengkap.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Mengapa Perusahaan Anda Harus Menggunakan Software Payroll Terbaik?
Mungkin Anda bertanya-tanya, seberapa pentingnya menggunakan payroll software bagi suatu perusahaan. Namun, penting bagi Anda untuk mencari tahu dan menggali informasi lebih lanjut sebelum memutuskan payroll software yang paling cocok dengan perusahaan atau bisnis yang Anda jalankan.
Software payroll adalah perangkat lunak yang memberikan kemudahan bagi divisi HR dalam mengelola berbagai aspek sehubungan dengan gaji karyawan. Mulai dari perhitungan gaji, bonus, lembur, dan lainnya bisa diotomatiskan dengan aplikasi payroll.
Beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh dari penggunaan payroll system atau sistem HRIS untuk urusan penggajian, yaitu:
- Proses mengelola absensi karyawan yang menjadi lebih mudah dengan adanya fitur pelacakan biometrik otomatis dan pengenalan wajah dengan fitur GPS dalam satu perangkat yang sama untuk memudahkan absensi.
- Lalu, Anda dapat menyederhanakan proses permintaan lembur, persetujuan, serta pemeriksaan data yang terintegrasi penuh dengan berbagai software cerdas lain yang dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan.
- Kemudian, Anda juga akan mendapatkan kemudahan dalam melacak daftar hadir karyawan. Sehingga, laporan absensi dapat Anda hasilkan dalam hitungan detik saja.
Fakta Menarik
10 Rekomendasi Software Payroll Terbaik untuk Perusahaan Anda
Pemilihan software payroll yang tepat merupakan langkah penting untuk memastikan efisiensi dan keakuratan dalam pengelolaan gaji karyawan.
Berbagai opsi perangkat lunak payroll saat ini menawarkan berbagai fitur untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, mulai dari manajemen gaji hingga pemotongan pajak, dan pematuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Di sini, terdapat 10 rekomendasi software payroll terbaik yang dapat menjadi pertimbangan dalam menentukan mana yang paling cocok dengan perusahaan Anda.
Simak penjelasannya lebih lanjut pada tulisan di bawah ini:
1. Software Payroll EVA HRIS Essentials oleh HashMicro
EVA HRIS Essentials dari HashMicro adalah salah satu software payroll Indonesia yang dapat memberikan banyak kemudahan dalam sistem administrasi bidang HR perusahaan Anda.
Dengan sistem pembaruan data otomatis yang ada dalam program, Anda tak perlu repot untuk meng-update data absensi karyawan karena sudah berjalan secara otomatis, yang mana akan sangat memudahkan dalam proses monitoring daftar hadir karyawan.
Selain itu, dengan sistem yang dapat terintegrasi dengan berbagai sistem lain, proses melacak data administratif seperti permintaan cuti dan reimburse dapat diproses secara cepat dan praktis tanpa harus melewati alur pengajuan yang tiada habisnya jika tidak dibantu software ini.
EVA HRIS juga hadir dengan fitur yang memungkinkan para karyawan untuk melakukan absensi melalui pengenalan wajah dan GPS. Selain itu juga terdapat fitur yang memungkinkan delegasi persetujuan dalam proses bisnis dan memberikan pemberitahuan otomatis kepada pihak yang ditunjuk untuk memastikan kelancaran proses.
Oleh karena itu, Anda dapat mengklik banner di bawah untuk mendapatkan skema harga software ini.
Berikut adalah beberapa fitur unggul dari EVA HRIS Essentials yang ditawarkan HashMicro:
- Face recognition and GPS attendance with fake GPS checking
- Roster and dynamic employee working schedule management
- Daily and hourly worker payslip management
- Approval delegation with auto follow up notification
- Able to print e-payslip by employee self service
- Automated tax and insurance calculations
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Tampilan user interface yang mudah digunakan. | × Kurang cocok untuk perusahaan UMKM yang tidak memiliki kebutuhan serumit perusahaan enterprise. |
| ✓ Tingkat keamanan data sertifikasi ISO. | × Waktu implementasi yang tergantung jumlah kustomisasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. |
| ✓ Unlimited user. | |
| ✓ Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan dengan mudah. |
2. SAP SuccessFactors HXM Suite
SAP SuccessFactors HXM Suite menyediakan solusi berbasis cloud, sehingga dapat menghubungkan tugas penggajian, manajemen talenta, manajemen kinerja penjualan, analisis karyawan, dan perencanaan tenaga kerja untuk membantu memajukan bisnis.
SAP memahami bahwa segala sesuatu tentang pekerjaan berubah dan manajemen sumber daya manusia tradisional tidak lagi cukup. Itulah mengapa SAP SuccessFactors HXM Suite memungkinkan Anda untuk menempatkan karyawan Anda sebagai pusat dari segalanya.
Di bawah ini adalah beberapa fitur utama yang diberikan oleh SAP:
- Employee experience management
- Core HR and payroll
- HR analytics and workforce planning
- Sales performance management
- Talent management
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Solusi bisnis end to end. | × Customer support yang kurang responsif. |
| ✓ Dapat diakses melalui mobile apa saja. | × User interface yang kompleks. |
| ✓ Dapat terintegrasi dengan software lainnya. | × Beberapa modul tidak tersedia tanpa mengeluarkan biaya tambahan. |
| ✓ Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan. | × Membutuhkan pelatihan yang lama untuk beradaptasi dengan software dari luar negeri. |
3. Xero
Xero adalah cloud-based software payroll untuk menjalankan urusan keuangan perusahaan, mulai dari urusan inventaris dan invoice. Dengan range harga antara $20/bulan hingga $40/bulan untuk pasar Indonesia.
Software ini mudah digunakan untuk proses pembayaran bulanan dan menyediakan rincian keuangan agar perusahaan bisa lebih mudah dalam memonitor pengeluaran. Lalu, lengkapnya pencatatan aktivitas pengeluaran dan pemasukan, Xero juga memiliki tingkat keamanan bertingkat sehingga aman dari upaya penggelapan.
Berikut adalah beberapa fitur yang terdapat software payroll dari Xero:
- Claim expenses
- Pay runs
- Multi-currency accounting
- Sales tax
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Tingkat keamanan yang tinggi. | × Fitur yang tidak lengkap dibanding kompetitor lainnya. |
| ✓ Sangat cocok untuk perusahaan UMKM kecil sampai menengah. | × User interface yang kompleks. |
| ✓ Customer support yang responsif. | × Sulit terintegrasi dengan software dari luar negeri. |
4. OnPay
Onpay memudahkan pengusaha kecil hingga menengah dari segi daily-use. Sistem berbasis cloud ini dapat memudahkan penggunanya dalam proses pembayaran dan pengeluaran keuangan serta proses bagian perpajakan dapat dengan mudah dilaksanakan.
Aplikasi payroll ini mempunyai manajemen yang lebih efisien, sehingga para staf lebih mudah dalam mengoperasikan OnPay. OnPay juga menyediakan fasilitas penggunaan tak terbatas untuk melakukan aktivitas pembayaran tanpa perlu membayar biaya tambahan lagi.
Beberapa fitur software payroll Onpay adalah sebagai berikut:
- Payroll outsourcing
- Payroll management
- Tax compliance
- Payroll reporting
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ User interface yang mudah digunakan. | × Customer service yang kurang responsif. |
| ✓ Sangat cocok untuk perusahaan UMKM kecil sampai menengah. | × User interface yang kompleks. |
| ✓ Mempunyai biaya implementasi yang murah. | × Sulit terintegrasi dengan software lainnya. |
5. Patriot
Patriot Payroll adalah payroll software yang fitur-fiturnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan kecil hingga kelas menengah. Anda dapat mengurus invoice serta menghitung gaji para karyawan dengan mudah.
Selain itu, Anda juga dapat mengatur proses pembayaran kepada pihak kontraktor dan vendor selama menjalankan proses bisnis. Dengan harga software yang lebih mahal, Patriot Payroll ini termasuk mudah digunakan bagi para pemula.
Berikut adalah beberapa fitur yang ada di Patriot payroll software:
- Unlimited payrolls
- On-the-fly pay rate changes
- Customizable hours, money, and deductions
- Tax filing accuracy guaranteed
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ User interface yang mudah digunakan. | × Format laporan penggajian yang kompleks. |
| ✓ Customer service yang responsif. | × Biaya implementasi yang mahal. |
| ✓ Dapat terintegrasi dengan software lainnya. | × Tidak mempunyai data historis. |
6. Paychex
Paychex menawarkan solusi payroll yang terpercaya, menyederhanakan proses penggajian, dan memberikan kepastian kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan.
Software payroll dari Paychex tidak hanya menawarkan kemudahan dalam menghitung dan mendistribusikan gaji, tetapi juga mampu menghasilkan laporan keuangan yang akurat.
Dengan antarmuka pengguna yang ramah dan fleksibilitas yang tinggi, Paychex dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis, mulai dari skala kecil hingga korporat. Keamanan dan keandalan data juga menjadi fokus utama, menjadikan Paychex sebagai mitra yang dapat diandalkan untuk mengelola aspek penggajian perusahaan dengan baik.
Di bawah ini terdapat fitur-fitur utama yang dimiliki Paychex:
- Payroll management
- Payroll reporting
- Tax compliance
- Overtime calculation
- Payroll outsourcing
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ User interface yang mudah digunakan. | × Sulit terintegrasi dengan software lainnya. |
| ✓ Customer service yang responsif. | × Biaya implementasi yang mahal. |
| ✓ Dapat diakses melalui mobile apa saja. |
7. Gusto
Gusto hadir sebagai solusi yang dirancang untuk membantu perusahaan dari berbagai skala. Software payroll dari Gusto tidak hanya menyederhanakan proses penggajian, tetapi juga memberikan solusi komprehensif untuk manajemen sumber daya manusia.
Software ini menawarkan antarmuka yang ramah pengguna, memudahkan pengguna untuk mengelola siklus hidup karyawan, perhitungan gaji, dan pemotongan pajak secara intuitif. Dengan integrasi sistem yang lancar, Gusto membantu perusahaan untuk fokus pada pertumbuhan dan perkembangan karyawan sambil memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Berikut adalah beberapa fitur unggul dari Gusto:
- Hourly and salaried employees
- Net-to-gross calculations
- Unlimited bonus and off-cycle payrolls
- Unlimited payrolls
- Multiple pay schedules
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ User interface yang mudah digunakan. | × Tidak ada notifikasi pengingat payroll. |
| ✓ Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah. | × Tidak dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. |
| × Customer service yang kurang responsif. |
8. Paylocity
Software Paylocity memberikan kemudahan kepada karyawan dan tim HR secara simultan. Paylocity mengelola penggajian secara otomatis dan tanpa kesalahan. Selain itu, karyawan juga diberikan akses untuk menggunakan gaji sebelum periode penggajian.
Karyawan juga diberikan kesempatan untuk mengamati pendapatan mereka di masa depan. Apabila terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian, mereka dapat meminta koreksi kepada tim HR sebelumnya untuk menghindari pemborosan waktu dalam proses penggajian.
Sejumlah fitur yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan Paylocity adalah:
- Expense management
- Tax service
- On demand payments
- Garnishment managed services
- Global payroll
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ User interface yang mudah digunakan. | × Sering mengalami gangguan sistem. |
| ✓ Dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan mudah. | × Biaya implementasi yang mahal. |
| ✓ Cocok untuk perusahaan besar hingga enterprise. | × Customer service yang kurang responsif. |
9. Payroll4free
Payroll4free menawarkan layanan penggajian berbasis cloud tanpa biaya yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan tanpa menimbulkan beban keuangan.
Software Payroll4Free memberikan kehandalan dan kenyamanan bagi perusahaan dalam pengelolaan aspek penggajian karyawan. Kelebihannya yang utama terletak pada model bisnisnya yang meniadakan biaya penggunaan, menjadikannya solusi yang menarik bagi perusahaan yang mengutamakan efisiensi tanpa mengorbankan kualitas layanan.
Di bawah ini adalah beberapa fitur yang ditawarkan Payroll4free:
- Pay employees & contractors
- Tax calculations & forms
- Direct deposits or paper checks
- Detailed reporting
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✓ Proses payroll gratis hingga 10 karyawan. | × Tidak dapat terintegrasi dengan sistem lainnya. |
| ✓ Customer service yang responsif. | × Tidak ada demo. |
| ✓ Dapat diakses oleh seluruh karyawan. | × Terdapat iklan ketika menggunakan sistem. |
10. Fingercheck
Fingercheck tidak hanya menghadirkan solusi penggajian yang canggih, tetapi juga menyajikan berbagai fitur terintegrasi untuk manajemen sumber daya manusia dalam satu platform untuk membantu perusahaan.
Dengan fitur perhitungan gaji otomatis, pemotongan pajak yang akurat, dan kemampuan untuk mengelola waktu serta absensi karyawan, Fingercheck membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia dalam jangka panjang.
Berikut merupakan fitur-fitur yang ada di software payroll dari Fingercheck:
- Pay-on-demand
- Next-day pay
- Fingercheck paycards
- Financing & LMB loans
|
Kelebihan |
Kekurangan |
| ✓ User interface yang mudah digunakan. | × Sering mengalami gangguan sistem |
| ✓ Customer service yang responsif. | × Limited access. |
Lalu, Bagaimana Cara yang Dapat Saya Gunakan untuk Memilih Software Payroll yang Tepat di Perusahaan?
Pemilihan software payroll yang tepat merupakan langkah penting dalam memastikan kelancaran pengelolaan gaji karyawan di perusahaan. Dalam memilih software payroll yang sesuai, Anda perlu mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan spesifik yang ingin dicapai dengan adopsi software ini.
Selain itu, Anda juga perlu memastikan bahwa software payroll yang dipilih memiliki integrasi yang baik dengan sistem lain yang digunakan di perusahaan. Sebuah solusi yang terintegrasi dengan sistem HRM dan sistem akuntansi akan memastikan konsistensi data dan efisiensi operasional.
Pilihlah software yang sesuai dengan tingkat keamanan dan kepatuhan yang diperlukan oleh perusahaan. Pengelolaan informasi gaji dan data karyawan merupakan aspek yang sangat sensitif, sehingga keamanan tinggi dalam penyimpanan dan pertukaran data menjadi kunci penting.
Selain itu, pastikan bahwa software payroll mematuhi regulasi perpajakan dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di wilayah operasional perusahaan. Pemilihan software yang dapat mengikuti dan mematuhi perubahan regulasi dengan cepat akan membantu perusahaan untuk tetap terkini dan patuh terhadap standar industri.
Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat menggunakan software payroll yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, serta mendukung pertumbuhan dan perkembangan kedepannya.
Kesimpulan
Dalam mengakhiri perjalanan eksplorasi tentang pentingnya menggunakan dan memilih software payroll yang tepat, dapat disimpulkan bahwa peran perangkat lunak ini sangat penting untuk kelancaran operasional dan keberlanjutan pertumbuhan perusahaan.
Salah satu rekomendasi software payroll terbaik di Indonesia yang dapat Anda pilih adalah EVA HRIS Essentials dari HashMicro. Dengan sejumlah fitur unggulannya, HashMicro menawarkan manajemen kinerja, analisis data yang canggih, dan kemampuan untuk menyesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan dengan mudah.
EVA HRIS Essentials dari HashMicro memberikan solusi jangka panjang yang memungkinkan perusahaan untuk tetap relevan dan berkembang di era yang terus berubah ini.
Penggunaan software payroll yang tepat adalah investasi strategis bagi perusahaan yang ingin memberikan nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan menjaga daya saing di pasar yang kompetitif. Oleh karena itu, segera daftarkan diri Anda dan dapatkan demo gratis sekarang juga!
Pertanyaan Seputar SAP HRIS
-
Apa itu software payroll?
Aplikasi atau software payroll adalah platform yang dapat membantu HR perusahaan untuk mengelola sistem payroll atau penggajian secara otomatis. Umumnya terintegrasi dengan sistem absensi dan kehadiran karyawan sehingga memudahkan operasional yang sebelumnya bersifat manual dan memakan waktu cukup lama.
-
Kenapa harus payroll?
Sistem payroll memungkinan untuk membuat penyimpanan data terkait informasi gaji karyawan secara otomatis. Jika perusahaan Anda masih menggunakan sistem administrasi manual, tentu Anda memahami betapa banyak waktu, kertas, dan sistem penyimpanan yang perlu dipersiapkan setiap waktunya.
-
Jenis-Jenis Sistem Payroll
(1). Payroll Service: Jenis payroll service sangat sering digunakan oleh perusahaan dibandingkan dengan yang lain. Kenapa? Karena data perusahaan akan tersimpan secara otomatis pada server milik perusahaan. (2). Cloud Payroll: Sistem cloud payroll merupakan salah satu software payroll yang menggunakan server cloud sebagai media penyimpanannya. (3). Payroll Hosted: Sistem payroll yang banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia satu ini memanfaatkan pihak ketika dalam hal penyimpanan data.
