Anda pasti sering mendengar istilah “deliverable” dalam manajemen proyek. Deliverable bisa berupa benda besar seperti rumah atau benda kecil seperti flyer marketing.
Secara sederhana, deliverable adalah segala sesuatu yang Anda hasilkan atau serahkan kepada klien dan sponsor proyek. Proyek dianggap selesai ketika semua deliverable disetujui oleh stakeholder maupun tim internal.
Dengan penerapan sistem ERP yang tepat, proyek bisa berjalan lebih efisien dan hasilnya memuaskan. Artikel ini akan membahas cara menyusun deliverable dengan baik, termasuk penerapan ERP terintegrasi yang mendukung kelancaran proyek.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Deliverables Proyek?
Deliverables proyek adalah hasil nyata atau output yang harus diserahkan dalam setiap tahapan proyek sebagai bukti pencapaian target yang telah ditentukan. Deliverables bisa berupa produk, layanan, dokumen, atau laporan yang secara langsung menunjukkan kemajuan dan keberhasilan proyek.
Bagi perusahaan, mengelola deliverable adalah memastikan setiap pekerjaan selaras dengan tujuan bisnis, memenuhi standar kualitas, serta memberikan nilai nyata bagi klien maupun pemangku kepentingan.
6 Tips Menyusun Deliverables Proyek
Menyusun deliverables proyek yang jelas dan terukur adalah langkah penting agar setiap tahapan proyek berjalan sesuai rencana. Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat meminimalkan risiko keterlambatan, menghindari miskomunikasi, serta memastikan hasil akhir sesuai dengan kebutuhan klien.
Berikut enam tips praktis yang dapat membantu Anda dalam menyusun deliverables proyek secara lebih efektif.
1. Mulai Dengan Pertanyaan yang Tepat
Anda tidak akan dapat memulai proyek tanpa tahu arah dari proyek ini dan bagaimana cara mengerjakannya. Oleh karena itu, Anda harus mulai menentukan objektif utama yang membantu tim Anda memahami tujuan dan deliverable-nya.
Ingat, obyektif dan deliverable adalah dua hal yang berbeda. Objektif adalah tujuan dari sebuah proyek dan merupakan bagian eksternal dari sebuah proyek. Sementara itu, proyek yang menghasilkan sesuatu yaitu deliverable.
Untuk memulainya, tanyakan beberapa pertanyaan ini kepada Anda sendiri:
- Apa yang berusaha kita capai?
- Bagaimana kita akan mencapainya?
- Apa yang kita butuhkan?
- Apakah stakeholders akan menyetujui rencana ini?
2. Mengumpulkan Requirement Klien
Menjawab pertanyaan di atas seharusnya bisa memberikan Anda gambaran lebih jelas terkait tugas yang harus Anda kerjakan. Anda sudah dapat mengira-ngira apa saja deliverable proyek ini. Sekarang, Anda harus mengumpulkan requirement untuk setiap deliverable.
Requirement adalah bentuk spesifik dari deliverable yang akan menentukan apakah deliverable proyek tersebut bisa diterima atau tidak ketika dikumpulkan. Jika ada requirement yang tidak lengkap, nantinya akan ada perubahan permintaan dan revisi yang akan berpengaruh pada scope pengerjaan.
Oleh karena itu, pastikan tahapan ini telah selesai dengan baik. Temui stakeholder yang tepat dan cari tahu prioritas deliverable mereka. Pikirkan juga pihak-pihak yang akan menggunakan barang atau jasa yang Anda hasilkan; bagaimana agar mereka puas dengan deliverable tersebut.
3. Identifikasi KPI
Pada tahapan ini, manajer proyek harus meninjau ulang semua deliverable untuk memastikan keakurasiannya. Bagi project deliverable ini ke dalam beberapa bagian kecil atau milestone.
Cara ini membantu agar proyek lebih terkelola dan membantu menyusun timeline proyek. Mulailah buat matriks panduan, tenggat waktu, dan tujuan dari setiap fase. Pastikan proyek ini berada di dalam scope dan anggaran yang direncanakan.
Baca Juga: 6 Cara Terbaik Menjaga Inventaris & Mengelola Tingkat Persediaan
4. Samakan Ekspektasi Semua Orang
Setelah detil deliverable terkumpul, pastikan semua orang mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara menilai deliverable tersebut, dan mengukur kemajuan proyek. Lalu, pastikan Anda mengomunikasikannya ke semua orang.
Dapatkan bantuan dari software ERP terintegrasi untuk meningkatkan kolaborasi tim Anda. Jadi, ketika proyek kick-off, semua orang tahu harus mengerjakan apa.
Berikut beberapa pertanyaan yang bisa Anda ajukan:
- Siapa saja yang terlibat?
- Bagaimana cara mengomunikasikan deliverable ini?
- Apakah saya perlu meluangkan waktu untuk pelatihan sebelum proyek dimulai?
5. Tinjau dan Setujui
Setelah deliverable dan KPI ditentukan, kumpulkan semua stakeholder untuk meninjau dan menyetujuinya. Jika tahapan ini terlewati, maka proses pengerjaan proyek dan hasilnya tidak akan efektif dan melebihi anggaran yang diperlukan. Oleh karena itu tahapan untuk mengumpulkan stakeholder sangatlah penting, demi keberlangsungan pengerjaan proyek.
6. Sistem Manajemen Proyek untuk Mengelola Deliverable
Anda harus terus memonitor data dan melacak semua tugas untuk memastikan project deliverable dikirimkan tepat waktu. Maka dari itu saat proses pengerjaannya, Anda harus dapat menganalisis risiko, menetapkan jalur komunikasi, dan membuat laporan.
Optimalkan Deliverables Proyek Perusahaan dengan HashMicro
Mengelola project deliverables sering kali menjadi pekerjaan yang kompleks. Setiap perusahaan perlu memastikan hasil akhir benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis, standar kualitas, dan ekspektasi klien. Tanpa sistem yang tepat, risiko keterlambatan, pembengkakan biaya, hingga miskomunikasi antar tim bisa dengan mudah terjadi.
Dengan menggunakan HashMicro, perusahaan dapat mengintegrasikan seluruh proses manajemen proyek ke dalam satu platform yang mudah digunakan.
Sistem ini membantu tim memantau perkembangan secara real time, menjaga konsistensi output, serta menghubungkan deliverables dengan aspek penting lain. Berikut beberapa fitur dari software HashMicro:
- Manajemen Proyek Terintegrasi: memantau progress, anggaran, dan timeline proyek dalam satu sistem.
- Pelacakan Real-Time: memastikan setiap deliverable dapat dipantau statusnya secara langsung.
- Automasi Dokumen & Laporan: memudahkan pembuatan laporan proyek dan dokumentasi deliverables.
- Integrasi dengan ERP: menghubungkan proyek dengan modul lain seperti keuangan, inventori, atau bill of material.
- Analisis & Dashboard Interaktif: membantu manajemen mengambil keputusan berbasis data dengan lebih cepat.
Kesimpulan
Pada era modern seperti ini dengan teknologi yang semakin meningkat kita harus bisa beradaptasi dengan cepat.
Seperti saat menyusun deliverable proyek bisa saja terjadi human erorr, untuk meminimalisirnya Anda bisa menggunakan Software Manajemen Proyek dari HashMicro yang dapat membantu Anda melacak dan mengelola seluruh aktivitas, membuat rencana proyek, dan mengelola anggaran dengan baik. Dengan demikian, deliverable proyek dapat Anda kerjakan secara efektif.
Deliverable proyek juga bisa berupa produk, aplikasi, konsultasi, bahkan dokumentasi. Dari banyak hal tersebut, Anda dapat menggunakan bantuan Sistem ERP dari HashMicro untuk mengotomatisasikan proyek Anda.
Pastikan setiap aspek dalam bisnis Anda bekerja dengan baik dengan bantuan Sistem ERP, sehingga Anda dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya human error dalam tiap proses bisnis Anda. Daftar sekarang dan dapatkan juga free demo!
Pertanyaan Seputar Deliverable Proyek
-
Bagaimana proyek dapat dikatakan berhasil?
Keberhasilan proyek adalah goal/tujuan dan kriteria yang biasa digunakan untuk mencapai goal adalah budget, schedule dan quality. Masing-masing proyek memiliki sekumpulan tujuan untuk dicapai dan menggunakan tujuan tersebut sebagai standar untuk mengukur kinerja.
-
Apa saja 3 fase dalam manajemen proyek?
Pada tahap ini, Anda telah memahami tiga fase terakhir manajemen proyek (eksekusi, pemantauan, dan penutupan proyek) dan acara manajemen proyek Anda telah selesai.
-
Penilaian proyek itu seperti apa?
Penilaian projek (project assessment) merupakan kegiatan penilaian terhadap suatu tugas yang harus diselesaikan dalam periode/waktu tertentu. Tugas tersebut dapat berupa suatu investigasi diawali dari perencanaan, pengumpulan data, pengorganisasian, pengolahan, dan penyajian data.
