Tips Menyusun Deliverable Proyek Agar Pengerjaannya Lebih Mudah

Syifa Fadiyah
deliverable proyek

Anda pasti pernah mendengar kata “deliverable” dalam manajemen proyek. Bergantung pada jenis proyeknya, deliverable dapat berbentuk benda besar seperti rumah atau benda kecil seperti flyer untuk keperluan marketing. Deliverable proyek juga bisa berupa produk, aplikasi, konsultasi, bahkan dokumentasi. 

Singkatnya, deliverable adalah apapun yang dihasilkan atau diberikan kepada klien dan sponsor dalam sebuah proyek. Proyek hanya akan selesai ketika deliverable disetujui semua pihak, baik itu pihak stakeholder dan internal. 

Lalu, bagaimana cara menyusun deliverable agar proses pengerjaan proyek dapat berjalan mulus? Berikut tipsnya! 

Mulai dengan pertanyaan yang tepat

Anda tidak akan dapat memulai proyek tanpa tahu arah dari proyek ini dan bagaimana cara mengerjakannya. Oleh karena itu, Anda harus mulai menentukan objektif utama yang membantu tim Anda memahami tujuan dan deliverable-nya. 

Ingat, obyektif dan deliverable adalah dua hal yang berbeda. Objektif adalah tujuan dari sebuah proyek dan merupakan bagian eksternal dari sebuah proyek. Sementara itu, deliverable adalah sesuatu yang dihasilkan proyek. 

Untuk memulainya, tanyakan beberapa pertanyaan ini kepada Anda sendiri: 

  • Apa yang berusaha kita capai?
  • Bagaimana kita akan mencapainya?
  • Apa yang kita butuhkan?
  • Apakah stakeholders akan menyetujui rencana ini?

Mengumpulkan requirement klien

Menjawab pertanyaan di atas seharusnya bisa memberikan Anda gambaran lebih jelas terkait tugas yang harus dikerjakan. Anda sudah dapat mengira-ngira apa saja deliverable proyek ini. Sekarang, Anda harus mengumpulkan requirement untuk setiap deliverable. 

Requirement merupakan bentuk spesifik dari deliverable yang akan menentukan apakah deliverable tersebut bisa diterima atau tidak ketika dikumpulkan. Jika ada requirement yang tidak lengkap, nantinya akan ada perubahan permintaan dan revisi yang akan berpengaruh pada scope pengerjaan. 

Oleh karena itu, pastikan tahapan ini diselesaikan dengan baik. Temui stakeholder yang tepat dan cari tahu prioritas deliverable mereka. Pikirkan juga pihak-pihak yang akan menggunakan barang atau jasa yang Anda hasilkan; bagaimana agar mereka puas dengan deliverable tersebut. 

Identifikasi KPI

Di tahapan ini, manajer proyek harus meninjau ulang semua deliverable untuk memastikan keakurasiannya. Bagi deliverable ini ke dalam beberapa bagian kecil atau milestone. Cara ini membantu agar proyek lebih terkelola dan membantu menyusun timeline proyek. 

Mulailah buat matriks panduan, tenggat waktu, dan tujuan dari setiap fase. Pastikan proyek ini berada di dalam scope dan anggaran yang direncanakan.

Samakan ekspektasi semua orang

Setelah detil deliverable terkumpul, pastikan semua orang mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara menilai deliverable tersebut, dan mengukur kemajuan proyek. Lalu, pastikan Anda mengomunikasikannya ke semua orang. Jadi, ketika proyek kick-off, semua orang tahu harus mengerjakan apa. 

Berikut beberapa pertanyaan yang bisa diajukan:

  • Siapa saja yang terlibat?
  • Bagaimana cara mengomunikasikan deliverable ini?
  • Apakah saya perlu meluangkan waktu untuk pelatihan sebelum proyek dimulai?

Tinjau dan setujui

Setelah deliverable dan KPI ditentukan, kumpulkan semua stakeholder untuk meninjau dan menyetujuinya. Jika tahapan ini dilewati, proses pengerjaan proyek dan hasilnya tidak akan efektif dan melebihi anggaran yang diperlukan. 

Sistem Manajemen Proyek untuk mengelola deliverable

Anda harus terus memonitor data dan melacak semua tugas untuk memastikan deliverable dikirimkan tepat waktu. Saat  proses pengerjaannya, Anda harus dapat menganalisis risiko, menetapkan jalur komunikasi, dan membuat laporan.

Software Manajemen Proyek dari EQUIP dapat membantu Anda melacak dan mengelola seluruh aktivitas, membuat rencana proyek, dan mengelola anggaran dengan baik. Dengan demikian, deliverable proyek dapat dikerjakan secara efektif. Cari tahu lebih lanjut di sini

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles