Anda pasti pernah mendengar kata “deliverable” dalam manajemen proyek. Bergantung pada jenis proyeknya, deliverable dapat berbentuk benda besar seperti rumah atau benda kecil seperti flyer untuk keperluan marketing. Secara sederhana, deliverable adalah apapun yang Anda hasilkan atau Anda berikan kepada klien dan sponsor dalam sebuah proyek. Oleh karena itu proyek hanya akan selesai ketika semua pihak telah menyetujui deliverable, baik itu pihak stakeholder dan juga internal.
Ditambah lagi jika perusahaan telah mengaplikasikan sistem ERP esensial dalam pelaksanaan proyeknya maka proyek tersebut akan selesai dengan hasil yang memuaskan. Lalu, bagaimana cara menyusun deliverable agar proses pengerjaan proyek dapat berjalan mulus? Ketahui lebih detail lewat artikel ini dengan pembahasan mengenai tips menyusun deliverable hingga penerapan sistem ERP terintegrasi yang cocok untuk kebutuhan bisnis proyek Anda. Namun sebelum itu, ketahui terlebih dahulu perhitungan skema harga sistem ERP untuk manajemen proyek yang dapat Anda lihat di sini.
Baca Juga: 5 Aplikasi Sekolah Terbaik di Indonesia
Daftar Isi
Mulai Dengan Pertanyaan yang Tepat
Anda tidak akan dapat memulai proyek tanpa tahu arah dari proyek ini dan bagaimana cara mengerjakannya. Oleh karena itu, Anda harus mulai menentukan objektif utama yang membantu tim Anda memahami tujuan dan deliverable-nya.
Ingat, obyektif dan deliverable adalah dua hal yang berbeda. Objektif adalah tujuan dari sebuah proyek dan merupakan bagian eksternal dari sebuah proyek. Sementara itu, proyek yang menghasilkan sesuatu yaitu deliverable.
Untuk memulainya, tanyakan beberapa pertanyaan ini kepada Anda sendiri:
- Apa yang berusaha kita capai?
- Bagaimana kita akan mencapainya?
- Apa yang kita butuhkan?
- Apakah stakeholders akan menyetujui rencana ini?
Mengumpulkan Requirement Klien
Menjawab pertanyaan di atas seharusnya bisa memberikan Anda gambaran lebih jelas terkait tugas yang harus Anda kerjakan. Anda sudah dapat mengira-ngira apa saja deliverable proyek ini. Sekarang, Anda harus mengumpulkan requirement untuk setiap deliverable.
Requirement adalah bentuk spesifik dari deliverable yang akan menentukan apakah deliverable tersebut bisa diterima atau tidak ketika dikumpulkan. Jika ada requirement yang tidak lengkap, nantinya akan ada perubahan permintaan dan revisi yang akan berpengaruh pada scope pengerjaan.
Oleh karena itu, pastikan tahapan ini telah selesai dengan baik. Temui stakeholder yang tepat dan cari tahu prioritas deliverable mereka. Pikirkan juga pihak-pihak yang akan menggunakan barang atau jasa yang Anda hasilkan; bagaimana agar mereka puas dengan deliverable tersebut.
Identifikasi KPI
Pada tahapan ini, manajer proyek harus meninjau ulang semua deliverable untuk memastikan keakurasiannya. Bagi deliverable ini ke dalam beberapa bagian kecil atau milestone. Cara ini membantu agar proyek lebih terkelola dan membantu menyusun timeline proyek. Mulailah buat matriks panduan, tenggat waktu, dan tujuan dari setiap fase. Pastikan proyek ini berada di dalam scope dan anggaran yang direncanakan. Gunakan Software ERP terlengkap untuk membantu Anda menyusun timeline proyek.
Baca Juga: 6 Cara Terbaik Menjaga Inventaris & Mengelola Tingkat Persediaan
Samakan Ekspektasi Semua Orang
Setelah detil deliverable terkumpul, pastikan semua orang mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara menilai deliverable tersebut, dan mengukur kemajuan proyek. Lalu, pastikan Anda mengomunikasikannya ke semua orang. Dapatkan bantuan dari software ERP terintegrasi untuk meningkatkan kolaborasi tim Anda. Jadi, ketika proyek kick-off, semua orang tahu harus mengerjakan apa.
Berikut beberapa pertanyaan yang bisa Anda ajukan:
- Siapa saja yang terlibat?
- Bagaimana cara mengomunikasikan deliverable ini?
- Apakah saya perlu meluangkan waktu untuk pelatihan sebelum proyek dimulai?
Tinjau dan Setujui
Setelah deliverable dan KPI ditentukan, kumpulkan semua stakeholder untuk meninjau dan menyetujuinya. Jika tahapan ini terlewati, maka proses pengerjaan proyek dan hasilnya tidak akan efektif dan melebihi anggaran yang diperlukan. Oleh karena itu tahapan untuk mengumpulkan stakeholder sangatlah penting, demi keberlangsungan pengerjaan proyek.
Sistem Manajemen Proyek untuk Mengelola Deliverable
Anda harus terus memonitor data dan melacak semua tugas untuk memastikan deliverable dikirimkan tepat waktu. Maka dari itu saat proses pengerjaannya, Anda harus dapat menganalisis risiko, menetapkan jalur komunikasi, dan membuat laporan.
Kesimpulan
Pada era modern seperti ini dengan teknologi yang semakin meningkat kita harus bisa beradaptasi dengan cepat. Seperti saat menyusun deliverable proyek bisa saja terjadi human erorr, untuk meminimalisirnya Anda bisa menggunakan Software Manajemen Proyek dari HashMicro yang dapat membantu Anda melacak dan mengelola seluruh aktivitas, membuat rencana proyek, dan mengelola anggaran dengan baik. Dengan demikian, deliverable proyek dapat Anda kerjakan secara efektif. Cari tahu lebih lanjut di sini.
Deliverable proyek juga bisa berupa produk, aplikasi, konsultasi, bahkan dokumentasi. Dari banyak hal tersebut, Anda dapat menggunakan bantuan Sistem ERP dari HashMicro untuk mengotomatisasikan proyek Anda. Pastikan setiap aspek dalam bisnis Anda bekerja dengan baik dengan bantuan Sistem ERP, sehingga Anda dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya human error dalam tiap proses bisnis Anda. Daftar sekarang dan dapatkan juga free demo!
