5 Tips Menyelenggarakan Virtual Meeting yang Efektif

Syifa Fadiyah
virtual meeting

Saat ini, lingkungan kerja global sangat memungkinkan untuk diwujudkan. Anda bisa saja bekerja dengan seseorang dari belahan dunia lain dengan mudah, sama seperti saat Anda bekerja dengan karyawan di departemen lain. Dengan jarak yang jauh, virtual meeting menjadi bagian dari aktivitas sehari-hari yang penting.

Aktivitas secara virtual terbukti menjadi metode efektif untuk mencapai berbagai tujuan, seperti webinar, pelatihan, dan konferensi. Bagaimana cara memaksimalkan rapat online tersebut? Simak poin-poin di bawah ini untuk mengetahui cara melakukan virtual meeting secara optimal.

Tentukan peran dalam meeting

Salah satu kunci utama dalam mengatur virtual meeting adalah mengetahui dan memahami karakteristik semua tim. Masing-masing dari mereka pasti memiliki sifat yang berbeda-beda, terlebih jika anggota rapatnya lintas budaya.

Akibatnya, dalam beberapa kasus, seringkali ada cekcok dan gangguan saat meeting. Karena itulah, Anda harus mengantisipasinya sebelum rapat dimulai. Salah satu caranya adalah dengan menentukan peran dari tiap orang yang terlibat agar tetap kondusif. Peran tersebut di antaranya adalah:

  • Notulen
  • Troubleshooter
  • Penjaga waktu
  • Presenter

Tentu saja peran tersebut bisa bervariasi tergantung pada siapa saja yang terlibat dalam rapat tersebut. Coba juga gilir peran tersebut dalam setiap meeting agar tugas-tugas terdistribusi dengan baik.

virtual meeting

Tentukan agenda virtual meeting

Jika Anda ingin menyelenggarakan meeting yang efisien dan berhasil, Anda perlu merencanakan agenda Anda. Hal tersebut penting agar semua orang mempunyai topik yang bisa dipelajari terlebih dahulu sebelum didiskusikan.

Untuk setiap virtual meeting, agenda yang diperlukan adalah:

  • Poin utama pembicaraan
  • Struktur rapat (misalnya, berapa lama tiap poin pembicaraan akan didiskusikan)
  • Anggota rapat yang akan hadir
  • Apa yang harus dipersiapkan anggota rapat
  • Dokumen, file, riset yang berkaitan

Anda juga harus menyusun peraturan dan ekspektasi yang akan dihasilkan dari rapat ini. Semua yang terlibat harus tahu apa yang mereka lakukan dan bagaimana mengatur ruang virtual tersebut.

Menentukan jadwal

Salah satu tantangan melakukan dengan tim virtual adalah mengkoordinasikan jadwal untuk anggota rapat yang berada di zona waktu yang berbeda atau memiliki jadwal yang berbeda.

Rapat harus dilaksanakan pada waktu yang tidak menyulitkan siapapun. Meskipun demikian, keputusan waktu rapat tidak boleh diambil berdasarkan keputusan mayoritas anggota rapat. Tidak adil jika ada peserta yang berada di zona waktu berbeda harus rapat di waktu yang tidak wajar.

Usahakan waktu rapat juga digilir untuk mengakomodasi kenyamanan anggota rapat dan tentukan waktu tersebut jauh-jauh hari.

Artikel terkait: 5 Tips untuk Manajemen Waktu Proyek yang Paling Efektif

Etiket online meeting

Meskipun setiap rapat memiliki peraturan yang berbeda-beda, ada beberapa etiket yang harus dipatuhi semua orang agar meeting berjalan dengan lancar. Etiket tersebut adalah:

  • Perkenalkan semua anggota rapat dan berikan tiap orang kesempatan untuk berbicara.
  • Jangan melihat ponsel ketika orang lain sedang presentasi.
  • Jangan menyela pembicaraan.
  • Periksa perangkat seperti kamera, video, Wi-Fi, dan screen sharing sebelum rapat.
  • Baca agenda rapat dan persiapkan material.
  • Jangan mengerjakan sesuatu yang lain (seperti memeriksa email) selama virtual meeting.
  • Matikan semua notifikasi dan pastikan ponsel dalam keadaan senyap.
  • Pastikan semua orang berada di tempat yang tenang.
  • Jika Anda ragu, praktikan saja tata krama pada umumnya. Semua orang ingin didengar, dilihat, dan dihormati selama rapat online berlangsung – sebagaimana rapat secara langsung.

Follow-up rapat

Agar rapat efektif, semua orang harus memiliki tujuan yang jelas di akhir rapat. Hal yang harus mereka ketahui adalah:

  • Hasil kerja dan langkah-langkah selanjutnya
  • Siapa saja yang bertanggung jawab atas langkah-langkah tersebut
  • Kapan hasil kerja tersebut harus diselesaikan
  • Kapan meeting selanjutnya akan dilaksanakan

Jika Anda penyelenggara virtual meeting, jangan lupakan bagian terpenting dari follow-up adalah meminta feedback dari seluruh peserta rapat mengenai rapat yang sudah dilakukan. Anda bisa meminta pendapat mereka satu per satu atau melalui survey anonimus. Ini akan membantu Anda meningkatkan kualitas rapat yang semakin inklusif dan efisien untuk semua orang.

Kesimpulan

Virtual meeting merupakan cara yang paling efektif dan efisien jika harus berdiskusi dengan rekan kerja yang berada di tempat yang jauh. Dengan mengaplikasikan strategi di atas dan dilengkapi dengan sistem manajemen proyek, kerja tim Anda akan semakin produktif.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles