Pentingnya Nota Kontan dalam Transaksi Jual Beli

Apa itu Nota Kontan?

Nota kontan adalah bukti atau dokumen pembayaran atas transaksi penjualan barang secara tunai yang penjual berikan kepada pembeli. Dokumen pembayaran penjual berikan kepada pembeli karena proses pembayaran telah terbayar secara lunas. Pembuatan nota jenis ini tentunya harus menggunakan salinan.

Setidaknya dokumen pembayaran ini penjual buat dalam dua rangkap. Dalam hal ini, rangkap asli akan menjadi milik pembeli. Sementara untuk salinannya akan penjual simpan sebagai catatan.

Fungsi dari Nota Kontan

Terdapat beberapa fungsi dari pembuatan dokumen pembayaran ini. Nota kontan digunakan oleh perusahaan bisnis dalam pembuatan laporan keuangan. Saat pembuatan laporan keuangan berlangsung, dokumen pembayaran ini akan menjadi media pengecekan ulang atas transaksi yang terjadi.

Nota jenis ini juga menjadi bukti transaksi yang sah bagi pihak pembeli. Tidak hanya itu, dengan adanya bukti transaksi ini maka perusahaan bisnis dapat mengetahui berbagai data. Adapun data-data tersebut seperti jumlah produk yang telah terjual hingga total pembayaran yang harus dibayarkan.

Komponen dalam Nota Kontan

Dalam pembuatan dokumen pembayaran ini, terdapat sejumlah komponen yang harus tercantum dalam nota kontan. Apa saja komponennya? Simak komponen-komponennya berikut ini:

1. Nama perusahaan bisnis yang mengeluarkan nota, seringkali nama perusahaan bisnis dilengkapi dengan alamat perusahaan bisnis beserta nomor telepon yang dapat dihubungi.
2. Nomor nota, nomor nota ini telah penjual tentukan.
3. Tanggal transaksi.
4. Jenis barang yang telah dibeli.
5. Kuantitas barang yang telah dibeli.
6. Harga satuan barang.
7. Total harga.

Baca juga: Berbagai Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Bisnis Anda!

Cara Membuat Nota Kontan

Dalam membuat nota kontan, Anda dapat memilih beberapa cara yang tersedia. Jika Anda ingin praktis, Anda hanya perlu mengunjungi toko perlengkapan alat tulis untuk membeli nota kontan siap pakai. Selain itu, Anda juga dapat membuat dokumen pembayaran ini yang telah terkustomisasi dengan logo perusahaan bisnis Anda di percetakan.

Namun di era digital saat ini, Anda pun dapat membuat sendiri format nota kontan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Simak langkah-langkah berikut dalam membuat format dokumen pembayaran ini menggunakan aplikasi Microsoft Excel:

1. Melakukan input kode produk

Langkah awal untuk membuat format dokumen pembayaran ini menggunakan aplikasi Microsoft Excel adalah melakukan input kode produk. Adapun kode produk ini berisi nomor kode dari produk yang akan dijual.

Dalam melakukan input kode tersebut, Anda tidak perlu menggunakan rumus formula yang tersedia di aplikasi Microsoft Excel. Kode ini akan membantu penjual dalam melakukan pengecekan atas produk yang baru saja terjual. Pastikan untuk melakukan input kode produk dengan sesuai.

2. Masukkan nama serta kuantitas barang

Setelah memasukkan kode produk, Anda harus memasukkan nama produk. Tidak hanya memasukkan nama produk, Anda juga harus dapat memasukkan kuantitas produk atau barang yang terjual. Memasukkan nama serta kuantitas produk yang terjual pada kolom yang telah tersedia menjadi penting. Hal ini bertujuan agar nota dapat tersusun secara rapi dan sesuai.

3. Gunakan formula VLOOKUP

Seperti yang kita ketahui bahwa dalam aplikasi Microsoft Excel terdapat banyak sekali rumus yang dapat digunakan. Tujuan dari rumus atau formula ini adalah untuk membantu pengguna aplikasi Microsoft Excel dalam menyusun laporan pada aplikasi tersebut.

Anda juga dapat menggunakan formula VLOOKUP pada aplikasi Microsoft Excel seperti contohnya adalah =IFERROR(VLOOKUP(C10,’DATA BARANG’!$3:$D$100,2,FALSE),””). Setelah itu, Anda dapat memasukkan jumlah barang yang telah terjual pada kolom jumlah barang.

4. Buatlah harga satuan per produk

Ketika Anda ingin membuat harga satuan per produk dalam dokumen pembayaran ini, Anda dapat menggunakan formula yang tersedia pada aplikasi Microsoft Excel. Hal ini dapat dilakukan agar Anda lebih mudah ketika membuatnya.

Tidak hanya itu, penggunaan formula dapat meminimalisir terjadinya kesalahan. Adapun formula yang dapat digunakan adalah =IFERROR(VLOOKUP(C10,’DATA BARANG’!$B$3:$D$100,3,FALSE””).

5. Input total harga

Jika Anda telah membuat harga satuan per produk, selanjutnya Anda dapat menjumlahkan barang yang telah terjual dengan harga satuannya. Sehingga Anda akan mendapatkan total harga. Anda dapat menggunakan formula =SUM(G10:G16) agar lebih mudah ketika melakukan penghitungan.

Formula SUM dapat mencegah terjadinya kesalahan perhitungan. Sebagai tambahan, apabila pada total harga tersebut mendapatkan diskon, maka Anda dapat menggunakan formula =G17-18. Dengan formula ini, Anda akan mengetahui total harga keseluruhan setelah diskon.

Baca juga: Tips Pemilihan Program Aplikasi Akuntansi bagi Perusahaan

Contoh Nota Kontan

Agar memudahkan Anda dalam mengetahui nota kontan, penting bagi Anda untuk mengetahui contohnya. Seperti apakah contohnya? Berikut ini merupakan beberapa contoh dari dokumen pembayaran ini:

Baca juga : 15 Aplikasi Invoice Terbaik Mudah Digunakan untuk Bisnis

Kesimpulan

Informasi yang telah disampaikan sebelumnya diharapkan dapat membuat Anda memahami pentingnya pembuatan nota kontan sebagai dokumen pembayaran dalam transaksi jual beli yang berlangsung. Dengan adanya dokumen pembayaran ini, pihak penjual akan mudah dalam melakukan pengecekan saat pembuatan laporan keuangan.

Sementara bagi para pembeli, nota kontan dapat menjadi bukti transaksi yang sah. Berbicara mengenai komponennya, terdapat beberapa komponen dalam dokumen pembayaran ini. Adapun komponen tersebut meliputi nama perusahaan, nomor nota, hingga total harga.

HashMicro sebagai perusahaan penyedia Software ERP terbaik di Indonesia hadir untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan bisnis Anda dalam meningkatkan efisiensi atas segala aspek operasional seperti pembuatan nota elektronik serta laporan keuangan menggunakan Sistem Akuntansi dan penyimpanan dokumen perusahaan secara digital dengan Sistem Manajemen Dokumen.

Saat ini, ada berbagai perusahaan telah mempercayai HashMicro untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaannya. Segera hubungi kami untuk mendapatkan penawaran terbaik dan demo gratis!