Apa Itu Nota, Fungsi & Jenisnya

Apa Itu Nota?

Nota adalah bukti transaksi atas suatu pembelian atau penjualan barang yang dilakukan secara tunai. Umumnya, dokumen ini tercetak dalam dua salinan, yaitu nota untuk pembeli dan untuk penjual sebagai arsip atau catatan laporan keuangan perusahaan.

Berperan sebagai bentuk jaminan keamanan transaksi bagi pembeli, dokumen transaksi ini valid sebagai bukti pengajuan pengembalian barang jika produk yang pembeli terima tidak sesuai spesifikasi.

Selanjutnya, nota memiliki komponen-komponen penting yang wajib Anda cermati. Mulai dari apa itu debit dan kredit, serta unsur-unsur lainnya yang akan tercantum dalam penjelasan di bawah ini.

Baca juga: Invoicing Software: Pengertian dan Manfaatnya untuk Anda

Komponen atau Unsur-unsur Penting dalam Nota

Nota seringkali penjual kirimkan secara langsung kepada pelanggan yang datang ke toko fisik maupun online. Transaksi tersebut selesai secara instan tanpa menunggu tanggal jatuh tempo.

Dalam pembuatan bukti transaksi tersebut, ada beberapa informasi yang harus Anda masukkan. Berikut adalah komponen bukti transaksi nota perusahaan yang wajib ada:

• Waktu keluarnya nota (hari dan tanggal) 
• Identitas toko, pemilik, atau perusahaan 
• Kategori produk yang terjual ke pelanggan 
• Jumlah produk yang penjual berikan 
• Harga yang harus pembeli bayar 
• Tanda tangan sebagai bukti sah transaksi

Fungsi Nota

Secara umum, terdapat tiga fungsi utama nota yang dapat perusahaan gunakan dan optimalkan, seperti:

1. Menjadi bukti pembayaran

Nota dapat Anda jadikan sebagai bukti pembayaran yang mencantumkan informasi  mengenai banyak hal dalam transaksi. Di dalamnya, terdapat informasi barang atau jasa yang konsumen beli dan harga yang penjual tagihkan. 

2. Sebagai referensi terhadap pihak lain 

Sebuah bukti transaksi juga dapat menjadi bahan referensi kepada pihak lain berkaitan dengan barang atau jasa yang telah konsumen beli dan pakai.  

3. Sebagai bukti koreksi transaksi

Tahukah Anda? Koreksi transaksi umum terjadi apabila terdapat kesalahan dalam pembelian atau penerimaan barang oleh konsumen. Maka dari itu, nota menjadi bukti transaksi yang wajib disimpan agar prosedur pengembalian maupun prosedur lainnya berjalan lancar.

Meskipun demikian, realita manajemen nota dan dokumen keuangan lainnya bukanlah perkara mudah. Terlebih lagi jika perusahaan Anda berskala menengah ke atas. Akan terdapat banyak invoice yang harus Anda simpan dan kelola.

Untuk itu, software e-invoicing muncul sebagai solusi modern yang terkemuka di kalangan pebisnis Indonesia. Penasaran berapa harga implementasinya? Klik banner berikut untuk mendapat daftar harga sistem invoice terbaik di Asia Tenggara!

Jenis-jenis Nota Bisnis di Indonesia

Berdasarkan jenisnya, bukti transaksi tersebut dapat Anda kelompokan menjadi beberapa jenis tergantung dengan kebutuhannya. Jenis bukti transaksi tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

1. Nota kontan

Nota kontan merupakan salah satu bukti transaksi untuk pelanggan, biasanya bukti transaksi pembayaran ini akan pemilik usaha keluarkan untuk pelanggan. Jenis bukti transaksi ini juga akan secara langsung penjual berikan kepada pelanggan sehingga tidak ada transaksi yang perlu mereka bayarkan saat jatuh tempo.

2. Nota penjualan

Nota penjualan adalah bukti transaksi saat pelanggan membeli barang atau jasa. Dokumen ini mencantumkan rincian seperti nama barang, harga, dan jumlah. Nota penjualan membantu pembeli dan penjual mencatat transaksi dengan jelas. Bisnis menggunakannya untuk pembukuan dan laporan keuangan. Nota ini juga berfungsi sebagai bukti sah jika ada retur atau klaim.

Baca juga: Purchase Order (PO) dan Invoice, Apa Bedanya?

3. Nota debit

Bukti transaksi jenis ini adalah dokumen yang menjelaskan adanya pengurangan utang usaha akibat berbagai hal. Misalnya, telah terjadi pengembalian barang dagangan atau penurunan harga yang pembeli buat.

Secara singkat, nota debit berguna untuk mengurangi utang usaha pembeli yang harus dilunasi.

4. Nota kredit

Nota kredit adalah salah satu jenis nota transaksi yang penjual terbitkan sebagai bukti pengurangan piutang atas suatu usaha. Pengurangan ini terjadi akibat penurunan harga barang atau adanya kesalahan dalam pengiriman barang, baik rusak atau kekurangan lainnya.

Akibatnya, barang harus penjual kembalikan ke pembeli seluruhnya. Jika Anda ingin mengetahui seperti apa template nota kredit atau lainnya yang baik dan benar, Anda dapat membaca mengakses link download template nota tertaut.

Baca juga : 15 Aplikasi Invoice Terbaik Mudah Digunakan untuk Bisnis

Percepat Pembuatan dan Pengelolaan Nota Bisnis Anda dengan HashMicro E-invoicing Software

Sebuah kabar baik jika kini, membuat dan mengelola nota tidak lagi perlu berjalan secara manual. Berlembar-lembar kertas dan tinta tidak Anda butuhkan kembali. Akibatnya, efisiensi pengeluaran dapat terjadi secara maksimal.

Bagaimanakah caranya? Software invoicing dari HashMicro adalah jawabannya. Melalui tawaran terbaiknya, seperti konsultasi bisnis gratis, bebas biaya tambah user, tersertifikasi IFRS dan ISO, serta demo gratis dan berbasis AI (Artificial Intelligence) bernama Hashy.

Apa itu Hashy AI dan mengapa invoice bisnis Anda membutuhkannya?

Berbisnis di era modern seperti saat ini, tugas mengelola invoice bukan lagi tentang mengirim tagihan semata, melainkan tentang kecepatan dan ketepatan sangat penting agar arus kas tetap sehat. Dengan bantuan teknologi, Anda dapat menangani invoice tanpa harus repot mengecek satu per satu.

HashMicro punya solusi cerdas dengan Hashy, sistem AI yang membantu AR Collector dalam mengelola tagihan. Salah satu keunggulannya adalah follow-up otomatis ke pelanggan.

Jadi, kalau ada invoice yang belum dibayar, Hashy bisa langsung mengingatkan mereka melalui notifikasi. Ini membantu bisnis mengurangi keterlambatan pembayaran tanpa perlu repot menagih manual.

Selain itu, dengan fitur create invoice on the go, tim keuangan bisa membuat invoice kapan saja tanpa harus duduk di depan komputer. Sangat cocok untuk bisnis yang dinamis dan butuh fleksibilitas dalam pencatatan transaksi.

Dengan dukungan AI seperti Hashy, proses invoicing jadi lebih cepat, rapi, dan minim risiko keterlambatan pembayaran. Selain itu, terdapat fitur lain dari HashMicro yang dapat Anda akses, seperti:

• Invoice generation: Buat faktur dengan template yang dipersonalisasi untuk klien yang berbeda. Cetak atau kirim langsung via email.
• Tax & discount management: Dengan e-Invoicing HashMicro, Anda dapat menghitung pajak dan diskon untuk faktur-faktur tertentu secara otomatis.
• Online payment management: Permudah pembayaran pelanggan dengan online payment gateway. Kirim resi melalui portal yang sama.
• Credit limit management: Sistem kami memudahkan Anda mengatur batasan kredit yang berbeda untuk setiap klien berdasarkan harga produk atau jasa Anda.
• Invoice approval & validation: Sistem memungkinkan Anda untuk memproses approval dan memvalidasi setiap faktur yang diberi harga khusus atau diskon.
• Real-time invoice reporting: Ketahui usia faktur Anda dan temukan faktur-faktur yang belum dibayar untuk mengetahui total pendapatan Anda.

Kesimpulan

Setelah memahami pentingnya peran bukti transaksi tersebut dalam kegiatan jual beli, sekarang Anda dapat secara langsung menerapkannya dalam bisnis. Bagi pembeli, nota berfungsi untuk memberikan rasa aman dalam bertransaksi. Sementara itu, bagi penjua adalah bukti pencatatan mengenai jumlah barang yang berhasil terjual, laba, dan hal penting lainnya. 

Untuk memudahkan Anda dalam pembuatan nota, Anda juga dapat menggunakan Sistem e-Invoicing Terlengkap dari HashMicro. Dengan aplikasi nota, Anda dapat dengan mudah menyederhanakan pembuatan faktur dan mengelola tagihan perusahaan dengan faktur elektronik. Maka dari itu, lancarkan arus kas dengan melakukan payment follow up secara otomatis dengan Sistem e-Faktur terbaik sekarang juga!

Pertanyaan Seputar Nota

• Apa bedanya nota dan kwitansi?

  Nota adalah bukti transaksi pembelian barang atau jasa tanpa menunjukkan pembayaran. Kwitansi adalah bukti bahwa pembayaran telah penjual terima. Kwitansi biasanya memiliki tanda tangan sebagai tanda sah pembayaran.

• Apa itu nota pesanan?

  Nota pesanan adalah dokumen yang mencatat permintaan pembelian barang atau jasa. Dokumen ini berisi detail pesanan seperti jumlah, harga, dan nama produk. Nota pesanan menjadi acuan sebelum transaksi selesai.

• Invoice itu apa artinya?

  Invoice adalah dokumen yang berisi rincian transaksi penjualan barang atau jasa. Dokumen ini mencantumkan harga, jumlah, dan tenggat pembayaran. Invoice berfungsi sebagai bukti tagihan kepada pelanggan.

• Apa gunanya faktur?

  Faktur berguna sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Dokumen ini mencatat detail barang, harga, dan jumlah yang harus wajib tertagih bayar. Faktur juga membantu pencatatan keuangan dan pajak.