Simak Penjelasan Lengkap Document Management System!

Pada kegiatan bisnis pastinya tak asing lagi dengan penggunaan dokumen. Biasanya, perusahaan memiliki banyak dokumen berbentuk kertas yang perlu disimpan dengan baik agar tak hilang. Namun, di masa sekarang ini penyimpanan dokumen seperti itu nampaknya sudah kurang efektif. Sehingga, banyak perusahaan telah beralih menggunakan document management system (DMS) yang memiliki banyak kemudahan salah satunya Anda tak perlu lagi memakan waktu lama untuk mencari selembar dokumen. Lalu, apa itu DMS? Dan apa saja manfaatnya? Mari baca artikel ini sampai habis!

Apa Itu Document Management System?

Perusahaan yang masih menggunakan metode penyimpanan manual tentunya memerlukan banyak waktu hanya untuk mencari selembar dokumen. Padahal bisa saja dokumen tersebut hilang dan membutuhkan banyak waktu. Document management system merupakan sebuah sistem yang sering perusahaan gunakan untuk mengelola dokumen. Dengan menggunakan sistem ini Anda tak perlu kesulitan dalam mengelola dokumen. Sebab, DMS memiliki banyak manfaat serta fitur yang dapat Anda rasakan. Seperti contohnya, memindai, men digitalisasi, menyetujui, mempercepat, dan lain-lain hanya dengan satu klik saja. 

Selain itu, software ini juga memungkinkan para penggunanya untuk masuk ke dalam sistem secara bersamaan. Document management software menghandle dokumen secara elektronik mulai dari dokumen yang masih berbentuk draft hingga pada saat penyimpanan. Document management system telah terintegrasi dengan cloud server yang dapat menjamin keamanan dokumen dengan enkripsi berlapis dan ramah lingkungan karena bebas kertas. Apabila Anda sedang berada di luar kantor dan ingin mengakses dokumen, tenang saja sistem ini dapat Anda gunakan kapanpun dan dimanapun.

Siapa Saja yang Perlu Menggunakan Document Management System?

Setelah melihat penjelasan mengenai DMS mungkin Anda akan bertanya-tanya terkait siapa saja yang memerlukan sistem ini. Apakah hanya perusahaan saja atau ada yang lainnya? Berikut penjabarannya. 

Perusahaan 

Perusahaan sangat memerlukan penyimpanan dokumen secara efisien. Hal itu bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis terlebih lagi jika perusahaan tersebut menjalin kerja sama dengan banyak klien dan membutuhkan banyak dokumen. Document management system dapat membantu menambah produktivitas karyawan karena DMS dapat mengakses informasi yang lebih cepat dan akurat karena penyimpanan dapat Anda lakukan secara digital sehingga, akan lebih aman dari risiko kehilangan dokumen. Selain itu, Anda dapat mengelola dokumen yang berhubungan dengan aset perusahaan dalam satu sistem yang terintegrasi dengan menggunakan asset management system. 

Organisasi

Biasanya, salah satu yang menjadi masalah adalah terjadinya pengeluaran yang lebih besar. Document management system dapat mengurangi biaya penggunaan serta perawatan dokumen. Sehingga, organisasi akan lebih hemat dalam mengatur pengeluarannya. Selain itu, organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional karena sistem penyimpanan konvensional cenderung lebih rumit. Berbeda dengan DMS yang memiliki file digital yang lebih kecil dan murah.

Baca juga: 6 Cara Meningkatkan Efisiensi Manajemen Akuntansi & Keuangan

Instansi

Mengingat begitu banyak fasilitas yang sistem ini tawarkan tak heran jika instansi juga menggunakannya. Document management software mampu memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu. DMS juga mampu mengatur dokumen berdasarkan kelompok sehingga lebih mudah untuk didistribusikan kepada target. Dengan kehadiran sistem manajemen dokumen tentunya memberikan kemudahan bagi banyak kalangan karena dapat meningkatkan nilai informasi, mengoptimalkan, dan memperlancar kinerja para pekerja. 

Apa Saja Manfaat DMS untuk Perusahaan Anda?

Document management system merupakan solusi dari permasalah perusahaan karena sistem ini memang didesain untuk bagian kearsipan. Penggunaan DMS pada perusahaan dapat mengurangi pemakaian kertas sehingga lebih efisien. Penyimpanan secara online bisa mencegah perusahaan kehilangan dokumen penting dan mengatasi risiko human error. Pencarian file dokumen, update, dan pendistribusian dapat berjalan dengan lebih cepat. 

Sistem manajemen dokumen dapat menekan biaya overhead seperti: foto-copy, filing cabinet, dan lain sebagainya. DMS juga memiliki sistem sharing sehingga, setiap divisi yang telah selesai dengan penggunaan dokumen dapat langsung mengembalikannya. Fitur search yang umumnya ada pada setiap aplikasi akan membantu Anda memfilter kategori untuk menemukan dokumen yang Anda cari walaupun sudah dalam waktu yang lama. Hal ini tentunya dapat meningkatkan efektivitas dari penggunaan informasi untuk tujuan perusahaan dalam proses bisnisnya.

Tips Memilih Document Management System untuk Bisnis Anda

Sebelum, memutuskan untuk menggunakan document management system software, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan agar tidak salah dan merugikan perusahaan. Berikut adalah beberapa tips yang akan membantu Anda dalam memilih vendor yang tepat. 

Reputasi vendor

Pilihlah penyedia software yang memiliki reputasi yang baik dan berpengalaman. Anda juga dapat melihat seberapa banyak klien yang telah bekerjasama dengan mereka dan bagaimana tanggapan ketika menggunakan DMS yang vendor tawarkan. Selain itu, ada baiknya jika Anda mempertanyakan fasilitas-fasilitas diluar sistem DMS. misalnya, jika terjadi troubleshoot apakah mereka tersebut mau bertanggung jawab. Tak lupa untuk memastikan hal-hal lainnya. Karena, jika Anda salah dalam memilih vendor hal itu dapat merugikan Anda. 

Kemampuan integrasi dan kolaborasi

Salah satu kunci dari efisiensi bisnis adalah keefektivitasan komunikasi antar pegawai dalam bekerja. Pastikan document management system yang Anda pilih memiliki kemampuan terbaik dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam menggunakan software. Selain itu, jangan lupa untuk mengecek fitur yang DMS miliki, apakah fitur tersebut me-mumpuni untuk berkolaborasi atau tidak. Pertimbangkan juga apakah vendor memiliki kemampuan untuk menyediakan versi mobile dari aplikasi karena terkadang perusahaan sering membutuhkan dokumen dalam kondisi terdesak.

Keamanan digital

DMS umumnya memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk mengatur siapa saja yang berhak menggunakan software tersebut. Selain itu, saat ini masih sering terjadi pembobolan atau peretasan. Sehingga, vendor yang Anda pilih sangat berpengaruh bagi masa depan perusahaan. Pastikan mereka memiliki perlindungan yang mengamankan dari gangguan hackers, virus dan pencurian dokumen.

Baca juga: Vendor adalah: Definisi, Tugas, dan Cara Kerjanya

Fitur-fitur pada Document Management System (HashMicro)

HashMicro merupakan penyedia DMS terbaik yang dapat Anda gunakan. Document management system software yang HashMicro miliki mempunyai fitur utama yang bisa Anda gunakan untuk kegiatan operasional bisnis Anda.

Folder and subfolder management

Dokumen yang tercetak secara fisik membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pencarian. Terlebih lagi Anda perlu mencari urutan dokumen dari A-Z dan tahun dokumen tersebut secara manual. HashMicro memiliki fitur yang dapat mempermudah Anda dalam mengelompokan dokumen melalui folder dan subfolder untuk menyimpan file dalam kategori yang sama.

Document and file management

Anda dapat mengelola data-data penting di satu lokasi yang terpusat. Sehingga, akan memudahkan akses bagi siapa saja yang membutuhkannya. Solusi berbasis cloud memungkinkan karyawan jarak jauh untuk masuk dari komputer manapun dengan akses internet.

File review and lock management

Fitur DMS dari HashMicro menghadirkan kemudahan bagi seluruh karyawan untuk memberikan input dan masukan seputar dokumen yang telah mereka buat. Manfaatkan proses persetujuan, kontrol, dan validasi yang terintegrasi sepenuhnya, dengan aktivitas, obrolan, dan aturan tindakan untuk memastikan semuanya dilakukan oleh orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Access management

Anda dapat membuat batasan terkait siapa saja yang bisa mengakses sebuah file berdasarkan wewenang atau jabatan di perusahaan Anda. Tentunya hal ini dapat menghindari terjadinya kebocoran data dokumen.

Versioning and timeline management

Beberapa software biasanya perlu melakukan update manual sehingga perlu memanggil pihak vendor. Namun, jika Anda menggunakan DMS dari HashMicro Anda dapat mengupdate versi terbaru dokumen perusahaan dengan lebih mudah dan cepat karena langsung dari sistem.

Expiry management

Fitur ini dapat memberikan notifikasi otomatis pada pemegang dokumen. Contohnya STNK, bahwa tanggal kadaluarsanya sudah dekat dan perlu diperbaharui. Terintegrasi dengan sistem timesheet mempermudahkan perusahaan untuk melacak tanggal kadaluarsa dokumen penting perusahaan. 

Mengapa Harus Menggunakan Document Management System?

Document management system software dari HashMicro memiliki versi mobile untuk membantu Anda menjalankan bisnis dengan lebih baik. Selain dokumen Anda juga bisa berbagi video, e-book, dan lain-lain dengan lebih mudah. DMS mampu mengelola dokumen kantor yang berbentuk softcopy dengan teratur. Setiap pegawai dapat membaca, melakukan penyuntingan, dan menghapus dokumen. Pengaturan ini akan membantu bisnis berjalan dengan lebih tertib.

Efisiensi yang sangat signifikan dapat dicapai terkait jumlah resource yang perusahaan butuhkan dalam mengelola data informasi dari klien. Sehingga, kelebihan sumber daya yang ada dapat dialihkan ke kebutuhan yang lain.

Kesimpulan

Penyimpanan dokumen secara manual tentunya sangat menguras waktu dan tenaga. Sehingga, tak ada salahnya bagi Anda untuk mulai beralih ke sistem yang lebih modern. Salah satunya adalah penggunaan sistem manajemen dokumen dari HashMicro. Tinggalkan cara lama berbagi dokumen lewat server cloud yang bebas kertas. Selain DMS, HashMicro menyediakan layanan software lainnya seperti ERP, Accounting, POS, dan lain-lain.