Guna Sistem Pengadaan Barang & Jasa bagi Pabrik Makanan Beku

Sebelum memulai kegiatan usaha, perusahaan makanan pastinya perlu untuk mengadakan barang & jasa terlebih dahulu. Urusan pengadaan ini merupakan tugas dari tim pengadaan barang & jasa. Tim tersebut bertugas untuk mendatangkan berbagai barang & jasa yang dapat membantu proses pembuatan produk mereka. Hal ini berlaku bagi semua pabrik makanan, termasuk pabrik makanan beku.

Proses pengadaan barang bagi pabrik makanan beku cukup kompleks karena pabrik perlu menghadapi dan mengatasi berbagai masalah pengadaan. Maka dari itu, pengelola pabrik memerlukan sebuah sistem untuk turut membantu kegiatan pengadaan, yang kini hadir dalam bentuk software procurement agar pengelola dapat mempermudah setiap tahapan pengadaan dengan mudah, sehingga terjadi efisiensi dalam pengadaan barang & jasa ini.

 

Pentingnya Sistem Pengadaan Barang & Jasa bagi Pabrik Makanan Beku

Umumnya, dalam sebuah pabrik makanan beku, terdapat beberapa proses dalam memproduksi makanan beku. Beberapa prosesnya adalah produksi dan distribusi. Sebelum melakukan kedua proses tersebut, pastinya perlu mengadakan barang &jasa terlebih dahulu. Karena, bila tidak terdapat pengadaan barang & jasa, maka proses produksi tidak mungkin terjadi.

Barang & jasa yang perlu proses procurement lebih awal adalah barang dan jasa yang lebih esensial. Pabrik makanan beku perlu mendatangkan mesin pengolah lebih dulu, karena bila mereka mendatangkan bahan dahulu, maka tidak akan ada mesin yang mengolah produk mereka. Setelah mesin datang, barulah pabrik dapat mengadakan bahan makanan yang akan mereka olah. Itulah mengapa proses pengadaan merupakan hal esensial bagi pabrik makanan beku.

9 Proses Sistem Pengadaan Barang & Jasa bagi Pabrik Makanan Beku

Karena pabrik makanan beku tidak dapat memproduksi peralatan pabrik mereka sendiri, maka pengelola perlu membeli barang & jasa dari pihak lain. Hal ini menyebabkan proses procurement ini memerlukan banyak tahapan agar bisa sampai di tangan pengelola pabrik dengan aman. Berikut merupakan penjelasan dari setiap proses pengadaan barang & jasa:

1. Identifikasi kebutuhan pabrik

Agar dapat menjalankan proses produksi dengan baik, maka pengelola pabrik harus mengetahui barang dan jasa apa saja yang dapat membantu proses pembuatan makanan mereka. Pengelola juga harus tahu akan spesifikasi yang lebih detil agar kualitas makanan mendapat output yang maksimal. Untuk memastikan hal tersebut, pengelola perlu untuk berkonsultasi dengan setiap sektor dalam proses produksi.

2. Mengajukan permohonan pembelian

Setelah mengidentifikasi berbagai kebutuhan, pengelola dapat mengajukan permohonan pembelian kepada departemen yang mengurusi pembelian barang dan jasa. Permohonan tersebut harus mencakup beberapa hal, seperti spesifikasi, harga, deadline pengiriman, dan beberapa hal penting lainnya. Bila sudah mendapat konfirmasi, maka tim pengadaan dapat lanjut ke tahap selanjutnya.

3. Menilai dan memilih vendor dengan sistem pengadaan barang & jasa

Pengelola harus mengetahui vendor manakah yang memiliki produk yang berkualitas tinggi. Maka, pengelola perlu untuk membuat daftar terkait vendor-vendor yang memproduksi keperluan pabrik makanan beku. Beberapa hal yang menjadi bahan pertimbangan dalam pemilihan vendor ini adalah harga, kualitas, durasi waktu pengiriman, dan keandalan masing-masing vendor.

4. Negosiasi harga dan ketentuan 

Apabila sudah memilih vendor, maka pengelola dapat langsung memulai kontak dengan pihak vendor tersebut. Dalam tahap ini, pengelola melakukan negosiasi dengan vendor untuk membahas mengenai barang dan jasa yang ingin dibeli beserta syarat-syaratnya hingga mendapatkan kesepakatan kedua belah pihak.

5. Membuat pesanan pembelian

Pesanan pembelian yang mencakup pihak pengelola sebagai pembeli dan vendor harus sesuai dengan kesepakatan dari negosiasi. Pengelola juga perlu untuk memperhatikan setiap detail dari vendor sehingga dapat menjadi bahan negosiasi. Setiap detil harus tercantum dalam pesanan ini sehingga vendor dapat mengisi pesanan ini.

6. Menerima dan inspeksi barang dan jasa

Sebelum menggunakan barang dan jasa yang sudah sampai, pengelola perlu memastikan pembelian sudah sesuai dengan pesanan. Jumlah barang dan jasa harus sesuai dengan pesanan, sama halnya dengan kualitas barang. Apabila semua sudah sesuai, pengelola baru dapat lanjut ke tahap berikutnya.

7. Melakukan pencocokan

Walau sudah melakukan inspeksi barang dan jasa, pengelola tetap perlu melakukan pencocokan yang terakhir. Hal-hal yang menjadi bahan pengecekan adalah pesanan pembelian, kuitansi pesanan dan faktur pesanan. Bila sudah cocok semua, pengelola dapat menyetujui faktur dan mengatur pembelian.

 

8. Menyetujui faktur dan mengatur pembelian

Pabrik makanan beku harus konsisten dalam memproses segala hutang dan menyelesaikannya sesuai dengan yang telah tertera dalam faktur sesuai dengan jangka waktu hasil kesepakatan kedua belah pihak. Untuk dapat memastikan hal ini, maka proses ini harus memiliki standarisasi agar terhindar dari ketelatan pembayaran.

9. Melakukan pencatatan dengan sistem pengadaan barang & jasa

Meskipun proses pembelian sudah selesai, namun bukan berarti bahwa proses procurement sudah selesai. Langkah terakhir dalam proses pengadaan ini adalah untuk mencatat segala proses pembelian. Mulai dari permohonan pembelian, negosiasi, faktur, pesanan, dan hal-hal lain. Hal ini bertujuan sebagai referensi bila ingin membeli barang dan jasa yang sama di masa depan.

Baca juga: Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contohnya

3 Kesulitan yang Dihadapi Pabrik Makanan Beku tanpa Sistem Procurement

Pengelola pabrik makanan beku harus melewati berbagai langkah di atas untuk dapat mengadakan barang dan jasa untuk keperluan produksi. Hal tersebut mudah dalam pelaksanaannya bila menggunakan sistem pengadaan barang dan jasa. Tanpa adanya sistem procurement ini, pengelola akan mengalami kesulitan dalam mengadakan barang dan jasa kebutuhannya, yang penjelasannya ada di bawah ini:

1.  Pelacakan pembelian bahan baku tidak optimal

Melacak pembelian bahan baku dapat menggunakan dokumen fisik dan juga spreadsheet. Namun hal ini ke depannya akan menyulitkan karena prosesnya masih menggunakan tenaga kerja manusia. Maka dari itu, pabrik makanan beku lebih baik menggunakan software procurement agar dapat mempermudah pelacakan bahan baku.

2. Miskomunikasi antar departemen

Kegiatan pengadaan barang dan jasa ini sudah pasti melibatkan departemen purchasing untuk membeli barang dan jasa keperluan. Selain itu, karena hal ini mempengaruhi keuangan, maka departemen finance juga ikut terlibat dalam proses ini. Untuk dapat meningkatkan koordinasi, maka pengelola pabrik perlu menggunakan sistem procurement agar tidak menyebabkan munculnya kendala baru.

3. Miskalkulasi dalam penghitungan stok bahan baku

Tanpa sistem pengadaan barang dan jasa, pabrik makanan beku akan mengalami kesulitan dalam mengetahui ketersediaan stok bahan baku. Karena, bila pengelola menggunakan sistem manual, maka kemungkinan terjadinya kesalahan akan meningkat karena masih menghitung tanpa alat bantu. Agar dapat mempermudah penghitungan, pengelola perlu menggunakan software procurement agar mudah menghitung ketersediaan stok bahan baku.

Keunggulan Sistem Procurement untuk Pabrik Makanan Beku

Agar dapat menghindari berbagai kesulitan di atas, pabrik makanan beku dapat menggunakan sistem procurement untuk membantu proses pengadaan barang dan jasa. Dengan adanya sistem ini, segala proses pengadaan dapat terotomatisasi, sehingga pabrik makanan beku dapat menjadi lebih efisien. Selain itu, pabrik makanan beku masih dapat memperoleh banyak keuntungan, yakni sebagai berikut:

Mendorong proses pembayaran yang tepat waktu

Ini merupakan keuntungan utama dari software procurement. Sistem ini memiliki tujuan utama untuk mempermudah pembelian dengan fitur-fitur yang terotomatisasi. Dengan itu, segala proses pembelian dapat berjalan dengan lancar serta dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan produksi di pabrik makanan beku.

Melacak proses pengadaan secara penuh

Agar dapat memastikan sampainya bahan baku dengan aman dan sesuai pesanan, maka pengelola perlu untuk melakukan pelacakan terhadap bahan baku tersebut. Dengan adanya software ini, pabrik makanan beku dapat melacak lokasi bahan baku dengan lebih mudah, sehingga pengelola dapat memastikan keamanan dari proses ini.

Biaya pengadaan jadi lebih terkontrol dengan sistem pengadaan barang & jasa

Sistem procurement ini juga dapat mempermudah pengontrolan harga bahan baku keperluan sebuah pabrik makanan beku. Hal ini terjadi karena sistem ini sudah memiliki integrasi dengan sistem lain seperti accounting dan finance. Sehingga bila terdapat barang dan jasa yang mengalami proses pembelian dan penjualan akan tercatat secara otomatis sehingga biaya akhir menjadi lebih terkontrol.

Manajemen backorder mudah 

Bila pesanan dari pabrik belum masuk ke tahap pemrosesan, terdapat kemungkinan bahwa vendor sedang mengalami kondisi backorder. Backorder adalah sebuah kondisi dimana barang dan jasa pesanan belum tersedia sebagian ataupun seluruhnya. Dengan sistem procurement ini, pengelola dapat mengetahui kapan barang dan jasa pesanan dapat masuk ke tahap pengiriman ke pabrik.

Kesimpulan

Seluruh kegiatan produksi dalam pabrik makanan beku tidak dapat berjalan tanpa adanya sistem pengadaan barang dan jasa. Dengan software procurement ini, pabrik dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan pengadaan bahan baku, mulai dari proses pembelian, pengiriman, hingga penerimaan di pabrik. Sistem ini juga dapat membantu mengontrol kuantitas stok bahan baku yang tersedia.

Untuk dapat merasakan keuntungan-keuntungan tersebut, Anda dapat mencoba software procurement HashMicro. Sistem ini sudah terintegrasi dengan beberapa sistem lain yang dapat mempermudah proses pengadaan yang pabrik makanan beku Anda butuhkan. Bila Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratis sekarang.