BerandaProductsProcurementSistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat

Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat

Sistem procurement adalah aplikasi digital yang digunakan untuk mengatur pembelian barang dan jasa. Ideal digunakan oleh seluruh jenis industri mulai dari yang bergerak di bidang manufaktur, trading, restoran, retail, dan lainnya. Otomatiskan semua proses procurement stok dan belanja kebutuhan bisnis dan hindari pemborosan dan tekan potensi kecurangan. Software procurement yang baik mampu melindungi perusahaan dari tindak penipuan, yang biasa terjadi pada sistem berbasis manual karena menyediakan catatan digital tindakan yang dapat diaudit secara internal atau eksternal.

Fitur yang umum ditemukan

Manajemen PO, RFQ dan PR

Kelola ratusan hingga puluhan ribuan purchase order (PO) dengan lebih mudah, sederhanakan proses pembelian di bisnis Anda.

Kalkulasi otomatis biaya pembelian

Otomatiskan kalkulasi harga produk, pajak, biaya kirim, asuransi, hingga konversi mata uang dalam satu sistem.

Manajemen Blanket Order

Permudah pemesanan produk untuk jangka waktu tertentu dan dapatkan penawaran terbaik dari pemasok.

Portal online untuk supplier

Pemasok dapat membagikan katalog produk, lengkap dengan penawaran harga. Sehingga mempermudah Anda dalam memilih pemasok terbaik. 

Rating vendor/supplier

Nilai kinerja pemasok Anda berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, hingga harga. 

Manajemen persetujuan pembelian

Setujui atau tolak pengajuan pembelian dari berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan hanya dengan sekali klik. Mempermudah proses perolehan persetujuan dari karyawan pada berbagai departemen di perusahaan

Tender pembelian

Pilih penawaran terbaik dan kirim pesanan pembelian dengan mudah. Bandingkan dan analisis kualitas barang dari masing-masing vendor. Mencari vendor yang memberikan harga murah dengan kualitas terbaik itu bagaikan mencari jarum di tumpukan jerami. Untungnya, sistem procurement HashMicro memudahkan pelaku bisnis untuk membandingkan puluhan vendor sekaligus dan mendapatkan penawaran terbaik.

Otomatisasi pesanan

Lakukan pemesanan barang yang diperlukan secara otomatis berdasarkan tingkat stok, jumlah minimum per lokasi, penjualan, atau parameter lainnya.

Beberapa manfaat sistem procurement adalah:

1. Meminimalisir tindak kecurangan

Proses procurement seringkali diwarnai tindak kecurangan dari oknum yang tidak bertanggung jawab, seperti mark-up harga. Dapatkan kontrol menyeluruh terhadap setiap pembelian untuk mengurangi pemborosan. Proses pengadaan barang secara manual mengundang berbagai tindak penyimpangan yang bertentangan dengan prinsip dan ketentuan, seperti korupsi. 

Penggunaan software procurement bertujuan untuk memperbaiki akuntabilitas dan transparansi dalam proses procurement sekaligus memperbaiki tingkat efisiensinya, mendukung proses monitoring dan audit yang berhubungan dengan kebenaran serta ketersediaan data.

Sistem tidak hanya menggantikan procurement konvensional, namun juga menyediakan output yang handal dalam lingkungan yang kompleks. Memerlukan pengawasan dan pengendalian internal dalam pengadaan barang. 

2. Integrasi dengan sistem lain

Sebagian besar sistem pengadaan memiliki indikator kinerja utama yang mengukur kinerja pengadaan, seperti pemrosesan pesanan, keakuratan faktur, dan waktu pengiriman pesanan. Karena itu memerlukan integrasi dengan sistem lain untuk mengoptimalkan sistem procurement secara keseluruhan. 

Contoh integrasinya adalah dengan manajemen Inventaris untuk mendapatkan kontrol menyeluruh terhadap proses pembelian dan hindari pengadaan barang yang bersifat pemborosan. Kemudian sistem Akuntansi untuk membantu estimasi berbagai biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang dihasilkan dari penjualan secara otomatis, melihat anggaran pengadaan sehingga pengguna dapat menganalisis data lebih lanjut.

Juga dengan software CRM – Sales membantu menyesuaikan jumlah pembelian stok dengan permintaan pelanggan untuk mencegah penumpukan barang.

3. Membantu untuk mengelola anggaran dan menghemat pengeluaran

Sistem procurement memahami biaya dan secara proaktif menjalankan operasional lebih baik dengan menyetujui biaya sebelum dikeluarkan. Untuk menurunkan biaya procurement, satu hal yang penting untuk dilakukan adalah mengumpulkan, menganalisis, dan bertindak berdasarkan data. Tanpa data yang akurat, potensi perusahaan untuk mengurangi biaya akan berkurang secara signifikan. Anda memerlukan data untuk mengelola vendor, melacak stok, mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bahan mentah, produk, dan layanan, dan untuk membuat keputusan yang tepat dan efektif.

Simpulan

Mengimplementasikan software procurement untuk beralih dari proses manual ke proses otomatis pada awalnya mungkin menakutkan, tetapi hasilnya sangat menjanjikan. Menemukan solusi yang tepat untuk memodernisasi dan mengoptimalkan alur kerja dapat menawarkan keuntungan besar bagi bisnis Anda, termasuk biaya yang lebih rendah, lebih sedikit kesalahan, serta peningkatan produktivitas dan manajemen rantai pasokan.

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Anatha Ginting
A full-time Content Writer at HashMicro. Strive to develop my writing skill and knowledge in terms of business, technology, and other relevant issues.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.

Butuh Software untuk Bisnis Anda?

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi form ini dan dapatkan demo GRATIS!

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Butuh Bantuan?

Hubungi tim ahli kami untuk konsultasi gratis melalui WhatsApp.
+6287888000015
×
Butuh Bantuan?