Secara umum, procurement adalah aktivitas sebuah perusahaan ketika sedang melakukan pengadaan barang untuk kebutuhan produksi. Proses procurement yang sulit tentu membuat perusahaan terkadang melakukan kesalahan saat pegadaan barang. Hal itulah yang memunculkan lahirnya sistem procurement sebagai solusi mudah perusahaan sat pengadaan barang.
Procurement system adalah aplikasi digital yang penggunaannya untuk mengatur pembelian barang dan jasa. Ideal digunakan oleh seluruh jenis industri mulai dari yang bergerak di bidang manufaktur, trading, restoran, retail, dan lainnya. Otomatiskan semua proses procurement stok dan belanja kebutuhan bisnis dan hindari pemborosan dan tekan potensi kecurangan.
Fitur yang Umum ditemukan di Procurement System
Manajemen PO, RFQ dan PR
Kelola ratusan hingga puluhan ribuan purchase order (PO) dengan lebih mudah, sederhanakan proses pembelian di bisnis Anda.
Kalkulasi otomatis biaya pembelian
Penggunaan Software Akuntansi dan Sistem Pembelian bisa mengkalkulasi harga produk, pajak, biaya kirim, asuransi, hingga konversi mata uang dalam satu sistem.
Manajemen Blanket Order
Permudah pemesanan produk untuk jangka waktu tertentu dan dapatkan penawaran terbaik dari pemasok.
Portal online untuk supplier
Pemasok dapat membagikan katalog produk, lengkap dengan penawaran harga. Sehingga mempermudah Anda dalam memilih pemasok terbaik.
Rating vendor/supplier
Nilai kinerja pemasok Anda berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, hingga harga.
Manajemen persetujuan pembelian
Setujui atau tolak pengajuan pembelian dari berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan hanya dengan sekali klik. Mempermudah proses perolehan persetujuan dari karyawan pada berbagai departemen di perusahaan
Tender pembelian
Pilih penawaran terbaik dan kirim pesanan pembelian dengan mudah. Bandingkan dan analisis kualitas barang dari masing-masing vendor. Mencari vendor yang memberikan harga murah dengan kualitas terbaik itu bagaikan mencari jarum di tumpukan jerami. Untungnya, sistem procurement HashMicro memudahkan pelaku bisnis untuk membandingkan puluhan vendor sekaligus dan mendapatkan penawaran terbaik.
Otomatisasi pesanan
Lakukan pemesanan barang secara otomatis berdasarkan tingkat stok, jumlah minimum per lokasi, penjualan, atau parameter lainnya.
Beberapa Manfaat Sistem Procurement
1. Meminimalisir tindak kecurangan
Proses procurement seringkali diwarnai tindak kecurangan dari oknum yang tidak bertanggung jawab, seperti mark-up harga. Dapatkan kontrol menyeluruh terhadap setiap pembelian untuk mengurangi pemborosan dengan procurement system. Proses pengadaan barang secara manual mengundang berbagai tindak penyimpangan yang bertentangan dengan prinsip dan ketentuan, seperti korupsi.
Penggunaan software procurement bertujuan untuk memperbaiki akuntabilitas dan transparansi dalam proses procurement sekaligus memperbaiki tingkat efisiensinya, mendukung proses monitoring dan audit yang berhubungan dengan kebenaran serta ketersediaan data.
Procurement system tidak hanya menggantikan procurement konvensional, namun juga menyediakan output yang handal dalam lingkungan yang kompleks. Memerlukan pengawasan dan pengendalian internal dalam pengadaan barang.
Baca Juga: Apa itu E-Procurement? Simak Manfaat dan Pentingnya Bagi Bisnis
2. Integrasi dengan sistem lain
Sebagian besar sistem pengadaan memiliki indikator kinerja utama yang mengukur kinerja pengadaan, seperti pemrosesan pesanan, keakuratan faktur, dan waktu pengiriman pesanan. Karena itu memerlukan integrasi dengan sistem lain untuk mengoptimalkan sistem procurement secara keseluruhan.
Contoh integras procurement system adalah dengan manajemen inventaris untuk mendapatkan kontrol menyeluruh terhadap proses pembelian dan hindari pengadaan barang yang bersifat pemborosan. Kemudian sistem akuntansi untuk membantu estimasi pengeluaran berbagai biaya dan keuntungan yang dari penjualan secara otomatis, melihat anggaran pengadaan sehingga pengguna dapat menganalisis data lebih lanjut.
Procurement system juga bisa diintegrasikan dengan software CRM – Sales membantu menyesuaikan jumlah pembelian stok dengan permintaan pelanggan untuk mencegah penumpukan barang.
Baca juga: 8 Software e-Procurement Terbaik 2022
3. Membantu untuk mengelola anggaran dan menghemat pengeluaran
Sistem procurement memahami biaya dan secara proaktif menjalankan operasional lebih baik dengan menyetujui biaya sebelum dikeluarkan. Untuk menurunkan biaya procurement, satu hal yang penting untuk dilakukan adalah mengumpulkan, menganalisis, dan bertindak berdasarkan data.
Tanpa data yang akurat, potensi perusahaan untuk mengurangi biaya akan berkurang secara signifikan. Anda memerlukan data untuk mengelola vendor, melacak stok, mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bahan mentah, produk, dan layanan, dan untuk membuat keputusan yang tepat dan efektif.
4. Mengotomatisasi pembayaran
Sistem procurement bisa membantu perusahaan untuk menyelesaikan transaksi terutama terkait pengadaan barang. Dalam sistem ini, terdapat kumpulan berbagai data yang masuk dan mengalami proses pengolahan.
Dengan bantuan sistem, perusahaan bisa melakukan pembayaran secara otomatis. Hal ini tentu akan membantu mempercepat seluruh proses pembayaran yang ada.
5. Mengoptimalkan manajemen sumber daya
Sistem ini memiliki fitur yang memungkinkan pengelola untuk mengatur seluruh sumber daya serta mempermudah proses pengadaan barang.
Melalui platform ini, perusahaan dapat merencanakan, melacak, dan mengelola persediaan serta aset dengan lebih efisien. Integrasi data yang akurat memungkinkan pemantauan real-time terhadap stok barang, penggunaan material, dan siklus hidup aset.
Dengan informasi yang terperinci, keputusan terkait pengadaan, penggunaan, dan penggantian sumber daya dapat diambil secara lebih strategis.
Baca juga: Mengapa Cloud Procurement Penting bagi Perusahaan?
Kesimpulan
Mengimplementasikan Software Procurement untuk beralih dari proses manual ke proses otomatis pada awalnya mungkin menakutkan, tetapi hasilnya sangat menjanjikan. Menemukan solusi yang tepat untuk memodernisasi dan mengoptimalkan alur kerja dapat menawarkan keuntungan besar bagi bisnis Anda, termasuk biaya yang lebih rendah, lebih sedikit kesalahan, serta peningkatan produktivitas dan manajemen rantai pasokan.
Maka dari itu, penting bagi Anda untuk mengimplementasikan software procurement ini. Tetapi, sebelum itu perlu Anda ketahui bahwa setiap software procurement memiliki kualitas yang berbeda-beda, dan mungkin juga Anda masih belum mendapatkan gambaran harga dari sistem ini.
Anda tidak perlu khawatir dengan hal itu, Anda dapat mengunduh terlebih dahulu perhitungan skema harga Software Procurement dari HashMicro dan dapatkan kualitas yang relevan dengan harga terjangkau untuk bisnis Anda. Coba demo gratis sekarang!
