Apa itu Purchase Order dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Kanya Anindita
Apa itu Purchase Order dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Apa itu purchase order? Pertanyaan itu mungkin muncul di benak saat ini. Seiring dengan meningkatnya permintaan untuk produk Anda, proses bisnis Anda mungkin menjadi lebih kompleks. Dulu mungkin Anda dapat dengan mudah memesan material dari supplier hanya melalui telepon atau email. Tetapi ketika bisnis Anda semakin besar, maka penyuplaian pun menjadi lebih sulit dikelola. Nah, di sinilah peran purchase order menjadi sangat berguna.

Jadi, Apa Itu Purchase Order?

Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini juga berperan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli.

Apa saja yang Tertulis dalam Purchase Order?

Mirip seperti invoice, purchase order berisi rincian penting mengenai barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli yang meliputi:

  • Nama pemesan
  • Nama perusahaan
  • Alamat pengiriman
  • Alamat penagihan
  • Tanggal pengiriman
  • Nomor telepon
  • Alamat email
  • Nama produk
  • Jumlah barang
  • Harga barang
  • Metode pembayaran yang diinginkan
  • Cara pengiriman yang diharapkan
  • Nomor pesanan
  • Syarat dan ketentuan transaksi

Apa Bedanya Purchase Order dengan Invoice?

Apa itu Purchase Order dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Perbedaan antara PO dan invoice adalah pada pihak yang membuatnya. PO dibuat oleh pembeli kepada penjual atau pemasok. Sementara invoice dibuat oleh penjual setelah PO disepakati dan kemudian dikirimkan ke pembeli agar mereka dapat segera membayar pembelian mereka. Kedua dokumen ini sama-sama penting dan dibutuhkan untuk bisnis apa pun.

Apa yang Terjadi Setelah Purchase Order Dikirim?

Setelah pembeli mengirim PO ke penjual, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual. Penjual dapat menyetujui atau menolak kontrak yang ditawarkan oleh pembeli. Ketika penjual telah menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli, maka penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan PO yang telah disetujui.

Contoh:

Ali bertanggung jawab untuk membeli material yang dibutuhkan untuk membuat produk baru di perusahaan manufaktur tempat ia bekerja. Ia kemudian membuat PO dengan jumlah dan harga barang beserta seluruh kebutuhannya secara detail lalu mengirimnya ke pemasok.

Pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan Ali menerima PO dari Ali. Setelah mereka menyetujui pesanan pembelian dari Ali, kemudian mereka membuat invoice atau tagihan yang menyatakan biaya yang harus dibayar oleh Ali. Setelah pembayaran dipenuhi oleh Ali, maka pemasok harus mengirimkan tanda bukti pembayaran dan memenuhi pesanan Ali sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Mengapa Anda Perlu Menggunakan Purchase Order?

Banyak perusahaan yang masih enggan menggunakan purchase order, karena menganggap dokumen ini merepotkan atau memperlambat transaksi. Mereka juga biasanya malas menggunakannya karena mereka merasa sudah memiliki hubungan yang sangat akrab dengan vendor atau supplier mereka. Melakukan pemesanan melalui pesan singkat atau telepon mungkin wajar ketika bisnis Anda masih kecil. Tetapi ketika bisnis Anda semakin berkembang dan kebutuhan Anda menjadi semakin kompleks dan spesifik, maka permasalahan dapat terjadi akibat kurang detailnya pesanan yang diminta.

Bayangkan ketika Anda menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan Anda. Sementara Anda tidak memiliki dokumen yang dapat Anda gunakan sebagai rujukan.Hal ini bisa menimbulkan kesalahpahaman antara Anda dan pemasok. Hubungan bisnis Anda dengan pemasok juga bisa menjadi renggang. Skenario ini tidak akan terjadi bila Anda menggunakan purchase order.

Purchase order penting bagi Anda sebab dokumen ini berisi informasi mengenai pesanan Anda  secara detail. Ini sangat berguna terutama jika Anda memesan barang yang berbeda dalam jumlah banyak. PO berperan sebagai kontrak Anda dengan pemasok sekaligus titik acuan ketika ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai.

Purchase Order Manual vs. Purchase Order Digital

Apa itu Purchase Order dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?
Contoh Purchase Order Digital

Jika Anda menggunakan purchase order manual artinya menggunakannya dalam format kertas. Cara ini memang terlihat baik-baik saja, akan tetapi sebenarnya tidak efisien. Untuk setiap siklus pembelian, biasanya ada banyak dokumen yang dilibatkan, termasuk rekuisisi, PO, penawaran, goods received note, faktur, dan lain-lain. Jika Anda menyimpan semua itu dalam tumpukan kertas, maka ada banyak konsekuensi yang bisa timbul.

Dokumen kertas dapat dengan mudah hilang dan rusak. Jika ada pembelian atau permintaan yang double, Anda mungkin akan kesulitan menemukannya. Anda mungkin juga bisa kehilangan dokumen-dokumen transaksi terdahulu Anda sewaktu-waktu. Penggunaan sistem pembelian otomatis merupakan solusi yang tepat untuk masalah-masalah tersebut.

Selain mengizinkan Anda membuat purchase order secara digital, sistem pembelian otomatis juga memungkinkan Anda untuk membuat request for quotation, blanket order (kontrak), persetujuan pembelian, dan berbagai dokumen penting lainnya secara digital. Semuanya disimpan di dalam sistem secara aman dan Anda dapat dengan mudah melacaknya kapan pun Anda mau. Sistem ini juga menghubungkan Anda dengan supplier melalui sebuah portal sehingga mempercepat proses pemesanan.

Dapatkan Free ERP
Hosting Server &
Maintenance
Selama 1 tahun,
GRATIS!    Learn More »

You may like