Apa itu Purchase Order? Pengertian, Fungsi, dan Contohnya dalam Bisnis

Purchase order (PO) adalah dokumen resmi dari pembeli yang merangkum detail barang atau jasa yang dipesan, seperti tipe, jumlah, dan harga. Dokumen ini menjadi alat penting untuk memastikan transaksi berjalan lancar antara pembeli dan penjual.

Dalam operasi bisnis yang semakin kompleks, pengelolaan PO sering kali menjadi tantangan. Masalah seperti kesalahan dalam data pesanan, keterlambatan pengiriman, atau ketidaksesuaian stok dapat menghambat produktivitas.

HashMicro Purchasing System hadir sebagai solusi cerdas untuk mengotomatiskan pengelolaan PO, memastikan setiap langkah dalam proses procurement lebih efisien. Dengan fitur-fiturnya, sistem ini membantu bisnis Anda mengoptimalkan alur kerja, meminimalkan risiko dan memberikan visibilitas penuh terhadap seluruh proses pembelian, sehingga keputusan dapat diambil dengan lebih cepat dan tepat.

Apa Itu Purchase Order?

Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang disusun oleh pembeli kepada penjual dan mencakup rincian barang atau jasa yang akan dibeli. Dokumen ini biasanya mencantumkan informasi mengenai jenis barang, jumlah yang dibeli, dan harganya. Dengan adanya purchase order, kepastian dan keamanan terkait pesanan lebih terjamin untuk semua pihak yang terlibat.

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Anda mungkin juga sering mendengar istilah invoice dan purchase requisition (PR). Namun, perlu Anda ketahui bahwa purchase requisition. Secara lebih rinci, PO dibuat oleh pembeli dan kemudian diteruskan kepada penjual, sementara invoice dibuat oleh penjual setelah PO disetujui, dan kemudian dikirimkan kepada pembeli untuk proses pembayaran.

Meskipun terdapat perbedaan antara PO dengan invoice, kedua dokumen ini memiliki peran penting dalam konteks bisnis. Sementara itu, PR adalah catatan daftar barang yang dipesan oleh pembeli tanpa perlu adanya persetujuan, sementara PO merupakan langkah berikutnya setelah PR disetujui. Proses ini melibatkan konfirmasi dengan pemasok sebelum pesanan pembelian sebenarnya dibuat, yang pada akhirnya membantu mengurangi risiko pembatalan pesanan.

Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition

Purchase Order dan Purchase Order adalah dua komponen vital dalam proses pengadaan, akan tetapi sering terjadi kebingungan mengenai perbedaan antara keduanya. Purchase requisition (PR) merupakan permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen atau individu dalam perusahaan. Permintaan ini diajukan ketika ada kebutuhan untuk membeli barang atua jasa tertentu yang diperukan dalam operasional bisnis.

PR berfungsi sebagai permintaan persetejuan sebelum purchase order dibuat. Perbedaan utama antara purchase requisition dan purchase order adalah bahwa purchase requisition adalah langkah awal dalam proses pembelian, sedangkan purchase order adalah langkah terakhir ketika pembelian sudah disetujui dan diperlukan dokumen formal untuk mengatur transaksi. Anda dapat melihat contoh purchase requisition sebagai perbandingan.

Mengapa Anda Perlu Menggunakan Purchase Order?

1. Menghindari kesalahpahaman dengan vendor

Purchase Order (PO) menjadi dokumen acuan yang jelas antara pembeli dan penjual, sehingga mengurangi risiko miskomunikasi terkait produk, jumlah, harga, atau tenggat waktu pengiriman.

2. Memastikan kejelasan dan detail pemesanan

PO mencantumkan informasi lengkap seperti nama produk, jumlah, harga, serta syarat pembayaran, sehingga tidak ada ruang untuk interpretasi yang salah.

3. Menjadi bukti transaksi yang sah

Karena memiliki kekuatan hukum, PO bisa dijadikan dokumen pendukung jika terjadi sengketa antara pembeli dan penjual.

4. Mendukung perencanaan anggaran perusahaan

PO membantu tim keuangan dalam mencatat dan merencanakan pengeluaran, memastikan bahwa semua pembelian tercatat secara sistematis.

5. Mempermudah proses audit dan kepatuhan regulasi

PO menunjukkan bahwa perusahaan menjalankan proses pengadaan secara resmi dan sesuai prosedur, yang penting saat diperiksa oleh auditor, bank, atau instansi pemerintah.

6. Meningkatkan profesionalitas dan kredibilitas bisnis

Dengan menggunakan PO, perusahaan menunjukkan bahwa mereka memiliki sistem operasional yang rapi dan terpercaya, baik di mata vendor maupun mitra bisnis lainnya.

7. Membantu vendor dalam menyusun pengiriman dan penagihan

PO berfungsi sebagai pengingat bagi vendor untuk memenuhi pesanan sesuai dengan rincian yang disepakati, termasuk harga dan jadwal pengiriman.

Tahukah Anda?

Dengan sistem procurement berbasis AI dari HashMicro, Anda dapat membuat dan mengirim invoice otomatis, menerima notifikasi saat stok menipis, serta melakukan reorder atau purchase request secara instan.

Dapatkan demo gratis sekarang!

Fungsi Pemesanan Pembelian

Dengan sistem pemesanan pembelian yang terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap transaksi berjalan dengan lancar, sesuai dengan anggaran, dan tepat waktu. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari pemesanan pembelian dalam operasional perusahaan.

1. Mengonfirmasi permintaan pembelian

Pemesanan pembelian berfungsi untuk mengonfirmasi permintaan barang atau jasa yang dibuat oleh pembeli kepada pemasok. PO ini menjadi dokumen resmi yang memastikan kedua belah pihak memahami dan menyepakati syarat dan ketentuan transaksi, termasuk harga, jumlah, dan waktu pengiriman.

2. Pengendalian persediaan dan anggaran

PO berfungsi untuk mengontrol stok barang yang ada, karena informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang dipesan tercatat dengan jelas. Selain itu, PO membantu departemen keuangan dalam memastikan bahwa anggaran untuk pengadaan sesuai.

3. Proses persetujuan dan dokumentasi

Pemesanan pembelian juga digunakan untuk proses persetujuan internal dalam perusahaan. Setiap PO dapat melibatkan berbagai level manajer untuk memverifikasi dan menyetujui transaksi sebelum dilanjutkan ke pemasok.

4. Meningkatkan efisiensi proses pembelian

Dengan menggunakan software pembelian, pembuatan PO menjadi lebih otomatis dan efisien. Hal ini mengurangi potensi kesalahan manual, menghemat waktu, dan mempermudah pemantauan status pengadaan barang, sehingga mempercepat proses pengadaan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Tips dalam Membuat Dokumen Purchase Order

Membuat dokumen Purchase Order (PO) yang baik adalah kunci untuk memastikan proses pembelian berjalan lancar dan efektif. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam pembuatan PO:

1. Manfaatkan Sistem Elektronik: Pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen PO elektronik atau software ERP yang dapat mengotomatisasi proses pembuatan dan pengelolaan PO. Sistem ini membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manual, dan mempermudah pelacakan pesanan.
2. Jelaskan dengan Detail: Pastikan setiap detail mengenai barang atau jasa yang dipesan tercantum jelas dalam PO. Ini termasuk nama produk, jumlah, harga per unit, deskripsi, dan spesifikasi lainnya. Kejelasan ini membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan pemasok mengirimkan barang sesuai dengan yang diharapkan.
3. Cantumkan Informasi Kontak: Sertakan informasi kontak lengkap dari pembeli dan penjual. Ini memudahkan komunikasi jika ada pertanyaan atau masalah yang perlu diselesaikan terkait pesanan.
4. Sertakan Nomor PO Unik: Berikan nomor PO unik untuk setiap pesanan. Nomor ini berfungsi sebagai referensi untuk melacak pesanan, memantau statusnya, dan mengelola dokumen secara efisien.
5. Tentukan Syarat dan Ketentuan: Jelaskan syarat dan ketentuan pembelian, termasuk metode pembayaran, syarat pengiriman, dan waktu pengiriman. Ini memastikan bahwa kedua belah pihak memahami dan menyetujui persyaratan transaksi.
6. Sertakan Informasi Pengiriman: Tulis alamat pengiriman dengan detail serta informasi terkait pengiriman, seperti tanggal yang diinginkan dan instruksi khusus. Ini membantu pemasok mengatur pengiriman dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat membuat dokumen PO yang lebih efektif, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan transaksi pembelian berjalan dengan lebih lancar. PO yang baik bukan hanya tentang mencatat pesanan, tetapi juga tentang membangun komunikasi yang jelas dan profesional dengan pemasok.

Komponen yang Harus Ada dalam Purchase Order?

Saat membuat dokumen purchase order (PO), ada sejumlah informasi penting yang harus disertakan dalam formulir. Berikut ini format penulisan PO yang bisa digunakan untuk mengontrol dan melacak transaksi pembelian:

1. Nama pemesan

Dokumen pesanan dan pembelian tentunya harus memuat nama pemesan atau pembeli. Hal ini dilakukan agar pesanan bisa sampai ke tangan pembeli dengan benar.

2. Nomor pesanan

Setiap pesanan pembelian biasanya menyertakan nomor tertentu yang digunakan oleh kedua belah pihak untuk memeriksa ulang informasi pengiriman dan faktur. Nomor PO adalah beberapa digit nomor unik yang biasanya memuat tanggal, nomor urut, dan kode perusahaan.

3. Detail pesanan

Anda perlu mencantumkan detail pesanan yang biasanya memuat alamat tujuan pengiriman produk informasi tentang metode pengiriman, dan tanggal pengiriman yang diperkirakan penjual.

4. Jumlah pesanan

Dalam dokumen PO harus dituliskan dengan jelas berapa jumlah pesanan. Ini mengacu pada jumlah barang yang dipesan, serta nomor katalog yang relevan. Format contoh PO barang dapat berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Namun, PO secara umum harus memuat informasi-informasi penting yang telah disebutkan di atas. Selain itu, mencari contoh purchase order dapat membantu untuk membuat PO yang tepat.

Proses Pemesanan Barang

1. Pembeli membuat rencana pembelian

Langkah awal dalam proses pemesanan barang adalah pembuatan daftar permintaan pembelian. Ini merupakan langkah penting yang dilakukan sebelum pesanan pembelian diajukan ke supplier. Dokumen ini dikenal sebagai purchase requisition, yang diperlukan oleh departemen pembelian untuk mencatat barang yang akan dipesan dan juga untuk pencatatan pengeluaran perusahaan. Setelah disetujui oleh manajer terkait, purchase order (PO) baru dapat dibuat.

2. Pembeli membuat pesanan pembelian (Purchase Order)

Setelah kesepakatan mengenai barang yang akan dibeli tercapai, langkah selanjutnya adalah membuat pesanan pembelian (PO). Contoh purchase order yang dibuat melalui perangkat lunak khusus mencakup informasi seperti tanggal pesanan, detail pengiriman barang, persyaratan diskon, identitas pembeli dan penjual, deskripsi barang yang dipesan, harga, jumlah, dan nomor PO. Nomor PO adalah identitas unik yang terkait dengan pesanan tertentu. Nomor ini penting untuk memastikan keterhubungan antara pesanan dan penerimaan barang serta untuk memverifikasi jumlah yang ditagih sesuai dengan pesanan.

3. Penjual menanggapi pesanan pembelian

Pada bagian bawah dokumen purchase order, terdapat ruang bagi manajer penjualan untuk menandatangani pesanan tersebut. PO mencakup semua detail transaksi dan ekspektasi yang harus dipenuhi oleh penjual. Setelah penjual menerima PO, mereka dapat menerima atau menolak pesanan tersebut. Namun, setelah PO diterima, itu dianggap sebagai kontrak hukum yang mengikat kedua belah pihak.

4. Pembeli merekam pesanan pembelian

Setelah pesanan diproses, PO tetap terbuka. Istilah “Open PO” merujuk pada situasi di mana pesanan telah diajukan tetapi barang belum diterima sepenuhnya, atau mungkin hanya sebagian yang telah diterima. Ini menunjukkan bahwa pengiriman barang belum selesai.

Setelah pembeli mengirim PO ke penjual, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual. Penjual dapat menyetujui atau menolak kontrak yang pembeli tawarkan. Ketika penjual telah menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli, maka penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan PO yang telah disetujui.

Contoh PO barang: Ali bertanggung jawab dalam melakukan pembelian material untuk membuat produk baru dengan alamat perusahaan manufaktur tempat ia bekerja. Ia kemudian membuat PO dengan jumlah dan harga barang beserta seluruh kebutuhannya secara detail lalu mengirimnya ke pemasok. Pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan Ali menerima PO dari Ali.

Setelah mereka menyetujui pesanan pembelian dari Ali, kemudian mereka membuat invoice atau tagihan yang menyatakan biaya yang harus dibayar oleh Ali. Setelah pembayaran terpenuhi oleh Ali, maka pemasok harus mengirimkan tanda bukti pembayaran dan memenuhi pesanan Ali sesuai dengan kesepakatan waktu.

Jadi, jangan ragu untuk mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem pembelian yang efisien dan modern. Jika Anda masih ragu apakah investasi ini akan menguntungkan bagi Anda, Anda dapat melihat skema harga untuk sistem pembelian hanya dengan meng-klik gambar di bawah ini!

Pertanyaan Seputar Purchase Order System

• Bagaimana cara kerja purchase order system?

  Purchase order mencantumkan jenis dan jumlah barang yang akan dibeli oleh pembeli, harga barang tersebut, serta tanggal jatuh tempo produk. Sistem ini berfungsi sebagai kontrak yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual, memastikan bahwa pembeli akan membayar penjual setelah menerima barang yang diminta.

• Mengapa purchase order system dibutuhkan oleh perusahaan?

  Purchase order memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan, seperti membantu menghindari pesanan ganda. Ketika perusahaan memutuskan untuk meningkatkan skala bisnis, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa. Selain itu, ketika pembeli memesan produk serupa, mencocokkan faktur bisa jadi sulit.

• Siapa yang biasanya menggunakan purchase order system?

  Purchase order dilakukan oleh pembeli yang ingin memastikan bahwa mereka mendapatkan apa yang mereka pesan, sementara faktur dikeluarkan oleh vendor yang ingin memastikan bahwa mereka dibayar. Pesanan pembelian dikirim oleh pembeli ke vendor terlebih dahulu, dan menguraikan dengan tepat apa yang harus ada dalam pesanan dan kapan pesanan tersebut harus tiba.

• Risiko apa saja yang bisa didapatkan ketika mengadakan purchase order?

  Risiko untuk membuka purchase order adalah kelemahan dalam kontrol pembelian yang menyebabkan kebocoran kas dan skema penagihan yang memungkinkan penipu untuk mencuri sejumlah besar dana dalam jangka waktu yang lama. Baca selengkapnya di sini!

• Apa keuntungan menggunakan purchase order system?

  Beberapa keuntungannya adalah akses cepat untuk mendapatkan dana, persyaratan pembayaran yang mudah, dan risiko penagihan berada di tangan pemberi pinjaman. Baca selengkapnya di sini!