Seiring dengan meningkatnya permintaan produk dalam sistem procurement, proses bisnis Anda mungkin menjadi lebih kompleks dari sebelumnya. Namun, jangan khawatir karena ada sebuah alat yang mampu menjadikan bisnis Anda lebih teratur dan efisien. Alat itu adalah purchase order (PO).
Mungkin pertanyaan ini terlintas di benak Anda saat mengelola bisnis Anda, “Apakah itu dan mengapa saya harus peduli tentang purchase order ini?”
Ada baiknya Anda tidak menganggap enteng, karena masalah seputar PO ini seringkali menjadi hantu bagi banyak perusahaan.
Bayangkan jika Anda harus menghadapi situasi di mana produk tidak tersedia saat dibutuhkan atau bahkan terjadi kebingungan dalam proses pemesanan. Semua ini akan berujung pada ketidakpuasan pelanggan, kerugian finansial, dan bahkan hilangnya peluang bisnis yang berharga.
Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk memahami dengan baik konsep PO, komponennya, dan bagaimana cara mengelolanya dengan efektif untuk mengoptimalkan proses bisnis Anda dengan lebih baik.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi segala hal yang perlu Anda ketahui tentang purchase order, mulai dari pengertiannya hingga contoh penerapannya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi
- Apa Itu Purchase Order (PO)?
- Apa Saja Manfaat Purchase Order
- Langkah Selanjutnya Setelah Purchase Order Dikirim
- Mengapa Anda Perlu Menggunakan Purchase Order?
- 5 Tips Sebelum Melakukan Purchase Order
- Bagaimana Software Purchasing Dapat Memudahkan Pembuatan Purchase Order?
- Contoh Surat Purchase Order Digital & Purchase Order Manual
- Kesimpulan
- Pertanyaan Umum
Apa Itu Purchase Order (PO)?
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dalam konteks ini, PO dapat dianggap sebagai kontrak yang menetapkan perjanjian mengenai barang atau jasa yang pembeli inginkan.
Ketika sebuah PO diajukan, pembeli biasanya telah menyebutkan spesifikasi dan informasi terkait barang yang akan mereka pesan dari penjual.
Anda mungkin juga sering mendengar istilah invoice dan purchase requisition (PR). Namun, perlu Anda ketahui bahwa purchase order (PO) berbeda dengan keduanya.
Secara lebih rinci, PO dibuat oleh pembeli dan kemudian diteruskan kepada penjual, sementara invoice dibuat oleh penjual setelah PO disetujui, dan kemudian dikirimkan kepada pembeli untuk proses pembayaran. Meskipun terdapat perbedaan antara PO dengan invoice, kedua dokumen ini memiliki peran penting dalam konteks bisnis.
Sementara itu, PR adalah catatan daftar barang yang dipesan oleh pembeli tanpa perlu adanya persetujuan, sementara PO merupakan langkah berikutnya setelah PR disetujui. Proses ini melibatkan konfirmasi dengan pemasok sebelum pesanan pembelian sebenarnya dibuat, yang pada akhirnya membantu mengurangi risiko pembatalan pesanan.
Apa Saja Manfaat Purchase Order
Dalam dunia bisnis, dokumen purchase order (PO) memiliki peran yang sangat penting. PO bukan hanya sekadar kumpulan kata-kata dan angka, melainkan fondasi yang kuat untuk transaksi yang sukses antara pembeli dan penjual.
Pertama, bagi para pelanggan atau pembeli, PO adalah bukti konkret dari pesanan barang yang telah pembeli buat kepada penjual. Lebih dari itu, PO juga mencerminkan komitmen kuat dari penjual untuk menerima dan memenuhi pesanan pembeli, karena purchase order ini memiliki nilai hukum yang dapat digunakan sebagai pijakan jika suatu hari terjadi perselisihan atau kebingungan.
Selain itu, PO hadir sebagai penyelamat dari potensi kekeliruan atau kesalahan dalam proses pemesanan. Semua detail penting, mulai dari merek produk hingga jumlah pesanan, tercatat dengan jelas dalam purchase order. Bahkan harga pembelian barang pun sudah tertera dengan rapi, sehingga Anda dapat terhindar dari masalah harga saat supplier mengirimkan tagihan.
Dokumen PO ini juga berguna bagi tim keuangan perusahaan Anda, karena PO adalah sahabat setia dalam perencanaan anggaran. Dengan PO yang lengkap, Anda dapat mengatur pembayaran tepat waktu tanpa kebingungan.
Dokumen ini juga berperan sebagai bukti yang kuat bahwa bisnis Anda berjalan sesuai peraturan dan standar yang berlaku ketika Anda harus berurusan dengan auditor, bank, atau instansi pemerintah.
Lalu, bagi Anda yang sebagai penjual, PO merupakan pengingat yang berharga. PO mengingatkan Anda untuk memenuhi pesanan sesuai dengan semua detail yang tercantum, termasuk harga dan tenggat waktu pengiriman. Dengan dokumen ini, Anda dapat melacak pesanan dengan lebih mudah, memastikan semua berjalan lancar, dan memenuhi komitmen Anda pada pelanggan.
Jadi, meskipun hanya selembar dokumen, PO memiliki peran penting yang tak tergantikan dalam bisnis. Ini adalah alat yang memungkinkan berbagai pihak terlibat untuk menjalankan transaksi dengan efisien, mencegah kesalahan, dan menghindari potensi perselisihan di masa depan. Maka dari itu, sebaiknya Anda tidak meremehkan kekuatan sebuah purchase order!
Tahukah Anda?
Saat ini, sistem purchasing hadir untuk mengotomatiskan seluruh manajemen pembelian secara optimal, termasuk dalam pembuatan dokumen-dokumen purchase order. Untuk selengkapnya, telusuri artikel berikut:
Langkah Selanjutnya Setelah Purchase Order Dikirim
Setelah pembeli mengirim PO ke penjual, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual. Penjual dapat menyetujui atau menolak kontrak yang pembeli tawarkan.
Ketika penjual telah menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli, maka penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan PO yang telah disetujui.
Contoh:
Ali bertanggung jawab dalam melakukan pembelian material untuk membuat produk baru dengan alamat perusahaan manufaktur tempat ia bekerja. Ia kemudian membuat PO dengan jumlah dan harga barang beserta seluruh kebutuhannya secara detail lalu mengirimnya ke pemasok.
Pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan Ali menerima PO dari Ali. Setelah mereka menyetujui pesanan pembelian dari Ali, kemudian mereka membuat invoice atau tagihan yang menyatakan biaya yang harus dibayar oleh Ali.
Setelah pembayaran terpenuhi oleh Ali, maka pemasok harus mengirimkan tanda bukti pembayaran dan memenuhi pesanan Ali sesuai dengan kesepakatan waktu.
Mengapa Anda Perlu Menggunakan Purchase Order?
Banyak perusahaan yang masih enggan untuk menggunakan PO. Hal ini karena mereka menganggap dokumen ini merepotkan atau memperlambat transaksi. Mereka juga biasanya malas menggunakannya karena mereka merasa sudah memiliki hubungan yang sangat akrab dengan vendor atau supplier mereka.
Melakukan pemesanan melalui pesan singkat atau telepon mungkin wajar ketika bisnis Anda masih kecil. Tetapi ketika bisnis Anda semakin berkembang dan kebutuhan Anda menjadi semakin kompleks dan spesifik, maka permasalahan dapat terjadi akibat kurang detailnya permintaan pesanan ke pemasok.
Bayangkan ketika Anda menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan Anda. Sementara itu, Anda tidak memiliki dokumen yang dapat Anda gunakan sebagai rujukan. Hal ini bisa menimbulkan kesalahpahaman antara Anda dan pemasok. Hubungan bisnis Anda dengan pemasok juga bisa menjadi renggang.
Namun, skenario ini tidak akan terjadi apabila Anda menggunakan purchase order.
PO penting bagi Anda sebab dokumen ini berisi informasi mengenai pesanan Anda secara detil. Ini sangat berguna terutama jika Anda memesan barang yang berbeda dalam jumlah banyak. PO berperan sebagai kontrak Anda dengan pemasok sekaligus titik acuan ketika ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai.
5 Tips Sebelum Melakukan Purchase Order
Sekarang, Anda telah mengetahui bahwa purchase order memberikan kemudahan pada perusahaan Anda dalam hal pembelian pesanan sehingga Anda tidak perlu khawatir jika ada kesalahan.
Setelah mengetahui alasan dan manfaat dari purchase order mungkin Anda tertarik untuk membuatnya agar dapat mempermudah kegiatan jual-beli Anda. Jika demikian, kami menyediakan beberapa tips yang harus Anda perhatikan sebelum Anda membuatnya. Apa sajakah itu? Berikut adalah lima tips tersebut:
1. Berikan informasi secara lengkap pada dokumen PO
Ketika mengisi dokumen pembelian atau purchase order, Anda harus memberikan informasi secara sedetil dan selengkap mungkin. Jika tidak, maka dapat menimbulkan masalah.
Sebagai pemesan, Anda wajib mencantumkan informasi lengkap terkait profil dari perusahaan Anda, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan lainnya. Hal ini tentu akan memudahkan proses pembelian dengan produsen Anda.
Selain itu, informasi mengenai pesanan Anda juga harus Anda berikan secara detail, agar tidak terjadi kekeliruan dan kesalahan dalam pembelian, seperti merek apa yang Anda pesan, nama barang, jumlah pesanan, dan informasi lainnya yang berkaitan.
Dengan begitu, produsen atau supplier akan mengetahui permintaan Anda. Anda juga dapat membuat daftar tersebut dalam tabel agar lebih memudahkan.
Terakhir, Anda harus memberikan informasi lengkap mengenai supplier yang Anda pilih, seperti informasi waktu pengiriman yang Anda pilih dan metode pembayarannya.
2. Pilihlah supplier yang tepat
Dalam menjalankan bisnis, Anda membutuhkan supplier sebagai sumber pemasokan bahan baku atau hal lainnya. Tidak mengherankan jika Anda memiliki banyak pilihan supplier. Namun, jika Anda tidak memilih yang tepat, alih-alih mendapatkan transaksi pembelian yang sukses, justru proses transaksi akan menjadi terhambat.
Hal tersebut menjadi salah satu sumber masalah dalam melakukan purchase order. Karena itu, Anda perlu memilih pemasok mana yang membantu Anda dalam kemajuan bisnis, sesuai dengan kriteria perusahaan Anda. Misalnya, pemasok yang memberikan penawaran dan pelayanan terbaik atau kriteria lainnya.
Untuk meminimalisir terjadinya kecurangan dari pihak supplier, Anda juga dapat menggunakan sistem purchase order. Anda dapat melihat berapa jumlah pembelian barang yang sesuai dan tidak sesuai dengan pesanan Anda.
3. Lakukan negosiasi
Inilah alasan lain mengapa Anda harus memilih supplier yang tepat dan sesuai. Tak sedikit perusahaan yang berpikir bahwa harga pesanan pada purchase order bernilai mutlak dan unnegotiable atau tidak bisa ditawar lagi. Nyatanya, itu tidak benar.
Anda dapat melakukan negoisasi atau tawar-menawar dengan supplier Anda dengan meyakinkan pada mereka bahwa Anda akan menjadi pembeli tetap, atau dengan kata lain konsisten memesan kepada supplier tersebut secara berkala. Proses negoisasi ini tentunya dilakukan untuk keuntungan kedua belah pihak.
4. Jalin hubungan baik dengan supplier
Ketika Anda telah memilih supplier yang tepat, akan lebih menguntungkan bagi Anda kedepannya jika Anda menjalin hubungan kerjasama yang baik dan dekat.
Selain seperti proses negoisasi yang akan berjalan lebih lancar, Anda juga mendapatkan keuntungan lain seperti memperoleh nasihat atau saran terkait produk yang mereka jual sehingga Anda dapat memanfaatkannya semaksimal mungkin.
Hal ini tentu saja karena supplier-lah yang paling paham tentang produk yang mereka jual. Maka dari itu, jalinlah kerjasama yang baik dengan mereka dan jangan mengabaikan nasihat atau sarannya.
5. Pastikan pesanan sesuai
Memastikan apakah pesanan sesuai dengan perusahaan atau tidak bukanlah hal yang mudah, karena kebutuhan setiap departemen pada perusahaan tentu akan berbeda. Jadi, pemesanan produk pun akan berbeda pula antar satu departemen dengan lainnya.
Karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui terlebih dahulu sebelum melakukan purchase order, apakah pesanan sesuai dengan tujuan perusahaan Anda?
Dengan demikian, Anda dapat menghindari pembelian barang yang tidak sesuai atau tidak cocok dengan perusahaan. Maka dari itu, ada baiknya jika Anda melakukan cross-check atau pemeriksaan kembali terkait pesanan Anda.
Selain itu, Anda juga perlu mencantumkan nomor pada pemesanan, agar lebih memudahkan dalam penelusuran dokumen PO jika ada kesalahan yang tak terduga.
Bagaimana Software Purchasing Dapat Memudahkan Pembuatan Purchase Order?
Kita semua tahu bahwa proses pembuatan Purchase Order (PO) adalah inti dari manajemen rantai pasok dalam bisnis. Namun, pernahkah Anda berpikir sejenak tentang seberapa efisien proses ini saat masih menggunakan pendekatan manual?
Tentu, memang terlihat biasa, tetapi tahukah Anda bahwa berbagai masalah bisa muncul? Beberapa di antaranya adalah dokumen yang hilang, pengisian yang salah, dan pelacakan yang sulit.
Sekarang, bayangkan jika ada solusi yang bisa mengatasi semua masalah tersebut. Jawabannya adalah perangkat lunak pengelolaan pembelian yang canggih, yaitu sistem purchasing atau pembelian. Mari kita lihat bagaimana perangkat lunak ini dapat mengubah cara Anda berbisnis menjadi lebih efisien dan efektif.
Otomatisasi dalam pembuatan
Salah satu keunggulan besar dari sistem purchasing atau procurement ini adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi proses pembuatan PO. Ketika membuat PO secara manual, Anda harus memulai dari nol setiap kalinya, yang tentunya berisiko terjadinya kesalahan manusia.
Namun dengan software yang tepat, sebagian besar informasi yang Anda butuhkan sudah ada dalam sistem. Ini berarti Anda tidak perlu lagi mengisi seluruh informasi secara manual, yang artinya Anda dapat menghemat waktu dan juga memastikan keakuratan data.
Integrasi sistem yang mulus
Perangkat lunak canggih ini juga dapat dengan mudah terintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti inventaris atau akuntansi. Ini berarti Anda dapat mengakses informasi yang Anda butuhkan dengan cepat, seperti stok barang atau laporan keuangan, yang bisa sangat berguna saat membuat PO.
Integrasi ini juga mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa semua departemen dapat mengakses data yang relevan.
Sebagai pengingat dan pemberi validasi otomatis
Sistem perangkat lunak ini juga memberikan pengingat dan validasi otomatis yang membantu Anda saat membuat PO. Contohnya, jika jumlah pesanan melebihi anggaran yang ditetapkan, sistem akan memberi peringatan. Ini merupakan langkah yang sangat penting dalam menjaga agar bisnis Anda tetap sesuai dengan kebijakan dan anggaran yang telah ditetapkan.
Melacak riwayat transaksi
Salah satu tantangan dalam pembuatan PO manual adalah melacak riwayat transaksi. Secara manual, mencari dokumen PO lama atau memeriksa status pengiriman bisa menjadi tugas yang melelahkan.
Tetapi dengan perangkat lunak purchasing, Anda dapat dengan mudah melihat riwayat transaksi, termasuk PO sebelumnya, status pengiriman, dan riwayat pembayaran. Ini membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data historis.
Lalu, Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Purchasing yang Tepat untuk Perusahaan Anda?
Agar tidak salah dalam memilih vendor aplikasi purchasing yang tepat bagi bisnis Anda, Anda dapat membaca artikel berikut:
Contoh Surat Purchase Order Digital & Purchase Order Manual
Pada umumnya, purchase order berperan penting dalam mendokumentasikan detail pembelian yang dilakukan oleh pihak pembeli. Informasi rinci dalam PO meliputi:
- Nama pemesan
- Nama perusahaan
- Alamat pengiriman
- Alamat penagihan
- Tanggal pengiriman
- Nomor telepon
- Alamat email
- Nama produk
- Jumlah barang
- Harga barang
- Metode pembayaran
- Cara pengiriman
- Nomor pesanan
- Syarat dan ketentuan transaksi
Jika Anda masih menggunakan purchase order manual, berarti Anda masih terjebak dalam format kertas yang kuno. Meskipun terlihat seperti cara yang sudah biasa Anda lakukan, sebenarnya metode ini jauh dari efisien.
Setiap kali Anda melakukan siklus pembelian, biasanya melibatkan sejumlah dokumen, seperti rekuisisi, purchase order (PO), goods received note, faktur, dan lainnya. Ketika semua dokumen ini Anda simpan dalam format kertas, berbagai masalah dapat timbul.
Software pembelian adalah fondasi dalam proses perusahaan untuk mengakuisisi produk atau jasa. Sistem ini mengurus seluruh aliran dari permintaan pembelian hingga produk diterima dan pembayaran dilakukan. Inilah sebabnya mengapa purchase order menjadi elemen kunci dalam sistem pembelian.
Tetapi jika perusahaan Anda masih menggunakan cara manual dengan dokumen berbentuk kertas, risiko kehilangan atau rusaknya dokumen tersebut sangat besar. Jika terjadi pembelian ganda atau Anda harus mengakses catatan transaksi yang lebih lama, akan sangat sulit menemukan informasi yang Anda perlukan.
Oleh karena itu, sistem procurement ini merupakan solusi yang sangat Anda perlukan untuk mengatasi masalah ini. Dengan beralih ke sistem digital, Anda dapat menghindari kerumitan penyimpanan dokumen fisik dan menghemat waktu berharga.
Jadi, jangan ragu untuk mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem pembelian yang efisien dan modern. Anda bisa mendapatkan penawaran harga untuk sistem pembelian Anda dengan meng-klik skema harga di bawah ini!
Berikut ini adalah contoh surat purchase order manual:
Selain memudahkan Anda membuat purchase order secara digital, sistem pembelian otomatis juga memungkinkan Anda untuk dapat membuat request for quotation, blanket order (kontrak), persetujuan pembelian, dan berbagai dokumen penting lainnya secara digital.
Karena itulah penggunaan sistem purchasing menjadi satu kewajiban bagi perusahaan untuk mengoptimalkan seluruh proses bisnisnya. Manfaat dari sistem ini tentunya dapat mempercepat perkembangan perusahaan Anda.
Kesimpulan
Purchase order memudahkan perusahaan untuk menentukan berbagai produk apa saja yang esensial dan harus diutamakan. Namun, pengadaaan barang yang banyak membuat perusahaan kesulitan dalam menentukan daftar belanja dan budget yang ada.
Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan software procurement atau sistem pembelian, terutama sistem milik HashMicro, untuk memudahkan pengadaan barang secara otomatis, seperti dalam pembuatan dokumen purchase order. Dengan begitu, seluruh daftar barang dan harga dari produk dapat tersimpan secara otomatis dengan sistem pembelian.
Sistem Procurement HashMicro juga dapat dengan mudah menghubungkan Anda dengan supplier melalui sebuah portal sehingga mempercepat proses pemesanan.
Jika Anda tertarik untuk menggunakan sistem pembelian HashMicro yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat meng-klik gambar di bawah ini.
Pertanyaan Seputar Purchase Order System
Bagaimana Cara Kerja Purchase Order System?
Purchase order mencantumkan jenis dan jumlah barang yang akan dibeli oleh pembeli, harga barang tersebut, serta tanggal jatuh tempo produk. Sistem ini berfungsi sebagai kontrak yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual, memastikan bahwa pembeli akan membayar penjual setelah menerima barang yang diminta. Baca selengkapnya di sini!Mengapa Purchase Order System Dibutuhkan Oleh Perusahaan?
Purchase order memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan, seperti membantu menghindari pesanan ganda. Ketika perusahaan memutuskan untuk meningkatkan skala bisnis, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa. Selain itu, ketika pembeli memesan produk serupa, mencocokkan faktur bisa jadi sulit.Siapa Yang Biasanya Menggunakan Purchase Order System?
Purchase order dilakukan oleh pembeli yang ingin memastikan bahwa mereka mendapatkan apa yang mereka pesan, sementara faktur dikeluarkan oleh vendor yang ingin memastikan bahwa mereka dibayar. Pesanan pembelian dikirim oleh pembeli ke vendor terlebih dahulu, dan menguraikan dengan tepat apa yang harus ada dalam pesanan dan kapan pesanan tersebut harus tiba. Baca selengkapnya di sini!Risiko Apa Saja Yang Bisa Didapatkan Ketika Mengadakan Purchase Order?
Risiko untuk membuka purchase order adalah kelemahan dalam kontrol pembelian yang menyebabkan kebocoran kas dan skema penagihan yang memungkinkan penipu untuk mencuri sejumlah besar dana dalam jangka waktu yang lama. Baca selengkapnya di sini!Apa Keuntungan Menggunakan Purchase Order System?
Beberapa keuntungannya adalah akses cepat untuk mendapatkan dana, persyaratan pembayaran yang mudah, dan risiko penagihan berada di tangan pemberi pinjaman. Baca selengkapnya di sini!
