Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contohnya

Apa itu Purchase Order (PO)? Seiring dengan meningkatnya permintaan untuk produk dalam Procurement System, proses bisnis Anda mungkin menjadi lebih kompleks. Adanya PO dapat mempermudah bisnis Anda dalam memenuhi permintaan produk Anda. 

Apalagi jika perusahaan Anda menggunakan sistem pembelian, karena dalam sistem ini nantinya Anda dapat mempersiapkan produk yang sesuai dengan permintaan pelanggan guna mencegah pemborosan dan penumpukan barang. Mengontrol biaya procurement menjadi lebih efisien dan mengelola setiap pengajuan pembelian dari setiap cabang merupakan manfaat dari Software Pembelian berbasis cloud.

Dulu Anda mungkin dapat dengan mudah memesan material dari supplier hanya melalui telepon atau email. Tetapi ketika bisnis Anda semakin besar, maka penyuplaian pun menjadi lebih sulit dikelola. Oleh sebab itu, di sinilah peran dari purchase order menjadi sangat berguna. Software Procurement berbasis web sudah terintegrasi dengan sistem akuntansi, sistem manajemen inventaris, dan lainnya. 

Simak artikel berikut ini untuk mengetahui pengertian, komponen, serta contohnya! 

Apa Itu Purchase Order?

Apa itu maksud purchase order? Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok.

Dengan kata lain, PO dapat berperan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang pembeli inginkan. Pada saat pengajuan PO, seringkali pembeli telah mencantumkan spesifikasi serta informasi terkait barang yang akan dipesan dari penjual. 

Baca juga: Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Procurement yang Tepat bagi Bisnis?

Rincian Purchase Order

Mirip seperti invoice, PO berisi rincian penting mengenai barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli. Adapun rincian penting tersebut meliputi:

• Nama pemesan
• Nama perusahaan
• Alamat pengiriman
• Alamat penagihan
• Tanggal pengiriman
• Nomor telepon
• Alamat email
• Nama produk
• Jumlah barang
• Harga barang
• Metode pembayaran
• Cara pengiriman
• Nomor pesanan
• Syarat dan ketentuan transaksi

Manfaat Purchase Order

1. Dokumen Purchase Order dapat menjadi bukti. Baik bukti pemesanan barang oleh pembeli maupun penerima pesanan oleh penjual. Bukti ini dapat menjadi dokumen yang sah secara hukum jikalau terjadi perselisihan suatu saat nanti.
2. Bagi pembeli, dokumen PO yang memuat informasi lengkap akan membantu Anda terhindar dari kesalahan atau kekeliruan, baik terkait merek yang Anda pesan, nama barang, jumlah pesanan, dan informasi lainnya terkait pemesanan produk. Selain itu, dalam dokumen PO akan terlihat harga pembelian barang, ini akan membantu Anda untuk terhindar dari kesalahan harga saat ditagih oleh supplier. 
3. Bagi perusahaan, akan memudahkan departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran sehingga Anda akan terhindar dari pembayaran jatuh tempo. Manfaat lain bagi perusahaan ialah sebagai bukti pada auditor, bank dan pemerintah bahwa transaksi bisnis pada perusahaan Anda berjalan dengan benar dan sesuai dengan peraturan.
4. Bagi penjual, dokumen PO berguna untuk mengingatkan supplier atau produsen agar menyediakan barang sesuai detail pesanan, harga pesanan dan  waktu yang telah ditentukan. Supplier juga dapat melacak pesanan yang masuk agar memudahkan dalam pengiriman.

Fungsi Purchase Order

1. Berfungsi sebagai bukti pemesanan barang dari penjual dan komitmen penjual untuk menerima pesanan
2. Menghindari terjadinya kesalahan dalam pengadaan barang
3. Menghindari kesalahan harga pembelian ketika pengadaan barang
4. Membantu perusahaan dalam melacak barang sehingga memaksimalkan inventaris
5. Mengingatkan penjual untuk melakukan  pembelian barang ketika stok barang telah habis
6. Sebagai dokumen untuk mengantisipasi ketika terjadinya perselisihan
7. Membantu akuntan untuk mendistribusikan anggaran pengadaan
8. Membuktikan auditor, pajak, dan bank bahwa perusahaan melakukan pengadaan barang secara benar

Perbedaan PO dengan Invoice?

Perbedaan antara PO dan invoice adalah pada pihak yang membuatnya. Pembuatan PO melalui pembeli lalu dilanjutkan kepada penjual atau pemasok. Sementara itu, pembuatan  invoice   penjual setelah PO disepakati dan kemudian dikirimkan ke pembeli agar mereka dapat segera membayar pembelian mereka. Baik PO dan invoice, kedua dokumen ini sama-sama berperan penting bagi bisnis apa pun.

Perbedaan Purchase Order (PO) dengan Purchase Requisition (PR)

Banyak orang tidak tahu perbedaan antara Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR). Keduanya merupakan sarana untuk mendokumentasikan aktivitas pemesanan, namun keduanya memiliki tingkat persetujuan yang berbeda. PR hanya mendokumentasikan daftar barang yang dipesan oleh Pembeli. Jika ada pesanan, berarti perusahaan pembeli atau toko telah menyetujui permintaan Pelanggan. Proses persetujuan dari permintaan pembelian hingga pesanan pembelian biasanya dilakukan dan disetujui oleh departemen kontrol dan akuntansi.

Oleh karena itu, ketika PR disetujui oleh pihak-pihak tersebut di atas, pesanan pembelian atau dokumen pembelian dibuat. Lebih khusus lagi, setelah menerima PR, manajemen akan menghubungi pemasok untuk memastikan bahwa barang yang tercantum dalam PR tersedia. Setelah konfirmasi oleh pemasok, pesanan pembelian benar-benar dibuat dan ditandatangani. Dengan cara ini, setidaknya pembeli dapat menghindari kemungkinan pembatalan pesanan oleh pemasok.

Baca juga: 5 Rekomendasi Purchase Order Cloud Software Terbaik di Indonesia!

Langkah Selanjutnya Setelah PO Dikirim?

Setelah pembeli mengirim PO ke penjual, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual. Penjual dapat menyetujui atau menolak kontrak yang pembeli tawarkan. Ketika penjual telah menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli, maka penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan PO yang telah disetujui. Hal ini tentu akan mempersulit perusahaan dalam mengelola PO. Saat ini, sistem purchase hadir untuk mengotomatiskan seluruh manajemen pembelian secara otomatis dan optimal. 

Contoh:

Ali bertanggung jawab dalam melakukan pembelian material untuk membuat produk baru dengan alamat perusahaan manufaktur tempat ia bekerja. Ia kemudian membuat PO dengan jumlah dan harga barang beserta seluruh kebutuhannya secara detail lalu mengirimnya ke pemasok.

Pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan Ali menerima PO dari Ali. Setelah mereka menyetujui pesanan pembelian dari Ali, kemudian mereka membuat invoice atau tagihan yang menyatakan biaya yang harus dibayar oleh Ali. Setelah pembayaran terpenuhi oleh Ali, maka pemasok harus mengirimkan tanda bukti pembayaran dan memenuhi pesanan Ali sesuai dengan kesepakatan waktu.

Mengapa Anda Perlu Menggunakan Purchase Order?

Banyak perusahaan yang masih enggan untuk menggunakan PO. Hal ini karena mereka menganggap dokumen ini merepotkan atau memperlambat transaksi. Mereka juga biasanya malas menggunakannya karena mereka merasa sudah memiliki hubungan yang sangat akrab dengan vendor atau supplier mereka.

Melakukan pemesanan melalui pesan singkat atau telepon mungkin wajar ketika bisnis Anda masih kecil. Tetapi ketika bisnis Anda semakin berkembang dan kebutuhan Anda menjadi semakin kompleks dan spesifik, maka permasalahan dapat terjadi akibat kurang detailnya permintaan pesanan ke pemasok.

Bayangkan ketika Anda menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan Anda. Sementara Anda tidak memiliki dokumen yang dapat Anda gunakan sebagai rujukan. Hal ini bisa menimbulkan kesalahpahaman antara Anda dan pemasok. Hubungan bisnis Anda dengan pemasok juga bisa menjadi renggang. Skenario ini tidak akan terjadi bila Anda menggunakan purchase order.

PO penting bagi Anda sebab dokumen ini berisi informasi mengenai pesanan Anda  secara detail. Ini sangat berguna terutama jika Anda memesan barang yang berbeda dalam jumlah banyak. PO berperan sebagai kontrak Anda dengan pemasok sekaligus titik acuan ketika ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai.

5 Tips Sebelum Melakukan Purchase Order

Melihat penjelasan tersebut, sudah jelas bahwa Purchase Order memberikan kemudahan pada perusahaan Anda dalam hal pembelian pesanan sehingga Anda tak perlu khawatir jika ada kesalahan. Alangkah lebih mudah dan praktisnya lagi jikalau Anda menggunakan sistem pembelian.

Setelah mengetahui alasan dan manfaat dari Purchase Order mungkin Anda tertarik menerapkan Purchase Order. Terdapat beberapa tips yang harus Anda perhatikan sebelum Anda membuatnya. Lantas, apa sajakah itu? Berikut adalah lima tips tersebut;

1. Berikan informasi secara lengkap pada dokumen

Ketika mengisi dokumen pembelian, Anda harus memberikan detail informasi secara sedetail dan selengkap mungkin. Jika tidak, maka akan berakibat timbul masalah. Anda sebagai pemesan, wajib mencamtukan informasi lengkap terkait profil dari perusahaan Anda. Informasi seperti nama perusahaan, alamat, nomor telfon dan lainnya. Tentu ini akan memudahkan proses pembelian dengan produsen Anda. 

Selain itu, tak hanya profil perusahaan, namun juga pesanan Anda secara detail, agar tidak terjadi kekeliruan dan kesalahan dalam pembelian. Informasi detail pesanan seperti apa merek yang Anda pesan, nama barang, jumlah pesanan, dan informasi lainnya terkait pemesanan produk Anda.

Dengan begitu, produsen atau supplier akan mengetahui permintaan Anda. Jika diperlukan, Anda dapat membuat daftar tersebut dalam tabel agar lebih memudahkan. Anda juga harus memberikan detail informasi terkait produsen atau supplier yang Anda pilih. Seperti informasi waktu pengiriman yang Anda pilih dan metode pembayarannya.

2. Pilihlah supplier yang tepat

Dalam menjalankan bisnis, Anda membutuhkan supplier sebagai sumber pemasokan bahan baku atau hal lainnya. Tak mengherankan jika Anda memiliki banyak pilihan supplier. Namun, jika Anda tidak memilih supplier yang tepat, alih-alih mendapatkan transaksi pembelian yang sukses, justru proses transaksi akan terhambat. 

Hal tersebut menjadi salah satu problematika dalam melakukan purchase order. Anda perlu memilih supplier mana yang membantu Anda dalam kemajuan bisnis, sesuai dengan kriteria perusahaan Anda. Misalnya, supplier yang memberikan penawaran dan pelayanan terbaik atau kriteria lainnya. Berhati-hati dalam memilih supplier yang tepat karena tak menutup kemungkinan akan ada supplier yang nakal.

Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan sistem purchase order untuk meminimalisir terjadinya kecurangan pada supplier. Anda dapat melihat berapa jumlah pembelian barang yang sesuai dan tidak sesuai dengan pesanan Anda. Penggunaan sistem purchase order tentu menjadi sesuatu hal yang wajib untuk perusahaan sehingga Anda dapat terhindar dari kecurangan supplier.

3. Lakukan negoisasi

Inilah alasan lain mengapa Anda harus memilih supplier yang tepat dan sesuai. Tak sedikit perusahaan yang berpikir bahwa harga pesanan pada Purchase Order bernilai mutlak dan unnegotiable atau tidak bisa ditawar lagi. Nyatanya, itu tidak benar.

Anda dapat melakukan negoisasi atau tawar-menawar dengan supplier Anda dengan meyakinkan pada supplier bahwa Anda akan menjadi pembeli tetap, atau dengan kata lain konsisten memesan kepada supplier tersebut secara berkala. Proses negoisasi dilakukan demi menguntungkan kedua belah pihak.

4. Jalin hubungan baik dengan supplier

Ketika Anda telah memilih supplier yang tepat, akan lebih menguntungkan kedepannya jika Anda menjalin hubungan kerjasama yang baik dan dekat. Selain seperti proses negoisasi yang akan berjalan lebih lancar, Anda juga mendapatkan keuntungan lain seperti memperoleh nasihat atau saran terkait produk yang mereka jual sehingga Anda dapat memanfaatkannya semaksimal mungkin.

Hal ini karena tentu saja supplier yang paling paham tentang produk yang mereka jual. Maka dari itu, jalinlah kerjasama yang baik dengan supplier dan jangan abaikan nasihat atau saran dari supplier. 

5. Pastikan pesanan sesuai 

Memastikan pesanan apakah sesuai dengan perusahaan bukanlah hal yang mudah, karena kebutuhan setiap departemen pada perusahaan tentu akan berbeda sehingga pemesanan produk pun akan berbeda pula antar satu departemen dengan lainnya. Menjadi penting untuk Anda sebelum melakukan purchase order untuk mengetahui terlebih dahulu, apakah pesanan sesuai dengan tujuan perusahaan Anda? 

Dengan melakukan hal demikian, Anda dapat menghindari pembelian barang yang tidak sesuai atau tidak cocok dengan perusahaan. Maka dari itu, jangan meremehkan tugas ini dan terlebih dahulu lakukan cross-check atau pemeriksaan kembali terkait pesanan Anda. Selain itu, Anda juga perlu mencamtukan nomor pada pemesanan, agar lebih memudahkan dalam penelusuran dokumen PO jika ada kesalahan yang tak terduga.

Contoh Surat Purchase Order Digital & Purchase Order Manual

Jika Anda menggunakan purchase order manual artinya menggunakannya dalam format kertas. Cara ini memang terlihat baik-baik saja, akan tetapi sebenarnya tidak efisien. Untuk setiap siklus pembelian, biasanya ada banyak dokumen yang dilibatkan, termasuk rekuisisi, PO, penawaran, goods received note, faktur, dan lain-lain.

Jika Anda menyimpan semua itu dalam tumpukan kertas, maka ada banyak konsekuensi yang bisa timbul. Sistem purchase adalah metode yang perusahaan gunakan untuk membeli produk atau jasa.

Sebuah purchasing system akan mengelola seluruh alur pengadaan barang mulai dari pemesanan, pembelian, pengiriman produk, penerimaan produk, dan pembayaran. Hal itulah mengapa dalam sistem purchase order wajib ada sebuah dokumen kontrak. Jika purchase masih menggunakan cara manual, maka dokumen ini akan berbentuk kertas.

Dokumen kertas dapat dengan mudah hilang dan rusak. Jika ada pembelian atau permintaan yang double, Anda mungkin akan kesulitan menemukannya. Anda mungkin juga bisa kehilangan dokumen-dokumen transaksi terdahulu Anda sewaktu-waktu. Penggunaan Sistem Pembelian dengan cara otomatis merupakan solusi yang tepat untuk masalah-masalah tersebut. Dapatkan harga sistem pembelian.

Berikut ini adalah contoh purchase order manual:

Selain memudahkan Anda membuat purchase order secara digital, sistem pembelian otomatis juga memungkinkan Anda untuk dapat membuat request for quotation, blanket order (kontrak), persetujuan pembelian, dan berbagai dokumen penting lainnya secara digital.

Penggunaan sistem purchase menjadi satu kewajiban bagi perusahaan untuk mengoptimalkan seluruh proses bisnisnya. Manfaat dari sistem purchase tentu dapat mengembangkan perusahaan menjadi lebih cepat dari sebelumnya.

Baca juga: Pentingnya Purchase Order (PO) dalam Bisnis!

Kesimpulan

Purchase order adalah sebuah dokumen tertulis baik digital atau manual sebagai daftar barang produksi yang harus perusahaan beli. Hal itu akan memudahkan perusahaan untuk menentukan berbagai produk apa saja yang esensial dan harus diutamakan.

Namun, pengadaaan barang yang banyak membuat perusahaan kesulitan dalam menentukan daftar belanja dan budget yang ada. Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan software procurement untuk memudahkan pengadaan barang secara otomatis. Semua daftar barang dan harga dari produk dapat tersimpan secara otomatis dengan sistem pembelian.

Sistem Procurement dapat dengan mudah melacaknya kapan pun Anda mau. Sistem ini juga dapat menghubungkan Anda dengan supplier melalui sebuah portal sehingga mempercepat proses pemesanan.

Perusahaan dapat mengintegrasikan Sistem pembelian dengan software akuntansi untuk mengotomatiskan pembayaran pengadaan barang. Beralih ke HashMicro dan dapatkan beragam sistem atau software yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda masing-masing. Dapatkan demo gratisnya di sini.