Pahami Pengertian Procurement dan Alurnya bagi Bisnis Anda

Procurement adalah istilah yang sudah tidak asing dalam menjalankan usaha bisnis. Singkatnya, kegiatan ini merupakan pemenuhan kebutuhan perusahaan dalam bentuk barang dan jasa. Bagaimana tidak, dalam suatu bisnis perusahaan yang bergerak di bidang apapun dan dalam perusahaan skala besar maupun kecil tentunya akan membutuhkan barang atau jasa untuk melancarkan bisnisnya.

Perkembangan teknologi dan internet yang semakin canggih membuat inovasi baru bermunculan. Salah satunya adalah Sistem procurement yang membantu Anda dalam mengelola proses pengadaan mulai dari efisiensi biaya, pembayaran yang tepat waktu, hingga keterlacakan produk secara penuh. Software ini kemudian mengacu pada proses pengadaan barang atau jasa melalui web atau internet. Untuk mengetahui rinciannya, unduh skema perhitungan harganya.

Instansi pemerintah, perusahaan BUMN, dan perusahaan swasta di Indonesia banyak menggunakan sistem pengadaan barang dan jasa melalui internet ini. Ketahui lebih detail mengenai perbedaan dan antara procurement dan purchasing di artikel berikut ini.

Apa Itu Procurement?

Menurut Marbun (2010), procurement adalah sebuah upaya untuk mendapatkan suatu barang atau jasa yang diperlukan. Kegiatan mendapatkan barang atau jasa yang tersebut dilakukan dengan dasar pemikiran logis dan sistematis yang mengikuti norma serta etika yang berlaku dan menggunakan metode dan proses yang baku. Kesimpulannya adalah proses pengadaan barang atau jasa berupa mesin, tenaga jasa, dan bahan sesuai kebutuhan perusahaan. 

Pada umumnya kegiatan ini terlaksana karena perusahaan memerlukan barang atau jasa dalam skala yang besar sehingga kegiatan ini dapat mendukung kegiatan operasional bisnis perusahaan.

Selain itu, perusahaan mendapatkan keuntungan yang besar dengan meminimalisir pengeluaran keuangan pengadaan barang atau jasa. Kegiatan ini juga merupakan seluruh tindakan proses pengadaan barang atau jasa mulai dari tahap perencanaan, proses dengan vendor, pengambilan keputusan, hingga penerimaan barang. 

Job Desk Staff Procurement

Peran divisi ini dalam perusahaan tentunya sangat penting karena bertugas mengatur dan merencanakan proses pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Setelah Anda memahami pengertiannya, sekarang Anda harus mengetahui apa saja tugas tim yang ada di dalam divisi ini untuk membantu proses pengadaan barang atau jasa. 

1. Menyeleksi serta menjalin hubungan baik dengan supplier

Salah satu tugas divisi procurement adalah mencari supplier. Selain itu, Anda juga perlu menyeleksi supplier yang tepat untuk memenuhi persyaratan dengan membandingkan biaya dan kualitas dari beberapa supplier.

Proses pemilihan berupa menyeleksi dari segi kualitas, kuantitas dan harga dan evaluasi sebelum terjadi kesepakatan. Dalam hal ini staf divisi pengadaan barang dan jasa juga akan menghubungi, membuat perjanjian, dan menjalin hubungan baik dengan supplier. 

2. Memilih teknologi yang sesuai

Tim pengadaan barang dan jasa perlu memilih media apa yang akan Anda gunakan untuk proses pengadaan barang dan jasa. Apakah Anda melakukannya secara manual melalui tatap muka, dokumen kertas atau Anda dapat mengimplementasikan proses pengadaaan barang dan jasa berbasis teknologi. 

3. Melakukan pembelian

Dalam peran ini staf pengadaan barang atau jasa mengajukan negosiasi harga kepada vendor ataupun supplier. Hal ini dapat Anda lakukan untuk mendapatkan harga paling rendah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Setelah melakukan negosiasi dan mencapai kesepakatan bersama, langkah selanjutnya adalah pembuatan kontrak jual beli dan penandatanganan kontrak sebagai dokumen hukum yang mengikat antar pihak.

Langkah terakhir adalah pembelian atau purchasing. Dalam hal ini, tim perlu memastikan kualitas dan kuantitas barang dan jasa yang dipesan, biaya total dan persetujuan alur kerja dari supplier.

4. Mengevaluasi pemasok

Setelah melakukan pembelian barang dan jasa, Anda perlu mengawasi atau melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier. Jika terdapat kekurangan dalam supply chain maupun kinerja pemasok yang belum maksimal. Maka, hal ini dapat menjadi evaluasi atau masukan bagi supplier untuk ke depannya. 

Kemudian, banyaknya produk pada suatu perusahaan tentunya menyebabkan kesulitan dalam mengontrol. Guna mengelola produk dan material secara akurat dan lengkap maka Anda dapat menggunakan Sistem Supply Chain Management sehingga rantai suplai dapat terkendali dan lebih efisien karena dilakukan secara otomatis melalui suatu sistem.

Baca Juga : Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat

Alur Pengadaan Barang (Procurement) dan Jasa

Karena alur pengadaan barang dan jasa merupakan kebutuhan perusahaan tentunya Perusahaan harus memiliki tim pengadaan barang dan jasa yang strategis. Karena hal itu, tim ini harus menyusun strategi rencana pengadaan barang dan jasa yang baik untuk dapat melancarkan operasional bisnis perusahaan Anda. 

Proses pengadaan barang dan jasa untuk setiap perusahaan tentunya berbeda-beda tergantung kebutuhan barang dan jasa perusahaan. Meskipun begitu, ada beberapa alur pengadaan barang dan jasa yang umum dilaksanakan. Berikut adalah alur-alur pengadaan barang dan jasa:

1. Mencatat apa saja barang dan jasa yang dibutuhkan

Sebelum mencatat barang dan jasa yang dibutuhkan, perusahaan perlu mengumpulkan data kinerja perusahaan dan target perusahaan. Tim khusus yang melakukan hal ini bermanfaat untuk proses penghematan biaya perusahaan.

Selanjutnya, tim ini harus memulai dengan menentukan dan mencatat barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Proses pengadaan barang dan jasa tersebut dilaksanakan berdasarkan SOP perusahaan.

2. Mencari sumber barang dan jasa

Pihak perusahaan harus menyeleksi dari list kandidat supplier. Saat memilih supplier perusahaan bisa melakukannya dengan cara swakelola, penunjukan langsung, pemilihan langsung, pembukaan tender secara umum maupun terbatas.

Pada umumnya perusahaan membuka tender kepada pemasok barang atau jasa. Dalam hal ini supplier berlomba memberikan harga dan kualitas terbaik. Selanjutnya, perusahaan akan memberikan inquiry document ke supplier. 

3. Memilih vendor yang tepat

Setelah perusahaan Anda mendapatkan list supplier dan vendor, hal yang selanjutnya Anda lakukan adalah menganalisa vendor tersebut dari segi kualitas, kuantitas, dan juga pengalaman sebelumnya. Setelah itu, Anda pastinya telah menghapus daftar supplier yang kurang cocok dengan kebutuhan perusahaan.

Alur selanjutnya adalah perusahaan melakukan permintaan penawaran kepada pemasok yang terpilih untuk dapat melihat keuntungan dari penawaran tersebut. Saat perusahaan menerima tawaran dari pemasok, maka perusahaan akan melakukan negosiasi dengan pemasok barang supaya perusahaan anda dapat meminimalisir pengeluaran keuangan. Nantinya, perusahaan akan memilih supplier yang terbaik dan terpilih sebagai pemenang tender pengadaan barang dan jasa. 

4. Membuat dan memantau pembelian

Setelah perusahaan memilih vendor yang paling tepat sesuai kebutuhan, maka alur selanjutnya adalah membuat dokumen purchase order (PO) yang nantinya akan diberikan kepada supplier terpilih sebagai suatu bukti jadi pembelian. Pada umumnya dokumen ini ditandatangani individual oleh pihak manajemen.

Setelah supplier menerima PO, maka mereka akan mengirimkan delivery order atau working order ke pembeli. Pada tahap ini juga staf procurement memantau apakah pembelian barang dan jasa berjalan dengan lancar atau tidak sebelum melakukan pembayaran atau pelunasan. Jika ada kekurangan dalam kualitas atau kuantitas barang dan jasa, maka Anda bisa melakukan negosiasi.

5. Penerimaan barang atau jasa 

Setelah supplier dan perusahaan sudah menyetujui proses pengadaan selanjutya, supplier akan mengirimkan barang dan jasa tersebut. Nantinya, sebelum melakukan pembayaran atau pelunasan pihak perusahaan akan mengecek barang dan jasa tersebut dari segi kualitas maupun kuantitas.

Jika terdapat kekurangan maka perusahaan berhak melakukan negosiasi, komplain atau return sesuai kesepakatan bersama. Selanjutnya, perusahaan akan menerima dokumen invoice dan melakukan pengecekan delivery order, purchase order, dan invoice. 

6. Pembayaran

Setelah perusahaan menerima barang dan jasa maka alur selanjutnya adalah pembayaran atau pelunasan. Nominal pembayarannya dilakukan sesuai kesepakatan bersama dan tertera di dokumen purchase order. Jika terdapat kekurangan dalam kualitas atau kuantitas barang maka negosiasi, komplain atau sistem return berlaku sesuai kesepakatan bersama dalam dokumen.

Langkah terakhir dalam alur pengadaan barang adalah pembayaran. Pembayaran pada saat pengadaan barang tentu menjadi satu tantangan bagi perusahaan. Hal itu karena banyaknya jumlah barang yang harus perusahaan beli.

Oleh karena itu, Hashmicro menyediakan Software Procurement untuk memudahkan proses pengadaan barang. Software ini dapat mengotomatiskan proses pengadaan barang sehingga perusahaan tidak akan terlupa atau kesulitan ketika melakukan pengadaan barang.

Baca Juga: Pengertian Standar Operasional Produk 

Apa Bedanya Procurement dengan Purchasing?

Pada dasarnya, procurement adalah semua proses kegiatan pengadaan barang dan jasa dari awal kegiatan seperti  membuat list, pemesanan, pembuatan purchase order hingga penerimaan barang sesuai kebutuhan perusahaan. Sedangkan, purchasing artinya pembelian barang dan jasa.

Seorang purchaser bertugas membeli barang, melakukan negosiasi membuat PO hingga pembayaran. Intinya, purchasing merupakan salah satu bagian dari kegiatan pengadaan. Dalam hal ini purchasement dan purchasing adalah suatu hal yang sangat erat kaitannya satu sama lain.

Baca Juga: Apa Manfaat Procurement Management bagi Perusahaan?

E-Procurement

Saat ini banyak perusahaan Indonesia yang menggunakan Sistem e-Procurement seperti BUMN dan instansi pemerintahan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa mereka. Namun semakin lama, banyak perusahaan swasta hingga start up menggunakan sistem ini karena berguna untuk menghemat waktu, biaya dan tenaga.

Sistem e-procurement adalah suatu proses keseluruhan pengadaan barang dan jasa berbasis web atau internet. Sistem pengadaan barang dan jasa ini seperti belanja online. Terdapat banyak supplier atau vendor dengan kategori produk, sistem pembayaran, serta pilihan jasa kirim yang lengkap dalam e-procurement. 

Kesimpulan

Procurement adalah suatu proses keseluruhan pembelian barang atau jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Perusahaan juga perlu mencari dan memilih supplier mana yang tepat dan sesuai dengan kebutuhannya baik itu dari segi kualitas maupun kuantitas hingga mencari harga yang paling rendah.

Seiring berjalannya waktu, banyak yang sudah tidak melaksanakan procurement ini karena terdapat Sistem e-Procurement. sistem ini dapat membuat kegiatan pengadaan barang dan jasa lebih hemat waktu, tenaga hingga biaya yang dikeluarkan.

Penggunaan software procurement dari Hashmicro untuk perusahaan atau instansi pemerintah sangat penting dalam membantu mengelola pengadaan barang. Software procurement dapat mengotomatiskan list pengadaan barang sehingga mengurangi resiko kurangnya pengadaan.

Selain itu, software procurement juga dapat mengingatkan perusahaan terkait barang produksi apa yang harus mereka beli. Hal itulah yang membuat perusahaan besar percaya pada Hashmicro sebagai penyedia software mereka. Untuk informasi lengkap dan demo gratis, silakan hubungi kontak kami.