Penggunaan aplikasi gaji karyawan merupakan salah satu kemudahan dalam mengelola upah dalam suatu perusahaan atau lapangan kerja. Di sisi lain, menggunakan aplikasi gaji karyawan dapat mendapatkan keunggulan seperti efisiensi waktu dan tenaga, keamanan data, keakuratan, penyimpanan data yang baik dan lain – lain.
Di tengah digitalisasi yang terjadi, pengelolaan gaji karyawan secara manual tidak lagi berjalan dengan maksimal. Meski begitu, saat ini juga masih terdapat perusahaan yang melakukan pengelolaan gaji secara manual atau dengan rumus Excel. Namun, jika jumlah karyawan perusahaan banyak, maka akan lebih baik untuk menggunakan software payroll untuk mempermudah dan mempercepat pengelolaan.
Perusahaan memerlukan penggunaan aplikasi yang canggih dan praktis untuk mengefisiensikan proses penggajian. Penggunaan aplikasi bisa memudahkan perusahaan, khususnya tim HR dalam melakukan perhitungan gaji secara akurat.Selain itu, aplikasi Payroll HashMicro juga memudahkan perusahaan dalam menyimpan dan mengelola data gaji karyawan dengan lebih rapi dan mudah diakses. Simak artikel berikut untuk mengetahui beberapa tips yang harus perusahaan perhatikan untuk memilih aplikasi penggajian yang tepat.
Daftar Isi
- 11 Tips Mudah Memilih Aplikasi Gaji Karyawan
- Memperhatikan kebutuhan perusahaan
- Sistem berbasis cloud-based
- Memiliki berbagai fitur unggul
- Penggunaan yang mudah
- Memiliki database karyawan dengan keamanan yang terjamin
- Menyediakan support service
- Mempunyai track record yang bagus
- Adanya fitur demo gratis
- Dapat perusahaan kustomisasi
- Biaya transparan
- Dapat terintegrasi dengan aplikasi lain
- Kesimpulan
Baca Juga: Apa itu Employe Benefit? Contoh, Manfaat, dan Jenisnya
11 Tips Mudah Memilih Aplikasi Gaji Karyawan
Perusahaan tidak boleh sembarangan dalam memilih aplikasi penggajian yang cocok untuk mempermudah kebutuhannya. Terlebih di tengah pandemi Covid-19 yang mengadopsi model kerja WFH (Work From Home) dan membuat pendistribusian gaji sebisa mungkin dilakukan tanpa pergi ke bank. Agar tidak terjadi kesalahan dalam memilih aplikasi yang tepat, perhatikan beberapa tips berikut.
1. Memperhatikan kebutuhan perusahaan terhadap aplikasi gaji karyawan
Penting bagi perusahaan untuk memahami kebutuhannya terlebih dahulu. Dengan begitu, tujuan dan target yang telah perusahaan tetapkan bisa tercapai dengan lebih mudah. Perusahaan perlu memperhitungkan anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli dan mengelola aplikasi payroll. Selain itu, penting juga untuk mengetahui fitur apa saja yang perusahaan butuhkan untuk memudahkan pengelolaan. Misalnya, perusahaan perlu pengarsipan pajak, pengelolaan cuti, dan daftar hadir serta database lengkap masing-masing karyawan.
2. Aplikasi gaji karyawan menggunakan sistem berbasis cloud-based
Aplikasi berbasis cloud-based belakangan ini menjadi familiar bagi perusahaan. Pasalnya, sistem berbasis cloud bisa sangat membantu mempermudah seluruh operasional perusahaan, termasuk pengelolaan penggajian. Software HRM berbasis cloud memungkinkan tim HR mengakses dan meng-update sistem secara mudah melalui berbagai perangkat, selama terhubung dengan internet.
HashMicro menyediakan Aplikasi HRIS dengan beragam fitur unggulan untuk mengelola penggajian. Fitur-fitur ini bisa membantu tim HR menyederhanakan pengelolaan administrasi karyawan melalui satu sistem terpusat. Seluruh dokumen dan data karyawan tersimpan dalam cloud system dengan keamanan yang terjamin. Bahkan sistem berbasis cloud ini bisa perusahaan akses kapan saja, di mana saja, dan dengan perangkat apa saja.
3. Memiliki berbagai fitur unggul
Sebelum memutuskan membeli dan mengelola aplikasi penggajian, perusahaan perlu mencari tahu fitur yang cocok untuk menjawab berbagai kebutuhan dalam sistem penggajian yang berjalan. Aplikasi penggajian yang tepat harus bisa membantu perusahaan, khususnya tim HR untuk mempermudah perhitungan gaji karyawan secara praktis, termasuk komponen yang mempengaruhi penggajian. Misalnya, perhitungan PPh 21, cuti, lembur, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan tunjangan lainnya. Perusahaan juga bisa mempertimbangkan aplikasi yang bisa memproses slip gaji secara otomatis.
4. Akses penggunaan aplikasi gaji karyawan yang mudah
Tips lain yang perlu perusahaan pertimbangkan adalah tampilan aplikasi yang user-friendly. Dengan tampilan yang mudah digunakan siapa saja, perusahaan tidak perlu bingung mencari sumber daya manusia yang expert. Tim HR pun tidak perlu kesulitan dengan berbagai rumus, format dan kertas yang membingungkan dan menyita banyak waktu. Dengan begitu, pengelolaan gaji karyawan bisa berjalan dengan lebih cepat dan akurat.
5. Memiliki database karyawan dengan keamanan yang terjamin
Salah satu tips penting yang harus perusahaan perhatikan adalah masalah keamanan data. Tentu saja perusahaan ingin menghindari risiko terjadinya pencurian dan bahkan kehilangan berbagai data pengelolaan gaji karyawan. Aplikasi penggajian yang perusahaan pilih harus bisa menjaga kerahasiaan data karyawan. Aplikasi Payroll HashMicro perlu perusahaan pertimbangkan karena aplikasi ini memiliki sistem yang aman dan terlindungi. Dengan begitu seluruh data, dokumen, kontrak terkait karyawan hingga penggajian dapat tersimpan secara aman dalam cloud system terpusat dengan tingkat keamanan yang berlapis.
Baca Juga: Mengetahui PKWTT dan Ketentuannya dalam Dunia Kerja
6. Menyediakan support service
Selain beberapa tips di atas, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan aplikasi yang menyediakan support service dari penyedia aplikasi. Pastikan aplikasi yang perusahaan pilih menawarkan berbagai layanan pelanggan, baik melalui telepon, live chat maupun email. Adanya layanan dan dukungan bisa sangat membantu pengguna dan klien yang mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi. Kesigapan dalam membantu mengatasi kendala juga menjadi faktor yang perlu perusahaan pertimbangkan.
Kualitas dan adanya support service menjadi faktor penting dalam mendorong keberhasilan penerapan aplikasi penggajian. Sebagai penyedia layanan ERP terbaik, HashMicro menyediakan berbagai jenis dukungan. Misalnya, konsultasi, pembuatan blue print, training hingga user manual untuk memastikan kelancaran penggunaan aplikasi.
7. Mempunyai track record yang bagus
Rekam jejak penyedia yang bagus adalah hal selanjutnya yang perlu perusahaan perhatikan. Terlebih, penggajian bukan hal sepele dan menyangkut hubungan antara perusahaan dengan karyawan. Oleh karenanya, perusahaan perlu mencari tahu dengan cermat rekam jejak yang dimiliki penyedia aplikasi penggajian sebelum memutuskan untuk membeli dan mengelola aplikasi tersebut.
8. Adanya fitur demo gratis
Bagi perusahaan, investasi teknologi memerlukan banyak pertimbangan, baik dari segi biaya, fitur yang didapatkan, kapasitas hingga kebutuhan. Misalnya, perusahaan memiliki jumlah karyawan yang banyak, sehingga penggunaan aplikasi penggajian sangat krusial bagi kelancaran bisnisnya. Maka dari itu, Dengan tersedianya berbagai aplikasi, tentu perusahaan harus menyeleksi mana yang paling cocok.
Fitur coba gratis menjadi salah satu hal yang harus perusahaan perhatikan. Dengan mengakses fitur coba gratis, perusahaan bisa mencoba pengalaman dalam mengelola aplikasi. Selain itu, perusahaan juga bisa mempertimbangkan kesesuaian aplikasi dengan kebutuhannya secara langsung.
9. Dapat perusahaan kustomisasi
Tips lain dalam memilih aplikasi penggajian yang tepat adalah dapat perusahaan kustomisasi. Keunggulan utama Software ERP HashMicro adalah adanya kemudahan kustomisasi untuk menyesuaikan kebutuhan unik setiap perusahaan. Dengan fleksibilitas aplikasi, perusahaan bisa memusatkan perhatian terhadap pengembangan bisnis, bukan menyiapkan sistem pengelolaan gaji baru setiap beberapa periode.
10. Biaya transparan
Perusahaan perlu mempertimbangkan biaya yang harus dikeluarkan dalam penggunaan aplikasi. Penting untuk mengetahui biaya operasionalnya dengan jumlah karyawan dan apakah ada penambahan biaya untuk fitur-fitur tambahan. Dengan mengetahuinya, perusahaan bisa menentukan kesesuaian aplikasi tersebut dengan anggaran yang ditetapkan.
11. Aplikasi gaji karyawan dapat terintegrasi dengan aplikasi lain
Tips terakhir yang perlu perusahaan pertimbangkan adalah aplikasi penggajian yang bisa terintegrasi dengan aplikasi lainnya. Sebagai tambahan, Hal ini bertujuan untuk memperoleh hasil yang lebih optimal. Salah satunya, Aplikasi Payroll terbaik dari HashMicro yang bisa perusahaan integrasikan dengan aplikasi lain, seperti Aplikasi Manajemen Timesheet untuk memantau dan melacak jam kerja serta menganalisis performa karyawan secara otomatis.
Baca Juga: 6 Tips Meningkatkan Produktivitas Karyawan di Tempat Kerja
Kesimpulan
Aplikasi gaji karyawan adalah salah satu aplikasi yang wajib perusahaan pertimbangkan untuk gunakan. Penggunaan aplikasi bisa mempermudah perusahaan dalam mengelola dan memantau setiap pembagian gaji secara lebih akurat tanpa kesalahan perhitungan dan human error. Software HRM memungkinkan perusahaan mengotomatisasi pengelolaan gaji, termasuk komponen lain, seperti PPh 21, cuti, daftar hadir, reimbursement dan berbagai tunjangan lain. Dengan tampilan yang user-friendly, aplikasi ini bisa perusahaan gunakan, baik oleh pemula sekalipun. Unduh perhitungan skema harga aplikasi payroll terbaik milik HashMicro untuk mengetahui rinciannya.Dapatkan demo gratis sekarang!
