Perusahaan memperoleh berbagai aset untuk menambah nilai dan pendapatan mereka. Mereka menghadapi beberapa masalah pelacakan aset secara teratur dan akhirnya menurunkan produktivitas mereka.
Di era digital, bisnis harus mengelola dan melacak lebih banyak aset daripada sebelumnya. Sistem manajemen aset terbaik memudahkan Anda melacak aset, menjadwalkan maintenance, dan menghitung ROI serta pengeluaran dari tiap item secara otomatis.
Dengan adanya teknologi cloud yang semakin kompleks, perangkat lunak berbasis lisensi, dan pembaruan yang terus-menerus, pengelolaan dan pelacakan aset menjadi jauh lebih rumit.
Manajemen biaya aset yang kurang sesuai, kesalahan proses pengelolaan atau penempatan dapat berdampak buruk pada laba perusahaan. Oleh karena itu diperlukan sistem manajemen aset terpusat.
Daftar Isi
Mengapa Perlu Adanya Manajemen Aset ?
Aset berwujud sebagian besar terdaftar sebagai properti dan peralatan pabrik sedangkan aset tidak berwujud terdiri dari paten dan nama merek. Aset bisnis tidak berwujud bernilai lebih dari sekedar uang dan memiliki kemampuan untuk menambah prospek pertumbuhan di masa depan.
Semua jenis alat dan perlengkapan yang dimiliki organisasi perlu dilacak. Ini dapat Anda lakukan dengan merancang barcode atau QR code untuk aset. Tag ini dapat membantu meringankan masalah pelacakan aset dengan memungkinkan Anda memantau siapa yang menggunakan aset Anda dan bagaimana caranya.
Mengelola aset secara efektif dan memaksimalkan efektivitas aset adalah kunci untuk mencapai target produksi, mengontrol biaya pengeluaran, dan memenuhi tujuan perusahaan dan organisasi. Cara terbaik untuk mengatasi celah dalam strategi manajemen aset Anda adalah dengan mengidentifikasi tantangan dan mencari cara untuk mengatasinya.
Baca juga: Apa Itu Aplikasi Manajemen Aset dan Manfaatnya Untuk Perusahaan
Berikut ini adalah kerugian yang Dapat Anda Hindari dari Implementasi Sistem Manajemen Aset:
1. Hilangnya aset karena kesalahan peletakkan
Kehilangan dan perpindahan peralatan merupakan masalah utama yang sering manajer aset hadapi. Perusahaan dapat kehilangan pendapatan karena keamanan yang buruk. Untuk mengontrol kerugian melalui pencurian atau kesalahan penempatan, perusahaan harus menerapkan sistem pelacakan yang efektif.
Solusi pelacakan aset memungkinkan Anda melabeli semua alat dan peralatan Anda dengan barcode atau teknologi RFID (Radio Frequency Identification). Kedua opsi dapat Anda pilih berdasarkan analisis mendalam tentang kebutuhan perusahaan. Tanpa pengecekan aset secara rutin, perusahaan Anda dapat mengalami kerugian secara finansial. Sebab, Anda bisa terbebankan pada pembayaran pajak, asuransi, pembelian, dan pemeliharaan aset yang sebenarnya tidak Anda perlukan.
Oleh karena itu, sangatlah penting untuk mengetahui jumlah aset yang sebenarnya Anda miliki dan jumlah aset yang tertera di pembukuan Anda. Memantau dengan cermat semua aset Anda akan membantu mengurangi biaya yang terkait dengan pengambilan barang yang hilang atau dicuri.
2. Stok habis sebelum waktunya atau produksi berlebih
Dalam hal menyimpan aset tertentu, menentukan jumlah yang tepat bisa jadi rumit. Saat berurusan dengan manajemen stok, Anda cenderung menghadapi kekurangan atau kelebihan aset. Ini dapat menimbulkan biaya overhead atau menyebabkan penundaan alur kerja.
Mengapa perusahaan begitu sering menangani tingkat stok yang tidak akurat? Sebagian besar karena sistem yang tidak memadai untuk mengukur kuantitas optimal dari stok yang perusahaan butuhkan. Untuk mengatasi masalah ini dengan cara yang paling efektif, perusahaan memilih sistem manajemen aset yang memungkinkan bisnis untuk melakukan pengaturan notifikasi ambang batas minimum untuk seluruh aset. Setiap kali batas ini tercapai, pesanan pembelian otomatis terbuat dan vendor terkait akan menerima pemberitahuan.
Sebaliknya, kelebihan stok menghabiskan ruang gudang dan menjadikan barang usang jika tersimpan terlalu lama. Untuk menghindari kesalahan seperti itu, disarankan untuk mempelajari pola konsumsi secara ekstensif sehingga permintaan yang akurat untuk suatu aset dapat dihitung atau gunakan software manajemen inventaris.
3. Kerusakan tools yang sering terjadi
Peralatan yang sudah usang dan kurangnya waktu untuk melakukan pemeliharaan sebagai penyebab utama downtime. Dengan menggunakan software pelacakan otomatis, perusahaan dapat melakukan perbaikan dan pemeliharaan secara rutin selama siklus hidup peralatan.
Dengan sistem manajemen aset, bisnis dapat mengetahui kondisi aset secara real-time. Mempermudah pencarian informasi seputar riwayat servis mesin/kendaraan milik perusahaan, mengetahui status mesin kendaraan, melacak lokasi kendaraan, hingga mengatur jadwal untuk maintenance berikutnya. Tindakan preventif berhasil dalam meningkatkan performa perusahaan dengan menjaga peralatan dalam kondisi baik dan menurunkan biaya perawatan secara keseluruhan.
4. Kegagalan acara karena tidak tersedianya aset
Perusahaan mengadakan banyak pertemuan dan konferensi eksternal dan internal setiap hari. Tujuan acara tersebut biasanya beragam, mulai dari pertemuan agenda penting atau terkadang kegiatan rekreasi kantor. Acara kantor harus Anda rencanakan dengan baik sebelumnya.
Setiap Sistem manajemen aset membantu pengelolaan aset perusahaan anda aset mana yang tersedia, dicadangkan, diperiksa atau dalam pemeliharaan, sehingga memudahkan Anda untuk merencanakan acara. Dengan bantuan aplikasi otomatis, anda tak perlu lagi membuang waktu berharga anda untuk menginput update seluruh aset karena adanya sistem manajemen aset yang terpusat, dan terkontrol dengan sangat baik.
Baca juga: 5 Tips Manajemen Aset Paling Efektif untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis
Kesimpulan
Sistem aset mengotomatiskan proses pengelolaan aset Anda, mulai dari pemantauan, pengecekkan depresiasi, penjadwalan pemeliharaan, pengelolaan kontrak, hingga pembuatan laporan aset yang akurat. Sebab itu, bisnis dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas operasionalnya. Anda juga dapat mengintegrasikan sistem akuntansi dengan sistem manajemen aset untuk membantu mengestimasi jumlah aset dan membuat laporan keuangan bisnis Anda.
