Apa itu Pro-Int HRIS? Kenali Fungsi dan Strategi Penerapannya

Pro-Int HRIS adalah platform HRIS dari Pro-Int Dinamika yang digunakan untuk mengelola data karyawan, absensi dan pengembangan SDM. 

Sehingga memilih software HRIS yang tepat sangatlah penting karena setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan tantangan yang berbeda. Tanpa pertimbangan matang, implementasi sistem justru bisa menimbulkan hambatan baru alih-alih memberikan solusi.

Artikel ini akan membahas lebih jauh mengenai apa itu Pro-Int HRIS dan tantangan yang biasanya muncul dalam penggunaannya. Selain itu, akan dipaparkan juga alternatif software HRIS lain yang dapat dipertimbangkan karena memiliki performa unggul.

Apa itu Pro-int HRIS?

Pro-int HRIS adalah singkatan dari Professional Integrated HRIS. Software ini merupakan bagian dari sistem HRIS yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia.

Sistem Pro-int HRIS menyediakan berbagai fitur yang mencakup manajemen data karyawan, rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, evaluasi kinerja, penggajian, dan analisis data yang mendalam.

Fungsi dan Manfaat Pro-Int HRIS

Sistem Pro-Int HRIS hadir sebagai solusi modern untuk mengoptimalkan pengelolaan SDM. Sebagai bagian dari software human resources, terdapat beberapa fungsi dan manfaat jika Anda menerapkan sistem HRIS secara umum, seperti:

• Otomasi proses manajemen HR: Proses seperti absensi, cuti, dan penggajian dapat berjalan otomatis tanpa intervensi manual, sehingga lebih efisien.

• Pengelolaan data karyawan terpusat: Seluruh informasi karyawan tersimpan dalam satu sistem terpadu, memudahkan akses dan pemantauan.

• Meningkatkan akurasi dan kepatuhan regulasi: Sistem membantu memastikan data dan proses sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

• Mengurangi beban kerja administrasi manual: Tugas-tugas rutin seperti input data dan pelaporan dapat dilakukan otomatis, menghemat waktu dan tenaga.

• Mempercepat proses rekrutmen dan onboarding: Proses seleksi hingga orientasi karyawan baru menjadi lebih cepat dan terstruktur dengan baik.

• Mendukung pengambilan keputusan berbasis data: Laporan dan analisis yang dihasilkan sistem membantu manajemen membuat keputusan yang lebih tepat.

• Mengintegrasikan berbagai fungsi HR secara efektif: Berbagai fitur HR seperti payroll, performance, dan training saling terhubung dalam satu platform.

• Memberikan akses mudah melalui platform digital: Karyawan dan manajer dapat mengakses sistem kapan saja dan di mana saja melalui perangkat digital.

Dengan fitur yang serupa, HashMicro HRIS Software menawarkan solusi yang lebih lengkap dan terintegrasi untuk mendukung pengelolaan SDM di berbagai level perusahaan. Sistem ini membantu bisnis meningkatkan efisiensi sekaligus memastikan seluruh proses HR berjalan lebih akurat dan profesional.

Tahukah Anda?

✦

Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!

Dapatkan demo gratis sekarang!

Tantangan dan Strategi Implementasi Pro-Int HRIS di Indonesia 

Implementasi Pro-Int HRIS tidak hanya berkaitan dengan pemasangan sistem. Perusahaan juga perlu menyesuaikan proses HR, menyiapkan data karyawan, menentukan kebutuhan integrasi, dan memastikan pengguna siap menjalankan alur kerja baru.

Pro-Int menyediakan pilihan HRIS berbasis cloud dan on-premise. Sehingha perusahaan perlu menilai kebutuhan akses, infrastruktur, keamanan data, dan kemampuan integrasi sebelum memilih model implementasi yang sesuai. Informasi tersebut dapat dikonfirmasi melalui halaman resmi Pro-Int HRIS.

1. Menyamakan kebutuhan bisnis dengan ruang lingkup sistem

Salah satu tantangan implementasi HRIS adalah menentukan proses yang perlu dipindahkan ke sistem baru. Jika kebutuhan perusahaan belum dipetakan, konfigurasi sistem dapat terlalu luas, terlalu terbatas, atau tidak sesuai dengan alur kerja aktual.

Sebelum implementasi, perusahaan perlu memetakan proses seperti:

• Pengelolaan data karyawan
• Absensi dan jadwal kerja
• Cuti dan lembur
• Payroll

Tim HR, IT, finance, dan perwakilan manajemen sebaiknya menyepakati prioritas implementasi. Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan modul yang dibutuhkan dan membedakan fitur wajib dari fitur tambahan.

2. Menyiapkan data karyawan dan sumber daya implementasi

Data karyawan yang tidak lengkap atau tidak konsisten dapat menghambat proses migrasi. Contohnya adalah perbedaan format nomor identitas, struktur organisasi yang belum diperbarui, saldo cuti yang tidak sesuai, atau data payroll yang belum tervalidasi.

Sebelum data dipindahkan, perusahaan perlu:

• Menentukan data yang harus dimigrasikan.
• Menghapus data duplikat.
• Memeriksa struktur organisasi dan jabatan.

Selain data, perusahaan juga perlu menyiapkan tim implementasi, anggaran, jadwal kerja, dan PIC dari setiap departemen. Penunjukan PIC membantu mempercepat pengambilan keputusan ketika ditemukan masalah selama konfigurasi atau pengujian.

3. Menentukan model deployment dan kebutuhan integrasi

Perusahaan perlu menentukan apakah penggunaan HRIS lebih sesuai dengan model cloud atau on-premise. Pilihan tersebut dapat memengaruhi kebutuhan infrastruktur, akses pengguna, pengelolaan data, pembaruan sistem, dan tanggung jawab IT internal.

Pada tahap ini, perusahaan juga perlu mengidentifikasi sistem yang harus terhubung dengan HRIS, seperti:

• Mesin atau aplikasi absensi
• Sistem akuntansi
• Sistem payroll
• Sistem ERP

Jangan mengasumsikan bahwa seluruh sistem dapat terintegrasi secara otomatis. Konfirmasi metode integrasi, format data, tanggung jawab teknis, dan biaya tambahan kepada vendor sebelum implementasi dimulai.

4. Mengelola perubahan workflow dan kesiapan pengguna

Penerapan HRIS dapat mengubah cara karyawan mengajukan cuti, mencatat kehadiran, mengirim dokumen, atau meminta persetujuan. Perubahan ini berpotensi menimbulkan kebingungan jika tidak disertai komunikasi dan pelatihan yang memadai.

Agar adopsi pengguna berjalan lebih baik, perusahaan dapat:

• Menyusun SOP baru sebelum sistem digunakan.
• Menentukan peran dan hak akses setiap pengguna.
• Memberikan pelatihan berdasarkan jenis pengguna.

Pelatihan sebaiknya tidak hanya diberikan kepada tim HR. Manajer, karyawan, finance, IT, dan approver juga perlu memahami proses yang menjadi tanggung jawab mereka.

5. Menguji proses utama sebelum Implementasi

Uji coba diperlukan untuk memastikan konfigurasi sistem sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Pengujian tidak cukup dilakukan hanya dengan membuka menu atau memeriksa tampilan dashboard.

Perusahaan perlu menguji skenario yang benar-benar terjadi, seperti:

• Karyawan melakukan check-in dan check-out.
• Karyawan mengajukan cuti.
• Atasan menyetujui permintaan.
• Tim HR memproses lembur.
• Payroll menghitung komponen gaji.

Jika perusahaan menggunakan perhitungan payroll, PPh 21, atau BPJS, konfigurasi dan hasil perhitungannya perlu divalidasi bersama tim terkait serta vendor. Jangan menyimpulkan kepatuhan hanya berdasarkan keberadaan nama fitur.

Setelah pengujian selesai, perusahaan dapat memulai pilot pada satu departemen atau unit bisnis. Hasil pilot digunakan untuk memperbaiki konfigurasi sebelum sistem diterapkan secara lebih luas.

6. Melakukan evaluasi setelah implementasi

Implementasi tidak berakhir ketika sistem mulai digunakan. Perusahaan perlu mengevaluasi apakah sistem benar-benar mengurangi pekerjaan manual, mempercepat approval, meningkatkan akurasi data, dan membantu pelaporan HR.

Beberapa indikator yang dapat dipantau meliputi:

• Waktu pemrosesan payroll.
• Jumlah kesalahan data karyawan.
• Waktu penyelesaian approval.

Evaluasi tersebut membantu perusahaan menentukan konfigurasi yang perlu diperbaiki, pelatihan tambahan yang diperlukan, dan fitur yang dapat digunakan pada tahap berikutnya.

HashMicro Sebagai Alternatif Pro-int HRIS Terbaik di Indonesia

Sebagai salah satu vendor HRIS di Indonesia, sistem HashMicro patut Anda pertimbangkan dengan matang. Tidak hanya demo gratis, HashMicro HRIS menawarkan konsultasi bisnis gratis serta bebas biaya tambah user selamanya.

Berikut adalah daftar fitur HRIS HashMicro yang andal dan fungsional:

• Face recognition and GPS attendance: Software absensi HashMicro memastikan bahwa hanya karyawan yang hadir secara fisik yang dapat melaporkan kehadiran ke dalam sistem sehingga meningkatkan keamanan dan keakuratan dalam manajemen kehadiran karyawan.
• Talent management with KPI tracking: Fitur untuk menetapkan, mengelola, dan melacak pencapaian karyawan berdasarkan Key Performance Indicators (KPI) yang telah Anda tetapkan.
• In-depth performance analysis: Analisis yang mendalam menggunakan 9 Box Matrix, dimana karyawan akan sistem tempatkan dalam salah satu dari sembilan kotak berdasarkan pada tingkat kinerja dan potensi mereka.
• Roster & dynamic employee working schedule management: Fitur untuk membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan secara fleksibel, baik melalui penugasan shift atau jadwal tetap.
• Mobile Self-Service: Melalui aplikasi mobile, karyawan dapat melihat slip gaji, mengajukan cuti, dan memantau absensi secara mandiri. Fitur ini mempercepat alur administratif sekaligus memberi kemudahan akses bagi karyawan.
• Advanced Leave Management: Sistem cuti dilengkapi dengan pengaturan carryover dan expiry agar hak cuti karyawan lebih terkontrol. Proses ini menghadirkan transparansi bagi karyawan dan kemudahan pemantauan bagi HR.
• Localized Payroll & Tax Compliance: Payroll terlokalisasi sesuai aturan perpajakan di Indonesia sehingga perhitungan gaji dan potongan pajak lebih akurat. Hal ini membantu perusahaan tetap patuh regulasi sekaligus menjaga kepuasan karyawan.

Mengetahui ini, jika Anda ingin tahu berapa harga sistem HRIS di Indonesia, termasuk HashMicro, Anda dapat klik banner berikut untuk mendapatkan penjelasannya.

Kesimpulan

Implementasi Pro-int HRIS dapat memberikan manfaat besar bagi perusahaan dalam pengelolaan sumber daya manusia yang efektif. Namun, tantangan-tantangan yang hadir dalam proses implementasi tidak boleh Anda abaikan.

Oleh karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan alternatif software HRIS lainnya, seperti HashMicro yang dapat memberikan solusi pengadaan talent hingga pengelolaan sumber daya manusia. Vendor ini juga menawarkan demo gratis bagi Anda yang tertarik mengefisiensikan proses human resource tanpa syarat khusus!

Tunggu apa lagi? Coba demo gratis sistem HRIS mulai hari ini!

Pertanyaan Seputar Software HRIS