Banyak bisnis yang menghadapi kebingungan karena kas kecil tidak tercatat secara rapi, menyebabkan selisih pencatatan sehingga laporan keuangan berpotensi menjadi tidak akurat dan keputusan bisnis yang diambil pun bisa keliru.
Masalah itu dapat terhindari dengan software akuntansi terintegrasi, proses pencatatan kas kecil dapat berjalan otomatis, data lebih aman, dan pembukuan menjadi lebih efisien. Solusi ini membantu perusahaan menghemat waktu sekaligus menjaga akurasi laporan keuangan.
Baca artikel ini lebih lanjut untuk mengetahui manfaat, tujuan, serta cara mengelola kas kecil secara lebih dalam. Coba demo gratis dari HashMicro untuk merasakan secara langsung pengelolaan kas kecil bisnis Anda yang lebih mudah dan efisien.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Kas Kecil?
Kas kecil adalah sejumlah dana tunai yang perusahaan sediakan khusus untuk membiayai pengeluaran operasional dengan nilai relatif kecil namun terjadi cukup sering.
Dana ini biasanya digunakan untuk kebutuhan sehari-hari, seperti pembelian alat tulis, biaya transportasi, atau keperluan mendesak lainnya.
Meskipun jumlahnya tidak besar, kas ini tetap perlu dikelola dengan baik karena memengaruhi ketertiban pencatatan keuangan dan kelancaran operasional perusahaan.
Manfaat Kas Kecil
Dalam suatu perusahaan, penerapan kas merupakan hal sangat penting, karena dengan kas kecil perusahaan dapat mengelola dana untuk berbagai kepentingan dengan mudah, serta penerimaan dan pengeluarannya menjadi lebih terpantau, apalagi kas adalah salah satu aktiva yang sifatnya paling lancar.
Selain itu kas kecil memiliki berbagai manfaat lainnya, antara lain sebagai berikut :
1. Meningkatkan pelayanan pada pelanggan
Dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan perusahaan tentunya memerlukan anggaran, penyediaan anggaran ini perlu perusahaan lakukan guna memberikan pelayanan yang optimal untuk pelanggan.
Dengan adanya kas karyawan terkait dapat menggunakan anggaran tersebut untuk meningkatkan layanannya kepada pelanggan, sehingga tidak perlu khawatir layanan kurang memuaskan. Salah satu cara yang dapat Anda lakukan dengan memanfaatkan dana kas kecil sekaligus meningkatkan pelayanan pada pelanggan adalah dengan mengimplementasikan Software CRM.
Software ini akan memberikan berbagai informasi yang bermanfaat bagi bisnis Anda. Serta mampu menghubungkan berbagai lini bisnis dan memudahkan Anda dalam mengakses data pelanggan secara lengkap dan cepat melalui satu sistem.
2. Mengeluarkan dana mendesak perusahaan
Dalam bisnis berbagai permasalahan tidak bisa Anda hindari, berbagai permasalahan tersebut dapat menimpa salah satu divisi perusahaan ataupun keseluruhan perusahaan. Untuk menangani hal tersebut maka perusahaan memerlukan dana darurat yang bisa mereka gunakan untuk kepentingan tertentu atau pada saat mendesak saja, yaitu kas kecil.
Dengan menggunakan kas ini, perusahaan dapat mempersiapkan dana yang mereka butuhkan dengan cepat. Tanpa harus mengajukan dana terlebih dahulu, yang seharusnya dapat perusahaan alokasikan untuk transaksi-transaksi yang besar.
Dana yang tercatat pada kas kecil juga bisa diperuntukkan untuk divisi lain yang membutuhkan dana akurat.
3. Memudahkan pencatatan keuangan bagi akuntan
Seorang akuntan perusahaan tentunya memiliki pekerjaan yang cukup berat, karena mereka harus membuat laporan keuangan perusahaan setiap bulannya. Sehingga memerlukan ketelitian dan analisis yang kuat untuk mendapatkan laporan keuangan yang akurat.
Jika perusahaan tidak memiliki kas kecil, maka akuntan perusahaan perlu menghitungnya dari awal dan mengecek seluruh bukti transaksi. Untuk itu kas ini merupakan bagian yang sangat penting dalam bisnis, selain dana kas perusahaan gunakan untuk memenuhi kebutuhan tertentu.
Pembukuan juga memudahkan pekerjaan akuntan perusahaan pada saat mencatat keuangan perusahaan. Karena sistem analisis kas cukup mudah, hanya dengan menyatukan data-data keuangan di setiap bidang di dalam perusahaan.
Baca juga Software Akuntansi untuk Kelola Keuangan Bisnis Restoran Anda
Tujuan Kas Kecil
Dalam kas kecil, metode laporan arus kas sangat penting untuk memastikan pengelolaan keuangan yang efisien dan transparan. Berikut adalah beberapa tujuan pembuatan laporan arus kas terkait kas:
- Untuk menjaga kekayaan perusahaan dengan cara mengalokasikan dana perusahaan guna menghindari terjadinya berbagai penggelapan dana penyimpangan dan penyelewengan. Serta berguna untuk memastikan semua transaksi yang perusahaan lakukan sesuai dengan kebijakan manajemen yang berlaku.
- Berguna untuk memenuhi semua kebutuhan dan perlengkapan kantor, sehingga memastikan keperluan tiap divisi dapat terpenuhi.
- Menghindari adanya permintaan anggaran secara mendadak dan tidak praktis, atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan bervariasi.
- Meringankan beban staf akuntan dalam menghitung dan melaporkan anggaran perusahaan dalam satu periode akutansi, karena akuntan hanya perlu menyatukan data-data keuangan dari tiap departemen perusahaan.
- Mempercepat penyelesaian masalah jika ada kebutuhan mendesak yang membutuhkan dana darurat.
Keuntungan Menggunakan Software Akuntansi untuk Mengelola Kas Kecil
Sumber-sumber pengeluaran kas kecil terdiri dari kebutuhan yang sangat kompleks. Yaitu keperluan operasi perusahaan sehari-sehari, pembayaran kepada kreditur, investasi berupa aktiva tetap, pembayaran kepada pemilik modal, pembayaran kepada pajak, dan dana untuk meningkatkan kualitas pelayanan.
Dari sumber pengeluaran tersebut, perusahaan harus memperhatikan jumlah nominal yang akan mereka bayarkan, sesuai dengan kebutuhannya. Lengkap dengan bukti transaksi pada saat melakukan pengeluaran atau pembelian tersebut.
Seluruh transaksi yang perusahaan lakukan dengan menggunakan kas kecil harus benar-benar berguna dan bermanfaat bagi perusahaan dan berguna bagi keberlangsungan bisnis.
Anda harus memanfaatkan anggaran yang perusahaan miliki guna menghasilkan manfaat yang nyata, salah satunya untuk mengimplementasikan Software Akuntansi dari HashMicro. Software Akuntansi HashMicro memiliki segudang fitur unggulan yang tentunya dapat membantu Anda dalam mengelola kepentingan bisnis Anda secara keseluruhan.
Serta dengan fitur-fitur lengkap yang mampu mengefisiensikan seluruh laporan keuangan perusahaan Anda.
Baca juga Mengapa Akuntansi Keuangan Penting bagi Perusahaan?
1. Laporan analitik transaksi lengkap
Dengan Software Akuntansi Anda dapat dengan mudah memonitor kondisi keuangan bisnis Anda secara menyeluruh, seperti pendapatan, saldo kas, kas kecil, accounts receivable, accounts payable, dan lain-lain. Selain itu, sistem akuntansi ini dapat membantu Anda untuk mengetahui pendapatan & biaya pengeluaran secara tepat dalam jangka waktu yang ditentukan.
Yang tak kalah penting software ini memiliki laporan analitik penjualan lengkap dan membuat laporan laba rugi, arus kas, neraca, perubahan modal, dan lainnya dalam hitungan detik dalam format pivot, diagram garis, lingkaran, dan batang.
Sehingga keputusan perusahaan yang tadinya berdasarkan oleh perkiraan kini menjadi lebih data-driven. Yang tak kalah penting yaitu fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat berbagai jenis laporan transaksi.
Terkait produk yang berhasil terjual yang disajikan dengan perbandingan bulan ini dan bulan lalu, sehingga Anda bisa membuat strategi marketing yang lebih inovatif.
2. Mengamankan dan manajemen data
Memilih Accounting Software yang tepat bisa dilakukan dengan memperhatikan tingkat keamanan data yang ada, baik itu software online atau offline. Anda harus dapat memastikan bahwa Software Akuntansi tersebut memiliki fitur back up data, terdapat kemudahan akses, adanya layanan customer support, dan fitur dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan.
Selain itu, pastikan sistem berjalan secara otomatis dan aman untuk mengimpor serta merekonsiliasi seluruh transaksi bank Anda.
Seperti Software Akuntansi dari HashMicro yang mampu memanajemen dan mengamankan data transaksi, sehingga dapat meningkatkan keamanan data perusahaan.
3. Menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas
Software Akuntansi adalah sebuah sistem yang dirancang khusus untuk mengelola catatan komersial atau transaksi perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien. Program akuntansi ini dapat akuntan gunakan untuk mempermudah pengelolaan data transaksi termasuk kas kecil perusahaan.
Serta berguna untuk memudahkan dalam mencatat transaksi, proses pembukuan dan pencatatan seluruh transaksi perusahaan. Hal tersebut karena sistem akan mengotomatiskan pencatatan transaksi, dan memudahkan akuntan dalam melakukan pembukuan menjadi lebih efektif.
Software Akuntansi ini juga dapat memudahkan akuntan dalam membayar pajak dan gaji karyawan dan pembayaran operasional secara otomatis, karena terintegrasi dengan berbagai bank di Indonesia. Sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan meringankan beban kerja pada akuntan.
4. Mengawasi cuti dan ketidakhadiran karyawan
Aplikasi akuntansi yang baik tentu dapat terhubung dan terintegrasi dengan software lainnya. Contohnya adalah sistem akuntansi yang terhubung dengan software HRM, sehingga mampu mengawasi karyawan yang tidak hadir ataupun cuti.
Selain itu, Software Akuntansi terdiri dari beberapa modul yang bisa Anda konfigurasikan di antaranya yaitu modul Accounting, Manufacturing, HRM, Inventory, dan CRM yang dapat terintegrasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Software Akuntansi yang terintegrasi Software HRM juga dapat mempermudah manajemen absensi dengan pelacakan biometrik dan face recognition canggih, sehingga tidak dapat direkayasa oleh foto.
Dengan hal ini tentunya kehadiran karyawan menjadi lebih terpantau, tanpa harus Anda cek satu persatu. Sistem ini juga dapat membuat laporan absensi menjadi lebih sistematis. Selain manajemen absensi Anda juga dapat mengelola jadwal shift karyawan, jam kerja, dan cuti secara efisien, dengan melacak ketersediaan karyawan dan preferensi shift.
Baca juga Sejarah Akuntansi Dunia dan Indonesia serta Perkembangannya
Permudah Pengelolaan Kas Kecil Bisnis Anda dengan Software Akuntansi HashMicro
Dengan software akuntansi HashMicro perusahaan dapat memastikan bahwa kas kecil selalu terkontrol, dapat diaudit kapan saja, dan mendukung keakuratan laporan keuangan secara keseluruhan.
Hashy AI dari HashMicro menghadirkan sistem akuntansi otomatis yang membuat pencatatan lebih rapi, transparan, dan real-time. Setiap transaksi kas kecil bisa langsung terekam dalam sistem, sehingga meminimalkan risiko selisih pencatatan maupun kecurangan.
Berikut adalah fitur – fitur dari software akuntansi HashMicro:
- AR-AP overview: Membantu memastikan arus kas masuk dan keluar terpantau, sehingga alokasi kas kecil tidak terganggu oleh tunggakan pembayaran.
- Invoices overview: Memudahkan pencatatan dan pengecekan transaksi kecil yang sering muncul, seperti pembayaran operasional harian.
- Profit & loss analysis: Memberikan gambaran apakah penggunaan kas kecil mendukung efisiensi biaya atau justru menambah beban.
- Bank & cash balance: Menunjukkan saldo kas dan bank secara real-time, sehingga manajer keuangan tahu kapan perlu menambah dana kas kecil.
- Bills overview: Memastikan semua tagihan tercatat, termasuk yang dibayar melalui kas kecil, agar tidak ada pengeluaran yang terlewat.
- Total asset calculation: Menghubungkan pengeluaran kas kecil dengan nilai aset perusahaan, menjaga akurasi neraca keuangan.
Kesimpulan
Meski nilai kas kecil tidak besar, transaksi ini cukup sering terjadi sehingga perlu dikelola sesuai prosedur agar laporan keuangan tetap rapi. Perusahaan perlu memiliki sistem pengelolaan kas kecil yang teratur, transparan, dan mudah diaudit.
Pengelolaan kas akan lebih mudah dengan Software akuntansi yang mampu mencatat transaksi otomatis, melacak arus kas, dan menyederhanakan pembukuan. Akuntan pun dapat bekerja lebih cepat dan efisien.
Coba demo gratis dari HashMicro sekarang untuk mencoba secara langsung manfaat sistem ini dan bagaimana sistem dari HashMicro dapat memudahkan pekerjaan finansial bisnis Anda!
Pertanyaan Seputar Kas Kecil
-
Kas kecil dibagi menjadi berapa?
Sistem kas kecil dapat dibagi menjadi dua: dana tetap (imprest) dan fluktuasi (fluctuating system).
-
Apa saja contoh kas kecil?
Kas kecil berguna untuk pembelian yang tidak memerlukan pembayaran dengan cek atau kartu kredit. Beberapa contoh umum pengeluaran kas kecil meliputi: Perlengkapan kantor: Membeli pulpen, kertas, staples, atau perlengkapan kantor kecil lainnya . Ongkos kirim: Membayar perangko atau mengirimkan paket kecil.
-
Apa fungsi kas?
Adapun fungsi dari kas sebagai berikut : 1. Sebagai alat tukar atau alat bayar dalam jumlah besar/kecil. 2. Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya. 3. Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap.
