Sistem Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Unsur, dan Penerapannya

Setiap perusahaan membutuhkan sistem pembukuan untuk mencatat seluruh transaksi keuangan. Akuntansi, yang juga melibatkan perencanaan operasi dan keuangan, menjadi sumber informasi penting mengenai kondisi finansial perusahaan. 

Namun, proses ini seringkali rumit bagi banyak perusahaan karena melibatkan banyak pencatatan dan perhitungan yang harus tepat dan akurat.

Bayangkan Anda sebagai pemilik usaha harus mencatat setiap transaksi keuangan secara manual. Setiap kali ada pemasukan, pengeluaran, atau transaksi lainnya, Anda harus mengisi detailnya ke dalam buku besar atau lembar kerja.

Sayangnya, proses manual dapat memperlambat pelaporan keuangan. Anda mungkin tidak memiliki visibilitas real-time terhadap kondisi keuangan perusahaan Anda, sehingga bisa menghambat kemampuan Anda untuk mengambil keputusan yang cepat dan tepat.

Untuk mengatasi ini, Anda dapat memanfaatkan sistem akuntansi yang bisa menjadi solusi efektif dengan otomatisasi pencatatan dan pembukuan transaksi perusahaan. 

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem akuntansi, Anda dapat simak artikel di bawah ini.

Key Takeaways Setiap perusahaan memerlukan sistem akuntansi untuk membantu dalam mencatat transaksi keuangan. Sistem akuntansi dapat meningkatkan manajemen akuntansi dan pengendalian internal. Sistem akuntansi adalah alat penting dalam mengelola transaksi keuangan dan memberikan informasi kunci bagi perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat dan strategis.

Apa yang Dimaksud dengan Sistem Akuntansi Keuangan?

Sebelum masuk ke pengertian sistem akuntansi keuangan, mari kita berkenalan terlebih dahulu dengan akuntansi itu sendiri. 

Akuntansi adalah informasi yang menggambarkan posisi keuangan perusahaan kepada pihak-pihak yang membutuhkan pelaporan untuk segala macam kegiatan dan pengambilan keputusan. 

Semua rumah tangga produksi dan konsumsi memerlukan informasi keuangan untuk mencapai tujuan yang mereka harapkan, yaitu memaksimalkan keuntungan dengan pengorbanan yang kecil. 

Dalam jurnal sistem akuntansi berjudul Sustainability Accounting, Management and Policy Journal, accounting information system (AIS) adalah sistem yang digunakan organisasi untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data serta informasi keuangannya sehingga dapat digunakan oleh akuntan, investor, konsultan, manajer, dan pemangku kepentingan lainnya. 

Untuk mempermudah segala proses tersebut, Anda dapat menggunakan Sistem Aplikasi Keuangan agar arus kas perusahaan tercatat dengan maksimal. 

Berdasarkan pendapat-pendapat ahli tersebut, dapat kita simpulkan bahwa sistem akuntansi keuangan adalah proses  yang membantu meringkas transaksi perusahaan dalam rangka menghasilkan informasi untuk manajemen perusahaan.

Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah sebuah metode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menganalisis, dan melaporkan informasi transaksi keuangan. 

Sistem akuntansi berfungsi untuk mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data, dan memberikan keputusan terbaik untuk kontrol manajemen. Selain itu, sistem akuntansi juga terdiri dari beberapa unsur antara lain.

Formulir

Dalam sistem akuntansi, formulir adalah unsur penting karena menjadi dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi. Formulir juga mengandung data transaksi yang berguna untuk pembukuan.

Jurnal

Jurnal adalah sistem akuntansi yang mengklasifikasikan dan menyimpan data berdasarkan kelompoknya. Pada akuntansi, jurnal biasanya menggunakan metode double entry atau sistem pembukuan berpasangan. 

Bentuk jurnal sendiri bermacam-macam dan bentuk yang umum ada pada sistem akuntansi antara lain.

• Jurnal penerimaan kas. Jurnal ini berfungsi hanya untuk mencatat transaksi penerimaan kas atau berkembangnya modal perusahaan.
• Jurnal pengeluaran kas. Jurnal ini berfungsi untuk mencatat pengeluaran kas atau berkurangnya modal seperti untuk pengadaan, pembayaran gaji, dan pembayaran pajak.
• Jurnal pembelian. Jurnal ini berfungsi khusus untuk mencatat pembelian barang produksi secara kredit. Pembelian barang secara tunai harus dicatat pada jurnal pengeluaran kas karena kas berkurang.
• Jurnal penjualan. Jurnal penjualan berfungsi khusus untuk mencatat penjualan produk secara kredit (menambah piutang perusahaan). Hal itu karena penjualan produk secara tunai wajib tercatat pada jurnal penerimaan kas (kas bertambah).
• Jurnal umum. Jurnal umum adalah jurnal yang mencatat seluruh transaksi untuk menyesuaikan pembukuan yang tidak dapat tercatat pada jurnal khusus.

Buku besar

Buku besar adalah kumpulan rekening yang berguna untuk meringkas data yang ada pada jurnal. Rekening yang ada pada buku besar dianggap sebagai tempat untuk menggolongkan berbagai data keuangan secara rinci.

Buku besar pembantu

Sistem akuntansi memiliki siklus yang panjang dan banyak rinciannya. Hal itulah yang membuat muncul buku besar pembantu untuk mengklasifikasikan data atau rekening secara lebih terperinci. Hal itu akan membantu akuntan dalam mencatat data pada neraca saldo.

Laporan

Hasil akhir dari sistem atau siklus akuntansi perusahaan adalah laporan keuangan. Laporan keuangan dapat berupa laporan laba rugi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar hutang, dan laporan kas.

Semakin banyak dan besar perusahaan maka akan semakin sulit untuk mengontrol dan mencatat sistem akuntansi perusahaan. 

Namun, perkembangan teknologi yang pesat membuat akuntan banyak menggunakan Software Akuntansi untuk memudahkan siklus akuntansi mereka. Software akuntansi akan mencatat secara otomatis data transaksi dan membuat laporan keuangan secara otomatis.

Tetapi, sebelum itu ada baiknya Anda terlebih dahulu untuk melihat skema harga Software Akuntansi dari HashMicro yang dapat membantu Anda dalam membuat laporan keuangan.

Apa Saja Contoh Sistem Akuntansi Keuangan yang Berlaku di Indonesia?

Indonesia memiliki format Standar Akuntansi Keuangan (SAK) tersendiri. Format tersebut menjadi hal yang wajib dalam menyajikan informasi keuangan pada suatu perusahaan.

Standar akuntansi di Indonesia sendiri sudah mengacu pada skala International Financial Reporting Standards (IFRS) yang berlaku sejak tahun 2014. 

Metode akuntansi accrual akrual merupakan metode yang sering digunakan di perusahaan Indonesia. Metode ini digunakan dalam pencatatan transaksi keuangan berdasarkan saat transaksi terjadi, bukan hanya ketika uang benar-benar berpindah tangan.

Dalam sistem ini, pendapatan diakui saat layanan atau barang disampaikan, bahkan jika pembayaran belum diterima, dan biaya dicatat ketika kewajiban telah terjadi, meskipun pembayaran belum dilakukan.

Metode accrual memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kesehatan finansial suatu perusahaan karena mencerminkan seluruh rangkaian aktivitas ekonomi, termasuk transaksi yang belum diselesaikan. Selain itu, juga harus mengikuti stock flow FIFO, average costing, dan weighted average di perusahaan.

Ini sering digunakan oleh perusahaan besar dan entitas yang harus mengikuti standar akuntansi yang ketat untuk menyediakan laporan keuangan yang lebih transparan dan informatif bagi pemangku kepentingan.

Tujuan Sistem Akuntansi Keuangan

Sistem akuntansi ada bukan tanpa tujuan. Terdapat beberapa tujuan umum sistem akuntansi keuangan, yang mampu menjelaskan kenapa sistem tersebut menjadi salah satu bagian yang penting dalam berjalannya suatu bisnis dan perusahaan. 

Selain akuntansi yang berguna untuk mengendalikan kegiatan perusahaan, terdapat beberapa tujuan lain akuntansi untuk bisnis. Berikut adalah beberapa tujuan proses akuntansi dalam sistem akuntansi umum adalah:

Memberikan informasi untuk pengelolaan kegiatan usaha baru

Hal ini karena dalam membangun bisnis baru, perusahaan sangat perlu untuk mengembangkan sistem akuntansi. Pada perusahaan yang bergerak di bidang jasa, perusahaan membutuhkan pengembangan sistem yang lengkap untuk membantu kelancaran operasional perusahaan.

Informasi ini meliputi data keuangan, pelacakan transaksi, proyeksi laba rugi, neraca keuangan, dan laporan keuangan lainnya. 

Dengan menyediakan informasi ini, sistem akuntansi membantu pengelola bisnis baru untuk memahami kesehatan keuangan mereka, dan mengidentifikasi tren keuangan.

Hal ini dapat membantu Anda dalam membuat keputusan yang cerdas dan tepat dalam mengelola sumber daya, alokasi anggaran, dan perencanaan keuangan jangka panjang. 

Memperbaiki informasi dari sistem yang sudah ada

Dalam banyak kasus, tidak jarang sistem akuntansi tidak mampu memenuhi kualitas, akurasi tampilan, dan persyaratan struktural informasi yang terkandung dalam laporan. 

Hal ini karena, perkembangan bisnis perusahaan serta departemen akuntansi dituntut untuk menghasilkan laporan dengan informasi yang lebih berkualitas dan penyajian yang akurat dengan struktur informasi yang memenuhi kebutuhan perusahaan.

Sistem akuntansi berusaha untuk meningkatkan kualitas data keuangan, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi yang berlaku. 

Adanya sistem akuntansi tidak hanya berfungsi untuk merekam transaksi keuangan, tetapi juga untuk mengoptimalkan dan meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem yang sudah ada.

Meningkatkan manajemen akuntansi dan pengendalian internal

Pembukuan adalah bentuk pertanggung jawaban terhadap aset perusahaan atau organisasi. Perkembangan sistem akuntansi selalu bertujuan untuk semakin mengamankan dan memperbaiki perlindungan terkait aset-aset perusahaan.

Sistem akuntansi dirancang untuk memastikan bahwa semua transaksi keuangan direkam dengan benar dan lengkap, sehingga meminimalkan risiko kesalahan dan kecurangan. 

Melalui prosedur pengendalian internal yang ketat, sistem akuntansi membantu dalam memitigasi potensi penyalahgunaan sumber daya, mengawasi aktivitas keuangan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan perusahaan. 

Selain itu, sistem akuntansi juga membantu manajemen dalam memantau kinerja keuangan, menganalisis biaya, dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat. 

Meminimalisir biaya operasional dalam penyelenggaraan pencatatan akuntansi

Akuntansi menjadi suatu informasi yang termasuk barang ekonomi, karena untuk memperolehnya, perusahaan perlu melakukan pengorbanan sumber daya ekonomi lainnya. 

Jika pengorbanan melebihi manfaat yang perusahaan peroleh, maka perlu ada perancangan ulang sistem mengurangi pengorbanan sumber daya penyedia informasi.

Dengan menerapkan sistem akuntansi yang baik, Anda dapat mengurangi biaya-biaya terkait dengan proses manual, seperti pencatatan tangan, pengawasan, dan rekonsiliasi yang memakan waktu. 

Selain itu, dengan data keuangan yang lebih akurat dan mudah diakses, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang alokasi sumber daya dan strategi bisnis, yang pada gilirannya dapat menghasilkan penghematan dan peningkatan profitabilitas yang signifikan. 

Apa Fungsi dari Sistem Akuntansi?

Seperti yang telah Anda ketahui, kegiatan utama akuntansi adalah mengatur dan mencatat segala transaksi dan unsur keuangan yang terjadi dalam suatu bisnis perusahaan. 

Selain itu, sistem ini juga menyediakan berbagai informasi keuangan yang dapat mendukung keberlangsungan usaha. 

Sistem akuntansi memiliki manfaat penting bagi perusahaan dan kehidupan sehari-hari. Keamanan data terjamin melalui penyimpanan aman di server, sementara akses data real-time meningkatkan efisiensi bisnis. 

Sistem ini juga mendukung pengelolaan aset, pengendalian internal, dan memungkinkan penghematan waktu serta biaya. 

Beberapa fungsi dari sistem akuntansi keuangan untuk aktivitas operasional bisnis Anda, di antaranya:

• Mengumpulkan seluruh data terkait dengan bisnis dan menyimpannya secara efektif dan efisien. Selain itu, sistem akuntansi keuangan juga dapat melakukan pencatatan semua sumber daya yang terlibat dan mempengaruhi perusahaan. 
• Memperoleh data yang perusahaan butuhkan dari berbagai sumber dokumen yang terkait dengan aktivitas bisnis. Data yang tersimpan akan mudah untuk diambil karena semua detail data tercatat dalam sistem informasi akuntansi.
• Melakukan pencatatan transaksi dengan akurat. Catatan ini bertujuan untuk memudahkan semua pihak yang membutuhkan melihat semua transaksi. Juga akan memudahkan perbaikan apabila terdapat kesalahan.
• Mengubah data-data menjadi informasi keuangan yang perusahaan butuhkan. Informasi ini dapat berupa pelaporan keuangan untuk keperluan semua pihak.
• Mengelola keuangan untuk mencegah terjadinya fraud. Sistem akuntansi yang terperinci mampu memastikan keuangan perusahaan Anda terlacak. Fitur ini dapat melindungi aset perusahaan dan mengurangi risiko penyelewengan aset oleh semua pihak terkait.

Contoh Penggunaan Program Akuntansi

Program akuntansi yang baik adalah program yang mampu menyesuaikan kebutuhan tiap industri untuk menghasilkan informasi yang akurat. Hal ini karena setiap industri, maupun perusahaan memiliki kebutuhannya masing-masing yang mereka perlukan melalui program akuntansi. 

Sehingga macam-macam sistem akuntansi tersebut terimplementasi di berbagai jenis sektor perusahaan. Berikut adalah beberapa contoh sistem informasi akuntansi dalam perusahaan, di antaranya:

Sistem akuntansi pemerintah daerah

Sistem Akuntansi Pemerintah Daerah adalah solusi yang tepat untuk instansi terkait. Tidak seperti kebanyakan organisasi swasta, lembaga pemerintah perlu berurusan dengan berbagai organisasi, termasuk pegawai negeri terpilih, lembaga pemerintah lainnya, investor, dan bahkan warga negara yang fokus mengawasi kegiatan mereka. 

Untuk menjadi lembaga pemerintah yang bertanggung jawab, informasi keuangan harus relevan dan kredibel. Sistem akuntansi pemerintah daerah dapat mendukung proses administrasi pemerintah di tingkat provinsi, kota, dan kabupaten.

Perangkat lunak akuntansi yang bertujuan untuk operasi bisnis secara umum tidak dapat dimodifikasi untuk tujuan finansial pemerintah. Sehingga, sangat penting bagi pemerintah daerah untuk berinvestasi pada sistem keuangan yang secara khusus dirancang untuk penggunaan di sektor publik. 

Perbedaan antara software akuntansi swasta dan akuntansi pemerintah ini muncul karena perbedaan latar belakang. Instansi pemerintah biasanya bertanggung jawab terhadap akuntabilitas pajak, sementara tujuan utama sektor swasta adalah untuk memaksimalkan keuntungan.

Sistem akuntansi perusahaan manufaktur

Perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang mengolah bahan mentah menjadi barang setengah jadi atau barang jadi dan mendistribusikannya kepada konsumen. Mengapa akuntansi manajemen diperlukan dalam perusahaan manufaktur? 

Hal ini karena perusahaan di sektor manufaktur juga memerlukan adanya visibilitas keuangan dalam proses bisnisnya. Salah satu unsur yang membedakan pencatatan transaksi perusahaan manufaktur dengan industri lainnya adalah adanya pencatatan mengenai HPP atau Harga Pokok Penjualan. 

Dengan adanya aplikasi akuntansi untuk perusahaan manufaktur, maka data-data kumpulan transaksi perusahaan manufaktur dari neraca saldo dan buku besar, dapat dengan mudah dan cepat terinput ke dalam laporan-laporan keuangan. 

Ada juga Catatan Atas Laporan Keuangan (CLAK) yang memuat informasi tambahan terkait keadaan keuangan perusahaan beserta akun-akun dalam laporan-laporan keuangan secara detail.

Jenis laporan keuangan ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahpahaman ketika pengguna laporan keuangan membaca seluruh laporan keuangan perusahaan.

Sistem akuntansi perusahaan jasa

Perusahaan jasa adalah perusahaan yang melakukan serangkaian aktivitas tidak berwujud, yang terjadi antara pekerja jasa dan konsumen. Secara umum, perusahaan jasa melakukan kegiatan produksi layanan atau jasa, yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan memperoleh keuntungan. 

Beberapa jenis transaksi dalam perusahaan jasa yang memerlukan adanya pencatatan dalam sistem akuntansi, di antaranya:

• Pembelian, yang terdiri atas pembelian perlengkapan dan peralatan kerja, termasuk juga transaksi lain yang berhubungan dengan pembelian. 
• Pendapatan yang berasal dari penjualan layanan, yang kemudian dicatat pada doctor pembukuan, baik secara tunai maupun kredit.
• Pembayaran beban lain diluar pembelian alat dan perlengkapan, seperti beban listrik, air, telepon, internet, dan sebagainya.
• Penerimaan piutang sesuai dengan kebijakan agar konsumen dapat melunasi pembayaran dalam jangka waktu tertentu untuk mempermudah pencatatan
• Investasi mulai dari perusahaan pertama kali berdiri, yang harus selalu dicatat dengan baik, terutama penanaman modal yang berasal dari pihak lain.

Sistem akuntansi perusahaan dagang

Proses pencatatan transaksi keuangan di perusahaan dagang pada dasarnya mirip dengan proses pencatatan di perusahaan jasa. Namun, yang membedakan keduanya adalah perusahaan dagang hanya membutuhkan akun tambahan dan langkah khusus terkait jual beli barang. 

Bentuk transaksi dalam perusahaan dagang dapat dikenali berdasarkan karakteristiknya. Salah satu karakteristik akuntansi perusahaan dagang adalah memiliki aktivitas utama seperti membeli, menyimpan, dan menjual kembali barang.

Hal ini mengakibatkan transaksi dan biaya yang perusahaan keluarkan berhubungan dengan pos pengeluaran tersebut.

Dalam pencatatan akuntansi di perusahaan dagang, beberapa transaksi secara khusus dicatat di dalam sistem akuntansi. Berdasarkan pencatatan jenis transaksinya, contoh sistem informasi akuntansi pada perusahaan dagang adalah:

• Pembelian barang dagang, termasuk pembelian dari perusahaan, perorangan, maupun toko. Pembelian barang terbagi menjadi dua bagian yaitu pembelian barang secara tunai dan pembelian barang secara kredit.
• Retur pembelian pada transaksi perusahaan dagang, apabila saat proses pembelian ternyata terdapat produk yang rusak atau tidak sesuai pesanan. Jika pembelian secara tunai, maka pengembalian terjadi secara tunai. Begitu pula apabila membeli secara kredit, maka pembeli mengeluarkan nota debet sebagai bukti pengurangan utang. 
• Penjualan barang dagang secara tunai maupun kredit yang nantinya tercatat di jurnal
• Potongan penjualan untuk mendorong pembeli membayar hutang mereka sesaat sebelum tanggal yang yang perusahaan tentukan.
• Beban angkut pembelian, sebagai beban pengiriman barang dari gudang pemasok ke gudang pembeli yang biayanya akan pembeli tanggung. 
• Persediaan barang dagang sebagai bukti dalam pencatatan nilai persediaan barang dagangan pada suatu periode atau waktu tertentu. 
• Pembayaran hutang, yang sering perusahaan dagang bayar dan lunasi adalah hutang pembelian barang karena hal tersebut berlangsung secara kredit.
• Penerimaan piutang transaksi perusahaan dagang. Jika perusahaan atau pihak penjual memperoleh pelunasan tagihan piutang dari pihak pembeli untuk membeli barang secara kredit.

Kesimpulan

Sistem akuntansi menjadi inovasi yang perlu perusahaan terapkan untuk mengefisiensikan kinerja dalam pencatatan serta pembukuan transaksi keuangan. 

Selain itu, dengan menggunakan sistem akuntansi, maka bisnis Anda akan memperoleh efisiensi, efektivitas, keamanan, kemudahan kolaborasi, serta akses yang mudah.

Melihat benefit dari software akuntansi, tidak ada salahnya jika Anda mempertimbangkan untuk menerapkan sistem ini di perusahaan. 

Salah satu rekomendasi terbaik dalam hal software akuntansi adalah menggunakan software akuntansi dari HashMicro.

Dengan fitur-fitur canggih, kemudahan penggunaan, dan dukungan pelanggan yang komprehensif, software akuntansi dari HashMicro dapat memberikan nilai tambah yang signifikan bagi perusahaan dalam hal efisiensi operasional, akurasi keuangan, dan pengambilan keputusan strategis. 

Membentuk kunci untuk manajemen keuangan yang baik dan pencatatan akuntansi yang tepat, HashMicro muncul sebagai solusi terdepan untuk kebutuhan akuntansi bisnis modern.

Segera daftar dan dapatkan demo gratis sekarang juga!

Pertanyaan Seputar Sistem Akuntansi

• Mengapa Sistem Akuntansi Sangat Diperlukan Dalam Suatu Perusahaan?

  Peran dasar akuntansi adalah sebagai penyedia informasi dan sumber solusi untuk semua hal yang terkait dengan keuangan perusahaan. Laporan yang lengkap dan akurat mengandung informasi yang dapat digunakan untuk menjaga dan meningkatkan kinerja perusahaan Anda. Baca selengkapnya di sini!

• Apa Peran Sistem Akuntansi?

  Sistem akuntansi mempunyai peran akuntansi yang sangat signifikan bagi perusahaan dan instansi. Sistem ini menyediakan informasi terkait keuangan serta berbagai informasi lain yang membantu dalam proses pengambilan keputusan perusahaan.

• Bagaimana Cara Pengambilan Keputusan Dalam Sistem Akuntansi?

  Dalam proses pengambilan keputusan, sistem akuntansi memiliki peran penting dalam mendorong manajemen untuk menyadari dan mendefinisikan masalah, memisahkan berbagai alternatif tindakan, serta menjelaskan konsekuensi dari setiap alternatif tindakan yang akan dipilih. Baca selengkapnya di sini!

• Siapa Saja Pengguna Sistem Akuntansi?

  Di samping manajemen, terdapat pihak lain yang membutuhkan informasi akuntansi. Informasi keuangan akuntansi juga diperlukan oleh pihak eksternal perusahaan, seperti calon investor, kreditur, otoritas pajak, dan masyarakat umum. Baca selengkapnya di sini!

• Kriteria Apa Yang Harus Dipenuhi Agar Sistem Akuntansi Dapat Digunakan Untuk Menganalisis Kondisi Di Masa Yang Akan Datang?

  Sebuah sistem akuntansi dianggap berkualitas apabila memenuhi kriteria nilai prediksi. Nilai prediksi ini mencerminkan data yang dapat digunakan saat ini sebagai dasar untuk memproyeksikan kondisi di masa depan.