Umumnya, perusahaan menggunakan cek sebagai alat pembayaran untuk transaksi keuangan yang bernilai besar. Sementara itu, untuk transaksi dengan nilai kecil, perusahaan lebih sering memanfaatkan dana kas kecil atau petty cash. Meskipun nilai transaksinya relatif kecil, tetapi kas kecil tetap memiliki sistem pencatatannya sendiri, yakni sistem akuntansi kas kecil.
Akan tetapi, transaksi yang dilakukan perusahaan tidak berjumlah sedikit. Jika perusahaan kurang teliti dalam melakukan pencatatan kas kecil, maka hasil perhitungan arus kas jadi tidak seimbang. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan solusi yang dapat mengurangi risiko kekeliruan pembukuan kas kecil. Namun, sebelum beranjak ke pembahasan tentang solusi tersebut, berikut kami akan membahas tentang apa itu sistem akuntansi kas kecil dan fungsi implementasinya untuk perusahaan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Sistem Akuntansi Kas Kecil dalam Bisnis
Kas kecil merupakan dana yang digunakan untuk biaya operasional perusahaan atau kebutuhan mendadak lainnya dengan jumlah yang relatif kecil. Meskipun jumlahnya tidak besar, perusahaan tetap harus mencatat semua transaksi tersebut dan mencatatnya dalam pembukuan kas kecil.
Faktanya, perusahaan menetapkan jumlah dana kas kecil dalam satu periode tertentu. Hal ini dilakukan agar pengelolaan dana kas kecil lebih mudah dilakukan. Oleh sebab itu, fungsi utama kas kecil adalah untuk mengatasi transaksi yang memiliki jumlah kecil. Secara umum, karakteristik kas kecil meliputi transaksi kecil yang terjadi sepanjang hari selama jam operasional. Selain itu, kas kecil memiliki karakteristik lainnya adalah sebagai berikut:
- Pemegang kas kecil dalam perusahaan disebut sebagai kasir kas kecil.
- Kas kecil digunakan untuk membiayai transaksi kecil dan rutin setiap waktunya.
- Jumlah kas kecil telah ditentukan oleh pihak manajemen. Setiap perusahaan akan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai kebutuhan operasional perusahaan tersebut.
- Dana kas kecil akan disimpan dalam petty cash box.
Dua Jenis Sistem Akuntansi Kas Kecil
Pada umumnya, terdapat dua jenis sistem akuntansi dalam mengelola transaksi kas kecil. Kedua jenis sistem tersebut adalah sistem dana tetap dan sistem dana fluktuasi. Lantas, apa perbedaan keduanya? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini!
1. Sistem dana tetap
Sistem dana tetap adalah sistem pembukuan kas kecil yang menetapkan dan menyisihkan dana kas kecil dengan nilai yang tetap atau tidak berubah setiap periode pengisiannya. Akan tetapi, kondisi ini dapat berubah jika perusahaan menghendaki perubahan jumlah dana kas kecil.
Misalnya, ketika perusahaan merasa nominal kas kecil tidak dapat memenuhi semua keperluan operasional, maka perusahaan perlu menambahkan kembali nilainya. Begitupun sebaliknya, jika perusahaan merasa dana kas kecil terlalu besar untuk operasional kecil perusahaan. Maka, perusahaan dapat mengurangi jumlahnya.
Dengan adanya perubahan kebijakan atas nilai dana kas kecil tersebut, seorang kasir pembukuan kas kecil harus melakukan pencatatan untuk penyesuaian atas penambahan atau pengurangan nilai tersebut.
Sebagai informasi tambahan, perusahaan harus melakukan pencatatan pada dana tetap ketika terjadi pengisian kembali kas kecil. Maka dari itu, terdapat prosedur dalam sistem dana tetap adalah sebagai berikut:
- Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (mingguan/bulanan).
- Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode.
- Pada akhir periode jumlah uang kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi, sehingga jumlah uang kas kecil menjadi sama dengan saldo awalnya.
2. Sistem dana fluktuasi
Sistem dana fluktuasi adalah sistem pembukuan yang menetapkan nilai dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan operasional. Artinya, saldo akun kas kecil ini bersifat tidak tetap atau fluktuatif sesuai dengan jumlah transaksinya. Jadi, nominal saldonya akan berubah sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. Contohnya, saat menetapkan kebijakan kas kecil pertama kali, perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp1.000.000 (saldo awal).
Kemudian, perusahaan menggunakan kas kecil tersebut untuk keperluan operasional perusahaan hingga akhir periode. Pada awal periode berikutnya, perusahaan harus mengisi kembali kas kecil dengan jumlah yang sama. Namun, perusahaan juga bisa mengisi kembali saldo dengan nominal yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dana perusahaan.
Dalam sistem fluktuasi, setiap terjadi perubahan jumlah uang kas kecil, maka perusahaan harus langsung melakukan pencatatan, baik itu penambahan maupun pengeluaran. Jadi, buku pengeluaran kas kecil memiliki fungsi sebagai pembukuan jurnal dan menjadi dasar untuk proses pemostingan ke buku besar nantinya.
Enam Fungsi Implementasi Sistem Akuntansi Kas Kecil
Secara umum, implementasi pembukuan kas kecil dapat mempermudah pengelolaan transaksi bernilai kecil. Dalam hal ini, kemudahan yang dapat perusahaan peroleh adalah efisiensi manajemen kas, pemisahan dana, pengendalian keuangan hingga memastikan kepatuhan pajak. Untuk lebih detailnya, berikut adalah enam fungsi implementasi sistem akuntansi kas kecil pada perusahaan.
1. Mempermudah pencatatan dan pelacakan transaksi
Implementasi sistem akuntansi kas kecil mempermudah perusahaan dalam melakukan pencatatan yang akurat dan sistematis pada setiap transaksi. Hal ini membuat perusahaan terbantu dalam merekam setiap histori pengeluaran atau penerimaan dalam kas kecil dengan rinci, termasuk tanggal, deskripsi, dan jumlahnya. Hal ini memudahkan pelacakan dan audit transaksi, serta membantu dalam mengidentifikasi potensi kecurangan atau kekeliruan.
2. Efisiensi manajemen kas
Sistem akuntansi kas kecil membantu dalam pengelolaan dana kas kecil atau petty cash secara efisien. Dengan pencatatan yang teratur, perusahaan dapat memantau aliran kas kecil secara keseluruhan, termasuk saldo awal, setoran, pengeluaran, dan saldo akhir. Informasi ini memungkinkan manajemen untuk mengelola dana secara lebih efektif, menghindari kelebihan atau kekurangan kas, dan membuat keputusan yang tepat terkait penggunaan dana tersebut.
3. Membantu pemisahan dana
Implementasi software akuntansi untuk kas kecil memungkinkan pemisahan dana yang jelas antara kas kecil dengan dana perusahaan lainnya. Hal ini membantu dalam menghindari pencampuran dana yang tidak sah atau penggunaan dana kas kecil untuk tujuan yang tidak sesuai. Pemisahan yang jelas juga memudahkan dalam memeriksa dan memeriksa kembali setiap transaksi yang terjadi.
4. Meningkatkan akurasi pelaporan keuangan
Sistem akuntansi kas kecil memungkinkan pembuatan laporan keuangan yang akurat terkait dengan kas kecil (petty cash). Laporan ini mencakup ringkasan transaksi, saldo awal dan akhir, serta rincian pengeluaran atau penerimaan dalam kas kecil. Laporan keuangan ini penting dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen, pemegang saham, atau pihak lain yang berkepentingan terkait dengan penggunaan dan pengelolaan dana kas kecil.
5. Pengendalian keuangan
Implementasi pembukuan kas kecil membantu dalam pengendalian keuangan yang lebih baik. Dengan adanya sistem yang terstruktur, perusahaan dapat menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas terkait dengan penggunaan dan pengelolaan kas kecil. Hal ini membantu dalam menghindari penyalahgunaan dana atau kekeliruan dalam proses pengeluaran dan penerimaan.
6. Kepatuhan perpajakan
Sistem akuntansi kas kecil memainkan peran penting dalam memastikan kepatuhan perusahaan terhadap kewajiban perpajakan. Dengan pencatatan yang akurat dan rinci, perusahaan dapat menyediakan dokumentasi yang untuk keperluan melaporkan penggunaan dana kas kecil kepada otoritas pajak. Hal ini membantu dalam menghindari sanksi perpajakan dan memastikan kepatuhan yang tepat sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Pastikan anda cek kembali email inbox untuk terhubung dengan tim professional HashMicro
Terima Kasih, Tim kami akan menghubungi Anda melalui email!
Optimalkan Operasional Bisnis dengan Sistem Akuntansi Kas Kecil dari HashMicro
Usai mengetahui pentingnya penerapan sistem akuntansi kas kecil dalam mengelola transaksi perusahaan, tentu Anda kini menyadari bahwa pemilihan sistem akuntansi tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Sebab, jika Anda tidak memilih sistem yang tepat, Anda bisa mengalami kebocoran atau kehilangan data.
Oleh karena itu, dalam memilih sistem akuntansi untuk mengelola kas kecil, perusahaan harus mempertimbangkan beberapa hal. Salah satu karakteristik software akuntansi yang baik adalah memiliki sertifikat ISO. Melalui kepemilikan sertifikat tersebut, vendor software tersebut secara tidak langsung sudah membuktikan bahwa sistem akuntansi mereka sudah lulus uji keamanan bertaraf internasional.
Di samping sertifikasi ISO, Anda juga harus menelisik histori perusahaan yang pernah menggunakan sistem akuntansi tersebut. Sebetulnya ada macam-macam software akuntansi yang bisa Anda pertimbangkan, salah satunya HashMicro. Selain telah bersertifikasi ISO, software akuntansi HashMicro juga sudah mendapat kepercayaan dari ribuan perusahaan besar, seperti Semen Gresik, Danone, Matahari, dan BTPN Syariah.
Kesimpulan
Implementasi software akuntansi memiliki peran penting dalam meningkatkan transparansi dan keamanan dalam pengelolaan transaksi keuangan perusahaan. Dalam sistem akuntansi kas kecil, perusahaan harus mencatat setiap transaksi dengan rinci, termasuk tanggal, deskripsi, dan jumlahnya, sehingga memudahkan pelacakan dan audit transaksi serta mengidentifikasi potensi kecurangan atau kekeliruan.
Di samping itu, implementasi sistem akuntansi kas kecil juga membantu dalam pengelolaan kas yang efisien, pemisahan dana dengan jelas, pembuatan laporan keuangan yang akurat, pengendalian keuangan yang lebih baik, dan memastikan kepatuhan perpajakan.
Dalam memilih sistem akuntansi kas kecil, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor, seperti sertifikasi ISO dan histori perusahaan yang telah menggunakan sistem tersebut. Salah satu pilihan yang dapat perusahaan pertimbangkan adalah software akuntansi HashMicro, yang telah bersertifikasi ISO dan mendapatkan kepercayaan dari ribuan perusahaan besar. Apabila Anda tertarik untuk menggunakan software akuntansi dari HashMicro, silakan klik demo gratis terlebih dulu.
