Sistem ERP (Enterprise Resources Planning) tradisional dan software ERP modern sering dibandingkan keunggulan dan cara pengelolaannya masing-masing.
Sistem ERP tradisional merupakan basis dari seluruh sistem ERP, yang di mana sudah mampu mengotomatiskan dan mengefisienkan operasional perusahaan. Teknologi ini berkembang menjadi sistem ERP berbasis cloud yang semakin mengefisienkan proses kerja dan menekan biaya investasi pada software.
Apa saja beda dari kedua sistem ERP di atas? Pada artikel ini, Anda dapat mempelajari apa saja perbedaan dari software ERP tradisional dan cloud serta cara mengimplementasikan ERP modern.
Key Takeaways
Upgrade sistem ERP modern dan tradisional berbeda. ERP modern mengandalkan upgrade dengan bentuk subscription sedangkan ERP tradisional di-upgrade secara manual oleh tim IT kantor atau vendor provider ERP.
Kustomisasi yang berlebihan pada cloud ERP malah bisa berdampak pada pembengkakan biaya dan kesulitan dalam navigasi sistem.
Implementasi ERP modern sering gagal bukan karena teknologinya kurang memadai, tapi dipengaruhi oleh pengambilan keputusan operasional bisnis yang tidak matang.
Daftar Isi:
Memahami Apa Itu ERP Modern & Tradisional
ERP modern adalah software ERP yang terintegrasi langsung dengan cloud atau internet, sehingga penggunaannya fleksibel dan bisa diakses dari mana saja. Karena integrasinya dengan cloud, ERP modern memastikan upgrade sistem dengan lebih mudah karena berbasis subscription.
Sedangkan, ERP tradisional merupakan sistem ERP yang lebih sederhana. Software jenis ini masih diimplementasikan secara manual berbasis on-premise di server perusahaan. Upgrade dan skalabilitas pada sistem ERP ini dilakukan secara manual oleh teknisi IT (Information Technology) setiap beberapa tahun sekali.
Akses data pada kedua jenis ERP ini juga memiliki perbedaan. Pada ERP modern, akses pada sistem bisa dilakukan dari platform apa saja dan di mana saja asalkan aplikasi ERP tersedia, sedangkan ERP tradisional hanya bisa diakses pada sistem atau komputer pusat di kantor.
Selain itu, ERP modern memungkinkan customization yang lebih mudah untuk menangani berbagai jenis skenario pada bisnis, misalnya pelacakan pada wave picking atau zone picking.
Pada ERP tradisional, customization hanya dapat dilakukan pada saat upgrade server ERP, yang fleksibilitasnya kurang untuk menangani perubahan pada bisnis modern yang sangat dinamis.
Perbedaan Komponen Pada ERP Modern & ERP Tradisional
| Aspek | ERP Modern | ERP Tradisional |
|
Layer Infrastruktur |
Sudah cloud-based dan SaaS (Software as a Service) |
Bentuknya masih berupa on-premise dan memerlukan data center sendiri |
|
Arsitektur Sistem |
Tiap modul (accounting, procurement, HR, sales) bisa berdiri sendiri dan microservices |
Satu sistem besar yang disatukan, sehingga perubahan kecil berdampak pada seluruh modul |
|
Integrasi |
Mendukung API (Application Programming Interface) lebih baik, integrasi antar modul secara real-time |
Integrasi harus di-custom oleh IT, ada risiko data silo pada setiap departemen |
|
Aspek UI (User Interface)/UX (User Experience) |
UI mobile dan user-friendly karena intuitif, sehingga mendukung UX yang lebih interaktif |
UI masih berupa full-text dan kurang terintegrasi dengan berbagai modul, membutuhkan pelatihan yang lama untuk terbiasa dengan UX nya |
| Manajemen Data & Analitik | Data seluruh departemen ter-update secara real-time, analitik secara otomatis di-generate berdasarkan data |
Manajemen data masih terpisah antar modul, sehingga analitik tidak bisa di-generate secara otomatis |
| Update & Maintenance | Update berkelanjutan serta maintenance nya dengan cukup membayar subscription |
Update dilakukan secara manual oleh tim IT tiap beberapa tahun sekali, secara berkala di cek untuk maintenance |
| Keamanan | Akses data oleh provider ERP dan juga dapat diakses perusahaan |
Bergantung pada tim IT internal untuk membuat sistem keamanan pada server |
Risiko Implementasi ERP Tradisional
ERP tradisional dikenal sebagai sistem yang tangguh dan cukup aman untuk pemakaian bisnis. Meski begitu, terdapat beberapa kelemahan dalam penggunaannya. Berikut Anda bisa pahami apa saja risiko yang ditimbulkan dari penerapan ERP tradisional:
- Pembengkakan biaya: Implementasi ERP tradisional membutuhkan investasi biaya yang besar di awal pemasangan karena menggunakan hardware yang harganya mahal dan juga konsultasi dari profesional.
- Implementasi memakan waktu lama: Memerlukan waktu berbulan-bulan sampai tahunan karena memerlukan migrasi data yang kompleks dan banyak karena belum ada fitur cloud.
- Customization kurang fleksibel: Kustomisasi ERP tradisional melibatkan banyak tim IT untuk memodifikasi data modul di server yang lama dalam perombakannya.
- Adanya risiko penyelewengan data: Tim IT internal perusahaan yang tidak bertanggung jawab berisiko melakukan pencurian data kantor.
- Adopsi yang sulit: Karena UI/UX nya masih berupa full text dan cukup teknis, penggunaan oleh karyawan akan sulit dan karyawan memerlukan pelatihan rutin yang cukup lama untuk lancar menggunakan ERP.
- Integrasi kurang memadai: Sering terjadi data yang silo pada sistem ERP tradisional dikarenakan untuk mengintegrasikan antar modul perusahaan memerlukan tim IT untuk merombak server.
- Visibilitas data belum efisien: Karena data antar departemen masih berdiri sendiri-sendiri pada ERP jenis ini, data yang berhubungan (contoh: data penjualan dari divisi sales dengan data keuntungan penjualan dari divisi finance) tidak dapat terlacak dengan baik dan ada risiko ketidakkonsistenan data antar divisi.
Setelah mengetahui risiko-risiko dari ERP tradisional di atas, berikutnya Anda dapat mempelajari bagaimana langkah-langkah tepat menerapkan ERP modern.
Apa Saja Strategi Utama Implementasi ERP Modern?
Implementasi ERP modern memerlukan kehati-hatian karena sangat berpengaruh bagi operasional perusahaan Anda. Ada banyak faktor yang harus diperhatikan pada penerapannya.
Anda dapat mempelajari langkah tepat dalam menerapkan cloud ERP atau web-based ERP untuk perusahaan Anda setelah ini:
1. Identifikasi kebutuhan bisnis Anda, terutama yang paling memerlukan ERP
Implementasi cloud ERP sangat bergantung pada kebutuhan bisnis Anda agar proses kerja di perusahaan Anda bisa semakin efisien. Pastikan untuk mengidentifikasi apa yang menjadi prioritas dalam bisnis Anda.
Contohnya, visibilitas pengadaan barang yang dapat berhubungan dengan modul akuntansi untuk mengetahui modal yang dikeluarkan untuk proses procurement.
2. Rencanakan integrasi antar modul dengan baik
Masih berhubungan dengan kebutuhan bisnis, poin ini perlu Anda pikirkan dengan matang karena integrasi antar modul operasional perusahaan yang tepat akan berpengaruh terhadap manfaat yang diterima dalam efisiensi operasional.
Anggap saja jika Anda membutuhkan visibilitas data stok dengan keuangan kantor, berarti Anda memerlukan ERP cloud yang memungkinkan integrasi modul akuntansi dan pengadaan.
3. Lakukan implementasi modul secara bertahap
Pastikan untuk memasang tiap modul ERP secara bertahap untuk mencegah terjadinya error skala besar. Manajemen perusahaan Anda perlu mengatur proses ini secara perlahan.
Semisal jika ditemukan error pada implementasi satu modul, maka dapat diperbaiki dulu ketimbang implementasi seluruh modul secara sekaligus, maka risiko error dan data hilang dapat terjadi.
4. Minimalkan kustomisasi agar tidak mahal dan kompleks
ERP modern sudah memiliki fitur yang cukup lengkap untuk mengantisipasi berbagai skenario operasional perusahaan.
Pastikan untuk request modifikasi pada vendor seperlunya karena jika kustomisasi terlalu banyak dan kompleks malah hanya menyebabkan ERP cloud sulit digunakan.
5. Bersihkan data yang tidak relevan sebelum migrasi
Data-data lama yang tidak terpakai lagi di perusahaan Anda tidak perlu dimigrasikan ke sistem ERP cloud karena malah hanya membuat ERP diisi data-data yang sudah tidak relevan dan membuat database berantakan.
6. Latih dan biasakan karyawan Anda dengan ERP cloud
Implementasi cloud ERP sama dengan mengubah budaya kerja perusahaan Anda. Banyak karyawan yang tentunya masih bingung menggunakan sistem ini.
Lakukan pelatihan dan sosialisasi secara berkala sampai seluruh karyawan perusahaan Anda paham menggunakan ERP yang menyesuaikan dengan job description departemen masing-masing.
7. Pastikan untuk tetap improve dan lakukan maintenance sistem secara rutin
Karena regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan bisa sesekali berubah, ERP perlu diperhatikan secara rutin untuk menyesuaikan fungsinya untuk mendukung aturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang baru.
UU KUP No. 28 Pasal 28 dan 29 Tahun 2007 secara tegas menyatakan bahwa perusahaan wajib melaporkan SPT tahunan dan laporan pajak yang jelas. Selain itu, PP No. 36 Tahun 2021 juga mengatur bahwa pengupahan karyawan harus transparan dan karyawan dapat mengetahui haknya.
Alasan Mengapa Implementasi Cloud ERP Masih Gagal?
Cloud ERP merupakan aplikasi software yang memiliki sejumlah keunggulan untuk efisiensi bisnis Anda. Meski begitu, sebenarnya implementasi cloud ERP masih sering gagal pada kenyataannya.
Seringkali, perusahaan hanya menganggap setelah memasang ERP berarti tidak memerlukan campur tangan manusia lagi dalam pengerjaan berbagai proses job description.
Hal ini perlu diperhatikan karena ERP hanya bertindak sebagai penyimpan data dan juga pemberi insight bisnis jika ERP terintegrasi dengan generative AI. Keputusan operasional tetap berada di keputusan karyawan Anda dan Anda sebagai owner usaha.
Selain itu, masalah juga terjadi ketika data yang tidak relevan tidak dipilah oleh perusahaan karena dianggap sepele. Padahal, data-data sampah dapat memenuhi sistem dan menyebabkan navigasi pada sistem ERP cloud lebih sulit.
Riset dari Whatfix dan studi oleh Deloitte mencatat mayoritas kegagalan ERP berasal dari migrasi data yang berantakan dan sebanyak 70% program ERP gagal memenuhi business case akibat objektif implementasi yang tidak jelas.
Efisiensikan Proses Kerja Bisnis Anda dengan Software ERP
Bisnis modern harus senantiasa menyesuaikan dengan keadaan pasar yang kompetitif dan fluktuatif dalam waktu cepat. Anda bisa mengoptimalkan kinerja operasional bisnis Anda dengan menggunakan software ERP berbasis cloud yang memungkinkan integrasi dengan fitur AI.
Salah satu provider software ERP cloud terintegrasi dengan teknologi AI adalah HMX dari HashMicro. HMX menyediakan berbagai fitur unggulan berbasis AI, seperti:
- Next Gen UX: User Interface menggunakan bahasa yang manusiawi dan section menu interaktif, memudahkan dalam navigasi menu ERP untuk kebutuhan bisnis.
- Coworker: HMX memiliki fitur karyawan AI virtual, yang dapat membantu menyederhanakan tugas-tugas seperti menutup pembukuan, mengidentifikasi anomali cash flow, dan membuat dokumen Purchase Order (PO) tanpa perlu campur tangan manusia.
- Workflow Studio: Fitur seperti Hashy AI dapat digunakan untuk membuat template dokumen ataupun insight yang bisnis Anda perlukan dan dibuatkan oleh AI dalam hitungan detik atau menit.
- Intelligence pada ERP: HMX memberikan informasi yang diperlukan dan fitur AI memberikan rekomendasi yang dapat dipakai untuk strategi bisnis Anda. Fitur ini bertindak secara mandiri dengan menganalisis data pada software dan memberikannya dalam bentuk insight pada user.
Keunggulan ERP modern dapat mengantisipasi berbagai case pada bisnis Anda dan membantu usaha Anda tetap relevan dengan kebutuhan masyarakat.
Kesimpulan
Cloud ERP menjadi solusi bagi bisnis modern karena persaingan market yang ketat. Persaingan yang kompetitif ini menyebabkan bisnis Anda harus beroperasi dengan tanggap dan memenuhi skalabilitas yang tinggi.
Relevansi ERP tradisional sudah mulai tertinggal dalam menghadapi environment pasar modern karena ERP jenis ini kurang fleksibel untuk memenuhi berbagai kebutuhan bisnis yang tidak bisa diduga.
Meski begitu, penting untuk tetap selalu mengikuti tren pasar yang ada untuk perencanaan update ERP cloud yang lebih terstruktur dan matang agar siap menghadapi kebutuhan operasional bisnis modern Anda.
FAQ Seputar ERP Modern vs Tradisional
-
Ada berapa jenis ERP?
ERP memiliki beberapa jenis, yaitu: On-premise ERP (server software dipasang di kantor sendiri), Cloud ERP (software dijalankan oleh server dari provider), Hybrid ERP (menggabungkan kedua elemen dari On-premise dan Cloud ERP, contohnya yaitu data sensitif disimpan di server sendiri dan data lainnya disimpan lewat cloud), dan Multicloud ERP (modul ERP tersebar di beberapa cloud sekaligus).
-
Apa saja 4 modul utama ERP?
Modul utama dalam operasional ERP mencakup modul finance, Human Resources, manajemen rantai pasok, dan manufaktur. Semua modul ini berkaitan dengan operasional perusahaan yang seringkali terhubung dan saling memengaruhi modul lain.
-
Apa itu standar ISO untuk ERP?
ISO (International Organization for Standardization) adalah standar untuk memastikan ERP memenuhi perannya untuk manfaat perusahaan. ISO 9001 memastikan vendor ERP punya proses pengembangan produk yang fokus pada kepuasan pelanggan dan continuous improvement, cocok dengan tujuan dari ERP modern.
-
Apakah ERP merupakan bahasa pemrograman?
Tidak. ERP merupakan aplikasi atau software manajemen bisnis, bukan bahasa pemrograman seperti JavaScript atau Python. Tetapi, sistem ERP itu sendiri dibangun dengan bahasa pemrograman.
