7 Tips Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan Engineering

Kanya Anindita
7 Tips Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan Engineering

Industri engineering terkenal dengan tingkat stres nya yang tinggi. Pekerja teknik mesin memerlukan konsentrasi dan tenaga yang prima untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Namun, terkadang ada berbagai kendala yang menyulitkan mereka untuk bekerja secara efisien dan produktif. Demi keberhasilan proyek dan pertumbuhan perusahaan yang pesat, efisiensi dan produktivitas harus ditingkatkan. Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat Anda implementasikan untuk mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas perusahaan engineering Anda.

1. Evaluasi Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan Engineering Anda

Sebelum menyusun perencanaan dan strategi, sebaiknya Anda mengevaluasi kembali efisiensi dan produktivitas perusahaan engineering Anda saat ini. Ketahui seberapa efisien operasional Anda dan seberapa produktif kinerja staf Anda saat ini. 

Cari tahu apa saja kendala yang menyebabkan penurunan produktivitas, keterlambatan penyelesaian proyek, dan lain-lain. Pertimbangkan untuk menggunakan sistem otomatis agar berbagai pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan human error dapat diminimalkan.

2. Buat Perencanaan yang Matang

Cobalah untuk mendedikasikan lima atau sepuluh menit waktu Anda untuk memprioritaskan tujuan Anda untuk hari berikutnya. Anda tidak harus membuat jadwal dari menit ke menit, cukup membuat alur kerja dan timeline yang jelas. Memiliki sejumlah tujuan untuk hari berikutnya dalam daftar tertulis (to-do-list) dapat menenangkan pikiran dan mengurangi distraksi selama bekerja.

7 Tips Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan Engineering3. Perhatikan Jam Kerja Staf Engineering Anda

Jika Anda menginginkan hasil yang optimal di setiap proyek Anda, maka Anda perlu memastikan bahwa staf engineering Anda bekerja dalam performa yang optimal juga. Oleh karena itu, sangat penting untuk memerhatikan jam kerja mereka.  Staf Anda tidak boleh bekerja melebihi durasi kerja normal per hari.

Pekerja teknik, permesinan atau konstruksi membutuhkan konsentrasi dan ketahanan fisik yang prima, jadi pastikan staf Anda mendapatkan istirahat yang cukup. Untuk membantu Anda mengatur jam kerja dan jadwal shift, pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen timesheet yang baik yang dapat membantu Anda mengawasi jam kerja setiap staf dan memastikan durasi kerja mereka sudah sesuai dengan standar waktu kerja yang berlaku.

4. Hindari Multitasking

Banyak orang berpikir bahwa multitasking adalah keterampilan penting untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Namun, metode ini seharusnya tidak lagi diterapkan, terutama di bidang teknik atau permesinan. 

Studi menunjukkan bahwa melakukan beberapa tugas sekaligus terbukti memperlambat penyelesaian. Selain itu, Anda akan lebih mudah terganggu atau bingung ketika mengerjakan beberapa proyek sambil melakukan banyak tugas lain. 

Sebaiknya, Anda fokus pada satu tugas pada satu waktu sebelum pindah ke tugas berikutnya. Ini akan memungkinkan Anda untuk fokus dan memastikan pekerjaan Anda diselesaikan dengan baik (dan klien Anda merasa puas pada hasil proyek). Pertimbangkan juga untuk menggunakan otomasi yang dapat memudahkan kegiatan operasional seperti pelacakan waktu kerja, pemeriksaan mesin, kalkulasi biaya proyek, pemantauan kemajuan proyek, dan lain-lain.

5. Jauhkan Distraksi Selama Bekerja

Di setiap tempat kerja, selalu saja ada distraksi yang merupakan ancaman terbesar terhadap produktivitas staf. Engineer dituntut untuk dapat tetap fokus terutama ketika bekerja menggunakan alat-alat permesinan. Gangguan seperti telepon yang terus menerus dari atasan, pesan yang tidak berhenti masuk di aplikasi messenger, dan lain-lain bisa menjadi pemborosan waktu yang besar bagi staf Anda. Jadi, pastikan agar staf Anda jauh dari berbagai distraksi tersebut dan permudah mereka untuk dapat bekerja dengan lebih fokus.

6. Aplikasikan ‘Pomodoro Technique’

Teknik pomodoro adalah teknik klasik lama yang digunakan oleh para profesional dan pengusaha di seluruh dunia untuk meningkatkan produktivitas mereka. Ini merupakan sistem manajemen waktu yang memungkinkan Anda bekerja selama 25 menit dan beristirahat selama 5 menit. Namun,  agar teknik ini berhasil, Anda harus dapat bekerja tanpa gangguan, menjauh dari semua distraksi, dan menjaga fokus Anda selama 25 menit tersebut. Interval ini disebut sebagai pomodoro

Setelah empat atau lima kali melakukan pomodoro ini, Anda dapat beristirahat lebih lama sekitar 15 – 20 menit. Teknik ini bekerja dengan sangat baik karena berhasil menciptakan rasa urgensi bahwa Anda harus menyelesaikan pekerjaan Anda dalam 25 menit itu.

7. Motivasi Staf Anda agar Lebih Semangat Bekerja

Untuk efisiensi dan produktivitas perusahaan engineering yang optimal, maka diperlukan semangat kerja yang bagus. Oleh karena itu, penting untuk menumbuhkan semangat kerja pada setiap staf Anda. Pekerjaan teknik terkenal dengan tingkat stres yang tinggi, namun Anda dapat membantu meminimalkan tingkat stres di lingkungan kerja dengan melakukan beberapa hal.

Pertama, berikan jumlah hari libur yang layak bagi staf Anda. Jika mereka mengambil dua kali shift (berdasarkan keinginan mereka), maka mereka berhak untuk mendapatkan dua hari libur untuk memulihkan tenaga dan pikiran mereka. 

Kedua, berikan hadiah atau bonus bagi mereka yang dapat menyelesaikan proyek dengan baik. Pemberian hadiah akan membuat mereka merasa dihargai dan diakui oleh perusahaan. Ini tentu akan meningkatkan semangat mereka dalam bekerja. Jangan lupa juga untuk mengadakan selebrasi kecil untuk setiap milestone yang dilewati.

Ketiga, sediakan konsultasi bagi staf Anda yang menghadapi masalah pekerjaan. Ini akan memudahkan Anda dan mereka untuk sama-sama memecahkan masalah. Ini juga membantu mengurangi kesenjangan dan membangun komunikasi yang baik antara manajemen dan karyawan.

Terakhir, dan yang paling penting, Anda harus mampu menjadi contoh bagi seluruh staf Anda. Mereka akan cepat belajar bila mereka melihat langsung contohnya. Dan sebagai pemimpin, merupakan kewajiban Anda untuk menjadi panutan bagi staf Anda agar mereka dapat bekerja dengan penuh semangat.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp