Panduan Lengkap Pergudangan untuk Optimalkan Manajemen Stok

Kanya Anindita

Manajemen pergudangan atau manajemen gudang adalah tindakan mengatur dan mengontrol seluruh elemen yang ada di gudang dan memastikan semuanya berjalan secara optimal. Ini mencakup mulai dari pengaturan tata letak gudang, pengontrolan inventaris, pemeliharaan peralatan, pengecekan barang yang masuk dan keluar, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman barang, hingga penggunaan sistem manajemen gudang otomatis.

Manajemen pergudangan memang melibatkan proses yang begitu banyak dan terkesan sangat kompleks. Tetapi, kali ini kami akan membantu Anda memahami aspek-aspek dan tips pengelolaan gudang secara detail, namun lebih sederhana.

Agar lebih mudah membaca artikel ini, simak daftar isi berikut ini:

DAFTAR ISI

1. Mengatur Tata Letak Gudang

Langkah pertama yang paling penting dalam mengoptimalkan manajemen pergudangan adalah memastikan tata letak gudang yang efisien.

Apa Saja yang Perlu Dipertimbangkan?

Anda harus fokus pada dua hal, yakni memastikan ruang yang cukup untuk seluruh persediaan Anda dan memastikan area yang cukup untuk memudahkan staf Anda bekerja dan berlalu lalang. Pada umumnya, gudang yang baik memiliki area-area seperti berikut:

  • Area penerimaan barang
  • Area pembongkaran barang
  • Area pengemasan barang
  • Area pengiriman barang
  • Area penyimpanan stok yang tak laku
  • Area kantor
  • Area penyimpanan stok utama

Mengatur tata letak gudang bisa menjadi sangat sulit apabila Anda memiliki keterbatasan area. Jadi, penting untuk membuat sketsa sebelum Anda mengatur atau mengubah tata letak gudang Anda saat ini.

Sistem gridding dapat memudahkan pengaturan tata letak gudang Anda. Ini seperti membuat papan catur. Satu grid biasanya berukuran 3m x 3m. Area yang memudahkan untuk berjalan cepat dan mengambil barang adalah hal utama yang perlu diingat. Pengambil barang harus bisa berjalan mondar-mandir di lorong tanpa saling menghalangi.

Menentukan Nama Lokasi di Gudang

Manajemen pergudangan yang efektif tidak dapat dilakukan tanpa menentukan nama lokasi untuk stok yang telah diberi label dengan jelas. Staf gudang Anda harus bisa mengetahui persis di mana produk-produk Anda berada.

Kepraktisan adalah yang utama di sini. Menggunakan kombinasi alfanumerik sederhana akan memudahkan pengambil barang. Misalnya, Anda dapat memulai dengan menyertakan label untuk baris rak, rak, dan wadah penyimpanan:

Panduan Lengkap Pergudangan untuk Optimalkan Manajemen Stok

Sebagai contoh, Anda dapat menyimpan baju wanita berwarna hitam berukuran medium di baris A, rak A, dan wadah penyimpanan 2. Baju pria berwarna hitam di baris B, rak B, dan wadah penyimpanan 1, dan seterusnya.

Gudang yang lebih besar membutuhkan nama lokasi yang lebih detail.Panduan Lengkap Pergudangan untuk Optimalkan Manajemen Stok

Penentuan nama lokasi sangat tergantung pada ukuran fasilitas, kompleksitas operasional gudang Anda, dan faktor-faktor lainnya. Tetapi intinya, semakin besar fasilitas gudang Anda, semakin detail Anda harus melabeli setiap lokasi di gudang Anda.

No.1 Warehouse Management System
Tingkatkan efisiensi dan sederhanakan seluruh operasional gudang Anda dengan WMS terbaik!

2. Mengoptimalkan Manajemen Stok di Gudang

Nah, pada tahap ini Anda sudah mengatur tata letak gudang Anda dengan strategis. Tapi, kemudian ada pertanyaan yang muncul, bagaimana sebaiknya saya menaruh produk-produk saya?

Jawabannya sederhana: taruh barang-barang yang paling laku di lokasi yang paling dekat dengan area pengemasan barang!

Praktekan Analisis ABC

Jadi, cari tahu produk yang paling laris di antara seluruh produk jualan Anda dan taruh sedekat mungkin dengan meja pengemasan barang untuk mengurangi waktu berjalan. Strategi ini dikenal sebagai analisis ABC. Bagi produk Anda ke dalam tiga kategori:

Kategori A – Produk-produk yang frekuensi penjualannya paling tinggi, 20% dari produk-produk ini berkontribusi pada 70-80% penjualan tahunan

Kategori B – Produk-produk yang frekuensi penjualannya sedang, 30% dari produk-produk ini berkontribusi pada 15-25% penjualan tahunan

Kategori C – Produk-produk yang frekuensi penjualannya paling rendah, 50% dari produk-produk ini hanya berkontribusi pada 5% penjualan tahunan

Jadi, Anda dapat menaruh produk-produk dalam kategori A paling dekat dengan meja pengemasan, sementara produk-produk dalam kategori C dapat ditempatkan paling jauh.

Anda bahkan bisa menaruh barang-barang yang berukuran kecil, namun banyak dibeli bersamaan dengan produk-produk yang paling laku, di samping meja pengemasan untuk menghemat waktu pengambilan barang.

Saran: Jangan takut untuk mengubah penyimpanan produk Anda. Produk-produk dalam kategori A tidak akan selalu sama. Bisa jadi produk-produk yang paling banyak terjual di pertengahan tahun malah menjadi tidak laku di akhir tahun. Jadi, sebaiknya Anda mengganti tata letak produk berdasarkan musim, tren, dan faktor-faktor lain juga.

Tips Menerima Stok Baru di Gudang

Untuk manajemen pergudangan yang optimal, Anda harus dapat memastikan bahwa staf dapat menerima, membongkar, menyimpan, dan memesan stok baru seefisien mungkin.

Semakin cepat ini terjadi, semakin cepat stok tersedia untuk dijual.

Kesalahan atau inefisiensi dalam proses ini akan memengaruhi seluruh rantai pasokan. Jadi, sebaiknya Anda menggunakan solusi yang mendukung efisiensi. Penggunaan sistem warehouse management yang menyediakan fitur mobile scanner adalah salah satunya.

Dengan sistem manajemen pergudangan otomatis, penanganan barang yang masuk ke gudang akan menjadi jauh lebih cepat dan akurat. Daripada harus duduk di depan komputer dan secara manual mencari dan memperbarui setiap produk, Anda cukup memindai produk atau purchase order, memperbarui jumlah stok, dan memasukkannya dalam lokasi tertentu di gudang melalui smartphone Anda.

3. Mempercepat Proses Pemenuhan Pesanan (Order Fulfillment)

Mampu memenuhi pesanan dengan cepat dan akurat adalah salah satu tanda dari manajemen pergudangan yang baik. Lagipula, untuk alasan inilah manajemen pergudangan ada. Ada tiga aspek yang perlu diperhatikan ketika berbicara tentang pemenuhan pesanan: pengambilan, pengemasan atau pengepakan, dan pengiriman barang.

Pengambilan Barang

Pengambilan barang memang tampak mudah, tetapi ini akan berbeda ketika Anda memiliki ratusan atau bahkan ribuan barang dengan jenis yang berbeda di gudang Anda. Faktanya, sebagian besar waktu pemenuhan order dihabiskan untuk mencari barang.

Jadi, penting bagi Anda untuk menerapkan strategi pengambilan barang yang tepat. Berikut ini adalah empat metode pengambilan barang yang paling umum:

  1. Single Order

Ini merupakan metode pengambilan yang paling dasar, biasanya digunakan oleh retailer atau wholesaler yang baru memulai bisnisnya. Sederhananya, pengambil barang akan memilih satu pesanan pada satu waktu secara keseluruhan sebelum pindah ke yang berikutnya. Sebaiknya hindari metode ini jika Anda mengirim lebih dari 20 pesanan pelanggan sehari.

  1. Batch Picking

Pengambil barang diberikan batch yang berisi daftar pesanan, lalu ia mengambil semuanya sekaligus, dan kemudian kembali ke meja pengepakan.

Ia kemudian akan diberikan batch baru untuk mengambil barang-barang lain. Jumlah pesanan yang dialokasikan untuk setiap batch biasanya antara 10 dan 30, tergantung pada ukuran fisik produk Anda dan jumlah pesanan rata-rata.

Gunakan metode ini jika Anda memiliki jumlah pesanan tinggi dengan jumlah produk satuan atau sedikit per pesanan. Tetapi, jika Anda memiliki banyak produk per pesanan, maka metode ini kurang cocok diimplementasikan.

  1. Zone Picking

Dalam metode ini, pengambil barang ditugaskan untuk mengambil produk yang disimpan di dalam zona tertentu dalam satu waktu. Ia harus melalui semua area yang berisi barang-barang yang dipesan, mengambilnya dan menaruhnya ke wadah, kemudian kembali ke meja pengepakan.

Metode ini sangat bagus untuk mencegah para pengambil barang menghalangi satu sama lain dan cocok digunakan oleh pengecer yang biasa memiliki banyak pesanan dengan beberapa jenis produk. Hindari metode ini jika Anda hanya mengirim pesanan tunggal atau hanya memiliki sedikit staf pengambil barang.

No.1 Warehouse Management System
Tingkatkan efisiensi dan sederhanakan seluruh operasional gudang Anda dengan WMS terbaik!

 

  1. Wave Picking

Mirip dengan zone picking, tetapi pengambil barang ditugaskan untuk mengambil barang dari beberapa zona sekaligus dalam satu waktu. Kemudian, pengemas barang harus menggabungkan seluruh barang yang terpisah untuk setiap pesanan.

Metode ini lebih cepat dari zone picking, tetapi waktu pengemasan menjadi agak lama, karena pengemas perlu menghabiskan lebih banyak waktu menggabungkan pesanan sebelum dikirim. Metode ini cocok digunakan oleh pengecer yang biasa mengirimkan banyak pesanan dengan banyak jenis barang dan membutuhkan proses pengambilan yang super cepat.

Catatan: Dengan sistem manajemen inventaris otomatis, proses wave picking bahkan dibuat lebih cepat lagi, karena pengambilan dijadwalkan secara otomatis. Penugasan dibagi dalam beberapa sesi (wave) berdasarkan tanggal, SKU, metode pengiriman, dan lain-lain. Sistem ini mengurangi human error dengan membantu pengambil barang menargetkan barang mana yang akan diambil berikutnya.

Mengemas Pesanan Secara Efisien

Mengemas pesanan bukan hanya tentang memasukkan barang ke kardus atau membungkus secara cepat. Ini adalah momen untuk memastikan bahwa Anda mengirim produk yang tepat, kepada pelanggan yang tepat, dengan cara yang paling efisien. Dua hal yang harus Anda perhatikan di sini adalah ukuran kemasan dan bahan kemasan.

Ukuran kotak Anda dapat berpengaruh besar pada biaya operasional. Semakin besar ukuran kotak Anda, semakin banyak juga biaya yang dikeluarkan untuk membayar kurir. Memiliki terlalu banyak pilihan ukuran kotak juga akan membingungkan staf pengepakan, jadi sebaiknya pilih beberapa ukuran saja berdasarkan ukuran barang yang sering dipesan.

Selanjutnya, perhatikan juga bahan kemasan yang Anda gunakan. Pastikan bahan-bahan yang digunakan benar-benar melindungi barang Anda ketika diantar dan pada saat transit, tetapi juga tidak terlalu menambah berat produk dan menyebabkan tingginya biaya pembelian serta pengirimannya. Penting untuk melakukan evaluasi menyeluruh pada hal ini sehingga Anda akan dapat mengeliminasi yang tidak perlu dan mengganti kemasan produk Anda dengan bahan-bahan yang lebih efisien

Kirim Pesanan Secara Cepat dan Akurat!

Beberapa langkah yang harus dilalui dalam proses pengiriman pesanan adalah:

  1. Menimbang paket
  2. Mencetak label pengiriman yang relevan (dan faktur, jika belum melakukannya)*
  3. Tandai status pesanan sebagai ‘Dikirimkan’ pada sistem
  4. Kirim email ‘konfirmasi pengiriman’ ke pelanggan (Sistem manajemen inventaris yang terintegrasi dengan sistem manajemen penjualan dapat melakukan ini untuk Anda secara otomatis)

*EQUIP Inventory memudahkan Anda untuk mencetak label dan dokumen-dokumen keperluan pengiriman lainnya secara instan

4. Mengevaluasi dan Mengukur Performa Manajemen Pergudangan

Evaluasi sangat penting untuk mewujudkan manajemen pergudangan yang optimal. Berikut ini adalah beberapa indikator yang harus Anda cek ketika mengukur kesuksesan pengelolaan gudang Anda:

Proses Penerimaan

Cek berapa lama waktu yang biasanya dihabiskan untuk menerima barang, termasuk bagaimana staf Anda mencatat barang yang masuk dan bagaimana mereka menaruh barang-barang yang baru datang. Cara manual biasanya menyebabkan proses pencatatan dan pembaruan inventaris menjadi sangat lama. Oleh karena itu, penting untuk mengadopsi sistem manajemen gudang otomatis.

Pengembalian Pesanan

Ketahui alasan-alasan mengapa pesanan pelanggan kembali ke gudang Anda. Ini bisa saja karena kesalahan produk, kesalahan alamat, keterlambatan pengiriman, kerusakan pada saat transit, dan lain-lain. Menganalisis masalah ini akan membantu meningkatkan kinerja pergudangan Anda secara signifikan.

Proses Pengambilan

Mengukur ketepatan proses pengambilan dapat memberikan wawasan pada Anda mengenai kinerja pengambilan barang di gudang Anda. Berikut ini adalah formula untuk mengukurnya:

Panduan Lengkap Pergudangan untuk Optimalkan Manajemen StokLead Time

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk menerima pesanan, disebut juga sebagai waktu tunggu pesanan. Semakin singkat waktu tunggu pesanan, semakin senang pelanggan Anda menerima produk Anda. Pastikan bahwa pengiriman yang cepat tetap tidak mengurangi kondisi produk Anda sedikit pun.

5. Memilih Sistem Manajemen Pergudangan yang Tepat

Warehouse Management System (WMS) pada dasarnya dapat mengambil alih sebagian besar proses pergudangan. Alat ini akan mengotomatiskan dan mendigitalkan sebanyak mungkin proses.

Dengan sistem manajemen gudang otomatis, Anda dapat memastikan semuanya agar lebih terorganisir, terlacak dan terdokumentasi dengan baik. Human error dapat diminimalisir tingkat sehingga akurasi menjadi optimal. Dan yang pasti, operasional menjadi lebih cepat dan sederhana. Namun, menemukan sistem manajemen pergudangan yang tepat bisa agak membingungkan.

Untuk memudahkan perjalanan Anda mendapatkan WMS yang terbaik untuk bisnis Anda, cari tahu jawaban dari beberapa pertanyaan berikut ini:

  • Bagaimana tingkat akurasi proses pengambilan Anda saat ini?
  • Apa saja KPI pergudangan Anda? Dan seberapa menguntungkan bila Anda mengoptimalkan masing-masing KPI tersebut?
  • Berapa banyak anggota tim yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional Anda saat ini? Akankah lebih ekonomis bila Anda mengganti sebagian dari mereka dengan sistem otomatis?
  • Berapa banyak pesanan yang Anda tangani setiap hari? Dan berapa banyak omset yang Anda hasilkan setiap tahunnya?
  • Sudahkah Anda mencapai target pertumbuhan? Seberapa cepat Anda merencanakan pencapaian pertumbuhan bisnis Anda?

Dan berikut ini adalah beberapa aspek penting yang harus Anda pertimbangkan dari sebuah WMS.

  1. Kemampuan mengorganisir gudang: Membantu mempercepat penomoran, pelabelan, penyimpanan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman
  2. Integrasi dengan barcode scanner: Menggunakan pemindai seluler dan dapat diintegrasikan dengan barcode scanner untuk meminimalkan kebutuhan kertas dan mengoptimalkan akurasi saat pengambilan dan pengepakan
  3. Kemudahan dalam pengelolaan multi-warehouse: Memudahkan Anda mengelola seluruh cabang toko atau gudang yang tersebar di berbagai lokasi
  4. Kemudahan penggunaan: Platform sederhana yang dapat dipelajari dan dioperasikan dengan mudah oleh setiap pengguna
  5. Integrasi dengan sistem otomatis lain: Memungkinkan Anda untuk mengintegrasikannya dengan sistem lain yang Anda gunakan untuk hasil yang optimal, seperti sistem manajemen inventaris, sistem manajemen penjualan, sistem akuntansi, dan lain-lain
  6. Pelaporan real-time: Memberikan kemudahan bagi setiap orang untuk melacak informasi secara real time dan mencatat setiap aktivitas di gudang seperti masuk dan keluarnya barang, jumlah persediaan, dan lain-lain

Kesimpulan

Pergudangan adalah tugas yang sangat kompleks, tetapi strategi dan implementasi solusi otomatis yang tepat dapat membuat kegiatan ini menjadi jauh lebih sederhana.

Semuanya bermuara pada pengaturan tata letak gudang yang baik, manajemen stok barang yang efisien, evaluasi dan pengukuran performa manajemen gudang, dan penggunaan WMS yang tepat.

Dengan mengaplikasikan tips ini secara konsisten, maka Anda akan dapat mewujudkan manajemen gudang yang lebih efisien, akurat, memuaskan, dan menguntungkan.


Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles