Seperti yang kita ketahui makanan dan minuman merupakan kebutuhan dasar manusia seumur hidupnya. Terlebih di era modern ini ada banyak orang memilih restoran atau kafe sebagai tempat untuk melakukan berbagai kegiatan, seperti meeting, family time, maupun sekadar berjumpa kolega. Oleh karena itu, selama Anda mampu menghadirkan konsep inovatif, bisnis F&B tak pernah sepi pengunjung.
Food and Beverage (F&B) adalah bisnis yang berpeluang menjanjikan, namun yang menjadi masalahnya tidak semua bisnis F&B bisa bertahan. Kegagalan pengelolaan bisnis internal seperti laporan keuangan, stok dan lainnya membuktikan jika banyak pengusaha yang masih belum paham mengenai manajemen sebuah bisnis.
Oleh karena itu, Anda tentu perlu menerapkan beberapa tips penting dalam mengelola bisnis F&B Anda agar berjalan lancar. Salah satunya Anda dapat menggunakan sistem e-invoice atau sistem E-Faktur untuk mengotomatiskan pembuatan invoice dan proses penagihan ke pelanggan Anda sehingga pengelolaan bisnis F&B Anda menjadi lebih efisien.
Daftar Isi
Apa itu Sistem E-Faktur?
Perkembangan teknologi menghadirkan inovasi untuk mempermudah proses invoice yaitu dengan hadirnya e-invoice. Software invoice adalah tools yang secara otomatis menghasilkan penagihan untuk produk yang Anda jual. Tools ini akan memudahkan Anda membuat daftar produk beserta biaya terkait dan mengirimkannya ke pelanggan sebagai faktur. Faktur ini biasanya dibuat menggunakan template yang sudah jadi, sebagian besar terlihat profesional, yang membuat prosesnya lebih mudah dan menguntungkan bagi bisnis.
Sistem e-faktur adalah sistem penagihan berbasis cloud sehingga Anda tak perlu khawatir kehilangan data tagihan maupun klien Anda. Dengan adanya sistem ini, semua data tersimpan dengan Aman. Resiko terjadinya kesalahan seperti jumlah tagihan atau tagihan yang dikirimkan ke klien atau pelanggan yang salah pun dapat teratasi. Hal ini tentunya dapat memengaruhi hubungan baik antara bisnis Anda dengan pelanggan maupun klien. Software invoice dari HashMicro dapat mengotomatiskan penghitungan dan mencegah terjadinya kesalahan penghitungan.
Fitur Utama E-Faktur untuk Kebutuhan Bisnis F&B
Berbagai fitur tersedia dalam sistem e-faktur sehingga menguntungkan Anda karena dapat memanfaatkan berbagai fitur tersebut dalam satu aplikasi saja. Fitur-fitur tersebut membantu anda dalam mengelola bisnis F&B Anda khususnya dalam mengelola invoice. Berikut fitur-fitur yang tersedia pada sistem e-faktur yang membantu mengefisiensikan bisnis Anda:
1. Invoice generation
Ketika menjual produk kepada pelanggan atau klien, perusahaan tentunya membutuhkan invoice sebagai dokumen resmi untuk melakukan penagihan. Manualnya, invoice dibuat menggunakan kertas dan membutuhkan kurir untuk mengantarnya. Namun, cara manual tersebut bisa diatasi dengan menggunakan software invoice. Dengan software tersebut, perusahaan dapat membuat faktur dengan template yang dipersonalisasi untuk klien yang berbeda, perusahaan dapat mencetak invoice atau dapat mengirimnya langsung melalui email.
2. Stock Management
Agar semua perhitungan laporan tepat, maka pengusaha perlu mencatat jenis-jenis makanan tersebut ke dalam stok. Ketika ada yang terjual, maka produk yang ada di dalam stok, secara otomatis akan berkurang. Dengan menggunakan stok secara benar, maka jumlah pemasukan yang diterima dengan stok yang keluar nantinya akan sama. Sehingga, tidak akan ada lagi selisih yang membuat pengusaha bertanya-tanya ke manakah uang hasil penjualan tersebut.
Selain itu, stok juga berfungsi untuk melakukan penyesuaian. Dengan kata lain, stok bisa bertambah atau berkurang secara otomatis sesuai dengan invoice yang terbuat, bisa itu penjualan ataupun pembelian.
3. Tax & discount management
Dalam invoice Anda juga perlu menyertakan potongan pajak dan diskon sesuai dengan jumlah transaksi. Software e-invoice membantu Anda dalam menghitung pajak dan diskon pada setiap faktur masing-masing supplier. Sistem akan memproses perhitungan secara otomatis, sehingga total invoice akan lebih akurat. Dengan e-Invoicing, Anda dapat menghitung pajak dan diskon untuk faktur-faktur tertentu secara otomatis.
4. Online payment management
Fitur selanjutnya yang ada pada software invoice adalah fitur online payment management. Melalui fitur ini, pelanggan memperoleh kemudahan dalam pembayaran dengan online payment gateway. Fitur ini mampu mengirim resi melalui portal yang sama. Permudah pembayaran pelanggan dengan online payment gateway. Anda dapat mengirim resi ke pelanggan melalui portal yang sama.
5. Credit limit management
Dengan menggunakan sistem e-faktur, selain bisa menghitung diskon dan potongan pajak, aplikasi ini juga memiliki fitur credit limit management yang mampu mengatur batasan kredit yang berbeda. Klien atau Anda pastinya memiliki batasan kreditnya tersendiri. Hal ini dapat Anda lihat berdasarkan harga produk atau jasa dari perusahaan Anda. Sistem invoice memudahkan Anda mengatur batasan kredit yang berbeda untuk setiap klien berdasarkan harga produk atau jasa Anda.
6. Invoice approval and validation
Beberapa faktur memungkinan adanya harga khusus atau diskon. Sistem ini dapat Anda gunakan untuk memproses approval dan validasi faktur dengan harga khusus tersebut. Sistem memungkinkan Anda untuk memproses approval dan memvalidasi setiap faktur yang diberi harga khusus atau diskon. Validasi faktur adalah langkah penting dalam proses pemrosesan faktur untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan sebelum pembayaran dimulai.
7. Real-time invoice reporting
Bagi perusahaan yang baru memulai bisnis, pembuatan laporan tentunya sangat membingungkan. Mereka masih belum bisa melakukan penghitungan secara detail, seperti pengeluaran untuk membeli bahan pokok, pengeluaran beban (gaji pegawai, listrik, dan lainnya) bahkan hingga pengeluaran tidak terduga. Semua hal tersebut harus dicatat dalam laporan yang berbeda-beda. Dengan menggunakan software invoice, Anda tidak perlu lagi repot-repot membuat laporan secara manual. Selain itu Anda juga dapat mengetahui usia faktur Anda dan menemukan faktur-faktur yang belum dibayar untuk mengetahui total pendapatan Anda.
Baca juga: Software E-Invoice: Ketahui Manfaatnya bagi Transaksi Bisnis!
Kesimpulan
Invoice digital sangat bermanfaat untuk bisnis F&B yang banyak menggunakan pembayaran tertunda dalam transaksinya, seperti utang-piutang, kredit, dan tagihan. Dalam industri pangan, misalnya, pembelian bahan makanan oleh restoran ke supplier biasa menggunakan sistem jatuh tempo.
Restoran yang terlambat melakukan pembayaran dapat dikenai sanksi oleh supplier seperti pembatasan pesanan dalam pembelian selanjutnya. Sistem e-faktur dari HashMicro dapat membantu pengusaha dalam mengelola stok dengan praktis dan invoicing tanpa ribet dalam mengelola bisnis catering, supplier makanan restoran/kafe dan lainnya.
Sistem e-invoice dari HashMicro ini menyediakan fitur yang mempermudah proses pembelian bahan makanan. Supplier dapat mengunggah daftar produk yang tersedia dan restoran tinggal memilih produk dan jumlah yang diperlukan. Pesanan ini akan terproses otomatis dan invoice akan langsung tersedia. Bahkan Anda akan mendapatkan notifikasi untuk mengingatkan transaksi Anda. Sistem e-faktur memudahkan restoran untuk mengingat pembayaran mereka dan menjaga hubungan baik dengan supplier. Dapatkan demo gratis software e-envoicing dari HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
