Software E-Invoice: Ketahui Manfaatnya bagi Transaksi Bisnis!

Semakin berkembangnya zaman, segala aktivitas yang berkaitan dengan operasional bisnis mulai beralih dari konsep konvensional ke digital. Salah satunya pada transaksi bisnis, kini Anda mengenal istilah e-invoice. Dengan e-invoicing software, Anda dapat membuat dan mengelola transaksi secara mudah. Untuk mengetahui detail biaya, Anda dapat mengunduh perhitungan skema harga e-invoicing software HashMicro.

Sebelum memahami e-invoice lebih detail, Anda perlu mengetahui pengertian invoice terlebih dahulu. Menurut KBBI, invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus pembeli bayarkan. Dalam hal ini, kata invoice memiliki definisi yang sama dengan faktur. Keduanya merupakan catatan yang penting bagi penjual dan pembeli.

Menurut Investopedia, invoice adalah dokumen komersial yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Jika Anda membeli barang atau jasa secara kredit, biasanya invoice memuat kesepakatan dan informasi mengenai metode pembayaran yang tersedia. Mudahnya, invoice adalah catatan transaksi antara dua pihak, seperti tanda terima kertas dari toko atau catatan online dari e-tailer.

Definisi faktur seringkali masyarakat anggap sama dengan nota atau kuitansi. Meskipun ketiganya sama-sama memuat rincian pembelian, invoice juga berfungsi sebagai alat tagihan pembayaran bagi penjual kepada pembeli. Maka dari itu, beberapa komponen berikut perlu tercantum di dalamnya. Komponen tersebut meliputi nama pembeli, tujuan penagihan, identitas penjual, nomor invoice, daftar barang dan jumlah pemesanan, harga (satuan, total keseluruhan, sampai dengan total potongan), dan sistem pembayaran.

Download sekarang: Perhitungan skema harga E-Invoicing Software bagi kebutuhan bisnis Anda

Perbedaan Invoice Kertas dan E-Invoice

Invoice atau faktur memiliki dua bentuk, yaitu invoice kertas dan e-invoice. Keduanya memiliki perbedaan mendasar yang perlu Anda ketahui. Apa perbedaannya? Berikut penjelasan dari masing-masing pengertiannya:

•  Invoice kertas

Bentuk ini merupakan faktur yang pembuatannya dilakukan secara konvensional. Biasanya perusahaan akan mencetak invoice menggunakan kertas yang sudah memiliki template tersendiri. Dengan template tersebut, Anda tidak perlu selalu membuat ulang tabel saat ingin mencetak invoice. Anda cukup mengisi data sesuai dengan tabel yang sudah ada kemudian mencetaknya dengan kertas.

• E-invoice

Bentuk invoice kedua berbeda dengan bentuk pertama. Adanya e-invoice merupakan hasil dari perkembangan teknologi yang kini semakin masif di semua sektor industri bisnis. Mengapa demikian?

Secara pengertian, e-invoice berasal dari gabungan kata elektronik dan invoice. Maka, dapat Anda pahami bahwa e-invoice adalah bentuk penagihan yang penjual gunakan dalam format elektronik, sehingga pembuatannya tidak lagi menggunakan kertas. Jika Anda bandingkan dengan invoice kertas, tentu e-invoice jauh lebih praktis dan ringkas. Bahkan Anda tidak perlu lagi membuat anggaran tersendiri untuk membeli kertas.

Manfaat Penggunaan Software E-Invoice bagi Perusahaan dalam Melakukan Transaksi

Garis besar manfaat e-invoice sudah menjadi pembahasan sebelumnya. Dengan demikian, tidak heran bahwa banyak perusahaan yang mulai beralih dari invoice manual ke invoice elektronik. Penggunaannya yang semakin populer di kalangan pebisnis inilah yang membuat banyak perusahaan IT berinovasi dalam mengembangkan produk e-invoicing software.

Dengan menggunakan e-invoicing software, Anda dapat mengelola pembuatan faktur elektronik secara otomatis. Untuk mengetahui gambaran biaya penggunaannya, Anda dapat mengunduh perhitungan skema harga e-invoicing software HashMicro.

Berikut adalah manfaat e-invoicing software bagi perusahaan dalam melakukan transaksi:

• Pengiriman cepat

Dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi, pengiriman e-invoice kini lebih cepat daripada jika Anda masih menggunakan cara manual. Anda tidak membutuhkan waktu yang lama. Cukup dalam hitungan detik, faktur akan terkirim ke client secara online sesuai jadwal yang telah Anda tentukan. Oleh karena itu, Anda juga akan menerima pembayaran dengan lebih cepat.

• Ramah lingkungan

Pembuatan invoice secara elektronik tidak memerlukan barang-barang fisik seperti kertas atau lainnya. Berbeda dengan invoice manual yang memang selalu membutuhkan kertas. Hal itu tentu akan membuat pengeluaran semakin boros dan sangat tidak ramah lingkungan. Dengan basic pembuatan faktur secara elektronik, sama halnya Anda mengurangi adanya limbah padat dari penggunaan kertas yang sudah tidak terpakai.

Baca juga: Purchase Order (PO) dan Invoice, Apa Bedanya?

• Memudahkan pencarian

Jika Anda menggunakan e-invoice untuk transaksi bisnis, Anda tidak perlu repot mencari data faktur yang jumlahnya mencapai ratusan bahkan ribuan. Hal ini karena semua data dan riwayat invoice tersimpan rapi secara online sehingga Anda bisa menghemat waktu. Anda hanya perlu mencarinya melalui sistem yang tersedia di perangkat digital Anda.

• Penyimpanan data dalam cloud storage

Menggunakan software atau sistem e-invoice adalah salah satu langkah tepat yang perlu Anda terapkan. Sistem akan menyimpan semua faktur di dalam penyimpanan berbasis cloud sehingga Anda tidak perlu khawatir akan kehilangan data. Jika Anda mengalami kendala teknis seperti gangguan pada perangkat, data-data tersebut akan tetap aman. Bahkan jika Anda mengganti perangkat pun Anda akan tetap bisa mengakses data melalui perangkat yang berbeda.

Fitur Software E-Invoice

Sistem e-invoicing memiliki beberapa fitur yang dapat Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan. HashMicro sebagai penyedia layanan e-invoicing software terbaik memberikan enam fitur-fitur unggulan. Apa saja? Simak penjelasannya di bawah ini.

• Invoice generation

Fitur invoice generation memudahkan Anda dalam membuat faktur dengan template-template tertentu. Bahkan Anda dapat personalisasi template untuk client yang berbeda. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi membuat ulang template meskipun sasaran pengirim berbeda. Setelah terisi dengan data yang diperlukan, Anda bisa mencetak atau langsung mengirimkannya via email.

• Tax & discount management

Di dalam invoice, Anda juga perlu menyertakan potongan pajak dan diskon sesuai dengan jumlah transaksi. Software e-invoice membantu Anda dalam menghitung pajak dan diskon pada setiap faktur masing-masing client. Sistem akan memproses perhitungan secara otomatis, sehingga total invoice akan lebih akurat.

• Online payment management

Fitur yang ketiga adalah pengelolaan pembayaran online. Dengan fitur ini, pelanggan memperoleh kemudahan pembayaran dengan online payment gateway. Fitur ini juga dapat mengirim resi melalui portal yang sama.

• Credit limit management

Selain dapat menghitung potongan pajak dan diskon, software e-invoice dengan fitur credit limit management juga mengatur batasan kredit yang berbeda. Masing-masing client tentu memiliki batasan kreditnya tersendiri. Hal ini dapat Anda lihat berdasarkan harga produk atau jasa dari perusahaan Anda.

• Invoice approval & validation

Beberapa faktur memungkinan adanya harga khusus atau diskon. Sistem ini dapat Anda gunakan untuk memproses approval dan validasi faktur dengan harga khusus tersebut.

• Real-time invoice reporting

Fitur keenam sangat membantu Anda dalam mengetahui usia faktur. Selain itu, Anda juga dapat menemukan faktur-faktur yang belum dibayar untuk mengetahui total pendapatan Anda secara keseluruhan. 

Baca juga: Peran Proforma Invoice dalam Dunia Bisnis

Kesimpulan 

Beralihnya penggunaan invoice kertas ke e-invoice menandakan bahwa Anda dapat memanfaatkan teknologi digital untuk semua operasional bisnis. Jika Anda bandingkan antara keduanya, tentu faktur elektronik lebih praktis, ringkas, dan hemat. Inilah mengapa banyak perusahaan mulai tertarik menggunakan e-invoice.

Namun, tidak sedikit juga perusahaan yang masih bingung untuk menentukan sistem e-invoice mana yang tepat. E-Invoicing Software dari HashMicro adalah solusi terbaik untuk memenuhi kebutuhan faktur pada bisnis Anda. Melalui fitur-fiturnya, sistem ini dapat melacak riwayat tagihan, otomatisasi pengiriman, dan optimasi arus kas. Anda juga akan memperoleh kebebasan untuk kustomisasi template faktur sesuai kebutuhan. Keunggulan ini hanya Anda dapatkan melalui sistem faktur elektronik dari HashMicro. Dengan mengunduh skema perhitungan harga e-invoicing software, Anda dapat memperkirakan biaya yang perlu Anda siapkan.

Download sekarang: Perhitungan skema harga E-Invoicing Software bagi kebutuhan bisnis Anda