Berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/328/2020, pelaku bisnis haruslah menerapkan protokol kesehatan di masa new normal. Mulai dari perkantoran hingga pusat perbelanjaan harus menerapkan protokol kesehatan untuk mencegah penularan Covid-19. Area perkantoran dan pusat perbelanjaan haruslah melakukan visitor management dengan ketat untuk kenyamanan setiap pengunjung.
Beberapa protokol yang wajib Anda taati saat menjalani aktivitas di kantor atau saat berkunjung ke mal adalah wajib mengenakan masker, harus cek suhu tubuh sebelum masuk ke area kantor atau mal, tidak berkerumun, dan menjaga jarak dengan orang sekitar. Sedangkan untuk pengelola mal atau perkantoran, ada dua hal yang perlu Anda lakukan, yakni sering melakukan disinfeksi area yang sering disentuh pengunjung, dan menggunakan sistem visitor management.
Disinfeksi area-area seperti pintu masuk mal/kantor, toilet, tombol lift dan pegangan eskalator adalah penting untuk menurunkan resiko penularan virus. Sedangkan penggunaan sistem visitor management juga menjadi penting untuk membatasi jumlah pengunjung yang ada dan memudahkan pekerjaan administratif. Tak hanya itu, sistem manajemen pengunjung juga mempunyai beberapa kelebihan lainnya. Berikut di antaranya:
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Screening digital lewat kuesioner
Untuk perusahaan atau pusat perbelanjaan yang masih berada di zona merah, screening adalah salah satu yang perlu Anda lakukan untuk memastikan karyawan dan pengunjung berada dalam kondisi sehat. Prosesi screening meliputi pemeriksaan suhu tubuh dan pengisian kuesioner seputar kondisi kesehatan. Jika keduanya Anda lakukan secara manual, sudah pasti akan makan waktu yang lama sehingga berpotensi untuk menghasilkan kerumunan. Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan aplikasi survei yang tepat untuk membuat kuesioner dengan mudah.
Visitor management software mampu memudahkan proses pendataan pengunjung. Resepsionis dapat menginput data pengunjung atau tamu dengan cepat. Selain itu, tamu juga bisa mengisi kuesioner menggunakan tablet yang telah tersedia di meja resepsionis. Akan lebih baik lagi jika tersedia kios pendaftaran mandiri. Dengan ini tamu bisa mengisi kuesioner tanpa melalui resepsionis, dan mengisinya di ponsel masing-masing.
Sistem visitor management otomatis menyimpan data tamu
Sistem manajemen pengunjung bisa mencetak ID card lengkap dengan barcode-nya. Anda dapat menggunakan aplikasi barcode untuk membuat barcode ID secara otomatis. Saat resepsionis memindai kode di ID card tersebut, sistem akan secara otomatis menampilkan data sang tamu lengkap dengan foto, rekam kunjungan, hingga kondisi kesehatan sang pemegang ID card.
ID card ini berguna untuk mempercepat proses pendaftaran tamu di kunjungan berikutnya. Dengan demikian, staf resepsionis tak perlu lagi mencatat data tamu tersebut. Kuesioner yang tamu isikan nantinya berguna sebagai contact tracing jika ternyata tamu tersebut ternyata positif Covid-19.
Pembatasan jumlah pengunjung dengan visitor management system
Seperti yang Gubernur DKI Jakarta Anies Baswedan sampaikan, kapasitas kunjungan untuk kantor dan mal tidak boleh lebih dari 50%. Untuk kantor, staf HR masih memungkinkan untuk mengelola jumlah kunjungan. Namun, pusat perbelanjaan seperti mal akan sulit membatasi kapasitasnya tanpa bantuan sistem visitor management.
Adanya sistem manajemen pengunjung akan memudahkan pengelola mal/kantor/hotel untuk melacak berapa jumlah pengunjung yang ada di dalam gedung. Jika nantinya kapasitas 50% hampir terlampau, pengelola bisa mengarahkan pengunjung untuk menunggu terlebih dahulu di area lobi atau mengatur ulang jadwal kunjungan di lain hari.
Reservasi mudah dengan Visitor Management System
Software manajemen pengunjung memudahkan pengelola untuk mengatur jadwal kunjungan. Karyawan bisa mengatur waktu pertemuan di kalender sistem, mengisi data tamu, tujuan kunjungan, hingga mengirimkan kuesioner kesehatan ke pengunjung via email.
Sistem ini juga memudahkan pengunjung hotel untuk melakukan pemesanan. Dari sisi pengelola hotel, sistem bisa memudahkan pengaturan jumlah maksimal pengunjung dalam satu waktu. Sehingga kapasitas 50% pun tak akan terlampaui.
Notifikasi otomatis
Kemudahan berikutnya dari sistem visitor management adalah adanya pemberitahuan secara otomatis bagi karyawan jika tamunya sudah tiba di lobi. Dengan data pengunjung yang sudah direkam lebih dulu dan kuesioner kesehatan yang sudah terisi, proses registrasi pun bisa berjalan lebih cepat.
Canggihnya, sistem ini bisa mengirimkan notifikasi lewat email, SMS, atau WhatsApp karyawan yang memiliki janji dengan tamu tersebut. Dengan ini, karyawan bisa menyiapkan segala sesuatunya dengan lebih cepat, seperti misalnya ruangan atau alat presentasi.
Kesimpulan
Di masa new normal ini, kepatuhan terhadap protokol kesehatan adalah hal yang teramat penting untuk mencegah penularan virus Covid-19. Terutama bagi Anda yang sering beraktivitas di ruang publik, seperti area perkantoran hingga pusat perbelanjaan, karena tempat-tempat ini memiliki risiko penularan yang cukup tinggi. Oleh karena itu, Anda perlu mengelola jumlah pengunjung dengan baik. Jika tidak, maka peluang munculnya cluster penularan baru akan sangat mungkin terjadi.
Sistem Visitor Management dari HashMicro merupakan solusi yang tepat dalam upaya memperketat protokol kesehatan di kawasan perkantoran hingga pusat perbelanjaan. Melalui fitur-fitur terbaiknya, sistem ini membantu Anda untuk melacak serta mendata pengunjung yang masuk dan keluar gedung secara elektronik. Dilengkapi Sistem Barcode dan QR Code, Sistem Visitor Management terintegrasi dengan beberapa sistem manajemen lainnya untuk mempermudah aktivitas selama pandemi Covid-19. Klik link ini untuk jadwalkan demo dan dapatkan software manajemen pengunjung terbaik sekarang juga!
